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時間管理 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 11 培訓(xùn)內(nèi)容及課程安排 課程大綱 單元1 認(rèn)識時間管理的本質(zhì)及其相關(guān)理論單元2 時間管理的方法和工具單元3 職業(yè)素養(yǎng)概念及其實踐時間安排上午 下午 09 30 10 40課程13 30 15 00課程10 40 10 45茶歇15 00 15 15茶歇10 45 12 00課程15 15 17 30課程 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 21 學(xué)習(xí)方式 這是我們共同的研討 不是上課和做報告 我只是引導(dǎo)者 不是教導(dǎo)者平等 參與 分享 HaveFun 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 31 Checkin報到 請結(jié)合你工作中的實際情況或者需要 談?wù)勀銓@次時間管理培訓(xùn)的具體期望是什么 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 41 在正式開始討論之前 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 51 如果你的余生只剩下三天 你會做那三件事情 請大家閉目一分鐘來思考這個問題 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 61 最大罪行莫過于違背使命 漫無目的行動 愛默生 Mission MyUniquePurpose使命 我獨特的目的 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 71 MISSION 回答下列問題 可令你充分認(rèn)識你的使命宣言 我在什么時候感到幸福并充滿成就感 我的個人生活中最有價值的活動是什么 我事業(yè)上最有價值的活動是什么 我有哪些天賦 才能 優(yōu)點及能力 什么事情最能激勵我 令我著迷并充滿激情 我如何能為社會做出最大貢獻(xiàn) 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 81 時間是什么 時間有什么特性 請大家再想一想 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 91 在你的生命中 你怎樣詮釋時間 時間是什么 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 101 時間的四項獨特性 1 供給毫無彈性 時間的供給量是固定不變的 在任何情況下不會增加 也不會減少 每天都是24小時 根本無法做大開源 2 無法蓄積 時間不象人力 財力 物力和技術(shù)那樣可以被積蓄儲藏 不論愿不愿意 我們都必須消費時間 所以我們無法節(jié)流 3 無法取代 任何一項活動都有賴于時間的堆砌 是任何活動所不可缺少的基本資源 因此 時間是無法取代的 4 無法逆轉(zhuǎn) 時間無法象失物一樣失而復(fù)得 它一但喪失 則會永遠(yuǎn)喪失 花費了金錢 尚可賺回 但倘若揮霍了時間 無力挽回 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 111 時間的價值是什么 如果你想知道 1年的價值 請問一問剛被診斷出癌癥的病人 1個月的價值 請問一問早產(chǎn)兒的雙親 1周的價值 請問一問新聞周刊的編輯 1天的價值 請問一問拿日工資的工人 1小時的價值 請問一問熱戀中的情侶 1分鐘的價值 請問一問沒有搭上末班車回家的人 1秒鐘的價值 請問一問剛從意外中逃生的人 千分之一的價值 請問一問奧運會上屈居第二的選手 時間的價值就是生命的價值 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 121 時間管理又是什麼 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 131 什么是時間管理 時間管理就是管理時間 管理 時間是不對的 時間管理 就是 自我 管理 不能管理時間 便什么都不能管理 美 杜拉克 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 141 時間管理是什么 時間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣 以令自己更富績效 更富效能把事情很快地做完 叫做效率把事情很快又很正確地做完 叫做效能時間管理就是事前的規(guī)劃和高效率實施以確保事情能高效能的完成 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 151 所以當(dāng)你把握住了時間 你就把握住了未來 也就把握住了自己的生命 認(rèn)真對待你的每一分鐘吧 時間管理 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 161 思考 回憶我們心目中認(rèn)為時間管理能力強(qiáng)的人是誰 他們具備什么共同的特征 小組分享討論活動 LOD ACL中英人壽領(lǐng)導(dǎo)力與組織發(fā)展本部 17 下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間 你只需回答 Yes Or No 1你通常工作很長時間嗎 2你通常把工作帶回家嗎 3你感到很少花時間去做你想做的事嗎 4如果沒有完成你所希望做的工作 你是否有負(fù)罪感 5即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī) 你也經(jīng)常感到工作有很多壓力 6你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件 7你經(jīng)常在做重要工作時被打斷嗎 8你經(jīng)常占用用餐時間工作嗎 9在上個月里 你是否忘記一些重要的約會 10你時常把工作推到最后一分鐘 然后很努力的去做完它們 11你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎 12你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎 13當(dāng)你長休了一段時間 你是否有負(fù)罪感 14你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍 15你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標(biāo)一致的大事 16你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來 測測你的時間安排是否合理 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 181 總結(jié)評估你的時間掌控能力 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 191 大石頭 小沙子 水 合 理 安 排 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 201 時間管理的主要理念 優(yōu)先管理理論帕累托原則80 20原則四項限原則主動而非被動控制 可控因素 用 腦 優(yōu)于用 力 能掌控才能減輕壓力 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 211 常見的浪費時間的行為示例 1 自我因素 混亂拖延授權(quán)不足個人需求 社會交往 社會接受度 完美度 風(fēng)險規(guī)避 2 環(huán)境因素 訪客電話郵件等候會議危機(jī)上司決策失誤 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 221 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 231 對策 該扔則扔不要移師暗處不放無關(guān)物品 將物品放在固定地方 讓秘書協(xié)助建立良好的文件管理系統(tǒng)讓文件在面前只流通一次下班最后一件事 收拾辦公桌 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 241 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 251 隨時檢視和完善 進(jìn)行工作 排定工作時間 決定優(yōu)先順序 設(shè)定目標(biāo) 沒有目標(biāo)就無法管理目標(biāo)必須明確具體寫下目標(biāo) 先按重要性再按急迫性決定順序時間 利益之比較80 20法則一天內(nèi)2 3件要項 為每天的2 3件要項留出完整時間重要的事放在你最有效率的時間中間別忘了休息5 10分鐘 學(xué)會分配工作今天的工作今天完成每天結(jié)束時如尚有未完工作不要心焦千萬不要跳過 不樂意做的事 避免分散注意力 排除干擾 隨時檢視自己的時間管理狀況如不滿意 可檢討自己的時間管理方法發(fā)現(xiàn)問題后 及時進(jìn)行調(diào)整 我愿在下星期為這事花一小時嗎 完成這工作對達(dá)成目標(biāo)有貢獻(xiàn)嗎 如何避免工作被打斷 現(xiàn)在如何運用我的時間最好 怎樣使我的管理更完善 時間管理系統(tǒng) 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 261 2020 1 15 27 設(shè)定長短程目標(biāo) 以 目標(biāo)導(dǎo)向 而不是以 機(jī)會導(dǎo)向 來安排你的工作擬定目標(biāo)的要件 SMART原則目標(biāo)要特定的 清楚的 可衡量化可實施化 相關(guān)性以時間作為限制因素 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 281 目標(biāo)能喚起你最高尚的才能 自己的切合實際的書面的可衡量的有時限的平衡和諧的 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 291 1 2 3 4 緊迫的事不緊迫的事 重要的事不重要的事 現(xiàn)在排定時間 為未來投入 很快解決 說 不 先按重要性再按緊迫性決定順序 依工作的輕重緩急來安排優(yōu)先順序 先做緊迫而重要的事 再做不緊迫而重要的事 其次才是緊迫而不重要的事 不緊迫而不重要的事擺在最后 排定工作的優(yōu)先順序 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 301 緊急不等于優(yōu)先 緊急可能會擾亂優(yōu)先順序 當(dāng)我們作重要的事情時 就不會被瑣碎的事情所牽制 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 311 時間矩陣圖 緊急的 不緊急的 重要的 不重要的 虛假的 必要的 危機(jī) 有限期的任務(wù) 項目 計劃 準(zhǔn)備 建立關(guān)系 真正的創(chuàng)新 領(lǐng)導(dǎo)的 干擾 一些會議 一些報告 浪費的 逃避的活動浪費時間之事 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 321 優(yōu)先矩陣分類表 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 331 偏重各類事務(wù)的結(jié)果 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 341 訂定每日工作計劃 為每天的2 3件事項留出完整的時間 詳細(xì)地計劃今天下午或是明天早上的工作 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 351 挑戰(zhàn)效率最高點 回頭看看 你有多少時間是完全控制在自己手上 然后設(shè)法找出處理例行事務(wù)最有效率的方法 并集中全力應(yīng)付重要任務(wù) 100 0 早上八點中午下午五點 黃金階段 確定自己的能量循環(huán) 最重要的事放在最有效率的時間 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 361 學(xué)習(xí)分配工作 學(xué)習(xí)將不同的工作授權(quán)給不同的單位執(zhí)行 分工合作才能在最短時間內(nèi)以有效的方式達(dá)成目標(biāo) 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 371 授權(quán)有道 管理是通過他人將事情辦妥授權(quán)就是將若干工作委托部屬履行主管所授予的權(quán)力應(yīng)以剛好能夠完成指派的工作為限度授權(quán)不卸責(zé) 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 381 給誰授權(quán) 下屬 同事 上級外部資源其他 設(shè)備 標(biāo)準(zhǔn) 流程 培訓(xùn)等 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 391 授權(quán)為什么困難 擔(dān)心部屬做錯事?lián)牟繉俦憩F(xiàn)太好擔(dān)心喪失對部屬的控制不愿意放棄得心應(yīng)手的工作找不到適當(dāng)?shù)牟繉偈跈?quán) 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 401 如何授權(quán) 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 411 拖延決定或行事緩慢是非常危險的習(xí)慣 應(yīng)付拖延的招數(shù) 訂定完成期限建立回饋制度安排人監(jiān)督你趁早解決把工作劃分為幾個小部分現(xiàn)在就去做 今日事今日畢 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 421 避免分散注意力 你所花費的努力中 通常有百分之二十已決定了最后的結(jié)果 因此 專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上 將有助于在短時間內(nèi)達(dá)到要的成果 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 431 將阻礙減到最低 通常造成時間浪費的環(huán)境因素有 電話信件會議等候訪客緊急事件 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 441 培養(yǎng)說 不 的能力 如果你從來不懂得拒絕工作 導(dǎo)致工作量超出負(fù)荷時 你的工作品質(zhì)勢必會大受影響 NO NO NO 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 451 應(yīng)付突發(fā)狀況 應(yīng)付突發(fā)狀況 是時間管理上的一大技巧 當(dāng)發(fā)現(xiàn)情況不對時 可以 重新商議在接下來的步驟中 把浪費的時間補回來縮小計劃的涵蓋面爭取更多資源接受替代品提供誘因要求服從 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 461 隨時檢視 隨時檢視自己的時間管理狀況 如果覺得不滿意 可重新檢查自身的時間管理方法 發(fā)現(xiàn)問題點后再做調(diào)整 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 471 四代時間管理理論 第一代時間管理 備忘錄型第二代時間管理 事先規(guī)劃安排行程第三代時間管理 規(guī)劃 定優(yōu)先順序 操之在我第四代時間管理 以原則為中心 以良知為導(dǎo)向 創(chuàng)造高品質(zhì)生活 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 481 四代時間管理的基本理論 第一代 易有成就感 但沒有 優(yōu)先 觀念第二代 能未雨綢繆 但也不分輕重緩急第三代 有目標(biāo)追求 但I(xiàn) III類事務(wù)耗時較多第四代 承認(rèn)人比事重要 針對個人獨有的使命 幫助個人平衡發(fā)展生活中的不同角色 并且全盤規(guī)劃日常生活 著重II類事務(wù)的完成 泰康人壽廈門分公司主管預(yù)干班 491 立即行動 找出一件一直為你所忽略 但是會對個人回事業(yè)產(chǎn)生重大影響的事 寫下來作為近程目標(biāo)根據(jù)優(yōu)先矩陣估計自己化