商務英語應用文的語言特點研究.doc

摘 要 英文論文商務英語應用文在商務活動中使用廣泛而頻繁。從商務英語應用文的語言特點來看，商務文本具有內(nèi)容完整、清楚簡潔、具體明確、準確無誤、禮貌體諒特點。商務英語應用文的話語范圍限于具體的商務活動，通過語言的交際達到商務交易的目的。在話語方式上，商務英語應用文使用符合商務情景的正式語體，使用專業(yè)詞匯和行業(yè)縮略術(shù)語，其措詞及表述嚴謹而得體。關(guān)鍵詞 商務英語 應用文 語言特點一、引言隨著對外開放的不斷擴大和外貿(mào)體制改革的不斷深化，特別是中國加入 WTO 后，我國對外貿(mào)易已取得較快的發(fā)展，國際商務和對外貿(mào)易活動日益頻繁。因此，從事對外經(jīng)貿(mào)工作和外向型經(jīng)濟的人員也將越來越多。對這些從業(yè)人員來說，英語能力是最基本的，也是最重要的。而 商務英語應用文在外貿(mào)業(yè)務和商務活動中使用廣泛而頻繁，它在互通商業(yè)信息，聯(lián)系商業(yè)事務及促進貿(mào)易關(guān)系等方面起著重要作用。了解和掌握商務英語應用文寫作對國際商務、外貿(mào)業(yè)務從業(yè)人員來說是非常重要的。二、商務英語應用文的界定廣義的應用文（applied writings in broad sense）泛指一切應用文字，文體大致有別于記敘文、抒情文和論說文，界限不太明顯; 很多記敘文和論說文，同樣是有實用價值的。狹義的應用文（applied writings in narrow sense），主要指政府、機關(guān)、群眾團體或企業(yè)法人間用于溝通的文字，如公文（official docu-ments）、商務函電（ letters or correspondences ）、契約（contractsor agreements ）、商務報告（business report）、商業(yè)廣告（businessadvertisement）、單據(jù)（bills，receipts or vouchers）、會議紀要（summary of talks），以及法律證件（legal credentials）等1，而隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，英語應用文的應用范圍越來越廣泛，以商業(yè)為主體的和為商務活動服務的各類實用文體都應包括在英語應用文范疇之內(nèi)，例如，請柬、邀請信、祝賀函、訪問日程等等。本文所論及的英語應用文，范圍限于后者，且以商業(yè)英語應用文為主。英語應用文不同于詩歌、散文等文學作品，它的目的是為了解決實際生活和工作中的某個實際問題。三、商務英語應用文的語言特點作為一種書面形式的實用文體，商務英語應用文能夠客觀地反映作者的思維組織能力和語言的表達能力。語言及文化差異所導致的表達法和習慣法的差異可以追究到更深層次的思維方面的差異。劉宓慶認為：“思維支配語言，思維對語言起決定作用”2。由于我們不可避免地受到自身思維模式的影響，即使我們精通語法，懂得如何選字遣詞和連句成段，但應用文的表達依然帶有濃郁的漢語思維。因此，我們必須了解英語民族的思維模式，認識英語應用文的語言特點，進行有效的模仿和習得，才能寫出地道的英語應用文。商務英語有別于普通英語。商務英語屬于專門用途英語的一個分支，一種變體。與普通英語沒有本質(zhì)的區(qū)別，但商務英語又是在不同的商務場景中運用的英語，因此具有其“商務”特色。商務英語應用文一般采用演繹或歸納等論證方法或因果、對比、過程分析、說服、陳列等說明方法來構(gòu)建文章的篇章。從整個商務英語語篇的角度來看 ，商務英語篇章具有內(nèi)容完整、清楚簡潔、具體明確、準確無誤、禮貌體諒等特點。（一）具體明確任何一種英語應用文都應當要具體、明確和雨說服力。同樣，商務應用文必須力求具體、明確、形象，避免含糊、空泛、抽象。在給對方做出明確反應的信函或答復對方的要求或問題的信函中，尤其需要做到表述具體化。如在報盤、還盤、理賠時，需要使用具體的事實、時間和數(shù)據(jù)，就要求具體，避免含混模糊、籠統(tǒng)抽象。闡明問題要用活的語言表達出來，給讀者留下深刻難忘的印象。設身處地為讀者著想，抓住對方的中心問題，掌握對方的心理，且盡可能地強調(diào)對方的重要性，說服對方，達到交流的目的。具體、明確的信息才能使得讀者在獲取信息后明白該怎樣采取行動或?qū)Σ呷ネ瓿梢豁椌唧w的商務活動。（二）內(nèi)容完整在商務英語應用文寫作過程中，我們應力求內(nèi)容完整。商務英語篇章的完整性特點要求商務英語文書涵蓋寫信人希望收信人做出積極反應的一切情況及問題，或者回答對方來信提出的全部問題或要求。在訂貨時，則需要寫清所需商品、何時需要、收貨人和收貨地點及付款方式等。語言和思維方式都屬于文化范疇（其核心為價值觀），但又受民族文化和哲學觀念的影響。不同的社會文化有著不同的價值觀，并孕育著不同的民族，不同的民族有著不同的思維方式3。由于西方思維形式是“個人主義”，強調(diào)“物我分離”和個人意見的表達，傾向于直截了當?shù)膽B(tài)度對待別人，英語段落往往在語篇的開始就直接點題，態(tài)度明確。所以，當你在答復別人來信來函的時候，最好在開始提及對方來信來函日期和核心內(nèi)容，甚至是對方的信函編號，再回答對方的問題和提及自己的愿望要求，其目的是使對方讀到你的復函時明白其意，從而斷定該信的重要性或?qū)⑵滢D(zhuǎn)交給相關(guān)的部門處理。這樣既可以達到交流的目的，又能節(jié)約大量的商務時間，提高工作效率。撰寫重要信函時，更要注意完整性和嚴謹性。例如，接受對方的報盤時，最好把交易條件全部闡明，或具體說明接受報盤的根據(jù)是什么（如報價單等），因為這種應用文實際上已是成交合同，此類信函一旦發(fā)出，對方收到，即對雙方都具有法律約束力，如果不完整，有漏洞，就有可能引起不必要的糾紛。（三）準確無誤商務文書內(nèi)容（如事實、數(shù)據(jù)等 ）必須以準確的語言和商務套語加以表達，不得出半分差錯，否則會給自己公司帶來重大經(jīng)濟損失。商務英語應用文必須寫得準確，因為它涉及買賣雙方的權(quán)利、義務和利害關(guān)系等，是各種商業(yè)單據(jù)（如合同）的依據(jù)。這里說的“準確”不僅指英語語法、標點符號和拼寫準確。商業(yè)貿(mào)易離不開數(shù)字，對商務文件和單據(jù)的數(shù)字的準確性要特別加以注意，避免“差之毫厘，失之千里”，比如：5 %- 10 %（包括 5 %和 10 %），7 月 10 日或之后，從 3 月 1 日至 9 日（包括 3 日和 9 日）4。商業(yè)信件和外貿(mào)函電中常常離不開商業(yè)術(shù)語。一般常用的商業(yè)術(shù)語用字簡潔，意義明確，若使用得當，將有利于商務活動的展開; 使用不當，就會引起誤解，造成混亂，甚至產(chǎn)生不必要的糾紛。因此，必須準確理解和運用商業(yè)術(shù)語，力爭商業(yè)信函準確無誤。（四）清楚簡潔英民族的思維是個體的，獨特的， 具有系統(tǒng)化、組織化、形式化的特點; 而漢民族的思維是整體綜合的，概括的。表現(xiàn)在語言上，英漢語對事物的定義不同，從而用詞出現(xiàn)的不同傾向。英語偏好用屬概念的詞即特指，用詞具體細膩; 漢語偏好概念性的泛指，用詞概括模糊。置身于商務領域的專業(yè)人士大都很忙，沒有時間閱讀過長的商務文書，特別是商務信函，所以，各種商務信函應當在涵蓋各種必須陳述的信息的基礎上做到言簡意賅、文字簡潔。完整性和簡潔性兩個特點相互制約，相輔相成。商務英語應用文的內(nèi)容要避免有生澀難懂之處。撰寫人應該盡量將自己的意思表達清楚，能使對方完全了解你的原意，不致產(chǎn)生誤解。所謂簡潔是指在不影響意思和禮貌的情況下，使用最簡單的語句來表達。因此，撰寫人應做到： 避免使用含有不同詞義或詞義模糊的詞語；避免累贅冗長的表達；避免不必要的重復；用單詞代替短語或用短語代替句子。商務英語應用文應主題突出，層次分明，可讀性強。其內(nèi)容應明白易懂，無模棱兩可、含糊不清、陳詞濫調(diào)等現(xiàn)象。為了表達的清晰性，有時需要附上范例、說明、圖示等。其語言形式要簡單、直接、明了，盡量多地使用熟悉的短詞和口語體詞。（五）禮貌體諒西方民族采取的是客體思維方式，力求語言客觀、公正、嚴密5。采取客體思維的英語在表示意見的時候，傾向于間接婉約，用勸說建議的方式（persuasive），表示肯定或否定。對外所寫的商業(yè)貿(mào)易應用文要體現(xiàn)我國的外貿(mào)政策和外交禮節(jié)，既要遵守國際貿(mào)易的習慣，又要維護自身的利益，做到不卑不亢，得體脫俗，落落大方。所以，商務應用文的內(nèi)容要寫得以有理、有利和有節(jié)為準，不要盛氣凌人，避免命令和粗魯。體諒就是要顧全對方的要求、愿望、情感等，力求準確地肯定地談問題，盡量避免否定地談問題。寫商務文書應本著真誠體貼、有禮有節(jié)的態(tài)度，表達方式應委婉、積極，措詞得當。商務英語所使用的語篇結(jié)構(gòu)均不繁復冗長，而是簡潔扼要。撰寫商務英語應用文旨在解決商務開展過程中的具體事務，其中牽涉到信息咨詢和答復、業(yè)務磋商、建立業(yè)務關(guān)系、索賠理賠等語用功能。其最終目的是使商貿(mào)業(yè)務運作順利進行并進而贏利。由于商務工作者深諳“商海行舟，不進則退”和“時間就是金錢”的道理，又有成為業(yè)內(nèi)佼佼者的目標，因而他們大都積極進取、惜時如金并注重貿(mào)易往來中的社交禮儀。他們使用的商務英語目的性強，選詞恰當、精確，用語禮貌，意思清晰，行文簡約。這就是商務應用文英語的語言特點，就是在商務這一特定社會情境中形成的所謂商務英語語域。四、商務英語的語序與思維模式美國語言學家 Robert BKaplan 經(jīng)過長期研究，歸納出幾種不同的思維模式。包括漢語在內(nèi)的東方語言思維模式的特點是遵循螺旋形發(fā)展，而英語則是依直線型發(fā)展。螺旋形思維模式表現(xiàn)在寫作上不直接進入關(guān)鍵主題，而在主題外圍兜圈子，從各種間接角度來說明問題。漢語中有些文章的寫作極具鋪陳渲染之能事，而這種風格在英語的寫作中就顯得啰嗦。從語言風格來看，英語在表達手法上注意組織性、邏輯性，忌諱松散。商務英語寫作，不能依照中文思維模式思考，然后翻譯成英文，而是應根據(jù)英文的思維模式進行思考。許多學習者在進行英文寫作的時候習慣于先用母語思考或草擬提綱甚至草稿，然后再把中文譯成英文，殊不知許多表達在英語里是行不通的。英語寫作要從用英語思考入手，直接用英語表達，這樣才能激活頭腦中已學過的各種表達方式。而用英語思維需要平時的反復實踐。語序：句中若有敘事部分和表態(tài)部分，英語常常是表態(tài)部分（判斷、結(jié)論）在前，敘事部分（事實、描寫）在后，即先總提后分述，或先講結(jié)果后追敘過去。漢語的順序往往相反；句中若有長短部分，英語往往是先短后長，即頭輕腳重。漢語的順序則往往相反；含蓄的時間順序和邏輯關(guān)系常常由先到后、由因到果、由假設到推論、由事實到結(jié)論這樣的次序排列。由于英漢思維習慣和表達方法的差異，寫作時要注意表達的語序。五、結(jié)束語商務英語應用文是一種實用性很強的文體。從商務英語應用文的語篇構(gòu)建特點來，其遣詞用語、行文格式、甚至篇幅大小都有一定的套路。 商務應用文寫作是商業(yè)活動中不可避免的而且是非常重要的一部分，是我們社會實踐中很多活動成功的關(guān)鍵。商務英語應用文寫作應遵循用詞專業(yè)性強、語言簡潔、表達禮貌委婉、措辭得體恰當?shù)忍攸c。只有掌握并靈活運用這些特點，恰當運用相關(guān)詞匯、禮貌策略，才能寫出一封行文流暢、優(yōu)雅禮貌的應用文，從而促成業(yè)務雙方的商務活