供應商管理制度及流程.doc

供應商管理制度及流程一、目的二、適用范圍三、供應商分類四、供應商管理流程七、附則八、附件附件2、供應商信息變更清單附件3、合格供應商名錄一、目的XX公司制定本供應商管理制度（以下簡稱為“本制度”），旨在規(guī)范公司采購業(yè)務的供應商管理流程，以建立統(tǒng)一的供應商管理體系，確保供應商管理的合理性、準確性、及時性以及授權審批的有效性。二、適用范圍XX公司采購業(yè)務部門三、供應商分類按照采購策略，對供應商分類編號供應商類型分類特征1、戰(zhàn)略供應商與其有著長期、廣泛合作或頻繁交易的正式供應商，此類供應商為公司提供核心技術產(chǎn)品或可能是唯一的供應商，對公司的存在和發(fā)展極為重要且難以更換，或者更換的成本很高，其符合以下條件：（1）與其簽訂年度框架協(xié)議，明確規(guī)定有關付款條款、法律條款、采購價格（或不固定價格）等內容；（2）當每次采購申請?zhí)岢龊?，如框架協(xié)議中有確定的采購價格時，則無需再進行詢價、比價工作；反之，仍必須進行詢價、比價工作；（3）向此類供應商采購時，可以直接向供應商發(fā)出采購訂單，無需再行簽訂采購合同。2、優(yōu)先供應商針對某一類產(chǎn)品或服務，與其有著長期合作或頻繁交易的正式供應商，此類供應商所提供的產(chǎn)品和服務在其他供應商處也可獲得，但其在價格、質量、交付、提前期、反應時間等綜合績效中有優(yōu)勢，總體績效較好，符合以下條件：（1）與其簽訂價格備忘錄，以確定年度采購價格；（2）當每次采購申請?zhí)岢龊?，若申請采購的產(chǎn)品或服務的價格已包含在價格備忘錄中，則無需再對其進行詢價、比價工作；反之，仍必須進行詢價、比價工作；（3）同時，根據(jù)采購合同有關規(guī)定確定需要簽訂采購合同時，需就該筆采購簽訂單獨的采購合同。3、普通供應商與其有過合作或交易，但未簽訂任何框架協(xié)議或價格備忘錄的正式供應商。需就每次采購申請進行采購詢價、比價，然后根據(jù)有關規(guī)定簽訂單獨的采購合同。4、臨時供應商在現(xiàn)有合格供應商數(shù)據(jù)庫中，不存在采購需求物料的供應商；但是采購緊急，沒有時間開發(fā)新的供應商，執(zhí)行常規(guī)的詢價比價過程，而采用的供應商。5、淘汰供應商公司根據(jù)供應商定期評估結果，確定不再與其進行交易的供應商。同時，在采購系統(tǒng)中供應商選擇時不允許選擇。6、黑名單供應商公司根據(jù)供應商定期評估結果，發(fā)現(xiàn)有欺詐、舞弊或誠信不佳的行為，確定需要提請采購職能部門注意，不再與其進行交易的淘汰供應商。四、供應商管理流程1、供應商調查（1）采購部實施采購前，應對潛在供應商進行調查工作，目的是了解供應商的各項管理能力，以確定其可否列為合格供應商名列。（2）由采購部、工程部等相關部門人員組成供應商調查小組，對供應商實施調查評估，并填寫供應商調查表。（3）評價結果由各部門做出建議，供總經(jīng)理核定是否準予成為本公司之合格供應商。（4）未經(jīng)過供應商調查認可的廠商，除總經(jīng)理特準外，不可成為本公司的供應商。（5）對供應商的調查評估包括價格評估、技術評估、品質評估等，所需考慮因素如下：價格評估：對于供應商所提供的物料價格，采購部應評價原料價格、加工費用、估價方法和付款方式。技術評估：對于供應商的生產(chǎn)技術，技術部應評價技術水準、技術資料管理、設備狀況及工藝流程與作業(yè)標準。品質評估：對于供應商的品質，采購部應評價品質管理組織與體系、品質規(guī)范與標準、檢驗方法與記錄、糾正與預防措施等。表 2 供應商調查表模板供應商調查表供應商編號供應商名稱調查時間調查次數(shù)調查評估項目得分評分說明調查評估者備注成本材料價格加工費用付款方式質量技術水準資料管理設備狀況跟蹤服務及時性到貨及時性到貨齊貨性合計2、供應商定期評估（1）供應商定期評估小組成員至少應包括：采購部采購員及經(jīng)理、需求部門經(jīng)理、財務部經(jīng)理、合同管理部經(jīng)理或相應部門的經(jīng)理授權人。采購部負責召集和領導供應商定期評估小組的工作。（2）除已淘汰供應商外，供應商評估至少每年進行一次，具體的。除定期評估外，還可以在項目完成后進行項目評估。若供應商的交貨期、品質、價格或服務產(chǎn)生重大變化時，應及時對供應商做出評估。表 3 供應商定期評估表模板供應商定期評估表說明：1：本評估表目的是對合作供應商的績效的綜合評估，以持續(xù)提高供應商2：評估相關規(guī)定詳見供應商管理制度，績效評估相關責任部門必須本著客觀公正進行評估。3：本表中，除特別注明“非必填項目”外，所有項目必須完整填寫。4：對本評估表存在任何疑問和建議，可咨詢采購部。供應商基本信息供應商名稱：填寫供應商全稱，必須與系統(tǒng)中供應商名稱一致供應商編號：填寫供應商完整編號，必須與系統(tǒng)中供應商名稱一致供應商所屬物料種類：填寫供應商主要所屬類別，與系統(tǒng)中保持一致，如建材類供應商供應商目前等級： 目前在系統(tǒng)中所屬的級別，如A類供應商評估周期：評估周期，如2009年1月1日至2009年12月31日評估內容評分類別/權重評分項目得分(0-5分）價格50% 價格下降率 價格彈性每天報價時 價格透明度評估其他說明：非必填項目，如有需要單獨說明事項，可另做文字說明。評估部門： 價格評估一般供應商管理組 評估人： 評估人簽名 評估日期：填寫評估日期付款條件20% 付款賬期 付款條款彈性評估其他說明：評估部門： 評估人： 評估日期：交貨15% 供貨及時度 供貨完整性 送貨彈性 退貨難易度評估其他說明：評估部門： 評估人： 評估日期：品質及服務15% 符合ISO等專業(yè)質量標準認證 產(chǎn)品質量穩(wěn)定性 問題處理的及時性 緊急應對能力 增值服務 對祈福重視度評估其他說明：評估部門： 評估人： 評估日期：誠信 是否存在不誠信記錄評估其他說明：評估部門： 評估人： 評估日期：評估結論評估結論：審批人： 數(shù)據(jù)維護人： （3）供應商定期評估及分類方法：首先，評估人員需確定具體評估指標及其相應的權重（），權重之和為100；然后，評估人員給各個評估指標打出考核分數(shù)，分值為5分到0分的整數(shù)，參考標準詳見表4；其次，該供應商的總得分=；最后，根據(jù)供應商評估結果對其進行分類：得分在幾分以上（含）的供應商評為優(yōu)秀供應商，采購交易時應予優(yōu)先考慮，建議其所屬供應商類型為框架協(xié)議供應商或價格備忘錄供應商；考核總分在幾分（含）-幾分（不含）的供應商評為符合要求供應商，可以正常交易，建議其所屬供應商類型為普通供應商；考核總分在幾分（含）-幾分（不含）的供應商評為待整改供應商，建議對其進行訂單減量、各項稽查及改善輔導措施。考核總分在幾分以下的供應商評為淘汰供應商，終止交易，供應商信息在“采購系統(tǒng)”中供應商選擇時禁用。評估過程中評為黑名單供應商，終止交易。供應商信息在“采購系統(tǒng)”中供應商選擇時禁用，并提示所有部門在以后的交易中不選擇該供應商。3、供應商資料的維護和變更（1）新增供應商采購部篩選確定新增供應商后，應盡快在進入正式交易談判之前獲取供應商的如下相關資料：營業(yè)執(zhí)照復印件、稅務登記證復印件、法人組織機構代碼證復印件（適用于法人供應商）或身份證復印件（適用于個人供應商）、最近財年的財務報表(適用于上市公司)、供應商誠信聲明函、公司銀行賬號說明（適用于法人供應商）或個人簽字的收款銀行賬戶說明（適用于個人供應商）、相應的資質證書或質量認證證書等。采購員將上述資料收集完整后，填寫承辦商/供應商資料表并提交采購部經(jīng)理審核，以建立供應商檔案。在與供應商的業(yè)務合作過程中，采購部就及時更新承辦商/供應商資料表。（2）供應商信息變更情況主要包括：供應商收款方名稱、開戶行及銀行賬號變更、供應商名稱變更、供應商地址變更、供應商聯(lián)系人或聯(lián)絡方式變更、根據(jù)供應商定期審核結果變更。供應商信息變更必須由供應商提供的相應的資料包括但不限于：l供應商收款方名稱、開戶行、銀行賬號變更:加蓋其公章的收款公司銀行賬號說明（適用于法人供應商）或個人簽字的收款銀行賬戶說明（適用于個人供應商）；l供應商名稱變更：加蓋其公章的供應商名稱變更通知函、加蓋其公章的營業(yè)執(zhí)照復印件、稅務登記證復印件、法人組織機構代碼證復印件；l供應商地址變更：加蓋其公章的供應商地址變更通知函；l供應商聯(lián)系人或聯(lián)絡方式變更：加蓋其公章的供應商聯(lián)系人或聯(lián)絡方式變更通知函。采購員收集上述資料后，需填寫供應商信息變更清單，以確認供應商資料收集的完整性，然后一并提交采購部經(jīng)理審核。供應商資料和信息的變更由采購部經(jīng)理審批后，采購員更新承辦商/供應商資料表和合格供應商名錄并予以存檔。七、附則本制度由公司采購部制定，經(jīng)總經(jīng)理核準簽發(fā)，自2009年幾月幾日起實施執(zhí)行，未盡事宜以采購部發(fā)文為準。本制度由采購部負責解釋。八、附件附件2、供應商信息變更清單供應商信息變更清單供應商名稱：采購類型：序號變更類型資料名稱是否已獲得（Y/N）是否變更（Y/N）備注1供應商收款公司名稱、開戶行、銀行賬號變更供應商收款公司銀行賬號開戶證明(法人供應商)個人簽字的收款銀行賬戶說明（適用于個人供應商）2供應商名稱變更加蓋