第三版差旅審批及報銷管理規(guī)定20160714.docx

文件編號CW20160701版次：A4文件名稱差旅費報銷管理規(guī)定第8頁 共8頁差旅費報銷管理規(guī)定編 制：審 核：批 準(zhǔn)：生效日期：文件會簽部門NO相關(guān)部門會簽人員會簽欄NO相關(guān)部門會簽人員會簽欄1142153164175186197208219221023112412251326文件發(fā)放部門（需要發(fā)放部門請把“”涂黑）董事辦董事辦 家紡事業(yè)部 外貿(mào)部總裁辦秘書處 核價組 法務(wù)部 電子商務(wù)部 直營部 終端展示部 采購部 客服部 家紡事業(yè)部 人事行政部 酒店工程部財務(wù)部 審計部 信息部 品牌推廣部營銷中心黑馬營 健康睡眠研究院 品牌推廣部 海外營銷部 招商部XX商學(xué)院 訂單管理部 售后服務(wù)部 渠道管理部 XX綜合品牌部制造中心物控部 設(shè)備部 生產(chǎn)一部 生產(chǎn)二部 生產(chǎn)三部 生產(chǎn)四部 生產(chǎn)五部 生產(chǎn)七部技術(shù)質(zhì)量中心IQC部 質(zhì)量體系管理部 檢測室 品質(zhì)部 工藝部 健康睡眠研究院文件修改記錄版次修改內(nèi)容編制人生效日期01財務(wù)部2010.06.2402財務(wù)部2012.10.3003修改了報銷標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)部2016.07.011目 的為了加強和規(guī)范公司內(nèi)員工出差管理流程及差旅費報銷，特制定本規(guī)定。2 適用范圍本制度適用于東莞市XX有限公司所有因公出差的人員，差旅費包含出差期間發(fā)生的交通費、保險費、住宿費、差旅補貼。3、出差申請3.1出差人員由于公司業(yè)務(wù)需要，離開公司上班地點的，須在OA辦公系統(tǒng)人事模塊填寫出差申請表，提交表單經(jīng)審批后方可出差辦理業(yè)務(wù)，出差行程如果需要派車或乘機的人員，一并填寫派車申請和機票訂購申請。4、出差借支事項4.1 因出差需要向公司借款，請在OA財務(wù)管理模塊填制借款單，借款金額不超過借款人的月工資，提交表單進(jìn)行審批；財務(wù)在收到經(jīng)審批的借款單后將借款匯入借款人指定銀行賬戶。4.2 借款人回廠進(jìn)行差旅費報銷時，請在OA系統(tǒng)選擇沖減之前的借款，差旅費不夠沖減的，借款人請將剩余借款在約定還款時間及時還清，超過預(yù)計還款期限無正當(dāng)理由不歸還借款，財務(wù)直接在借款人的工資中扣除相應(yīng)借款金額。5出差規(guī)定及注意事項5.1 出差審批人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)的緊急性、重要性和必要性，合理控制出差人員的數(shù)量、頻率和食宿安排，以提高出差效率，降低出差成本。5.2 出差途中生病、遇意外情況或因工作實際需要，需要延長出差時間的，請在OA做出差單變更，嚴(yán)禁員工以出差為名辦理私事，發(fā)現(xiàn)此類事件將追究其出差人和直接上級領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。5.3 未按公司規(guī)定辦理出差手續(xù)出差的，公司不予報銷費用，外出考勤按曠工處理。5.4 出差途中發(fā)生費用時，須從收款方索取正規(guī)發(fā)票以報銷差旅費用。5.5 如出差參加會議、培訓(xùn)等活動，由經(jīng)銷商付費或住自己、朋友家里等，沒有實際支付住宿費及餐飲費的，在報銷時注明，公司不再給予食宿補貼。5.6 兩人以上一起出差，本著節(jié)約目的，須合理安排行程和住宿，原則上兩個同性別職員住一間客房（兩人合住可按最高級別職員標(biāo)準(zhǔn)上浮20%），共同發(fā)生的住宿費、車費等，若由其中一人報銷，須在備注中注明共同發(fā)生費用人員名單，未報銷共同費用的職員在報銷本人其他費用時注明共同費用由哪位職員報銷。6. 報銷審批流程：6.1 報銷時間：出差人員回廠后7日內(nèi)登錄系統(tǒng)按要求填制差旅費報銷單，長期在外出差職員每周整理費用票據(jù)，每月5號前寄回上月報銷單據(jù)，15號交財務(wù)部報銷,逾期不予報銷。6.2 業(yè)務(wù)審批：出差人員直接上司對出差人員報銷業(yè)務(wù)的真實性負(fù)責(zé)；6.2.1出差人員回廠后7日內(nèi)登錄OA系統(tǒng)，按要求填制差旅費報銷單，粘貼相關(guān)票據(jù)附件。6.2.2單據(jù)整理完自行檢查金額是否正確，票據(jù)是否齊全。6.2.3檢查完在OA提交單據(jù)給領(lǐng)導(dǎo)審批。6.2.4在 OA系統(tǒng)打印報銷單與附件票據(jù)一同交到財務(wù)部。 6.3財務(wù)審批：財務(wù)部核實報銷資料的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性，合法性。6.3.1財務(wù)部在收到報銷單據(jù)時，會計對報銷單據(jù)進(jìn)行初步審核，對審核無誤的報銷單按財務(wù)部內(nèi)部審批流程逐級向上呈批。6.3.2對經(jīng)審批無誤的報銷單據(jù)4個工作日內(nèi)支付報銷費用到申請人銀行賬戶。6.3.3如單據(jù)審核有誤,初審會計就問題點在OA清單上備注，并在系統(tǒng)中退回至申請人，申請人須修改無誤后提交。7. 差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)：7.1 食宿標(biāo)準(zhǔn)：級別住宿費標(biāo)準(zhǔn)(附表1)差旅補貼備注特級城市一級城市二級城市其他級城市（伙食、飲水、通訊等）董事長/總裁級實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷根據(jù)出差緊急程度，效率原則選擇出行方式核心管理團(tuán)隊成員500元/天450元/天350元/天300元/天80元/天總監(jiān)/經(jīng)理級330元/天280元/天250元/天200元/天60元/天主管(含)以下人員250元/天200元/天180元/天160元/天60元/天7.1.1依據(jù)實際出差天數(shù)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)申請補助，出發(fā)時間或者返回時間在公司食堂就餐時間范圍內(nèi)的，不再給予生活補貼，途中如有報銷應(yīng)酬餐飲費，應(yīng)扣除相應(yīng)餐數(shù)的生活費補助。7.1.2節(jié)假日(勞動節(jié),國慶,大型展會活動)住宿費標(biāo)準(zhǔn)可上浮20%。7.2 交通工具：7.2.1車船機票標(biāo)準(zhǔn)： 交通工具級別飛機高鐵/動車火車/客輪公共交通董事長/總裁級實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷核心管理團(tuán)隊成員經(jīng)濟(jì)倉二等座硬臥/經(jīng)濟(jì)位據(jù)實報銷其他職員經(jīng)濟(jì)倉二等座硬臥/經(jīng)濟(jì)位據(jù)實報銷7.2.2出租車：職員出差應(yīng)優(yōu)先選擇乘坐公共交通工具（含機場巴士），沒有公共交通工具的偏遠(yuǎn)地區(qū)，可選擇出租車。但出差人員的出租車費用平均每日不得超過以下標(biāo)準(zhǔn)，超出部分不予報銷：城市等級級別特級城市一級城市二級城市其他城市董事長/總裁實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷核心管理團(tuán)隊成員實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷其他職員50元/天40元/天30元/天30元/天7. 3 出差人員如因特殊情況，交通、住宿費用超出公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)且有合理理由的，在備注中寫明超標(biāo)原因，按審批權(quán)限表經(jīng)總裁或董事長審批后可以報銷。7.4國外及港澳臺出差，報銷標(biāo)準(zhǔn)憑票實報實銷處理。8. 票據(jù)規(guī)范要求：8.1 所有差旅費報銷，必須有正規(guī)發(fā)票，在消費索取發(fā)票時，請注意發(fā)票抬頭是否為公司全稱，日期、金額和發(fā)票專用章必須齊全。8.2 生活補助：取得出差時間范圍內(nèi)的正規(guī)餐飲發(fā)票。8.3 交通費：取得與出差時間、地點、行程一致的發(fā)票。8.4 住宿費：取得與出差時間、地點、行程一致的發(fā)票及住宿清單。8.5 報銷清單：在OA系統(tǒng)差旅費報銷單表單中填寫，報銷清單按出差時間先后順序不分類別詳細(xì)列明每一筆費用，表單對應(yīng)票據(jù)編號，并與發(fā)票編號一致，公司訂購機票和使用企業(yè)版滴滴的行程不需要在清單上體現(xiàn)。8.6 票據(jù)的粘貼：請將發(fā)票整齊有序、正面朝上、橫向、魚鱗狀張貼于A4紙;9. 自駕車出差費用報銷標(biāo)準(zhǔn)廣東省內(nèi)出差,可自行駕車前往,出差距離由出差人根據(jù)實際距離如實記錄，由上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)自駕出差人員所報里程與實際里程相差較大時（如超過20%），超出部分不予報銷，路橋費及停車費實報實銷，油費補貼標(biāo)準(zhǔn)按1.2元/公里。出差人員去外地出差開車到機場的機場停車費不予報銷,交通違章或中途維修費用不予報銷。10. 監(jiān)督及處罰機制10.1 財務(wù)部按月對公司出差人員的誠信進(jìn)行內(nèi)部評級，建立員工誠信檔案。10.2 如發(fā)現(xiàn)報銷人報銷費用時弄虛作假,處虛報金額10倍罰款并直接開除。11. 本制度自2016年7月1日起實施。2015年4月15日修訂的差旅費報銷管理辦法及關(guān)于差旅費的特殊審批全部作廢。12. 本制度解釋權(quán)歸財務(wù)部。附件一：報銷單格式2016差旅費城市級別劃分特級城市北京上海深圳廣州一級城市天津杭州南京濟(jì)南重慶青島大連廈門成都武漢哈爾濱沈陽西安長春長沙福州寧波鄭州石家莊蘇州三亞無錫佛山太原合肥南昌南寧昆明溫州煙臺海口貴陽二級城市烏魯木齊拉薩蘭州東莞西寧呼和浩特泉州銀川包頭南通大慶徐州濰坊常州鄂爾多斯紹興濟(jì)寧鹽城邯鄲臨沂洛陽東營揚