(電大復習)?？妻k公室管理

1 辦公室管理期末復習資料 一、單項選擇題 1以下關(guān)于投影機的使用哪一項是不適宜的 ( D )。 A 安置窗簾遮擋室外光線 B 與其他設(shè)備正確連接 C 投影機要遠離熱源 D 應設(shè)置電腦的桌面屏幕保護功能 2文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的 ( C )。 A 準備一些敞開的文件夾，貼上相應的標識條 B 辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理 C 較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方 D下班前要整理好自己的辦 公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密 3以下關(guān)于錄音機的使用哪一項是不適宜的 ( A )。 A錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ ON”位置 B想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉 C 機內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為 30 一 150 厘米 D錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音 4文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的 ( C )。 A定好目標，把想做或需要做的事情寫下來 B盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的 時間段里去做 C 每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力 D對每一項工作作出安排，定好最后期限 5以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的 ( C )。 A 電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄 B文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話 C應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系 D 如果已經(jīng)回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系 6以下關(guān)于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的 ( A )。 A以電話方式?jīng)Q定面 談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認 B上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，每天早上核對當天的行動計劃 C 如果會議的主辦者是上司，就要確認 (至少在舉辦日的二、三天前 )會議室 D 會議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準備好 7文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的 ( B ) A 準備旅行計劃和旅館信息 B代替上司制定約會計劃 C 為商務洽談收集資料 D把上司商務旅行時需要帶的行李列出清單 8以下關(guān)于 交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的 ( D )。 A 用后跟著地走路 B正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿 C男性在任何場合都可戴著手套握手 D穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰 9以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的 ( C )。 A雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好 D茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行 C 工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可 D午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交 10上司決定參加某個會議時，文員不應該 ( A )。 A 只在便箋上寫好會議名稱 B除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料 C 如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費的時間 D和上司先充分溝通，避免在會議進行中臨時以電話聯(lián)系的不便 11在使用復印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當?shù)?( A )。 A. 接 通 電 源 可 立 即 復 印 操 作 B選定復印紙后要抖松消除靜電 C. 選 擇復印倍率來決定復印紙尺寸 D復印完畢應取下復印品和原稿 12，以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的 ( C )。 A. 現(xiàn)金通常放在一個帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里 B把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中 C. 標準的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名 D不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢 13文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的 ( D )。 A. 先將自己想做的工作以重要程度為標準分類 B其次以緊急程度和重要程度為標準分類 C. 同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率 D. 可以按照文員自己的習慣進行工作 14文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的 ( A )。 A. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見 B必要時可形成文字材料，照本宣科 C不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示 D重要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記 15以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的 ( B )。 A. 考慮打電話的時間是否合適 B打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話 C. 有時候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言” D對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事 16以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的 ( C )。 A應選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜 B白天赴宴應選用香味較濃的香水，夜晚則應選用香味優(yōu)雅的香水 C. 未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi) D文員應在上司之后與對方碰杯，碰杯時應目 視對方以示敬意 17以下關(guān)于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的 ( D ) A. 與人聯(lián)系要記下對方姓名 (同時告知你的姓名 )，需再打電話弄清疑點應找同一人 B首先要了解火車運行時間，上司對鋪位的要求 C. 如果預訂需要有保證，應事先申明，如果想取消預訂，也要在結(jié)帳之前打電話 D不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明 18文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮( D )。 A. 宴會的形式與氣氛 B交通是否方便 C. 有無停車場 D有無休息室 19以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項不適宜 ( B )。 A語句要簡短 B由過程先說 C. 利用重復的效果 D說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言 20將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是 ( A)。 A. 騎邊章 B封存章 C. 騎縫章 D證見章 21社交場合很講究次序禮儀，一般( B ) A以右為次 B以右為尊 C. 以后為次 D以左為尊 22辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于 合適的話題 ?( A ) A. 有共同利益的話題 B夸耀自己的話題 2 C保密的話題 D應當忌諱的話題 23 郵件的寄發(fā) 不要考慮以下因素 ( D ) A時間 B便利 C經(jīng)濟 D愛好 24文員做會議記錄時，可以在會議記錄中 ( C ) A 加入自己的主觀意見 B不記錄議題 C. 與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 D對所記內(nèi)容作評論 25以下哪些標 準不是文員分揀郵件應該遵守的 ?( C ) A按收件人姓名分揀 B按收件部門名稱分揀 C. 按私人公務標準分揀 D按郵件重要性分揀 26傳真機最好用來傳送以下哪種郵件 ?( A ) A一般的圖紙 B機密文件 C. 很長的文件 D感謝信 27以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責 ( B ) A. 訂購 B制造 C. 分配 D儲備 28文員在處理信訪工作時，由收信人 (單位 )復信的情況是以下哪一種 ( A ) A. 初次寫信，或有過激言行的 B有過激言行或漫罵領(lǐng)導的匿名信 C. 做結(jié)案處理的 D沒有具體內(nèi)容的匿名信 29以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議 ( C ) A口字型 B教室型 C. 圓桌型 D U 字型 30以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷如問函與復函等用( A ) A. 通訊者特征立卷 B按地區(qū)特征立卷 C. 按文種特征立卷 D按文種特征立卷 31. 文 員 打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應該是 (C ) A. 國 名 、地 址、部門、姓名 B.姓名、地址、部門、國名 C. 姓 名 、 部 門、地址、國名 D.姓名、國名、部門、地址、 32. 有 時 應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務 (B ) A. 準 備 資 料 B.發(fā)表意見 C. 現(xiàn) 場 服 務 D.會議或會談記錄 33. 郵 件 送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致 (D ) A. 每 天 開 箱 次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致 B. 取 出 郵 件 立即返回辦公室 C. 事 先 帶 上 包袋裝郵件 D. 應 提 高 辦 事效率，把取郵件與其他事一起辦 34. 以 下 哪些接打電話的行為是不正確的 (A ) A， 受 到 通 話 對方極大的責難，應針鋒相對回擊 B， 給 上 司 的 留言正面朝下放在他的辦公桌上 C. 做 記 錄 時 可以在便箋下墊一張復寫紙，以防遺失后備用 D. 中 途 因 有 事需放下電話請對方等待時，應把話筒朝下放置 35.文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪些做法是錯誤的 (D ) A. 如果用寫信的方式，在估計對方收到信后，再打電話確認 B. 告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時可立即 通知 C. 對方越忙越必須早一點聯(lián)絡 D. 如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會 36.以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯誤的 (D ) A. 文員應在任何時候、任何場合攜帶名片 B. 向別人遞送名片時應雙手捧交，將文字正面朝向?qū)Ψ?C. 如果對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應說明并表歉意 D. 名片只能當面遞送，寄去是不禮貌的 37.文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是 (A ) A. 下級單位報送的報告、統(tǒng)計報表等 B. 未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿 C. 單位內(nèi)部互相抄送的文件材料 D. 本單位負責人兼任 外單位職務所形成的文件材料 38.值班人員不應該做以下哪類事情 (A ) A. 簽發(fā)文件 B. 分發(fā)會議通知 C. 詢問情況 D. 傳達指示 39.接受忠告的反應應該是 (D ) A 以煩躁的心情傾聽 B. 盡量把責任推給別人 C. 應辯解說 :“那是因為 ” D. 切勿感情用事 40.以下哪些不是辦公室事務管理的特征 B) A. 服務性 B.決策性 C 專業(yè)性 D.主動性 41在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有 ( B )，了解要 求 約會者的心理。 A. 社交的能力 B說話的技巧 C. 聽話的能力 D聽寫的能力 42在辦公室的布置方面， ( A )的位置是上座。 A離人口最遠 B離人口最近 C靠近門口 D靠近窗戶 43在文員工作以及辦公環(huán)境等方面，下面選項中哪種行為不合適宜 ?( B ) A準備一些敞開的文件夾，貼上相應的標識條 B較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方 C辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理 D下班前要整理好自己的 辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密 44為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項工作應該改進 ?( A ) A工作人員工作盡可能專門化、單一化 B盡可能定量控制辦公室工作 C重復性的工作盡量由機器完成 D合理設(shè)計辦公室的工作流程 45以下哪些接打電話的行為是不正確的 ?( A ) A受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊 B給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上 C做記錄時可以在便箋下墊一張復寫紙，以防遺失后備用 D中途因有事需放下電話請 對方等待時，應把話筒朝下放置 4 6在公務專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習慣用( D )。 A“頃悉”、“際此” B“謹啟”、“鈞啟” C“臺鑒”、“惠鑒” D“臺安”、“鈞安” 47按照美國人類學家愛德華霍爾博士對交往空間距離的劃分理論， 45CM 一120CM，應該是 ( A )o A個人區(qū) B社交區(qū) C親密區(qū) D公眾區(qū) 48以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的 ?( D ) A. 定好目標，把想做或需要做的 事情寫下來 B想辦法加快處理郵件、信件和其他反復出現(xiàn)的事務 C. 開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而中途停頓 D把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做 49下列接受名片時唯一正確的做法是( A )。 A. 接受名片時要用雙手 B大聲念出名片上的頭銜 C. 接過名片馬上放人兜內(nèi) D傳遞名片將正面朝向自己 50上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應 ( A )。 A通知上司家人把衣服送達 B自己 到上司家里去拿 C. 讓上司自己去家里更換 D去買新的服裝 51. 對 新情況、新 問題 ， 無章可循 時 ， 上司又沒有明確的指示， 文 員 可參照有 關(guān) 政策， 作出合乎情理的 處 理。 這 是采用的 (C )方法。 A.進 言 c. 變 通 B. 受意 D. 擋駕 52. 文 員 在 為 上司 篩選電話 時 ， 以下做法不正確的是 (D ) A.文 員 在 說 了迎接 詞 ， 對 方 發(fā) 出聲音之后，就能迅速辨昕出 對 方 3 B. 了解 單 位 每 個人的工作和 職務 ， 提醒正要接聽 轉(zhuǎn) 接 電話 的人， 說 明情況及 轉(zhuǎn) 接理由 C. 有 時 需要文 員編織 一些 美 麗 的 謊 言 以 應 付那些上司不想接待的人 D. 來 電 者 尋 找你的上司， 應 弄清 對 方的身份再通 報 上司 53. 辦 公室， 顧 名思 義 ， 是 辦 公的 場 所 。下列 諸項 中 (B )應 不屬于 辦 公室范疇。 A. 廠 長 室 B.實驗 室 c. 院 長 室 D. 經(jīng) 理室 54. 請 示是文 員 工作上有疑 難 ， 無法 處 理時 ， 向上司 請 求指示， 或無 權(quán)處 理 時 ， 向上司 請 求批準。下面 請 示中 ( C)是不當?shù)摹?A. 對 口 請 示 B. 事先 請 示 c. 越 級請 示 D. 請 示要 單 一 55. 以下 關(guān) 于 辦 公室 職 能 的 說 法， 那一 種是正確的 (C ) A. 辦 公室 為 上司服 務 ， 其他 職 能部 門 不用 顧 及 B. 辦 公室人 員 只要掌 握 辦 文、 辦 事、 辦 會知 識 和技能 c. 辦 公室管理具有集中性和整體性 D. 辦 公室事 務 管理不 僅 有被 動 性， 體 現(xiàn)出來更多的是主 動 性 56. 文 員進 行 會 議 的 計 劃 和準 備時 ， 不 應該 做的是 (C ) A. 會 議場 所的 選擇 ， 要根據(jù)會 議時間長短、花 費 多少作決定 B. 文 員 按照上司的指示， 應 事先 調(diào)查時間 安排 對 參加者是否方便 c. 什 么 日期、 時間 召 開 會 議應 要考 慮議題的 緊 急程度 D. 文秘人 員 必 須 配合會 議議 程， 詳細檢查 各 項 工作 57. 以下餐巾的使用方法正確的是 (B ) A. 中途離座， 把餐巾放在椅子上 B. 用來擦嘴唇嘴角 c. 用來擦刀叉 D. 塞入衣服 領(lǐng) 口里 58、文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應該打印在 (B ) A.右下角 B.左上角 C. 右 上 角 D.左下角 59. 文員如果誤拆了非本公司的信，應該( A) A. 在 信 封 上 注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去 B. 在 信 封 上 注明“誤拆”，寫 上 自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去 C在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去 D. 寫上“ 查無此人”，并把信重新封好退回去 60. 文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應該 (D ) A. 不作聲 ，等 無人時查字典 B 作 判 斷 ，用 同偏旁的字音讀 C 不 用 讀 ，只 稱呼姓即可 D. 請 教 對 方 “可否請問一下，這個字怎么念 ?” 61。 會 議 中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應 (D ) A. 不 理 睬 B. 不 征 求 主 持人意見，停止筆錄 C. 征 求 主 持 人意見，停止筆錄，不關(guān)錄音機 D. 征 求 主 持 人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機 62. 當 文 員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應 ( D) A。 向 上 司 報 告 B. 送 禮 C. 寫 信 D. 查 證 消 息 的 可 靠性 63。 文書立卷的歸檔制度包括三方面 :歸檔范圍、 (A )和歸檔要求。 A. 歸 檔 時 間 B.歸檔憑證 C. 歸 檔 模 式 D.歸檔歷史 二、判斷題 (正確打“”，錯誤打“ X” )。 1 同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。 2如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。 3。文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難， 所以要拖到最后一刻行動 因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應該變成上司的語氣。 X 4當上司要求文員協(xié)助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務。 5文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。 X 6面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導人未指示前就要采取臨時應急措施。 7注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。 8即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。 X 9女性 文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。 10文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。 X 11文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務、私事方面的協(xié)助、財物管理及其他活動。 ( ) 12凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關(guān)單位。 ( X ) 13值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。 ( ) 14檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。 ( X ) 15辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。 ( X ) 16.如果兩位來訪者均未預約，應該按照先來后到的原則引見給上司。 X 17受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。 ( ) 18宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出 ，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。 ( X ) 19無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。 ( ) 20拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。 ( ) 21.辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。 (X ) 22.文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。 ( ) 23.文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。 (X ) 24.如果會客室的門是推開的，文 員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關(guān)上門。 (丫 ) 25. 文 員 作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。 (X ) 26. 假 如 上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。(X) 27. 代 表 會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)。 (丫 ) 28文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖人抽屜。 (X ) 29交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。 (丫 ) 30.不要在酒宴上評論或附和別人 對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣 .( 丫 ) ( )31。沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。 ( X )32文員應有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。 ( )33男女之間，女士先伸手了，男士才能與之相握。 ( X )34要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。 ( X )35文員對于在值班期間發(fā)生的重 要情況，可以等交接班后再報告上司。 ( X )36文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。 37辦公室工作人員對工作認真負責的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。 (X ) 38日常交往中的上下級角色關(guān)系不應淡 4 化。 (X ) 39如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。( X ) 40列入保密范圍的公文，應在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密 期限的變更和解密。 ( ) 41文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。 ( X ) 42無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應首選傳真。 ( X ) 43當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。 ( ) 44受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。 ( ) 45即使是上司私人的應酬 ，文秘人員也應該積極、樂意地去協(xié)助。 ( ) 46如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。 ( ) 47. 辦公室桌、椅， 特別是客人的椅子應放在直對光源的地方。 (X ) 48. 辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。 ( ) 49. 請示與報告可以合并使用， 如 關(guān)于 x x x x 問題的請示報告 。 (X ) 50. 小 辦 公室的配置， 打字、 復 印 間應 離上司 辦 公室稍 遠 一些。 ( ) 51. 文 員對報紙 和 雜 志的 處 理 ， 可以 挑出上司喜 歡 的 報紙 和 雜 志放在他的 辦 公桌上， 其他的放在 報 刊架上供大家 閱讀 。( ) 52. 上下 級 之 間 握手， 下 級 先伸手后， 上級 才能相握。 ( X) 53. 口 頭語 言 視時間 、 場 合唱 對 象的不同而有所不同， 對 上司或 長 者 說話 ， 應 文雅些 ； 對 一般同事或 顧 客 說話 ，就可通俗。 ( ) 54.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保密工作。 (丫 ) 55.小辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。 ( X) 56.文員應有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。 X 57. 對 于 緊急而重要的 事，文員應作書面請示，留檔備查。 ( X) 58. 文 員 在接聽電話時，如果投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋 :“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了?！?(丫 ) 59.女性文員應留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作。 (丫 ) 三、簡答題 1文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。 答 ： (1)擬稿。 (2)核稿。是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。 (3)簽發(fā)。指機關(guān)領(lǐng)導人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出 。 (4)編號。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。 (5)繕印。對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。 (6)校對，指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。 (7)用印，是指在完成的文件上加蓋機關(guān)印章。 (8)登記。 (9)分發(fā)。指對準備發(fā)出的文件：進行分裝和發(fā)送。 2文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應注意哪些要點 ?決定時間、地點時要注意什么 ? 答： (1)要獲得上司的許可； (2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認 (3)要正確告知對方赴約者的姓名、職 務、目的、時間、地點、方式 (早餐會、午餐會等 )、所需要的時間等等； (4)約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表：。還應準備約會所需要的文件資料。 (5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會； (6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會； (?)公司有重大活動的那一天不宜安排約會； (8)地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 3來信受訪的范圍包括哪些 ?受理與處理的程序和基本要求是什么 ? 答： (1)受理的范圍是：國家機關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關(guān)、單位領(lǐng)導的信件。 (1分 ) (2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。 (2 分 ) (3)認真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導復信所需要的資料。 (2 分 ) (4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位 (人 )以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。 (1分 ) (5)認真處理。處理信伺：應該按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。 (2 分 ) (6)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復信可采取收信人 (單位 )復信，或承辦人(單位 )復信兩種方式進行。 (2 分 ) 4文員所作的口頭報告的基本方法是 怎樣的，有什么要求 ? 答： (1)不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。 (2 分 ) (2)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人 (上司 )報告； (2 分 ) (3)報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個，一是?！?(2分 ) (4) 一定要簡短、扼要、流暢； (1 分 ) (5)如報告過于復雜，應事先 以 5W2H的原則檢查是否有遺漏； (2 分 ) (6)如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?(1 分 ) 5什么是受意 ?受意有幾種 ?辦公室人員應怎樣運用受意方法 ? (1)受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。(3 分 ) (2)一種是直接受意，另一種是間接受意。 (3 分 ) (3)文員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。注 意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。 (9 分 ) 6公文的完全格式包括哪兒項 ?請寫出這些項目。 (1)版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。 (3 分 ) (2)密級、緊急程度。 (1 分 ) (3)簽發(fā)人姓名。 (1 分 )(4)公文標題。 (1分 )(5)主送機關(guān) (1 分 ) (6)正文、附件。(2 分 )(7)發(fā)文機關(guān)、成文日期、機關(guān)印章。(3 分 )(8)注釋、閱讀 (發(fā)送 )范圍。 (1 分 ) (9)主題詞。 (1 分 )(10)抄送單位、印發(fā)說明 (1 分 ) 7.單位印章主要有哪些 ?印章的刻制和使用有哪些規(guī)定 ? (1 )單 位 印章、套印章 ；(2分 ) (2 )鋼 印 、領(lǐng)導人簽名章、其他印章 ；(2分 ) (3 )刻 制 公章有兩種情況 :一種是由上級主管機關(guān)刻制頒發(fā) ；(2分 ) 5 (4 )另 一 種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制 ；(2分 ) (5 )公 章 一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應專人專用 ；(2分 ) (6 )加 蓋 公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責人批準，并審 核簽名 ；(1分 ) (7 )將 蓋 用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細登記 ；(1分 ) (8 )加 蓋 印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒 ；(1分 ) (9 )凡 以 單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。 (2 分 ) 8.按照 2000 年國務院行政機關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有兒類幾種 ? (1 )命 令 (令 )；(1分 )(2 )決 定 ；(1分 ) 3 )公 告 ；通告 ；（ 2分 )(4 )通 知 ；通報 ；(2分 )(5 )議 案 ；2分 )(6 )報 告 ；(1分 )（ 7) 請 示 ；(1分 )(8) 批 復 ；意見 ；(2分 )(9 )函 ； (1分 )(10 ) 會 議紀要。(2分 ) 9什么是文員的擋駕方法 ?主要的擋駕法有哪幾種 ? 般應怎樣做 ? 對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。 (4 分 ) (1)電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時間， 或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。 (2 分 ) (2)來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。 (2 分 ) (3)會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地謝絕。 (2 分 ) 10提高會議效率可以有哪些做法 ? 遵循法律法規(guī) (1 分 )合理確定會議目標 (1分 )確定必要的與會者 (1 分 ) 減少會議數(shù)量 (1 分 )縮小會議規(guī)模 (1 分 ) 簡化會議程序 (1 分 )縮短會議時間 (2 分 ) 控制會議經(jīng)費 (1 分 )分析會議成本 (1 分 ) 11 簡要說明會議紀要的概念， 會議紀要有什么作用 ?形式是怎樣的 ? 答案： 會議紀要是用來記載、傳達會議情況 和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。 (2 分 ) 會議紀要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認識、指導工作的作用。 (2 分 ) 可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。 (2 分 ) 有兩種形式： (1)議決性會議紀要。是與會者經(jīng)過商議，對某些問題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行 時寫下的文字依據(jù)。 (2 分 ) (2)周知性會議紀要。用于傳達會議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗而作的紀實性文件。 (2 分 ) 12文 員進言是指什么 ?進言具有什么作用 ?應注意什么 ? (1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸； (3 分 ) (2)參謀作用；補缺作用；增進關(guān)系作用； (3 分 ) (3)適事、適時、適地、適度。 (4 分 ) 13文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項 ? (1)會議名稱； (1 分 ) (2)會議記錄人的姓名、蓋章； (1 分 ) (3)時間 (開始時間、結(jié)束時間 )； (1分 )(4)會議地點； (1 分 ) (5)議題； (1 分 )(6)主持人、主席； (1分 ) (7)出席者 名單； (1 分 ) (8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論； (1 分 ) (9)相關(guān)的資料； (1 分 ) (10)下次會議預定日期。 (1 分 ) 13. 文 員 在 處 理上司指派的工作 時 ， 首先要仔 細 制定 計 劃， 簡 要 說 明制定 計 劃 時應注意的幾個要點。 (1) 充分了解即將 開 始的工作內(nèi)容 ；(3分 ) (2) 思考以什 么 方法 進 行效率會最佳 ；(3分 ) (3) 上司分派兩 項 以上工作日才， 必 須為工作排定 優(yōu) 先 順 序。 (3 分 ) 14. 文 員 利用提示系 統(tǒng) 提醒上司的工作， 有哪些提示系 統(tǒng) ? 具體做法是怎 樣 的 ? 有 電 子提示系 統(tǒng) 和人工提示系 統(tǒng) ( 2分 ) 電 子提示系 統(tǒng) 的做法 :在 電腦 中 設(shè) 置日程表、 報 警系 統(tǒng) 、一周 計 劃以及其他提示事項 ，文 員應該 隨著情況的 變 化不斷 編 排和修改 輸 入的信息。 ( 3分 ) 人工提示系 統(tǒng) 的做法 : 設(shè) 置基本 辦 公日程表、固定活 動 日期一 覽表 ( 1分 ) 使用提示性 備 忘 錄 。分 ) 準 備約 會表 ( 1分 ) 準 備 特殊提示卡 ( 1分 ) 準 備 交往提示文件 ( 1 分 ) 15. 辦 公 室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領(lǐng)有哪些 ? (1) 清 楚 地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點 ；(2分 ) (2) 說 服 時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機 ；(2分 ) (3) 偶 而 也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等 ；(2分 ) (4) 要 具 體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服 ；(2分 ) (5) 主 動 發(fā)問，了解對方的想法，對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等 (明確了解對方的情況 )；(2分 ) (6) 以 誠 懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞 ；(2分 ) (7 )讓 對 方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣 (讓對方認同自己 )； (8) 不 可 傷害對方的自尊心。 16.辦 公室事 務 管理的服 務 性特征表 現(xiàn) ? 請簡 要 說 明。 一是 為 上司服 務 ；二是 為組織 服 務 ；三是 為 公眾服 務 . 四、設(shè)計題 1文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目 ?履行哪些職責 ? 答： (1)準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。 (2)制定約會計劃。約會計劃表 包括：城市名和省 (州 )名 (如果是國外旅行，寫明城市名和國家名 )，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。 (3)為商務洽談收集資料。 (4)決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單。 (5)考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件：行李準備識別標簽。 (6)安排差旅費。 (7)建立旅行 旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫。 (8)辦理旅行保險，如意外傷害保險等。 2某公司成 立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作 ? 答 ： (1)客人的選擇。確定名單，再請上司核定。 (2)確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。 (3)會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預算費用等，考慮宴會的形式與氣 氛。交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。 (2分 ) (4) 擬 訂 菜單。應符合對方的飲食習慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供 2份菜單，供上司挑選。(1分 ) (5) 寄 發(fā)請 柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求、要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出 ；(2 分 ) (6) 席 次 的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應注明席次號。席次的排列原則是 :男女主人對坐桌椅的兩端 ；男女賓客間隔而坐 ；夫婦分開坐 ；男主賓坐在女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應插在客人 6 中間坐，以便同客人接觸交談 . 3文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么 ，怎樣做 ? 答： (1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等； (1 分 ) (2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等； (2 分 ) (3)在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境。 (1 分 ) (4)還應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。 (1 分 ) (5)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分 ，適合對方。 (1 分 ) (6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。 (1 分 ) (7)如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。 (1 分 ) (8)文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。 (1 分 ) (9)為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。 (1 分 ) 4文秘人員在單獨或 隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作 ? 答： (1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結(jié)算預支的出差費用。 (2分 ) (2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關(guān)事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 (2 分 ) (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。 (2 分 ) (4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。 (2 分 ) (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 (2 分 ) 5小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復印紙 (2 刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢谩Ｐ±顟撛趺醋?? 答：（ 1）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄，電腦放在右邊，(3 分 ) （ 2）新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條： (3 分 ) （ 3）各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里， (3 分 ) （ 4）公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)， (3 分 ) （ 5）墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層 (3 分 ) 6安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這 個接待方案 ? 答： (1)接受任務， (3 分 )(2)了解來賓，(1 分 )(3)制訂計劃； (1 分 )(4)預訂食宿；(1 分 )(5)迎接來賓， (1 分 )(6)商議日程，(1 分 )(7)安排會談： (3 分 )(8)陪同參觀；(1 分 )(9)送別客人； (1 分 )(10)接待小結(jié)。(2 分 ) 7. 康 橋 賓館位于本市南京西路 45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月 15 日上午 9，00 至 12 00 召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安 排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題 ? 答： (1)會議的名稱 ；(2分 ) (2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱 ；(2分 )3)日期、時間 (開始到結(jié)束的預定時刻 )；(2分 ) (4)地點 :(具體在幾樓幾號會議室 )；(2分 ) (5)議題 (或者議事日程 )；(2分 ) (6)主辦者的聯(lián)絡處、電話號碼等 ；(1分 ) (7)開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼 (必要時可附上地圖 )；(2分 ) (8)注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。 (2 分 ) 8. 某 個 下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新 產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作 ? 答： (1)要替搭車回去的人安排車子 ；(2分 ) (2)在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng) ；(2分 ) (3)有留話時，切記務必傳達 ；(1分 ) (4)檢查會場有無物品遺漏 ；(1分 ) (5)要為參加會議的人員送行 ；(1分 ) (6)文秘人員離去前。要檢查煙灰缸