如何讓你的郵件更有效率.docx

四海商舟電子商務有限公司如何讓郵件更有效率在公司每天面對無數往來郵件，這是有效溝通的方式之一。如何讓你的郵件為你的工作加分，如何讓郵件更有效率，這也是工作中不可小看的問題。電子郵件卻往往不可或缺，即使我們有大量的會議，面對面工作，人手一部電話，電子郵件依然非常重要。這是因為，電子郵件能 夠將事情書面化，沉淀聲音，落實決策，能夠不受人在不在場影響，能夠更加廣泛知會信息、征詢建議。所以，發(fā)送有效的電子郵件，能夠：提升我們的工作效率讓郵件更加有效得到反應，讓事情更加有效得到推動；增強我們的影響力與專業(yè)性郵件的覆蓋面更加廣泛，一封簡介利落重點突出的郵件會讓你的合作伙伴對你的印象更加好。一起來學習讓郵件發(fā)送得更加有效吧！今天，就一位同事的email做出了部分的建議，也分享出來，供各位拍磚。其實，我相信每個人都可以總結出這些顯而易見的道理，只是：“知道容易做到難”。記錄在此，也算自我備忘。幾個重要的假設前提很少有人愿意閱讀長郵件除非你告訴他不讀會怎么樣，賦予他責任很少有人愿意無理由主動做什么事情特別可做可不做時，除非價值觀特別好，喜歡多管閑事很少有人會仔細閱讀你的郵件千萬不要發(fā)一封面向很多人的郵件，然后指望大家都在里面仔細閱讀找出你期待他做什么事情。不好的郵件特征:l 寫成散文，長而枯燥，又期待人去閱讀這是不現(xiàn)實的l 重點不突出，反而依賴收件人去提取關鍵信息：時間、行動、目標l 群發(fā)，導致郵件無針對性影響力一書的觀點時，如此會導致責任感被稀釋和分散，發(fā)送的人越多，真正有價值的回應會越少l 與此對應，好的電子郵件應該讓收件人一眼就掃到重點：是什么，作為收件人，我需要在什么時間做什么。郵件的類型辦公室郵件的作用，大概有以下幾種（私人郵件不在其列）：通知事情發(fā)生如項目發(fā)布通知與預發(fā)布通知，決定我們已經做了，寫郵件只是通知你們，你們是否回應一點都不重要，但是只要沒說沒收到就好。征詢意見決定未正式做，或者只是有個想法，希望大家給出意見和建議，你們的回應與否，尤其是回應的質量對于事情的推動進度非常重要。純粹分享FYI型郵件（For your information），我覺得有趣或者有用的東西，發(fā)給各位參考，通常我會期待一個“謝謝”，但是沒有也沒關系。即使這種郵件不重要，也確保不要讓大家讀完才發(fā)現(xiàn)原來是FYI類型郵件，而是在一開始就說明白：分享某某某。要求確認和拍板一重要！一定要得到收件人，尤其是里面的關鍵人物的明確意見，否則事情無法開展，可能會造成延時和其他后果。邀約一般是會議和討論的邀約，會被收件人登記到備忘錄里，建議此類郵件在標注清楚時間、地點、主題、內容的同時，使用outlook的會議邀請系統(tǒng)發(fā)送。【說明】： 一般在工作里，“征詢意見”和“要求確認拍板”的郵件會占多數。這兩種郵件都需要針對性的技巧。在工作中，我發(fā)現(xiàn)有些同學容易把“要求確認和拍板”的郵件 誤發(fā)送成為“征詢意見”的郵件。明明期限都到了，事情無法落實，一看原來是確認郵件無人響應，收件人不理解事情的重要程度，看似紛紛程觀望狀態(tài)，發(fā)送人又 不給力去進行催促。所以到了點，發(fā)現(xiàn)決策無法達成。如果你要發(fā)送的郵件屬于“要求確認和拍板”類型的，請先檢查事情是否已經經過了幾輪的公開討論，確實已經到了確認階段，其次，請在郵件里標明下一步的行 動，若你們不確認，事情將會如何如何做等等。給出你希望得到最終答復的時間點。如有必要，請將你期望得到答復的人名附上，并強化指出。發(fā)送之前，你需要做什么：知道你的目標知道你的郵件類型是什么，在什么時間、方式、達到什么樣的目標，你必須得知道這封郵件你是期望得到如何的結果，如果不得到，會對你的工作造成什么影響篩選收件人 在收件人的名單里，有哪些人是你需要得到明確態(tài)度的（發(fā)郵件后立即跟蹤他?。?，有哪些人是你希望得到建議的（發(fā)郵件后立即征詢他?。?，有哪些人是無關緊要 的參考者，有哪些人反而不發(fā)表意見比較好（否則你的群回郵件得到了來自無關緊要的人的反對意見，反而會讓你束手無措，因為一旦有反對意見提出，你必須給予 響應，因此事情無法推動?。驹瓌t】：精簡名單，只發(fā)給關鍵人物，即那些會左右事情進程或能夠給出有價值的建議的人。 當然，在項目前期討論階段，你可以發(fā)給更多的人，前提是：你必須有足夠的意見管理能力，不至于被各種意見左右。寫清楚沒有人愿意讀長郵件，除非是讓人愛看不看的FYI型郵件。 清楚不是指字體要放大，而是以下幾點信息的快速傳遞：A. 這是什么事情？（What）B.