秘書的辦會(huì)工作

第五章 秘書的 “ 辦會(huì) ” 工作 學(xué)習(xí)目標(biāo) 思考練習(xí) 主要內(nèi)容 本章小結(jié) 通過講解涉外秘書在會(huì)議 、 會(huì)談 、 會(huì)見以 及公務(wù)聚會(huì)中所從事的事務(wù)工作 。 掌握會(huì)議及 會(huì)議要素 ， 掌握工作例會(huì)中的主要程序和原則 ， 能妥善組織小型工作例會(huì)；掌握會(huì)見 、 會(huì)談 的事務(wù)工作以及公務(wù)儀典 、 宴請的籌劃和組織 工作 、 聚會(huì)的設(shè)計(jì)組織和主持工作 ， 能夠獨(dú)立 籌劃小型會(huì)見會(huì)談事務(wù) ， 獨(dú)立設(shè)計(jì)組織聚會(huì)工 作 。 第一節(jié) 會(huì)議概述 第五節(jié) 儀典、宴請 事務(wù)工作 第二節(jié) 會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容 第三節(jié) 會(huì)務(wù)工作的變革與發(fā)展 第四節(jié) 會(huì)議的文字工作 第一節(jié) 會(huì)議概述 本節(jié)要點(diǎn) 一、會(huì)議及會(huì)議要素 二、工作例會(huì)中的主要 程序和原則 三、大型會(huì)議中的會(huì)務(wù) 工作 四、會(huì)議改革的探討 秘書 “ 辦會(huì) ” 的工作，指的就是秘書辦理會(huì) 議事務(wù)的工作。所謂 “ 會(huì)務(wù) ” ，它是 “ 會(huì)議事務(wù) ” 的簡稱，包括會(huì)議的籌劃準(zhǔn)備、組織服務(wù)和 善后落實(shí)工作。 一、會(huì)議及會(huì)議要素 （ 一 ） 會(huì)議 會(huì)議就是把人們組織起來討論和研究問題 的一種形式。 根據(jù) 現(xiàn)代漢語詞典 的解釋 ， 會(huì)議一詞 有兩種含義 ， 一是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情 的集會(huì) ， 如全體會(huì)議 、 廠務(wù)會(huì)議 、 工作會(huì)議 等；二是指一種經(jīng)常商討并處理重要事務(wù)的常 設(shè)機(jī)構(gòu)或組織 ， 如中國人民政治 協(xié)商會(huì)議 、 部長會(huì)議等 。 秘書的 會(huì)議事務(wù)工作指的是第一種含義 。 美國 韋氏新大學(xué)詞典 中認(rèn)為，會(huì)議是 “ 一種會(huì)晤的行為或過程 ” ，指的也是把眾多的 人員聚集起來討論問題的社會(huì) 活動(dòng)方式。 會(huì)議是人類社會(huì)歷史發(fā)展的產(chǎn)物，它經(jīng)歷了如 下的演變過程（見圖 5-1）。 圖 5-1 會(huì)議的演變過程 近代資本主義社會(huì) 部落聯(lián)盟 現(xiàn)代社會(huì) 部落 奴隸社會(huì) 封建社會(huì) 氏族社會(huì) 發(fā)展成為管理國家和組織公務(wù)活動(dòng)的一種主要形式 氏族處理公共事務(wù)的氏族議事會(huì) （二）會(huì)議要素 我們不能簡單隨意地將任何一種聚合或會(huì) 合都看做是真正意義上的會(huì)議。只有具備了構(gòu) 成會(huì)議的十大要素，集體的活動(dòng)或聚會(huì)才能構(gòu) 成會(huì)議。只有明確了構(gòu)成會(huì)議的基本要素，才 便于從整體上把握整個(gè)會(huì)議的全面工作，以利 于會(huì)議的順利進(jìn)行。 構(gòu)成會(huì)議的十大要素 ， 如表 5-1所示 。 表 5-1 會(huì)議的十大要素 序號(hào) 會(huì)議要素 概念 1 會(huì)議名稱 包括：會(huì)議主辦單位或會(huì)議范圍、屆別、會(huì)議的主題以及會(huì)議的類型。在實(shí)際工作中有的是可以被省略的 2 會(huì)議時(shí)間 包括通知開會(huì)的時(shí)間、會(huì)議開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、每項(xiàng)議程時(shí)間 3 會(huì)議地點(diǎn) 指會(huì)議的具體地點(diǎn) 序號(hào) 會(huì)議要素 概 念 4 會(huì)議主持者 指主辦部門、主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)人 5 會(huì)議參與者 指會(huì)議的出席者、列席者或者因討論具體事項(xiàng)而特別要參會(huì)的人員 6 會(huì)議議題 會(huì)議的主要議題和其他要討論的問題 7 會(huì)議的形式 會(huì)議進(jìn)行的具體方式方法，如討論、座談還是協(xié)商 8 會(huì)議的文書 包括書面會(huì)議通知在內(nèi)的一切會(huì)議書面材料 9 會(huì)議的結(jié)果 會(huì)議形成的結(jié)論、具體議題的解決辦法、確定的承辦部門以及具體落實(shí)步驟 10 會(huì)議的費(fèi)用 小型會(huì)議是指用于會(huì)議的必要支出 續(xù) 表 （三）會(huì)議的不同分類 會(huì)議從其產(chǎn)生發(fā)展到現(xiàn)在，已經(jīng)涉及人類 生活的各個(gè)方面，包含的內(nèi)容十分廣泛，我們 只能按類概述，從不同的角度，依據(jù)不同的標(biāo) 準(zhǔn)，分出不同的類型。 按照會(huì)議的規(guī)模劃分 按照會(huì)議的規(guī)模劃分可以分為以下五種（見圖 5- 2）。 圖 5-2 按照會(huì)議的規(guī)模劃分的五種會(huì)議 1 會(huì)議 特大型會(huì)議 大型會(huì)議 中型會(huì)議 小型會(huì)議 微型會(huì)議 指千人到數(shù)千人至萬人參加的會(huì)議 指百人左右到數(shù)百人至千人參加的會(huì)議 指數(shù)十人至近百人不等的會(huì)議 幾人至十人不等參加的會(huì)議 指萬人左右到百萬人參加的會(huì)議 按照會(huì)議的內(nèi)容含量劃分 按照會(huì)議的內(nèi)容含量給會(huì)議劃分類型，實(shí) 質(zhì)上是根據(jù)某次會(huì)議討論議題的情況來劃分。 依據(jù)這一標(biāo)準(zhǔn)，可將會(huì)議分為兩類： 綜合性會(huì)議 。 綜合性會(huì)議指一次會(huì)議要討 論和研究多方面的問題 。 這一類會(huì)議往往因?yàn)?內(nèi)容含量大 、 涉及面廣 ， 故而要求準(zhǔn)備工作要 做的扎實(shí) 、 細(xì)致 ， 會(huì)議召開的時(shí) 間也較長 。 2 1 專題性會(huì)議 。這類會(huì)議一次只集中解決一 方面的問題，討論研究一方面的工作或事情。 會(huì)議議題具有單一性或?qū)Ｒ恍浴Ｈ?經(jīng)驗(yàn)交 流會(huì)； 節(jié)日慶祝活動(dòng)會(huì)；高校招生工作會(huì)議 等。當(dāng)然，這類會(huì)議在一個(gè)集中的議題下面根 據(jù)所涉及具體問題、工作、事情 的不同，可以分若干方面進(jìn)行討 論和研究。 2 按照會(huì)議召開的時(shí)間劃分 定期會(huì)議 。指按照一定的時(shí)間間隔或一定 的循環(huán)周期固定召開的會(huì)議，亦稱例會(huì)。如辦 公例會(huì)、各種定期召開的經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、學(xué)術(shù)討 論會(huì)等。 1 3 不定期會(huì)議 。根據(jù)組織開展工作的需要， 隨時(shí)要召開的會(huì)議。如防汛緊急會(huì)、抗災(zāi)緊急 會(huì)、 工作布置會(huì)、研討會(huì)等。 2 按照會(huì)議的級(jí)別劃分 按照會(huì)議的級(jí)別劃分是依據(jù)我國黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)從中央到地方的不同等級(jí)劃分或企業(yè)從總部到分公司劃分的，比如中央級(jí)會(huì)議、省、市、自治區(qū)級(jí)會(huì)議或跨國公司總部會(huì)議、 國總公司會(huì)議、 分公司會(huì)議、 部門會(huì)議等等。 4 按照會(huì)議的秘密程度劃分 依據(jù)會(huì)議討論議題的秘密程度，可將會(huì)議分為 （見圖 5-3）。 5 圖 5-3 按照會(huì)議的秘密程度劃分的三種會(huì)議 會(huì)議 公開會(huì)議 內(nèi)部會(huì)議 機(jī)密會(huì)議 內(nèi)容無需保密的會(huì)議。如聯(lián)誼會(huì)、運(yùn)動(dòng)會(huì)、公開會(huì)、慶祝會(huì) 內(nèi)容只能在組織內(nèi)部公開的會(huì)議。如企業(yè)營銷策略研究會(huì) 會(huì)議內(nèi)容涉及組織的秘密，或不必?cái)U(kuò)大知情范圍的會(huì)議 按照會(huì)議的性質(zhì)劃分 依據(jù)會(huì)議的性質(zhì) ， 可以把會(huì)議分為決策性 會(huì)議與非決策性會(huì)議兩類 ， 之下又可根據(jù)不同 的情況進(jìn)行細(xì)分 。 決策性會(huì)議 。 包括立法性會(huì)議、黨務(wù)性會(huì) 議、行政性會(huì)議等。 6 1 非決策性會(huì)議 。 包括業(yè)務(wù)性會(huì)議、動(dòng)員宣傳布置 性會(huì)議、紀(jì)念性會(huì)議、娛樂性會(huì)議、 新聞性會(huì)議等。 按照會(huì)議與會(huì)人員集中或分散情況劃分 由于現(xiàn)代會(huì)議形式的出現(xiàn) ， 有了與傳統(tǒng)的與集中 一處開會(huì)不同的異地開會(huì)形式 ， 因而也就有了與集中 開會(huì)對(duì)應(yīng)的非集中會(huì)議形式 。 非集中的會(huì)議主要借助 現(xiàn)代通信技術(shù)召開會(huì)議 。 包括電話會(huì)議 、 電視會(huì)議 、 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等 ， 統(tǒng)稱為電子會(huì)議 ， 是在一定的電子設(shè)備 的支持下舉行的本地或異地會(huì)議 。 2 7 會(huì)議是一種十分廣泛的社會(huì)活動(dòng)方式，給它分類 還可以從其他的角度和側(cè)面進(jìn)行，如表 5-2所示。 表 5-2 會(huì)議的其他分類 分 類 標(biāo) 準(zhǔn) 類 型 按與會(huì)者的身份和國籍 國內(nèi)會(huì)議 國際會(huì)議 按與會(huì)者國別或與會(huì)各方的數(shù)量 雙邊會(huì)議 多邊會(huì)議 按會(huì)議議題所涉及的領(lǐng)域 經(jīng)濟(jì)性會(huì)議 政治性會(huì)議 軍事性會(huì)議 文化性會(huì)議 會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，會(huì)議成果的取得是由諸 多因素決定的，其中十分重要的一個(gè)因素就是 會(huì)務(wù)工作開展與完成的情況。這既包括領(lǐng)導(dǎo)者 與組織者的政務(wù)工作完成和處理得如何，也包 括秘書人員的事務(wù)工作做得如何，而秘書會(huì)議 事務(wù)工作的繁簡，與會(huì)議的規(guī)模、級(jí)別、議題 的重要程度直接相關(guān)。 第二節(jié)會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容 無論開展何種會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，其總的要 求是：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、服務(wù)周到、確保 安全。秘書人員在工作例會(huì)中的主要會(huì)務(wù)工作 具體而又瑣碎，就其完成和處理的時(shí)間順序來 劃分，可以分為會(huì)前、會(huì)中、會(huì) 后三個(gè)階段進(jìn)行。 （一）秘書在會(huì)前要做充分的 籌劃準(zhǔn)備工作 秘書在會(huì)前要做的充分的籌劃準(zhǔn)備工作包括以下 五個(gè)步驟（見圖 5-4）。 圖 5-4 會(huì)前準(zhǔn)備工作的步驟 明確要點(diǎn) 準(zhǔn)備議題 安排會(huì)議議程 通知開會(huì) 會(huì)場準(zhǔn)備 以上五項(xiàng)具體的內(nèi)容如下所述 。 明確要點(diǎn) 秘書做常規(guī)會(huì)務(wù) ， 首先要明確領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)的目的 、 任務(wù) 、 內(nèi)容 、 中心議題 ， 參加人員 、 會(huì)議地點(diǎn) 、 會(huì) 期 。 作為例會(huì) ， 常常是在上一次會(huì)議結(jié)束時(shí)有所交 代 ， 秘書應(yīng)當(dāng)用心留意 。 準(zhǔn)備議題 圍繞了解到的議題 ， 秘書要準(zhǔn)備有關(guān)的上級(jí)文 件 、 本機(jī)關(guān)文書材料 ， 有關(guān)的制度規(guī)章 ， 有關(guān)的數(shù) 據(jù)圖表等 。 有的要先做會(huì)前調(diào)查 ， 以掌握有關(guān)的統(tǒng) 計(jì)數(shù)字 、 群眾反映和有關(guān)的能夠充分說明問題的資 料 。 1 2 質(zhì)量高的工作會(huì)議，應(yīng)當(dāng)不討論事先無準(zhǔn)備的議 題，這是秘書會(huì)務(wù)工作的第一條原則。秘書應(yīng)該做好 兩方面準(zhǔn)備（見圖 5-5）。 圖 5-5 秘書應(yīng)做的準(zhǔn)備 準(zhǔn)備 參加會(huì)議討論的人，應(yīng)當(dāng)事先知道議題，并為自己在會(huì)上討論的發(fā)言做好充分準(zhǔn)備 秘書要為議題的最后議決準(zhǔn)備好必要的材料，也就是秘書要為會(huì)上討論的問題準(zhǔn)備好充分的材料 要求秘書在可能的情況下，例會(huì)前將有關(guān)材料發(fā)到與會(huì)人員手中 秘書所能做的，是盡量充分地準(zhǔn)備好會(huì)上 要討論的問題的材料，一方面，為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的 討論發(fā)言提供準(zhǔn)備，提供依據(jù)；另一方面，為 會(huì)議的討論提供方向性資料，促使會(huì)議 “ 有議必 決 ” 。 安排會(huì)議議程 因?yàn)闀?huì)上要討論的問題不只一個(gè)，所以，秘書要 根據(jù)事務(wù)的輕重緩急，安排好議程?？茖W(xué)地統(tǒng)籌安排 會(huì)議議程是秘書會(huì)務(wù)工作的第二個(gè)原則（見圖 5-6）。 圖 5-6 如何安排會(huì)議議程 3 事關(guān)重大的 ， 需要大家開動(dòng)腦筋進(jìn)行討論的內(nèi)容 放在會(huì)前 放在后面 放在會(huì)期兩頭 一些例會(huì)上宣布周知的內(nèi)容 有的議題部分人可以不參加 ， 就可以遲到或早退 ，以避免不必要的 “ 聽會(huì) ” 在不考慮其他因素時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行部分人員 的議題，再進(jìn)行全體人員的議題。這樣小范圍的會(huì)場 容易集中、會(huì)場好掌握，會(huì)議進(jìn)程也容易緊湊地控制。 秘書也要科學(xué)安排工作會(huì)議的時(shí)間（見圖 5-7）。 圖 5-7 科學(xué)安排工作會(huì)議的時(shí)間 工作會(huì)議的時(shí)間 上班開始半小時(shí)后，工作會(huì)議時(shí)間一般不超過 100分鐘，中間安排一次短暫休息 會(huì)議通知方式 通知開會(huì) 會(huì)議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話 通知和書面通知（見圖 5-8）。 圖 5-8 會(huì)議通知的三種方式 4 口頭通知 電話通知 書面通知 適用于小型例會(huì)，三五個(gè)人的碰頭會(huì) 一般是與會(huì)者比較分散，尤其是不同單位部門的不定期會(huì)，常是以電話通知的形式通告 便條式或卡片式的會(huì)議通知卡 張貼式即黑板啟事欄的會(huì)議通知 秘書在通知開會(huì)時(shí)是口頭和書面并用。即使采用口頭通知，秘書也必須一一面告，不宜請人轉(zhuǎn)捎口信。這是秘書會(huì)務(wù)工作的第三個(gè)原則 一般通知標(biāo)題可以省略為 “ 通知 ” 。 下面是二個(gè)例 子： 例文 1 通知 五月三十日 （ 周二 ） 下午兩點(diǎn)半在三樓小會(huì)議室 由趙總經(jīng)理主持召開各部門經(jīng)理會(huì) ， 討論本公司上半 年銷售計(jì)劃落實(shí)問題 。 請各部門經(jīng)理準(zhǔn)時(shí)參加 。 總經(jīng)理辦公室 月 日 例文 2 各部門科長會(huì)議通知 年 月 日 事由：為討論本季度生產(chǎn)計(jì)劃完成情況及主要問 題 ， 特召開會(huì)議 ， 請準(zhǔn)時(shí)出席 。 受文者：各部門各科長 時(shí)間：五月三十日 （ 星期二 ） 下午 1： 30 3： 30。 地點(diǎn)：第一會(huì)議室 總經(jīng)理辦公室主任 上面二個(gè)例子，第一個(gè)是最常見的文字?jǐn)?述式會(huì)議通知；第二則文字?jǐn)⑹龈鼮橹苯?、?潔，在一些公司、企業(yè)，通知單是事先印制好 的卡片，只要秘書按與會(huì)者名單事先填好發(fā)放 即可。 會(huì)場準(zhǔn)備 會(huì)場是在發(fā)會(huì)議通知之前就定下的 。 小型 會(huì)議只需確認(rèn)場所不變 ， 備好桌椅 、 水具 、 必 要的會(huì)議設(shè)備 ， 檢查電源 ， 做好清潔工作 ， 然 后準(zhǔn)備好記錄用紙即可 。 5 會(huì)場準(zhǔn)備有以下要求 （ 見圖 5-9） 。 圖 5-9 會(huì)場準(zhǔn)備的要求 要求 秘書會(huì)務(wù)工作的第四個(gè)原則就是會(huì)場寧略小而勿失于大 會(huì)場座位的不同排列是根據(jù)會(huì)議需要來設(shè)計(jì)的 會(huì)場布置要與會(huì)議主題、性質(zhì)一致 事先制作一塊掛在會(huì)議室外的牌子，寫清正在開會(huì)，在什么時(shí)間結(jié)束，請勿打擾 在會(huì)議召開前檢查會(huì)場的桌椅、話筒、錄音等設(shè)備，還要留意消防、安全因素 （二）秘書在會(huì)中的組織和服務(wù)工作 工作例會(huì)中組織和服務(wù)工作相對(duì)簡單易 行，且工作量小，所以常設(shè)一位秘書。 簽到和檢查會(huì)場 與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場 ， 秘書人員要檢查核對(duì)與會(huì)人員 到會(huì)情況 ， 清點(diǎn)人數(shù) ， 弄清缺席人及缺席原因 ， 然后 報(bào)告會(huì)議主持人 。 還要提示和保證與會(huì)者就座于適當(dāng) 的位置 ， 以便會(huì)議按時(shí)召開 ， 并將 會(huì)議出勤情況如實(shí)記錄 。 1 集中精力，做好會(huì)議記錄 會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確 、 清楚 、 簡潔 。 所以做 記錄的秘書 ， 要事先準(zhǔn)備好記錄用紙 ， 要熟悉 與會(huì)者發(fā)言的口音 ， 做好會(huì)議記錄 。 2 服務(wù)性工作 小型會(huì)議上 ， 一切會(huì)議服務(wù)都是由一名秘書來 做 ， 不另安排服務(wù)員 。 會(huì)議中 ， 秘書要做好以下工 作 （ 見圖 5-10） 。 圖 5-10 秘書在會(huì)中要做的工作 3 隨時(shí)接聽打進(jìn)來的電話 ， 根據(jù)需要進(jìn)行處理 接待隨時(shí)找人 為各位倒水、遞煙缸 適時(shí)掛圖、分送材料、放投影、錄音錄像 適當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)提供提綱等必要文字材料 要求 協(xié)助會(huì)議按議程進(jìn)行并形成會(huì)議結(jié)果 秘書在會(huì)議中的一項(xiàng)重要的組織工作 ， 是 輔助領(lǐng)導(dǎo)或主持人按議程進(jìn)行會(huì)議內(nèi)容并協(xié)助 對(duì)會(huì)議所有議題形成結(jié)果 。 按議程進(jìn)行會(huì)議內(nèi) 容是避免無限期地討論一個(gè)問題或者離開原定 議題 。 還要敦促會(huì)議形成結(jié)果 ， 比如討論的問 題要形成相對(duì)一致的意見 ， 明確要做的工作最 后由誰主抓或承辦 ， 一些事項(xiàng)的具體辦理方法 以及督辦方法等 。 4 歸檔 （三）秘書在會(huì)后的善后和 落實(shí)工作 秘書在會(huì)后的善后和落實(shí)工作有以下四部分組成 （見圖 5-11）。 圖 5-11 秘書在會(huì)后的善后和落實(shí)工作的四個(gè)部分 秘書在會(huì)后的善后和落實(shí)工作的四個(gè)部 分 及時(shí)清理會(huì)議室，使一切復(fù)原，以便其他會(huì)議正常進(jìn)行 及時(shí)下發(fā)會(huì)議文件，并對(duì)會(huì)上布置的工作做好催辦 整理 整理 ：及時(shí)整理有關(guān)會(huì)議材料 、 如紀(jì)要 、 簡報(bào) 、 決議或決定 ， 其中包括要領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字的 ， 要領(lǐng)導(dǎo)簽 發(fā)并遞送有關(guān)宣傳部門的 ， 以及要在機(jī)關(guān)內(nèi)信息簡報(bào) 上交流的內(nèi)容 。 歸檔 ： 一切會(huì)議材料 ， 要及時(shí)按規(guī)定格式整理 好 ， 做好歸卷工作 ， 以備存檔 。 另外通過對(duì)工作例會(huì)程序的介紹，例會(huì)的原則可 歸納為以下六條（見圖 5-12）。 圖 5-12 工作例會(huì)的原則 會(huì)場寧略小而勿失于大 科學(xué)地統(tǒng)籌安排會(huì)議議程 做好會(huì)議服務(wù)工作 事先準(zhǔn)備議題 做好會(huì)議缺席部門或人員的落實(shí)工作 秘書在通知開會(huì)時(shí)采用口頭和書面并用 大型會(huì)議中的會(huì)務(wù)工作 要開好一個(gè)會(huì)，尤其是大型會(huì)議，精心的 準(zhǔn)備和組織，是開好會(huì)的重要保證。一般大型 會(huì)議的會(huì)務(wù)人員很多，會(huì)議籌備部門和會(huì)務(wù)工 作人員常是由與會(huì)各單位暫時(shí)抽調(diào)來組成的， 一些重要的、需要早動(dòng)手的工作，也是由主辦 單位負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)的同志提前落實(shí) 的。下面就一般大型會(huì)議中秘 書的會(huì)務(wù)工作做簡單介紹。 （一）會(huì)議的“前站” 大型會(huì)議的議題是由領(lǐng)導(dǎo)中樞決定的，秘 書的工作，是根據(jù)會(huì)議的規(guī)模范圍，組建好會(huì) 務(wù)班子，即大會(huì)籌備處（臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu)）或 叫秘書處、會(huì)務(wù)組等等。大型會(huì)議的籌備處由 會(huì)議的主辦單位主抓并負(fù)責(zé)組建會(huì)務(wù)班子。一 般會(huì)務(wù)工作人員分為四套班子，即：秘書組、 行政組、宣傳組、保衛(wèi)組。 秘書組在會(huì)前的工作 撰寫會(huì)議方案和所需的會(huì)議文字材料 大型會(huì)議方案中主要明確 8項(xiàng)內(nèi)容，如表 5-3所示。 表 5-3 大型會(huì)議方案的內(nèi)容 1 1 方案的內(nèi)容 概 述 確定會(huì)議議題 凡是開會(huì)，秘書人員都要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定或者選擇收集到的議題，有時(shí)為防止意外還要另外準(zhǔn)備一到兩個(gè)備用議題。一般而言，總是先有了議題，才決定開會(huì)，然而實(shí)現(xiàn)情況是復(fù)雜的 確定會(huì)議名稱 會(huì)議的名稱應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題、性質(zhì)在會(huì)議方案中明確擬定 確定會(huì)議的時(shí)間 一般要視會(huì)議議題的復(fù)雜程度、重要程度、緊急程度而定，力求做到緊湊而有效，避免不必要的拖延與浪費(fèi) 方案的內(nèi)容 概 述 確定與會(huì)人員 包括會(huì)議出席人、列席人、特邀人員 確定會(huì)議地點(diǎn) 結(jié)合與會(huì)人員的人數(shù)、范圍、會(huì)期長短、分布地區(qū)，本著精簡節(jié)約、方便工作的原則選擇對(duì)大多數(shù)與會(huì)人員方便的地點(diǎn) 擬定會(huì)議議程和日程 議程和日程是兩個(gè)不同的概念 編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算 編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算要本著節(jié)約、節(jié)省的原則將會(huì)議期間的每一筆開支詳細(xì)列出，報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后確定 擬訂會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備辦法以及會(huì)議組織和具體分工 主要包括大會(huì)發(fā)言材料、會(huì)議日程表、全體參會(huì)人員名單、住宿安排、主席臺(tái)座次、分組名單、討論專題和分組討論場所、作息時(shí)間表、會(huì)議參閱文件、會(huì)議下發(fā)材料 續(xù) 表 議程和日程 ：會(huì)議議程指對(duì)已確定的議題列出討 論的先后順序，是安排日程的前提和基礎(chǔ)。會(huì)議日程 是結(jié)合會(huì)議議程對(duì)會(huì)議期間的所有活動(dòng)作逐日的具體 的時(shí)間安排，以保證會(huì)議的正常進(jìn)行。 其中對(duì)會(huì)議議程和日程的安排尤為重要。會(huì)議議 程擬定的合理與否直接關(guān)系到會(huì)議能否實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目 標(biāo)、取得預(yù)期的效果，也關(guān)系到能否高效率地召開會(huì) 議。日程的確定是結(jié)合已確定的議程將會(huì)議議題的討 論以及會(huì)議期間的其他活動(dòng)按日排列，以便會(huì)議中的 所有活動(dòng)能夠有條不紊地進(jìn)行。 其中會(huì)議議程表的格式，如表 5-4所示。 表 5-4 協(xié)會(huì)專業(yè)技術(shù)研討會(huì)會(huì)議日程表 日 期 時(shí) 間 內(nèi) 容 地 點(diǎn) 9月 5日 星期四 8:00-8:50 報(bào)到并領(lǐng)取會(huì)議資料 圓通飯店 1層大廳 9:00-11:30 同志報(bào)告 圓通飯店 5層會(huì)議廳 14:00-17:00 同志專業(yè)技術(shù)講座 圓通飯店 5層會(huì)議廳 日 期 時(shí) 間 內(nèi) 容 地 點(diǎn) 9月 6日 星期五 8:00-11:00 分組討 論 (預(yù)先按單位分組并指定召集人及記錄 ) 第一組 圓通飯店 2層小會(huì)議廳 第二組 圓通飯店 3層小會(huì)議廳 第三組 圓通飯店 4層小會(huì)議廳 14:00-17:00 參觀相關(guān)技術(shù)操作 13:40圓通飯店門口發(fā)車到高新技術(shù)開發(fā)區(qū) 續(xù) 表 落實(shí)大會(huì)發(fā)言人、發(fā)言內(nèi)容及時(shí)間，以確 定和組織撰寫、修改、審閱大會(huì)的典型材料、 發(fā)言等，以便具體安排會(huì)議日程。 落實(shí)文件材料的打印、校對(duì)、裝訂工作。 編制“大會(huì)手冊”，手冊內(nèi)容主要是會(huì)議名 稱（會(huì)標(biāo)）、會(huì)議時(shí)間（安排）、文娛活動(dòng)、 作息時(shí)間，大會(huì)發(fā)言程序、討論時(shí)間地點(diǎn)等。 準(zhǔn)備與會(huì)人員名單與通訊地址聯(lián)絡(luò)方式的 表格，用于編制大會(huì)名錄。 2 3 4 5 行政組在會(huì)前的工作 行政組在會(huì)前的工作包括以下八部分。 印制會(huì)議胸卡或代表證、工作證、服務(wù)證、 資料袋、座簽等。 1 2 其印制有如下要求（見圖 5-13）。 圖 5-13 印制證件的要求 印 制 證 件 沒有特殊要求 有特殊要求 直接與廣告制作公司或門市部聯(lián)系，會(huì)有各種不同樣式供選擇，只要比較價(jià)格，保證印制質(zhì)量和交貨時(shí)間就可以 可以與制作商協(xié)商，秘書一定把要求講清楚，把價(jià)格談清楚 發(fā)送會(huì)議通知。大型會(huì)議的會(huì)議通知內(nèi)容比較復(fù) 雜，除了要通知的時(shí)間、會(huì)期、地點(diǎn)、內(nèi)容之外，一 定要加上回執(zhí)單，回執(zhí)單一般采用表格式，主要填報(bào) 所有參會(huì)人的姓名、性別、職務(wù)職稱、民族、年齡、 會(huì)后返程交通要求等等，有的學(xué)術(shù)性交流會(huì)還要提交 論文題目。秘書通過回執(zhí)單的統(tǒng)計(jì)，可以掌握與會(huì)人 數(shù)、早做安排。因此，會(huì)議通知要考慮到往返時(shí)間， 早發(fā)為宜。 準(zhǔn)備必要的請柬和給領(lǐng)導(dǎo)人的會(huì)議 邀請函，交給會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)。 2 3 安排會(huì)議食宿。食宿安排的總原則是讓與 會(huì)人員吃好、住好，又不可造成浪費(fèi)，一般不 同的會(huì)議會(huì)有不同的規(guī)格，要盡可能安排好。 住宿的安排一定要將工作做細(xì)，以防不經(jīng)意間 出現(xiàn)厚此薄彼的現(xiàn)象，造成矛盾。 4 安排住宿的要求包括以下幾點(diǎn)（見圖 5-14）。 圖 5-14 安排住宿的要求 安排住宿的要求 與會(huì)人員多，需要選擇多處住宿時(shí)，就要按檔次、設(shè)施和服務(wù)的不同進(jìn)行安排 在優(yōu)先照顧長者、尊者、體弱者和領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，按地區(qū)和小組集中，不同檔次的房間要合理調(diào)配 安排時(shí)應(yīng)先根據(jù)與會(huì)人員名單，列出住宿表，報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后按表住宿 做好登記、收費(fèi)、發(fā)證工作，在房間門上標(biāo)出住宿者的地區(qū)或姓名，便于聯(lián)系 安排就餐的要求包括以下幾點(diǎn)（見圖 5-15）。 圖 5-15 安排就餐的要求 安排就餐的要求 一般要統(tǒng)一就餐標(biāo)準(zhǔn)，少數(shù)民族和年老多病者可作特殊照顧和安排 只要伙食標(biāo)準(zhǔn)定下來，可以采用固定餐位或憑餐券就餐的辦法，一般是就餐時(shí)若干人組成一桌均可 安排會(huì)議場所。包括主、分會(huì)場、討論場 所以及文娛場所。秘書人員一旦確定了會(huì)議召 開的具體地點(diǎn)，就應(yīng)在會(huì)前將會(huì)場按會(huì)議的要 求布置好。要按照會(huì)議的要求對(duì)會(huì)場大小，燈 光設(shè)備，通風(fēng)，會(huì)議駐地的交通，購物，休閑 及其他輔助設(shè)施等情況進(jìn)行檢查落實(shí)，并對(duì)主 會(huì)場、分會(huì)場以及小組討論場所 進(jìn)行合理布置。 5 安排會(huì)議醫(yī)療保障工作。醫(yī)療衛(wèi)生方面的 準(zhǔn)備包括伙食、飲水、住宿、會(huì)場、周圍環(huán)境 和個(gè)人衛(wèi)生諸多方面。要安排有經(jīng)驗(yàn)的應(yīng)急醫(yī) 務(wù)人員，準(zhǔn)備必要的急救藥品，對(duì)飲食、環(huán)境 衛(wèi)生做必要的檢查和處理，清除隱患，保證隨 時(shí)提供應(yīng)急醫(yī)療服務(wù)。特別要考慮到可能出現(xiàn) 的突發(fā)性疾病，應(yīng)給予及時(shí)的救 護(hù)，也要注意防止流行性疾病的 發(fā)生。 6 安排文娛活動(dòng)、往返需用車輛、車場、司機(jī)及司 機(jī)的活動(dòng)。如果會(huì)期較長，為豐富生活，調(diào)節(jié)高度緊 張的工作狀態(tài)，在會(huì)隙或晚間，常要安排一些文娛活 動(dòng)。無論是安排的電影、舞會(huì)、音樂會(huì)、健身活動(dòng)或 觀光等等都應(yīng)在會(huì)前落實(shí)到位，從時(shí)間、內(nèi)容到交通 安排等都不容忽視。目前會(huì)議用車一般采用租用運(yùn)營 車隊(duì)的方式，只要事先商定好具體用車時(shí)間，不必考 慮停放車場和司機(jī)的安排。 訂購參會(huì)人員會(huì)后的車船航票?，F(xiàn) 在一般都是會(huì)務(wù)委托駐會(huì)的飯店解決定 票問題或直接采用網(wǎng)上預(yù)定方法。 7 8 宣傳組的會(huì)前工作 宣傳組的會(huì)前工作包括以下兩部分（見圖 5-16） 。 圖 5-16 宣傳組的會(huì)前工作的內(nèi)容 3 宣傳組 的會(huì)前 工作內(nèi) 容 宣傳會(huì)議的意義、目的、任務(wù)和要求，聯(lián)系安排必要的新聞報(bào)道采訪，準(zhǔn)備召開記者招待會(huì) 設(shè)計(jì)并定制會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、會(huì)議宣傳性標(biāo)語、牌匾、專欄和宣傳展板 保衛(wèi)組的會(huì)前工作 主要負(fù)責(zé)會(huì)議安全保衛(wèi)工作的檢查和落實(shí)。 保衛(wèi)組應(yīng)注意必要的值勤、崗哨、門衛(wèi)、消防、 安全門、特殊事件處理等安全工作的準(zhǔn)備。有 的還要考慮主控室和有關(guān)安全保衛(wèi)設(shè)備的使用 工作。目前有的采用臨時(shí)與保安公司簽訂協(xié)議 的方式，在會(huì)議期間雇傭保安人員。 一切“前站”工作在會(huì)議召開前 就緒，由各組負(fù)責(zé)人落實(shí)后，向大 會(huì)籌備處匯報(bào)，保證會(huì)議如期召開。 4 （二）會(huì)中的各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作 會(huì)中的各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作中的主要從以下四 套班子的工作來討論。 秘書組 秘書組人員在會(huì)中一般按工作內(nèi)容分成 兩部分（見圖 5-17）。 1 圖 5-17 秘書組人員在會(huì)中的工作內(nèi)容 秘書人 員的工 作 收集和初加工以及信息反饋 深加工和信息發(fā)布 一部分是進(jìn)會(huì)，參加或召集小范圍座談?dòng)懻摃?huì)，了解與會(huì)人員的會(huì)議反映，了解會(huì)議情況，保證會(huì)議議程、日程的正常進(jìn)行 一部分秘書人員要負(fù)責(zé)編發(fā)會(huì)議簡報(bào)，及時(shí)報(bào)道會(huì)議情況，適時(shí)下發(fā)會(huì)議材料 按既定日程和議程組織會(huì)議及會(huì)間活動(dòng) 做好大、小會(huì)議調(diào)度工作，堅(jiān)持候會(huì)制度 候會(huì)制度 ：候會(huì)就是等候參與會(huì)議的具體 議程。有些會(huì)議，議題繁多，必須參加后一議 題討論的代表如果與前一議題無關(guān)，秘書人員 必須通知有關(guān)人員在指定的時(shí)間到指定的地方 等候，保證會(huì)議前后相接，既可節(jié)省時(shí)間、又 不至于使會(huì)議秩序混亂，保證各議題討論的緊 湊，又避免無謂的“聽會(huì)”。如大會(huì)安排代表發(fā) 言、演講，要提前落實(shí)好發(fā)言、演講人，并按 時(shí)把他們引領(lǐng)到指定地點(diǎn)等候準(zhǔn)時(shí)發(fā)言。 秘書組要組織會(huì)議決定、決議的修改和定 稿。有的決定、決議，是秘書在會(huì)前就著手準(zhǔn) 備的，有的則要根據(jù)會(huì)上議定的內(nèi)容或表決的 結(jié)果在會(huì)議期間撰寫的。還要抓緊做會(huì)議總 結(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備會(huì)議后期發(fā)言。 行政組 首先 ，要組織會(huì)議簽到工作。簽到是與會(huì) 人員到會(huì)時(shí)的一道必要的手續(xù)，也是會(huì)場管理 的一項(xiàng)重要內(nèi)容。 2 目前常見的簽到方法有四種（見圖 5-18）。 圖 5-18 簽到方法 常見的簽 到方法 簿式 簽到 秘書代簽法 證件式簽到 電子自動(dòng)簽到 秘書代簽法 ：由秘書人員在到來者的名下畫圈。 證件（卡片）式簽到 ：與會(huì)代表在預(yù)先發(fā)給他們 的證件或卡片上簽上自己的姓名，然后上交即可。 簿式簽到 ：與會(huì)代表在入場時(shí)到秘書人員事先準(zhǔn) 備好的簽到簿上簽署自己的姓名、職務(wù)、所在單位、 聯(lián)系電話及安排住宿房號(hào)等，以示到會(huì)。 電子自動(dòng)簽到 ：代表將印有代表固定號(hào)碼的卡片 送入簽到機(jī)，簽到機(jī)立即將姓名、號(hào)碼傳到中心，并 把簽到卡退還代表。電子簽到的優(yōu)點(diǎn)在于快捷方便， 不會(huì)因速度慢而在會(huì)場入口處出現(xiàn)混亂擁擠的現(xiàn)象。 簽到完畢，與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場后，秘書人 員要填寫會(huì)議出席情況報(bào)告表，在主持人宣布 會(huì)議正式召開前報(bào)告主持人。會(huì)議出席情況報(bào) 告表包括會(huì)議名稱和屆次、日期、應(yīng)到人數(shù)、 缺席人數(shù)，實(shí)到人數(shù)等內(nèi)容。 其次 ，是分發(fā)文件。分發(fā)的文件包括報(bào)告、講話 稿，演講稿、計(jì)劃、方案、決定討論稿、草案、規(guī)定、 章程、制度、開幕詞、閉幕詞、議案、提案、討論的 問題等。分發(fā)不僅要避免出現(xiàn)差錯(cuò)，而且常要趕時(shí)間， 有時(shí)一部分分發(fā)下去看完后還要回收，秘書人員一定 要親自分發(fā)、回收，還要清點(diǎn)下發(fā)與回收的文件材料 份數(shù)。如需回收的文件，分發(fā)前在右上角必須注明回 收字樣，以便與會(huì)人員妥善保管。 最后 ，行政組還要征求與會(huì)者對(duì)食宿的意見，對(duì) 特殊與會(huì)人員加強(qiáng)醫(yī)療服務(wù)，抓緊會(huì)務(wù)費(fèi)用結(jié)算工作， 組織安排好會(huì)議期間的文娛活動(dòng)，搞好返程交通的落 實(shí)。 宣傳組 結(jié)合會(huì)議要求組織各種形式的宣傳工作，聯(lián) 系并協(xié)助新聞單位做好報(bào)道，保證信息的及時(shí)發(fā) 布與交流。 保衛(wèi)組 杜絕各種不安全隱患，必要時(shí)與有關(guān)交通管 理和治安管理部門協(xié)調(diào)，保證會(huì)議順利進(jìn)行。 3 4 （三）會(huì)后的落實(shí)工作 會(huì)后的落實(shí)工作從以下四套班子的工作來 討論。 秘書組 完成會(huì)議紀(jì)要等等會(huì)議材料，做好下發(fā)工 作。有關(guān)的報(bào)告、決定、決議修改后，要經(jīng)主 要負(fù)責(zé)人審閱簽發(fā)，然后印發(fā)。 1 需回收的文書，大會(huì)結(jié)束后及時(shí)收回；遺失的經(jīng)查清，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)處理 需公開發(fā)表重要文件，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后及時(shí)交新聞單位發(fā)表 正式印發(fā)的文件及時(shí)印發(fā) 會(huì)議記錄、發(fā)言稿、原始材料等均應(yīng)立卷、歸檔 秘書人員應(yīng)根據(jù)文書的性質(zhì)與重要程度分情況妥 善處理（見圖 5-19）。 圖 5-19 秘書人員對(duì)各種文書的處理 文書 需要承辦、轉(zhuǎn)辦以及要形成其他材料的文件，要及時(shí)交付有關(guān)人員，歸口處理 行政組 作好與會(huì)人員的財(cái)務(wù)結(jié)算，賬目票據(jù)要結(jié) 清；做好離會(huì)時(shí)的協(xié)助退房、返回送站工作； 做好駐地、會(huì)場的善后工作。要保證與會(huì)者及 時(shí)離會(huì)，必要的，要協(xié)助寄發(fā)會(huì)議材料。 宣傳組 與新聞單位共同協(xié)作，做好新聞發(fā)布會(huì)、 新聞播發(fā)和會(huì)議宣傳工作。向駐會(huì) 場所表示謝意，必要時(shí)要發(fā)感謝信。 2 3 保衛(wèi)組 做好會(huì)后的一切物資清點(diǎn)清查工作，協(xié)助做 好會(huì)議材料的妥善處理工作。 以上，是大型會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，以典型的代 表會(huì)會(huì)務(wù)為例。大型會(huì)議還應(yīng)當(dāng)包括展示會(huì)、展 銷會(huì)、博覽會(huì)、交流會(huì)等等，這種會(huì)務(wù)，比起我 們所介紹的內(nèi)容和形式都更豐富， 也更復(fù)雜。 展 銷 會(huì) 4 第三節(jié)會(huì)議工作的變革與發(fā)展 會(huì)議是必要的，它是發(fā)揚(yáng)民主，集思廣 益，溝通信息，推動(dòng)工作，解決問題的一種 十分重要的方法。但目前，我們國家從上至 下不同程度地存在著會(huì)風(fēng)不正問題。 規(guī)模越來越大、級(jí)別越來越高、陪會(huì)嚴(yán)重 會(huì)議討論問題東拉西扯，議而不決決而不行 會(huì)風(fēng)不正的問題（見圖 5-20）。 圖 5-20 會(huì)議存在的問題 存在的 問題 會(huì)議鋪張浪費(fèi)、講究吃會(huì)、游會(huì)、玩會(huì)、撈會(huì) 時(shí)間過長 形成“馬拉 松”會(huì) 會(huì)議過多，形成“會(huì)?！?隨著我國經(jīng)濟(jì)體制與政治體制改革的不斷 深入和發(fā)展，會(huì)風(fēng)不正問題越來越成為管理工 作中嚴(yán)重的腐敗現(xiàn)象，會(huì)風(fēng)問題已經(jīng)到了非改 不行的時(shí)候了。研究會(huì)議改革，主要應(yīng)當(dāng)從兩 個(gè)方面入手。一個(gè)是會(huì)議該不該開；一個(gè)是該 開的會(huì)議怎么開。解決好這兩個(gè)問題，會(huì)風(fēng)才 能端正，辦事效率自然提高。 （一）健全會(huì)議制度，嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律 要徹底根除工作中存在的弊端，都必須從制度與 紀(jì)律入手才能解決。會(huì)議改革，首先應(yīng)當(dāng)把好會(huì)議審 批關(guān)（見圖 5-21）。 圖 5-21 會(huì)議的審批 會(huì) 議 審 批 關(guān) 人把關(guān) 制度把關(guān) 會(huì)議方案報(bào)批制度 會(huì)議方案報(bào)批制度 ：要建立一套會(huì)議方案 報(bào)批制度，明確什么規(guī)模、什么級(jí)別、會(huì)議支 出在什么范圍內(nèi)的會(huì)議，應(yīng)當(dāng)事先報(bào)送哪一級(jí) 審批。秘書工作中強(qiáng)調(diào)會(huì)議方案的設(shè)計(jì)，會(huì)議 方案報(bào)批制度中應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定，申請開會(huì)，要 有詳盡的會(huì)議方案，會(huì)議方案中要明確會(huì)議目 的，明確會(huì)議要取得的成果。 （二）壓縮會(huì)議支出，計(jì)算會(huì)議成本，公開會(huì)議支出 針對(duì)壓縮會(huì)議費(fèi)用問題，有人提出了對(duì)會(huì) 議費(fèi)用的各種標(biāo)準(zhǔn)化計(jì)算。如果每位與會(huì)者心 中都有一本會(huì)議支出的經(jīng)濟(jì)賬，精打細(xì)算，科 學(xué)安排會(huì)議的投入與產(chǎn)出，會(huì)風(fēng) 必定大為好轉(zhuǎn)。 會(huì)議成本 ：計(jì)算會(huì)議成本，就是按照與會(huì)人員的 工作職稱、工作水平、工作量來計(jì)算會(huì)議期間所有人 力、物力、財(cái)力的開支，計(jì)算出會(huì)議成本，以明確會(huì) 議的代價(jià)，提醒有關(guān)人員，減少?zèng)]有必要的會(huì)議。人 們曾經(jīng)借鑒過日本太陽公司計(jì)算會(huì)議成本的方法，即 會(huì)議成本 = 2A B T（ A：每小時(shí)職工平均工資的 3 倍； B：參加會(huì)議的人數(shù)； T：是以小時(shí)計(jì)算的開會(huì)時(shí) 間； 2A即包含了停工的損失）。這種計(jì)算方法是否科 學(xué)值得研究，但講究效率、講究成本的精神，值得學(xué) 習(xí)。 （三）統(tǒng)一辦會(huì) 奢侈會(huì)風(fēng)造成的不僅是資金浪費(fèi)問題，“會(huì) ?！敝羞€會(huì)使人力物力無限消耗。針對(duì)這種情 況，現(xiàn)在有不少“會(huì)議公司”，專門承接各類會(huì) 議事務(wù)，而且完全是經(jīng)營性的。 會(huì)議公司 ：會(huì)議的主辦單位只要付錢、講 清會(huì)議目的，會(huì)議公司便以完善的會(huì)務(wù)工作向 主辦單位提供服務(wù)。目前，北京有幾家會(huì)議公 司，各大飯店的公關(guān)部門和其他部門，也承接 類似的事務(wù)。像“展覽公司”，在辦各類展覽會(huì)， 展銷會(huì)、游園會(huì)、“廟會(huì)”的意義上， 也是一個(gè)會(huì)務(wù)性公司業(yè)務(wù)。 廟 會(huì) 目前看來，會(huì)議公司能夠生存和發(fā)展，說明人們 對(duì)統(tǒng)一辦會(huì)的需要。但會(huì)議公司也有其自身的優(yōu)點(diǎn)和 缺點(diǎn)，如表 5-5所示。 表 5-5 會(huì)議公司的優(yōu)缺點(diǎn) 會(huì)議公司的優(yōu)點(diǎn) 會(huì)議公司的缺點(diǎn) 經(jīng)常辦會(huì)，可以在辦會(huì)的經(jīng)驗(yàn)上不斷總結(jié)，會(huì)議就辦得好 多是不同單位參加的大會(huì)，會(huì)議開支都是公款，所以沒人做一個(gè)精確的計(jì)算 會(huì)議公司在物質(zhì)上也有相應(yīng)的基礎(chǔ)，有比較完善的現(xiàn)代會(huì)議設(shè)備設(shè)施 節(jié)省了部分人力 會(huì)議公司沒有一個(gè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 也節(jié)省財(cái)力 （四）限制會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn) 目前，一些“會(huì)?！爆F(xiàn)象形成的原因，是無 人“督會(huì)”。一些領(lǐng)導(dǎo)人物，都是被當(dāng)成特邀的 來賓請來講話、聽會(huì)的，囿于各方面原因，會(huì) 已開了，也不便指責(zé)。目前有的地方已經(jīng)開始 建立會(huì)議的監(jiān)督機(jī)制，比如明確規(guī)定不準(zhǔn)在旅 游旺季到旅游勝地組織會(huì)議。對(duì)于限制會(huì)議的 時(shí)間，也是很有必要的。 （五）利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備使 會(huì)議現(xiàn)代化 利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，可以克服會(huì)議的時(shí) 間緊、場所限制、人員集中、資料準(zhǔn)備工作緊 張、交通不便等等困難，大大減少財(cái)政開支， 提高效率。 電子計(jì)算機(jī)的廣泛使用，可使會(huì)議計(jì)算機(jī)化。計(jì) 算機(jī)在會(huì)議中的應(yīng)用有以下方面（見圖 5-22）。 圖 5-22 計(jì)算機(jī)在會(huì)議中的主要應(yīng)用 計(jì)算機(jī)在會(huì)議中的應(yīng)用 用電子日程表安排會(huì)議，并及時(shí)發(fā)出信號(hào)，提醒準(zhǔn)時(shí)開會(huì) 與會(huì)者進(jìn)行信息傳遞、文件的起草討論、以及各種會(huì)議材料統(tǒng)計(jì) 進(jìn)行會(huì)議記錄，編制會(huì)議簡報(bào)，自動(dòng)檢索會(huì)議內(nèi)容 除此之外，還有一些具體的會(huì)議改革方法 （見圖 5-23）。 圖 5-23 會(huì)議改革的方法 會(huì)議改革方法 1.會(huì)議議題要單一 2.會(huì)前做好充分的準(zhǔn)備 3.小型會(huì)議不安排開幕式和閉幕式 4.事先把報(bào)告、講話稿印發(fā)給與會(huì)者 限定發(fā)言人數(shù)和發(fā)言時(shí)間 5.砍掉沒必要的觀光旅游 6.紀(jì)念品要體現(xiàn)會(huì)議的品位 會(huì)議改革是老話題，又總有新內(nèi)容，說明 會(huì)議改革任務(wù)的艱巨。會(huì)議的質(zhì)量水平，有時(shí) 的確不完全取決于秘書，但是畢竟具體的會(huì)議 事務(wù)都是由秘書承辦的，所以會(huì)議改革中秘書 的責(zé)任是重大的。 第四節(jié) 會(huì)見會(huì)談中的事務(wù)工作 本節(jié)要點(diǎn) 一、安排會(huì)見工作 二、安排會(huì)談工作 當(dāng)今世界，信息與科學(xué)技術(shù)已經(jīng)大大縮短了 人與人、地區(qū)與地區(qū)、國家與國家之間的距離， “地球村”開始成為現(xiàn)實(shí)。無論是政府組織、企業(yè) 公司，還是社會(huì)團(tuán)體，為交往與合作而舉行的會(huì) 見和會(huì)談就越來越多，它已成為領(lǐng) 導(dǎo)工作的一個(gè)非常重要的組成部分。 一、安排會(huì)見工作 會(huì)見，即與別人會(huì)面、相見，多指外交場合，也 稱會(huì)晤。其具體概念如下（見圖 5-24） 。 圖 5-24 會(huì)見的具體概念 會(huì)見 接見或召見 晉見 謁見或覲見 尊者、長者和身份、級(jí)別、地位高者會(huì)見卑者、小者和身份、級(jí)別、地位低者 卑者、小者和身份、級(jí)別、地位低者會(huì)見尊者、長者和身份、級(jí)別、地位高者 接見或拜會(huì) 在君主制國家 在外交上 會(huì)見就其內(nèi)容和性質(zhì)來說，有禮節(jié)性的，也有實(shí) 質(zhì)性的，與會(huì)談相比，禮儀性更強(qiáng)些（見圖 5-25）。 圖 5-25 會(huì)見的種類 會(huì)見的種類 禮節(jié)性的會(huì)見 實(shí)質(zhì)性的會(huì)見 時(shí)間較短，話題較寬泛，氣氛也較輕松活潑 涉及雙邊的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化以及其他內(nèi)容中的一方面或多方面交換意見，因而時(shí)間較長，話題較集中，氣氛緊張 在為領(lǐng)導(dǎo)安排會(huì)見時(shí)，秘書人員必須做的 具體工作有以下幾方面： （一）客人提出會(huì)見要求 會(huì)見如果是由客人提出，秘書人員應(yīng)將對(duì) 方要求會(huì)見的目的、人數(shù)、人員姓名、職務(wù)以 及會(huì)見內(nèi)容及時(shí)報(bào)告給領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一籌 劃與安排下盡早給對(duì)方回復(fù)，以便約定會(huì)見時(shí) 間。如因故不能會(huì)見，應(yīng)向?qū)Ψ酵裱越忉尅?（二）主人（我方）提出會(huì)見要求 如果我方作為主人主動(dòng)提出會(huì)見要求，即會(huì)見邀 請，秘書人員需要安排好以下事務(wù)工作，如表 5-6 所 示。 表 5-6 秘書人員的事務(wù)工作 序號(hào) 事務(wù)工作 注意事項(xiàng) 1 確定主方參加人員 確定參加會(huì)見的領(lǐng)導(dǎo)，然后指定陪同人員。參加人不宜過多，只要求有關(guān)人員參加 2 確定會(huì)見時(shí)間及地點(diǎn) 應(yīng)充分考慮雙方各自的時(shí)間安排以及方便程度，一般可安排在客人抵達(dá)的第二天或宴請之前。地點(diǎn)一般可選在客人所住賓館的會(huì)議室，也可選擇主人所在地的會(huì)客室 3 準(zhǔn)備資料 準(zhǔn)備會(huì)見材料，幫助領(lǐng)導(dǎo)擬定會(huì)見談話的話題及內(nèi)容 4 安排座次 會(huì)見應(yīng)選擇桌椅、沙發(fā)，擺放在適當(dāng)?shù)奈恢?，安排賓主對(duì)稱而坐。座位的安排習(xí)慣上按國際上通行的右為上， 5 約妥會(huì)見時(shí)間 主人主動(dòng)將會(huì)見人姓名、會(huì)見目的、以及具體安排告知對(duì)方，并要求回復(fù)。得到肯定回復(fù)后，約妥會(huì)見時(shí)間 序號(hào) 事務(wù)工作 注意事項(xiàng) 6 安排具體會(huì)見事務(wù) 布置會(huì)見場所，準(zhǔn)備會(huì)見時(shí)的飲料，安排會(huì)見人員食宿、交通車輛和具體事宜。如要發(fā)布新聞，要事先約定新聞單位 7 會(huì)見迎接 會(huì)見時(shí)，主人提前半小時(shí)到達(dá)，通常由秘書人員在大樓門口迎接，主人在會(huì)客室迎接；對(duì)重要客人，主人應(yīng)到門口迎接 8 引見介紹 秘書人員引見時(shí)，應(yīng)側(cè)身走在客人前面 1.5-2米處。賓主初次見面須作介紹，秘書介紹的內(nèi)容包括身份、姓名、單位，客人落座后，秘書人員要及時(shí)端上茶水或其他飲料 9 會(huì)見拍照 會(huì)見時(shí)如需攝影，一般要在主客會(huì)面握手時(shí)或主客就座寒暄前拍攝。儀式隆重的會(huì)見，攝影是在主客進(jìn)入會(huì)客廳前，由秘書人員引到特定的地方拍攝 10 會(huì)見結(jié)束 秘書人員應(yīng)微笑著把客人送到大門口，為表示尊重對(duì)方，可送到小轎車前握別，揮手且送客人遠(yuǎn)去后退回 11 整理會(huì)見紀(jì)要 秘書人員及時(shí)地整理出會(huì)見紀(jì)要，總結(jié)會(huì)見成果 續(xù) 表 其中在安排座次中，常見的安排法有如下 三種（見圖 5-26）。 主賓 主人 客 人 主 人 譯員 辦 公 室 主人 客 人 客 人 圖 5-26 常見的座次安排法 主人 主賓 二、安排會(huì)談工作 會(huì)談，指雙方共同商談，是雙方或多方就某些重 大問題，如貿(mào)易項(xiàng)目，政治、經(jīng)濟(jì)、文化等領(lǐng)域的重 大問題的磋商或談判。會(huì)談一般均為實(shí)質(zhì)性的，雙方 或多方都是以實(shí)現(xiàn)自身的一定利益為目的，希圖與對(duì) 方達(dá)成某種共識(shí) ,因而會(huì)談往往時(shí)間較長，可能出現(xiàn)波 折，有時(shí)同一問題的會(huì)談會(huì)分多次進(jìn)行。 秘書人員安排領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)談工作，與安排領(lǐng)導(dǎo)的會(huì) 見工作基本相同，所以此處主要介紹會(huì)談桌的選擇和 座次的安排。會(huì)談一般都選擇專設(shè)的 會(huì)談桌上進(jìn)行。常見的會(huì)談桌及座次 安排有以下幾種情況。 （一）適合于雙邊的會(huì)談桌安排 適合于雙邊的會(huì)談桌安排有以下兩種情況（見圖 5-27）。 圖 5-27 雙邊的會(huì)談桌安排 正 4 3 6 3 5 7 4 6 5 7 主賓 譯員 譯員 主人 正門 主人 主賓 4 5 3 譯員 4 譯員 3 5 正門 （二）三方會(huì)談時(shí)方形會(huì)談桌的安排 三方會(huì)談時(shí)方形會(huì)談桌的安排情況如下 （見圖 5-28）。 圖 5-28 三方會(huì)談時(shí)方形會(huì)談桌的安排 （三）多邊會(huì)談時(shí)的環(huán)形圓桌環(huán)形橢圓桌和方形會(huì)談桌的安排 多邊會(huì)談時(shí)的環(huán)形圓桌環(huán)形橢圓桌和方形會(huì)談桌的 安排情況如下（見圖 5-29）。 圖 5-29 多邊會(huì)談時(shí)的環(huán)形圓桌環(huán)形 橢圓桌和方形會(huì)談桌的安排 空間 空間 空間 會(huì)談取得了成果，如果要簽訂意向書、協(xié) 議或合同，秘書人員要協(xié)助組織好簽字儀式。 通過以上的介紹，可以得出會(huì)見、會(huì)談與 會(huì)議的區(qū)別。 圖 5-30 會(huì)見 、 會(huì)談與會(huì)議的區(qū)別 會(huì)見、會(huì)談與會(huì)議的區(qū)別（見圖 5-30）。 會(huì)見 、 會(huì)談與會(huì)議的區(qū)別 從范圍看 從目的看 會(huì)議是一方內(nèi)部召開 會(huì)見、會(huì)談則是雙方或多方進(jìn)行意見交換 會(huì)議的參加者往往目的相同，都是為了解決某一問題的 會(huì)見和會(huì)談涉及的問題是大家共同關(guān)心的，都是要爭取各自更多的利益 安排和組織會(huì)見和會(huì)談的秘書，要注意把 握相互尊重，互惠互利，求大同存小異，最大 限度爭取我方利益的原則。 第五節(jié) 儀典、宴請事務(wù)工作 本節(jié)要點(diǎn) 一、公務(wù)儀典的籌 劃和組織工作 二、宴請的籌