發(fā)郵件的禮儀及其格式.doc

發(fā)郵件的禮儀及格式-讓優(yōu)秀成為習(xí)慣 一：主題與簽名1一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。 2標(biāo)題要簡短明了，讓對(duì)方一看就知道你發(fā)的是什么郵件！ 3. 最好把你的郵箱設(shè)好一個(gè)簽名，以便對(duì)方一目了然又便于留存。比如：李桂梅 luciey （總經(jīng)理助理）MolFax:+8620 856143889Tel:+8620 856198886-814Http: Mail to:北京市技術(shù)有限公司BeiJing Contamination Control Technology CO,.LTD操作方法：4. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！” 5一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題。6、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎重。 二：關(guān)于稱呼與問候 1 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)。如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。 關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。 2 Email開頭結(jié)尾最好要有問候語 最簡單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。 結(jié)尾常見的寫個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待 三：回復(fù)技巧 1. 及時(shí)回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的,這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。 如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。 2. 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù) 當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。 3. 回復(fù)不得少于10個(gè)字 對(duì)方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。 4. 不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。 四：附件 1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理 3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí) 4. 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件 5. 如果附件是特殊格式文件，因