采購物流績效考核與控制.doc

采購物流績效考核與控制21 采購績效考核的目的211 確保采購目標的實現各企業(yè)的采購目標有所不同，如政府采購的采購單位偏重“防弊”，采購作業(yè)以“按期、按質、按量”為目標；而民營企業(yè)的采購單位則注重“興利”，采購工作除了維持正常的產銷活動外，還非常重視產銷成本的降低。因此，各企業(yè)可針對采購單位所應追求的主要目標加以評估，并督促其實現。212 作為提供改進績效的依據采購績效考核與評估制度可以提供一個客觀的標準，來衡量采購目標是否達成，同時，也可以衡量采購部門目前的工作表現如何。正確的績效評估，有助于發(fā)現采購作業(yè)的缺陷所在，據此擬定改進措施，借此收到以評促改、以評促建之功效213 作為個人或部門獎勵的參考良好的績效考核與評估方法，能將采購部門的績效獨立于他部門而突出顯現，并反映采購人員的個人表現，作為各種人員考核的參考資料。依據客觀的績效評估，達成公平、公正、公開的獎懲，定能鼓舞采購人員的士氣，使整個部門團結協作，形成合力。214 協助人員甄選與訓練根據采購績效考核與評估的結果，可得出采購人員在德、能、勤、績諸多方面的結論，并針對現有采購人員中出現的問題擬定改進計劃，比如：哪些人員表現出色，可以委以重任；哪些人員存在一定問題，需要參加專業(yè)性教育訓練；還有哪些人員不適合做采購工作，應轉崗或下崗。215 促進部門關系采購部門的績效高低和其他部門能否密切配合有很大關系。所以，采購部門的職責是否明確，表單、流程是否簡單、合理，付款條件及交貨方式是否符合公司管理制度，各部門的目標是否協調一致等，均可通過績效考核與評估予以判斷，并可改善部門之間的合作關系，增強企業(yè)整體的運作效率。216 提高采購人員的士氣有效且公平的績效考核與評估制度，將使采購人員的努力成果獲得適當回報與認定。采購人員通過績效評估，將與業(yè)務人員或財務人員一樣，對公司的利潤貢獻有客觀的衡量尺度，成為受到肯定的工作伙伴，對其士氣提高大有幫助。 42 采購績效考核指標421 價格與成本指標采購的價格與成本指標包括參考性指標及控制性指標。參考性指標主要有年采購總額、采購人員年采購額及年人均采購額、各供應商年采購額及供應商年平均采購額、各采購物品年度采購基價（也稱預算價或標準價）及年平均采購基價等。它一般是作為計算采購相關指標的基礎，同時也是展示采購規(guī)模，了解采購人員及供應商負荷的參考依據，是進行采購過程控制的依據和出發(fā)點，常提供給公司管理層參考。而控制性指標則是展示采購改進過程及其成果的指標，如平均付款周期、采購降價、本地化比率等。列舉如下：（1）年采購額年采購額包括生產性原材料與零部件采購總額、非生產性采購總額（包括設備、備件、生產輔料、軟件、服務等）、原材料采購總額占生產成本的比例等。其中最重要的是原材料采購總額，它還可以按不同的材料進一步細分為包裝材料、電子類零部件、塑膠件、五金件等；也可按采購付款的幣種細分為人民幣采購額及其比例、不同外幣采購額及其比例。原材料采購總額按采購成本結構又可劃分為基本價值額、運輸費用及保險額、稅額等。此外，年采購額還可分解到各個采購員及供應商，算出每個采購人員的年采購額、年人均采購額、各供應商年采購額、供應商年平均采購額等。（2）采購價格采購價格包括各類原材料的年度基價（或稱標準價、預算價）、所有原材料的年平均采購基價（或折算的采購價格指數）、各原材料的目標價格、所有原材料的年平均目標價格（或折算成采購目標價格指數）、各原材料的降價幅度及平均降價幅度、降價總金額、各供應商的降價目標（降價比例金額）、本地化目標（金額與比例）、與兄弟公司聯合采購額及比例（尤其適合于大型工業(yè)集團、跨國公司、下屬企業(yè)）、聯合采購的降價幅度等。（3）付款付款包括付款方式、平均付款周期、目標付款期等。422 質量指標質量指標主要是指供應商的質量水平以及供應商所提供的產品或服務的質量表現，它包括供應商質量體系、來料質量水平等方面。（1）來料質量來料質量包括批發(fā)質量合格率、來料抽檢缺陷率、來料在線報廢率、來料免檢率、來料返工率、退貨率、對供應商投訴率及處理時間等。（2）質量體系質量體系包括通過ISO國際質量體系認證的供應商比例、實行來料質量免檢的物品比例、來料免檢的供應商比例、來料免檢的價值比例、開展專項質量改進的供應商數目及比例、參與本公司質量改進小組的供應商人數及供應商比例等。423 企劃指標企劃指標是指供應商在實現接收訂單過程、交貨過程中的表現及其運作水平。包括交貨周期、交貨可靠性以及采購運作的表現，如原材料的庫存等。 （1）訂單與交貨訂單與交貨包括各供應商以及所有供應商平均的準時交貨率、首次交貨周期、正常供貨的交貨周期、交貨頻率、交貨數量的準確率、訂單變化接受率、季節(jié)性變化接受率、訂單確認時間、交貨運輸時間、平均報關時間、平均收貨時間、平均退貨時間、退貨后補貨的時間等。（2）企劃系統企劃系統包括供應商采用企劃系統的程度、實行“即時供應”的供應商數目與比例、原材料的庫存量（或庫存周期）、使用周轉包裝材料的程度與供應商數量、訂單數量。平均訂貨量、最小訂購數量等。424 其他采購效果指標其他與采購及供應商表現相關的指標有供應商總體水平、綜合考核以及參與產品或業(yè)務開支、支持與服務等方面的指標。（1）技術與支持技術與支持包括采用計算機系統處理行政事務以及采用Email（電子郵件）聯系處理業(yè)務的供應商數目錄、采用Ecommerce（電子商務）的供應商數量、參與本公司產品開發(fā)、工藝開發(fā)的供應商數量及程度、能用英文直接溝通的供應商數量等。（2）綜合指標綜合指標包括供應商總數、采購的物品種數及項目數、供應商平均供應的物品項目數、通過ISO國際質量體系認證的供應商數目、獨家供應的供應商數目及比例、伙伴型供應商及優(yōu)先型供應商的數目及比例等。425 采購效率指標采購效率指標是指與采購能力如采購人員、采購系統等相關的指標。（1）采購人員采購人員包括采購部總人數以及戰(zhàn)略采購前期采購、后期采購人員的比例、采購人員的年齡、工作經驗等教育水平結構、采購人員語言結構、采購人員培訓目標及實施情況、采購部人員流失率等。（2）管理采購人員的時間利用結構（處理文件、訪問供應商等）及比例、采購人員的紀律執(zhí)行情況（考勤等）、采購人員的工資級別及費用情況、采購行政管理制度的完整性軟合同管理、權限規(guī)定、行為規(guī)范、供應商管理程序的完整性（如供應商審核、供應商考評、采購系統的審核及評估目標與水平等）。 43 采購績效考核的內容431 采購人員的績效考核影響采購工作績效的關鍵因素是供應商。采購人員與供應商如何交往，因所在公司“企業(yè)文化”不同而行為各異。美國采購管理協會要求采購人員盡忠職守，一切以公司的利益為優(yōu)先，對供應商則要求以禮相待，避免采取欺壓的手段。民法強調買賣行為以誠信為原則，許多公司的管理規(guī)則中禁止采購人員接受供應商的饋贈與招待，并要求供應商保守業(yè)務機密等。432 采購成本的考核 （1）價格分析與成本結構采購人員要想知道供應商的實際成本結構并不容易，而了解供應商的供應價格、影響因素及定價方法無疑有助于供應商的成本結構分析。要真正掌握成本結構分析方法并據此來判斷供應價格的合理性，還必須對國際通行的企業(yè)成本結構有一了解。反映企業(yè)成本結構的最直接工具是財務損益表，它包括產品銷售利潤、所得稅、凈利潤等主要項目。 閱讀助手邯鋼在降低成本上積累了一些切實可行的辦法，他們深入市場調查，掌握市場動態(tài)，根據市場變化制定降低采購成本的策略和主攻方向。采購成本是在市場采購中形成的，降低采購成本必須掌握市場、研究市場、做好市場調查工作。在進行市場調查時，要認真研究各種原料的供需現狀和發(fā)展變化趨勢，特別是要分清哪些原料處于賣方市場，哪些原料處于買方市場，哪些原料供需基本平衡。并根據調查結果分類排隊，分別采用不同的采購策略。對于資源短缺、供不應求、賣方處于主導地位的原料，只能遵從市場規(guī)律，但也不是無所作為，可以有目的地選擇一些廠礦，在力所能及的情況下，給予一定的資金和技術支援擴大生產能力，提高產品質量，并以各種契約的方式，建立特殊的供求關系，穩(wěn)定供貨渠道，平抑價格的上漲。對于市場供需基本平衡的原料，在采購價格上，可選的余地不會太大，應放在優(yōu)選供應商上。對于處于買方市場的原料，生產廠家相互競銷激烈，買方在訂貨中處于主導地位，在質量和價格上都有較大的選擇余地。降低采購成本，就是將那些認定處于買方市場的原料品種作為降低采購成本的主攻方向。對處于買方市場的原料，采取了競爭訂貨法或擇優(yōu)訂貨法。競爭訂貨法，就是對同一種原料有多家競相供貨時采取的一種訂貨方法。在訂貨時，通過調研采用適當的方式，將競相供貨的廠家召集起來，實行公開招標。誰家的產品質量好、價格低。的彈性就越大，隨市場季節(jié)變化及原材料的供應而變化波動也就信譽好，就訂誰家的貨，采用這種方法將采購價格控制在了最低水平。擇優(yōu)訂貨法是對大宗物資和原料采用的一種方法。具體做法是根據市場行情定期發(fā)布訂貨價格，然后對申請供貨的廠家進行調查，按產品質量和供貨信譽好壞進行評價排隊，按評價排隊順序吸收訂貨。為了避免地方廠礦在進料時弄虛作假、進行欺詐，在訂貨合同中明文規(guī)定原料數量和質量，以原料進廠后復驗證為準。此外還要密切注意市場供求形勢的變化，針對市場的變化做出靈活的反應，遇到市場價格起伏較大時，隨時調整采購價格。（2）質量成本質量成本是采購人員審核供應商成本結構。降低采購成本所應看到的另一個方面。目前質量成本尚無統一的定義，其基本含義是指企業(yè)針對某項產品或某類產品因產品質量、服務質量或工作質量不符合要求而導致的成本增加，其實質意義是不合格成本，主要包括退貨成本、返工成本、停機成本、維修服務成本、延誤成本等等。 退貨成本。退貨成本是在整體供應鏈（包括采購、生產、倉儲、運輸各銷售過程）中任何環(huán)節(jié)出現的不合格退貨所發(fā)生的成本。 返工成本。返工成本是指在采購、生產、倉儲和銷售過程中由于產品或工作不符合要求而需要進行返工維修或檢驗所帶來的成本增加，包括人工、材料、運輸等費用。 停機成本。停機成本是因任何原因而導致的設備停機、生產線停機造成的損失。出現在設備因維修不善出現故障停機、因原材料供應不上導致停產、因生產安排不合理導致生產線閑置等。 維修服務成本。維修服務成本是指在產品賣出以后，由產品質量、服務質量問題導致的在維修期內所發(fā)生的所有費用，如處理客戶投訴、維修產品、更換零部件等成本。 延誤成本。延誤成本是指產品開發(fā)及交貨延誤導致的成本增加或損失。產品開發(fā)過程中，因設計錯誤或設計延誤導致人損失、設備設施報廢、產品進入市場時間推遲而造成的直接經濟損失；在生產及交貨過程中，因交貨延誤而導致的理賠等損失。 倉儲報廢成本。倉儲成本是指因產品換代、倉儲時間過長、倉儲條件不好等導致的原材料、零部件或成品報廢。 改進工作質量和產品質量，不斷降低質量成本是企業(yè)降低產品成本的一個有效手段。（3）降低采購成本降低采購成本是采購部門的一項基本職責，降低采購成本應主要著眼于供應商及供應市場，而不應依靠縮減采購人員的待遇或培訓等“挖內潛”方式。降低采購成本的主要方法包括以下三類： 優(yōu)化整體供應商結構及供應配套體系。包括通過供應市場調研等尋找更好的新供應商、通過市場競爭招標采購、與其他單位合作實行集中采購、減少現有原材料及零部件的品種規(guī)格 進行大量采購和改進供應商。與供應商建立伙伴型合作關系可以取得優(yōu)惠價格。改進現有供應商可以降低采購成本，比如，改進供應商的交貨，實施即時供應、改進供應商的質量、降低供應商的不合格質量成本、組織供應商參與本企業(yè)的產品開發(fā)及工藝開發(fā)以降低產品與工藝成本、與供應商實行專項共同改進項目以節(jié)省費用等。 運用采購技巧和技術。最常用的方法有：一是靈活運用采購談判技巧；二是采用周轉包裝材料降低包裝費用；三是采用專用運輸器具縮短裝卸運輸時間和成本；四是采用電子郵件傳遞文件信息，減少行政費用并提高工作效率等。（4）降低整體采購成本在采購過程中，原材料或零部件的采購價格固然是很重要的財務指標，但作為采購人員不應只看到采購價格本身，還要將采購價格與交貨、運輸、包裝、服務、付款等相關因素結合起來綜合考慮，衡量采購的實際成本。對于生產用原材料或零部件，采購成本除價格外，還應明確考慮的因素包括：價格的穩(wěn)定性或走勢、不同訂購數量的價格變化、付款廣式與結算方式、幣種、轉運成本、交貨地點、保險、包裝與運輸、庫存、質量水平與技術要求、即時供應條件、獨家供貨條件、風險承擔、推廣與產品宣傳協助、供應商考察與認可費用、供應商樣品測試費用、循環(huán)使用包裝材料、售后服務等。整體采購成本又稱戰(zhàn)略采購成本，是除采購成本以外考慮到原材料或零部件在本企業(yè)產品的全部壽命周期過程中所發(fā)生的成本，它包括采購在市場調研、自制或采購決策、產品開發(fā)與開發(fā)中供應商的參與、供應商交貨。庫存、生產、出貨測試、售后服務等整體供應鏈中各環(huán)節(jié)所產生的費用對成本的影響。概括起來是指在本公司產品的市場研究、開發(fā)、生產與售后服務各階段因供應商的參與或提供的產品（或服務）所導致的成本，它包括供應商的參與或提供的產品（或服務）沒有達到最好水平而造成的二次成本或損失。作為采購人員，其最終目的不僅要以最低的成本及時采購到質量最好的原材料或零部件，而且要在本公司產品的全部壽命周期過程中，都要將最好的供應商有效地利用起來，以降低整體采購成本。按功能來劃分，整體采購成本發(fā)生在開發(fā)、采購、企劃、質量、服務過程中。在實際采購過程中，整體采購成本分析通常又依據采購物品的分類模塊按8020規(guī)則選擇主要的零部件進行，而不必運用到全部的采購物品。整體采購成本分析需要由有經驗的采購、企劃、開發(fā)、生產、品質、經濟或成本管理人員一道組成跨功能小組共同進行，一般是在現有的供應商中選擇最主要的進行綜合采購成本分析，找出實際整體采購成本與采購價格之間的差距，分析各項成本發(fā)生的原因，在此基礎上提出改進措施。通過對現有主要供應商的整體采購成本分析的規(guī)律性總結，在新產品的開發(fā)過程中再綜合運用“上游”采購（即在產品的開發(fā)過程中充分有效地利用供應商），以達到有預防性地降低整體采購成本的目的。44 采購物流的控制采購環(huán)節(jié)往往是企業(yè)經營管理中最薄弱的一環(huán)。一是容易滋生暗箱操作、以權謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等；二是容易“跑、冒、滴、漏”，在許多企業(yè)中，采購成本占企業(yè)總成本的60以上。下面介紹一些企業(yè)采購控制的主要措施。441 實物與信息同步入庫 采購控制要處理包括商品實際人庫、根據入庫商品內容做庫存管理、根據需求商品向供應商下訂單等一系列作業(yè)。具體而言，其工作內容包括：入庫作業(yè)處理、庫存控制、采購管理系統、應付賬款系統及信息流程等。在整個作業(yè)過程中，實物與信息是同步的。所謂實物就是企業(yè)所采購的原材料或設備等，信息就是有關賬款和動態(tài)的庫存數據等。如果實物和信息兩者不同步，就會有浪費、暗箱操作、數量與需求不符等問題發(fā)生。可以說，采購內控的關鍵是信息控制。 完善的采購控制系統要能夠為采購人員提供快速而準確的信息，以使采購人員能向供應商適時、適量地開立采購單，使商品能在出發(fā)前準時人庫并且杜絕庫存不足或積壓過多等情況的發(fā)生。 442 財務、審計雙管齊下 采購是實體轉移和價值轉移的統一過程，因此容易產生作弊問題。采購控制要實現下列目標： 保證采購業(yè)務合法有效、采購材料物美價廉、采購成本核算準確、采購記錄真實完整。為實現以上目的，企業(yè)應做到：（1）建立控制共建點企業(yè)應當建立以請購制度、經濟合同、結算憑證和入庫單據為載體的控制系統，并在該系統中設置下列控制點和關鍵控制點：審批；簽約；登記；承付；驗收；審核；記賬。其中，“承付”、“驗收”和“審核”為關鍵控制點.（2）實行職務分離 購買業(yè)務環(huán)節(jié)中所需處理的主要業(yè)務有：確定需求、尋求能滿足供應商的適宜價格、向供應商發(fā)出訂單、檢驗收到的貨物、確定是否接受貨物、向供應商退回貨物、儲存或使用貨物、會計記錄、核準付款等。在這些業(yè)務中，需要進行職務分離的有： 付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應商和索價業(yè)務。 檢驗與采購進行分離，即貨物的采購員不能同時擔任貨物的驗收工作。 記錄和采購分離，即貨物的采購、儲存和使用人員不能擔任賬務的記錄工作。 接受各種勞務的部門或主管應適當地同賬務記錄人分離。 審核與付款分離，即審核付款人應同付款人職務分離。 記錄應付賬款的人不能同時擔任付款業(yè)務。443 用采購倫理道德與法律進行約束在企業(yè)采購業(yè)務中，可以利用的法律主要有以下幾種:（1）代理權法所有的公司，其行為都必須通過代理人來進行。這樣，多數采購人員和銷售人員都是其公司的代理人。如果代理人按照實被授權的方式行事，那么公司必須履行其義務；如果代理人的行為超出了其權力范圍，公司則不受約束，要由代理人個人對所及的約定負責。（2）合同法采購人員的多數日?；顒佣寂c合同法有關。每一次采購都是采購員和供應商之間的一個合同，要受合同法原則的約束。同代理權法一樣，合同法也起源于英國的習慣法。（3）國際合同法在涉及國際合同的時候，要遇到相互開展貿易的不同國家的法律。每個國家都有自己的合同法，但是為了促進可靠業(yè)務的開展，許多國家通過合約聯合在一起，制定了共同的合同原則聯合國國際貨物銷售公約來管理國際業(yè)務。各個國家必須自愿地決定是否受CISG約束。屬于締約國的各方簽訂的國際銷售合同適用此公約，除非合同各方明確指出“宣布放棄”。CISG的存在意味著如果你與一個公司簽訂了合同，而且該公司所在國家也是CISG的簽約們，那么CISG將適用于你們的合同，除非有書面的協議明確說明CISG不適用。因此當我們與其他國家的企業(yè)簽訂合同的時候，明確適用什么法律以及法律的內容是十分重要的。444 杜絕采購回扣主要是防止暗箱操作，雖然暗箱操作一直存在，雖然我們不可能完全杜絕其現象的發(fā)生，但是我們可以采取措施減少此類現象的出現，下面介紹幾種方法：（1）三分一統“三分”是指三個分開，即市場采購權、價格控制權、質量驗收權要做到三權分離，各自負責，互不越位。“一統，即合同的簽約特別是結算付款一律統一管理。物料管理人員、化驗人員和財務人員都不能夠與客戶見面，實行嚴格的封閉式管理。財務部依據合同規(guī)定的質量標準，對照化驗單和數量測量結果，認真核算后付款。這樣就可以形成一個以財務管理為核心，最終以降低成本為目的的制約機制。（2）三統一分材料和備品配件的采購要實行“三統一分”的管理機制：“三統”是指所有外購材料要統一采購驗收，統一審核結算，統一轉賬付款；“一分”則是指費用要分開控制。只有統一采購，統一管理，才能既保證需要，又避免漏洞；既保證質量，又降低價格；既維護企業(yè)信譽，又不