Excel數(shù)據(jù)鏈接技巧.doc

Excel數(shù)據(jù)鏈接技巧 張幼真 - 在Excel 2000中，用戶可以通過鏈接將硬盤中其他Excel文件中的數(shù)據(jù)鏈接到所創(chuàng)建的工作表中，從而使編制出來的表格更加簡潔、方便、實(shí)用。 - 在Excel中，用戶可以采用不同的鏈接方式，例如可以將同一工作表中的不同單元格或一個(gè)單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)鏈接在一起; 也可以將不同工作表中的單元格或單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)(不論是否是同屬一個(gè)工作簿)鏈接在一起。當(dāng)鏈接中的源數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，Excel還可以更新所對應(yīng)鏈接點(diǎn)中的數(shù)據(jù)。下面我們舉例來說明如何設(shè)置這種鏈接。 一、 鏈接工作表 - 假設(shè)某公司每個(gè)銷售部門建有各自的銷售情況工作表，當(dāng)公司主管需要了解各銷售部門的銷售利潤情況以及公司銷售利潤總和時(shí)，就要翻看所有銷售部門的銷售報(bào)表，工作量相當(dāng)大。如果利用Excel中的數(shù)據(jù)鏈接功能，只需新建一個(gè)鏈接工作表(匯總表)，將所有銷售報(bào)表中的相關(guān)數(shù)據(jù)全部鏈接到匯總表中，只要打開該匯總表，就可以輕松地獲得各部門銷售表中的數(shù)據(jù)。操作方法如下。 - 1 在同一工作簿中的不同工作表中使用公式鏈接 - (1)進(jìn)行鏈接操作以前，在銷售報(bào)表工作簿中新建一個(gè)工作表(匯總表)。 - (2)在Excel中打開銷售報(bào)表工作簿，將新建的匯總表設(shè)為當(dāng)前工作表。 - (3)可以使用以下2種方法設(shè)置鏈接。 - 方法一: 直接在要鏈接數(shù)據(jù)的單元格中鍵入計(jì)算公式和鏈接對象及其數(shù)據(jù)所在區(qū)域，這種方法比較直觀和快捷。此例中，您可以選中匯總表中的單元格C4，并在該單元格中鍵入=銷售部1!D4+銷售部2!D4或=SUM(銷售部1!D4,銷售部2!D4)即可。 - 說明: 在語句銷售部1!D4中，銷售部1為所引用的工作表名稱，!為分隔工作表引用和單元格引用，而D4則為對工作表上單元格或單元格區(qū)域的引用。 - 方法二: 采用Excel中的設(shè)置功能來設(shè)置鏈接，方法如下: - 選中匯總表中的單元格C4，然后選擇插入*函數(shù)，打開粘貼函數(shù)對話框。在該對話框中的函數(shù)分類列表框中選擇常用函數(shù)選項(xiàng)，在函數(shù)名列表框中選擇SUM函數(shù)(也可以選擇其他函數(shù)命令)，按確定按鈕，打開SUM對話框。將光標(biāo)置于Number1文本框中，然后將銷售部1工作表置為當(dāng)前工作表，并單擊該表格中的C4單元格; 同樣，將光標(biāo)置于Number2文本框中，然后將銷售部2工作表置為當(dāng)前工作表，并單擊該表格中的C4單元格，這時(shí)將在光標(biāo)位置出現(xiàn)銷售部2!C4字樣。單擊確定按鈕，返回匯總表表格?？梢钥吹皆谠摫淼腃4單元格中已填入了數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)就是2個(gè)銷售報(bào)表中利潤額之和，在編輯欄中還顯示該單元格數(shù)據(jù)的計(jì)算公式(如圖1所示)。 - 2在不同工作簿中的工作表中使用公式鏈接 - Excel不僅可以在同一工作簿中的不同工作表之間創(chuàng)建鏈接，還可以在不同工作簿中的工作表之間創(chuàng)建鏈接。假設(shè)上例中的匯總表是在另一個(gè)公司報(bào)表工作簿中，其操作步驟如下: - (1)將公司報(bào)表與銷售報(bào)表同時(shí)打開置于同一Excel窗口中，并將公司報(bào)表工作簿置為當(dāng)前工作簿。 - (2)在將要包含公式的公司報(bào)表工作簿中選定希望輸入外部引用的單元格(即鏈接點(diǎn))，本例為該工作簿中匯總表工作表中的C4單元格，接下來也有2種設(shè)置方法，其設(shè)置方法基本同在同一工作簿中不同工作表中使用公式鏈接中的設(shè)置方法相似，所不同的是在設(shè)置該單元格中鍵入數(shù)據(jù)的公式中還要添加上所鏈接數(shù)據(jù)源的工作簿名及其路徑，如=SUM(C:銷售報(bào)表.xls銷售部1!D4, C:銷售報(bào)表.xls銷售部2!D4)。 - 編者注：外部引用是指對其他Excel工作簿中工作表單元格或區(qū)域的引用，或是對其他工作簿中名稱的引用。在本例中指的是對銷售報(bào)表工作簿中各銷售部工作表中D4單元格中數(shù)據(jù)的引用。 - 3鏈接數(shù)據(jù)的自動更新 - 用以上鏈接方式創(chuàng)建的工作簿一般不需要用戶來維護(hù)，如果為鏈接提供數(shù)據(jù)的單元格發(fā)生變化時(shí)，包含鏈接點(diǎn)的工作簿中的相關(guān)數(shù)據(jù)將會自動更新。但需要注意的是，只有當(dāng)包含鏈接點(diǎn)的工作簿與為鏈接提供數(shù)據(jù)的工作簿(源工作簿)同時(shí)打開的情況下改變源工作簿中的相關(guān)數(shù)據(jù)，或者在更新源工作簿中的相關(guān)數(shù)據(jù)后接著打開包含鏈接點(diǎn)的工作簿，Excel才會自動更新該鏈接。若是在關(guān)閉源工作簿后再打開包含鏈接的工作簿，Excel就不會自動更新鏈接數(shù)據(jù)，此時(shí)就必須進(jìn)行人工更新鏈接，其操作方法如下。 - (1)更新全部鏈接點(diǎn)數(shù)據(jù) - 打開包含鏈接的工作簿時(shí)將彈出一個(gè)對話框，詢問是否更新當(dāng)前工作簿中的鏈接數(shù)據(jù)，單擊是將更新該工作簿中的所有鏈接點(diǎn)中的數(shù)據(jù)。 - (2)更新指定鏈接點(diǎn)數(shù)據(jù) - 如果您只需要更新鏈接點(diǎn)工作簿中部分鏈接點(diǎn)的數(shù)據(jù)，則應(yīng)在詢問對話框中單擊否，在保持原來的內(nèi)容不變的情況下，打開該工作簿。然后選擇編輯*鏈接，打開鏈接對話框。在該對話框中的源文件列表框中選擇指定鏈接點(diǎn)數(shù)據(jù)的源對象，單擊立即更新即可。如果需要選定同一源文件的多個(gè)鏈接，可以按住Ctrl鍵，然后單擊各個(gè)鏈接對象。 - 根據(jù)以上情況，Excel可通過2種方式顯示鏈接點(diǎn)工作簿上的公式，這取決于提供數(shù)據(jù)的工作簿(源工作簿)是否打開。 - (1)當(dāng)源工作簿打開時(shí)，公式中的內(nèi)容使用相對鏈接，如銷售報(bào)表.xls銷售部1!D4。 - (2)當(dāng)源工作簿關(guān)閉時(shí)，公式中的內(nèi)容使用絕對鏈接，如C:Path銷售報(bào)表.xls銷售部1!D4。 二、 鏈接源工作表中單元格的名稱 - 上面對源單元格引用的是代表該單元格的區(qū)域代碼，如E4、D4:C5或$A$3等，這在鏈接點(diǎn)較少的情況下是可行的，但在鏈接點(diǎn)比較多、間隔時(shí)間過長的情況下就不容易辨認(rèn)其代表的內(nèi)容了。為此，Excel又提供了另外一種對單元格的引用方法，即對單元格名稱的引用。其原理是事先為工作表中要作為源數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域確定一個(gè)名稱，在以后需要對其進(jìn)行引用時(shí)，引用其名稱即可。由于用戶在確定其名稱時(shí)，可以根據(jù)該單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)內(nèi)容來確定，所以在設(shè)置時(shí)就很容易辨認(rèn)其內(nèi)容了。具體設(shè)置方法如下。 - (1)將源數(shù)據(jù)工作簿和要鏈接點(diǎn)工作簿同時(shí)打開。 - (2)為源單元格區(qū)域確定名稱。將包含鏈接點(diǎn)工作簿置為當(dāng)前工作簿，然后選擇插入*名稱，打開定義名稱對話框(如圖2所示)。在在當(dāng)前工作簿中的名稱項(xiàng)目中為源單元格確定一個(gè)名稱，在本例中是一銷售部利潤。將引用位置項(xiàng)目中的內(nèi)容刪除(因?yàn)樵撘梦恢貌⒉皇撬枰玫膯卧竦奈恢?，并將光標(biāo)置于該文本框中，再選中源單元格(該單元格可以是任何工作簿中的工作表中的單元格，但必須是當(dāng)前已打開的工作簿)，本例中是銷售報(bào)表工作簿中銷售部1工作表中的D4單元格。此時(shí)Excel將在引用位置項(xiàng)目中自動填上該單元格的路徑及所在區(qū)域代碼。單擊添加按鈕，再單擊確定按鈕即可。這樣，名稱一銷售部利潤就可以代表銷售報(bào)表.xls銷售部1!$D$4來引用了。 - 由于本例中有2個(gè)源單元格數(shù)據(jù)需要鏈接，可以將另一個(gè)源數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域的名稱確定為二銷售部利潤。 - (3)將源單元格區(qū)域鏈接到鏈接點(diǎn)。將包含鏈接點(diǎn)工作簿置為當(dāng)前工作簿(本例為公司報(bào)表)，并選中作為鏈接點(diǎn)的單元格(本例為公司報(bào)表工作簿中匯總表工作表中的C4單元格)，選擇插入*函數(shù)，打開粘貼函數(shù)對話框，在其中選擇SUM函數(shù)(根據(jù)需要也可選擇其他函數(shù))，單擊確定按鈕，打開SUM對話框。將光標(biāo)置于Number1文本框中，選擇插入*名稱，單擊粘貼命令項(xiàng)，打開粘貼名稱對話框。在其列表框里選中一銷售部利潤，單擊確定按鈕，在Number1的文本框中自動填入一銷售部利潤。同理操作，在Number2的文本框中自動填入二銷售部利潤，單擊確定按鈕返回包含鏈接點(diǎn)工作簿(本例為公司報(bào)表)，此時(shí)在編輯欄中顯示的公式就為=SUM(一銷售部利潤，二銷售部利潤)，鏈接點(diǎn)中數(shù)據(jù)的含義一目了然。 三、打開鏈接方式中的源文件 - 如果所鏈接的源文件與當(dāng)前文件不是同一個(gè)工作簿文件，在眾多的Excel數(shù)據(jù)文件中尋找相關(guān)的源文件就是比較困難的，下面向您介紹一個(gè)打開鏈接方式中的源文件的簡單方法。具體操作如下: - 將公司報(bào)表工作簿置為當(dāng)前工作簿，然后選擇編輯*鏈接，打開鏈接對話框，在源文件列表框中列出了與當(dāng)前工作簿相鏈接的文件的名稱和位置。選中您需要打開的源文件，然后單擊打開源文件按鈕，源文件就會顯示在Excel 的窗口中。 四、 更改鏈接方式中的源文件 - 有的時(shí)候用戶需要變動已被鏈接和引用的工作表在硬盤中的存儲位置，當(dāng)該類文件的存儲路徑發(fā)生變化時(shí)，鏈接點(diǎn)工作簿就會因找不到源工作簿而不能正常鏈接數(shù)據(jù)。這時(shí)，您需要在鏈接對話框的源文件列表框中選擇已更改文件路徑的源工作簿，然后單擊更改源按鈕，即可將該源文件的路徑修正過來。 - 鏈接功能在相對復(fù)雜的表格數(shù)據(jù)中更能顯示出它的實(shí)用價(jià)值。 - (作者地址: 湖北省遠(yuǎn)安縣百紡公司，444200) Excel使用技巧六則 2003-2-13 1.兩次選定單元格有時(shí)，我們需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)測試值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按Enter鍵，活動單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格，非常不便。此時(shí)，你肯定會通過選擇“工具”“選項(xiàng)“編輯，取消“按Enter鍵移動活動單元格標(biāo)識框選項(xiàng)的選定來實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多測試值，但以后你還得將此選項(xiàng)選定，顯得比較麻煩。其實(shí)，采用兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：單擊鼠標(biāo)選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格（此時(shí)，單元格周圍將出現(xiàn)實(shí)線框）。 2.“Shift拖放的妙用在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置時(shí)，同時(shí)按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法為：選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭“?，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€(gè)水平“工狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會變?yōu)榇怪薄肮顦?biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。這種簡單的方法節(jié)省了幾個(gè)剪切和粘貼或拖放操作，非常方便。3.超越工作表保護(hù)的訣竅如果你想使用一個(gè)保護(hù)了的工作表，但又不知道其口令，有辦法嗎？有。選定工作表，選擇“編輯“復(fù)制、“粘貼，將其拷貝到一個(gè)新的工作簿中（注意：一定要新工作簿），即可超越工作表保護(hù)。4.巧用IF函數(shù)(1).設(shè)有一工作表，C1單元格的計(jì)算公式為：=A1B1，當(dāng)A1、B1單元格沒有輸入數(shù)據(jù)時(shí)，C1單元格會出現(xiàn)“DIV0！”的錯(cuò)誤信息。這不僅破壞了屏幕顯示的美觀，特別是在報(bào)表打印時(shí)出現(xiàn)“DIV0！”的信息更不是用戶所希望的。此時(shí)，可用IF函數(shù)將C1單元格的計(jì)算公式更改為：=IF（B1=0，A1B1）。這樣，只有當(dāng)B1單元格的值是非零時(shí)，C1單元格的值才按A1B1進(jìn)行計(jì)算更新，從而有效地避免了上述情況的出現(xiàn)。(2).設(shè)有C2單元格的計(jì)算公式為：=A2B2，當(dāng)A2、B2沒有輸入數(shù)值時(shí)，C2出現(xiàn)的結(jié)果是“0”，同樣，利用IF函數(shù)把C2單元格的計(jì)算公式更改如下：=IF（AND（A2=，B2=），A2B2）。這樣，如果A2與B2單元格均沒有輸入數(shù)值時(shí)，C2單元格就不進(jìn)行A2B2的計(jì)算更新，也就不會出現(xiàn)“0”值的提示。(3).設(shè)C3單元格存放學(xué)生成績的數(shù)據(jù)，D3單元格根據(jù)C3（學(xué)員成績）情況給出相應(yīng)的“及格”、“不及格”的信息。可用IF條件函數(shù)實(shí)現(xiàn)D3單元格的自動填充，D3的計(jì)算公式為：=IF（C360，不及格，及格）。5.累加小技巧我們在工作中常常需要在已有數(shù)值的單元格中再增加或減去另一個(gè)數(shù)。一般是在計(jì)算器中計(jì)算后再覆蓋原有的數(shù)據(jù)。這樣操作起來很不方便。這里有一個(gè)小技巧，可以有效地簡化老式的工作過程。 (1).創(chuàng)建一個(gè)宏：選擇Excel選單下的“工具宏錄制新宏”選項(xiàng)；宏名為：MyMacro；快捷鍵為：CtrlShiftJ(只要不和Excel本身的快捷鍵重名就行)；保存在：個(gè)人宏工作簿(可以在所有Excel工作簿中使用)。(2).用鼠標(biāo)選擇“停止錄入”工具欄中的方塊，停止錄入宏。(3).選擇Excel選單下的“工具宏Visual Basic編輯器”選項(xiàng)。(4).在“Visual Basic編輯器”左上角的VBA Project中用鼠標(biāo)雙擊VBAProject(Personal.xls)打開“模塊Module1”。注意：你的模塊可能不是Module1 ,也許是Module2、Module3。(5).在右側(cè)的代碼窗口中將Personal.xlsModule1(Code)中的代碼更改為：Sub MyMacro( )OldValue = Val(ActiveCell.Value)InputValue = InputBox(“輸入數(shù)值，負(fù)數(shù)前輸入減號”,“小小計(jì)算器”)ActiveCell.Value = Val(OldValueInputValue)End Sub(6).關(guān)閉Visual Basic編輯器。編輯完畢，你可以試試剛剛編輯的宏，按下ShiftCtrlJ鍵，輸入數(shù)值并按下“確定”鍵。(這段代碼只提供了加減運(yùn)算，借以拋磚引玉。)6.怎樣保護(hù)表格中的數(shù)據(jù)假設(shè)要實(shí)現(xiàn)在合計(jì)項(xiàng)和小計(jì)項(xiàng)不能輸入數(shù)據(jù)，由公式自動計(jì)算。首先，輸入文字及數(shù)字，在合計(jì)項(xiàng)F4至F7單元格中依次輸入公式：=SUM (B4E4)、=SUM(B5E5)、=SUM(B6E6)、=SUM(B7E7)，在小計(jì)項(xiàng)B8至F8單元格中依次輸入公式：=SUM(B4B7)、=SUM(C4C7)、=SUM(D4D7)、=SUM(E4E7)、=SUM(F4F7)。在默認(rèn)情況下，整個(gè)表格的單元格都是鎖定的，但是，由于工作表沒有被保護(hù)，因此鎖定不起作用。選取單元格A1F8，點(diǎn)擊“格式單元格”選單，選擇“保護(hù)”選項(xiàng)，消除鎖定復(fù)選框前的對勾，單擊確定。然后，再選取單元格F4F7和B8F8，點(diǎn)擊“格式單元格”選單，選擇“保護(hù)”選項(xiàng)，使鎖定復(fù)選框選中，單擊確定，這樣，就把這些單元格鎖定了。接著，點(diǎn)擊“工具保護(hù)保護(hù)工作表”選單，這時(shí)，會要求你輸入密碼，輸入兩次相同的密碼后，點(diǎn)擊確定，工作表就被保護(hù)起來了，單元格的鎖定也就生效了。今后，可以放心地輸入數(shù)據(jù)而不必?fù)?dān)心破壞公式。如果要修改公式，則點(diǎn)擊“工具保護(hù)撤消保護(hù)工作表”選單，這時(shí)，會要求你輸入密碼，輸入正確的密碼后，就可任意修改公式了。EXCEL中如何計(jì)算一個(gè)月后的日期（2002-10-29） EXCEL在管理上有很強(qiáng)的功能，它不單只是數(shù)據(jù)計(jì)算和統(tǒng)計(jì)上。應(yīng)某政法單位的要求，我制作了案件管理的模板（還不能叫程序），按要求，某案件在到期日及臨近之前，要能夠自動報(bào)警，那么必須能自動計(jì)算出到期日期。如以B4為取樣日期，30天后的日期即為=B4+30。而法律期限的規(guī)定中，有的是以天數(shù)表述的，有的卻是以月數(shù)表述。如取1個(gè)月后的日期，前面用的公式顯然就不對了，因?yàn)橛械脑聻榇笤?，有的月為小月?月還只有28天。于是我想出了一個(gè)公式，即：=DATE(IF(MONTH(B4)+112,YEAR(B4)+1,YEAR(B4),MOD(MONTH(B4)+1,12),DAY(B4)一試用，就發(fā)現(xiàn)B4=2002-5-31，結(jié)果為2002-7-1，而不是正確的2002-6-30。如B4=2002-1-31，結(jié)果成了2002-3-3。無奈我只能到網(wǎng)上找答案了。在excelhome一個(gè)網(wǎng)友給出了這么一個(gè)公式：=b4+choose(month(b4),28,31,30,31,30,31,31,30,31,30,31,31)，但不能自動計(jì)算閏年的2月29日。 在幾個(gè)網(wǎng)友給出幾個(gè)公式后，一個(gè)叫Liyh67的網(wǎng)友給出了：=MIN(B4+62-DAY(B4+62),B4+DAY(B4+31-DAY(B4+31)的公式，這個(gè)公式簡單且完全適用。 正當(dāng)我心滿意足時(shí)，sunnet出現(xiàn)了，他給出了Edate(B4,1)的公式，但我試用了一下，并不能用，再問，sunnet說要加載“分析工具庫”。按他（她）的指點(diǎn)我打開EXCEL，點(diǎn)菜單：工具-加載宏，在“分析工具庫-VBA函數(shù)”復(fù)選框上打上勾，再進(jìn)行試算，神奇的結(jié)果出現(xiàn)了，原來edate()函數(shù)是專為我這樣的需要設(shè)計(jì)的，必須要加載宏才能運(yùn)行，難怪我和那么多的網(wǎng)友都找不到Excel XP的八則快速輸入技巧 (1) 2003-1-16 麥迪網(wǎng)校如果我們在用ExcelXP處理龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí)，不注意講究技巧和方法的話，很可能會花費(fèi)很大的精力。因此如何巧用ExcelXP，來快速輸入信息就成為各個(gè)ExcelXP用戶非常關(guān)心的話題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。1、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字如果我們需要在ExcelXP工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時(shí)，按照普通的輸入方法，我們可能按照數(shù)字原樣大小直接輸入，例如現(xiàn)在要在單元格中輸入0.05這個(gè)數(shù)字時(shí)，我們會把“0.05”原樣輸入到表格中。不過如果需要輸入若干個(gè)帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，我們再按照上面的方法輸入的話，每次輸入數(shù)字時(shí)都需要重復(fù)輸入小數(shù)點(diǎn)，這樣工作量會變大，輸入效率會降低。其實(shí)，我們可以使用ExcelXP中的小數(shù)點(diǎn)自動定位功能，讓所有數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)自動定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數(shù)點(diǎn)自動定位功能時(shí)，我們可以先在ExcelXP的編輯界面中，用鼠標(biāo)依次單擊“工具”/“選項(xiàng)”/“編輯”標(biāo)簽，在彈出的對話框中選中“自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們再輸入帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車鍵后自動進(jìn)行定位。例如，我們要在某單元格中鍵入0.06的話，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù)”選項(xiàng)為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車以后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?.06”，怎么樣簡單吧？2、快速錄入文本文件中的內(nèi)容現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲存的文件，如果此時(shí)您需要將這些數(shù)據(jù)制作成ExcelXP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會這樣做；將菜單上的數(shù)據(jù)一個(gè)個(gè)復(fù)制/粘貼到工作表中，也需花很多時(shí)間。沒關(guān)系！您只要在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復(fù)制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時(shí)，您只要在ExcelXP編輯區(qū)中，依次用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)/導(dǎo)入文本文件”命令，然后在導(dǎo)入文本會話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下“導(dǎo)入”鈕以后，程序會彈出一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)υ捒颍灰凑障驅(qū)У奶崾具M(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。3、快速輸入大量相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。你可以通過下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。4、快速進(jìn)行中英文輸入法切換一張工作表常常會既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個(gè)合適的中文輸入法；接著打開“有效數(shù)據(jù)”對話框，選中“IME模式”標(biāo)簽，在“模式”框中選擇打開，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“IME模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。5、快速刪除工作表中空行刪除ExcelXP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來進(jìn)行刪除：首先打開要刪除空行的工作表，在打開的工作表中用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“插入”菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列，在列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中列的數(shù)據(jù)，以列重新排序，然后刪去列。按照這樣的刪除方法，無論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。6、快速對不同單元格中字號進(jìn)行調(diào)整在使用ExcelXP編輯文件時(shí)，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等，致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。如果依次對這些單元格中的字號調(diào)整的話，工作量將會變得很大。其實(shí)，您可以采用下面的方法來減輕字號調(diào)整的工作量：首先新建或打開一個(gè)工作簿，并選中需要ExcelXP根據(jù)單元格的寬度調(diào)整字號的單元格區(qū)域；其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對齊”標(biāo)簽，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕；此后，當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果輸入的數(shù)據(jù)長度超過了單元格的寬度，ExcelXP能夠自動縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。如果你對這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，則字符可自動增大或縮小字號，以適應(yīng)新的單元格列寬，但是對這些單元格原設(shè)置的字體字號大小則保持不變。7、快速輸入多個(gè)重復(fù)數(shù)據(jù)在使用ExcelXP工作表的過程中，我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù),如果依次輸入，無疑工作量是巨大的?，F(xiàn)在我們可以借助ExcelXP的“宏”功能,來記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過程,然后將這些命令和過程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會重復(fù)所記錄的操作。使用宏功能時(shí)，我們可以按照以下步驟進(jìn)行操作:首先打開工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；接著再用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令；設(shè)定好宏后，我們就可以對指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣訉λM(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。8、快速處理多個(gè)工作表有時(shí)我們需要在ExcelXP中打開多個(gè)工作表來進(jìn)行編輯，但無論打開多少工作表，在某一時(shí)刻我們只能對一個(gè)工作表進(jìn)行編輯，編輯好了以后再依次編輯下一個(gè)工作表，如果真是這樣操作的話，我們倒沒有這個(gè)必要同時(shí)打開多個(gè)工作表了，因?yàn)槲覀兺瑫r(shí)打開多個(gè)工作表的目的就是要減輕處理多個(gè)工作表的工作量的，那么我們該如何實(shí)現(xiàn)這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift鍵或“Ctrl鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對其實(shí)行多方面的批量處理；接著在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作；然后在“文件”菜單中選擇“頁面設(shè)置”，將選中的多個(gè)工作表設(shè)成相同的頁面模式；再通過“編輯”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過“格式”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格。（硅谷動力飛浪）用 Excel 實(shí)現(xiàn)自動查表在項(xiàng)目招標(biāo)中，常會遇到這種情況，如對某一個(gè)數(shù)字進(jìn)行查表后，算出該數(shù)字對應(yīng)的結(jié)果，如數(shù)字為5.1，則在表格的豎行找整數(shù)5，在表格的橫向找0.1，表格交叉處即為計(jì)算結(jié)果。但是在表格較大時(shí)，重復(fù)的手工勞動較為煩瑣，且容易出錯(cuò)。本人經(jīng)過實(shí)踐，用excel對這一過程進(jìn)行了簡化：第一步：將報(bào)表輸入excel；第二步：在b17單元格中輸入原始數(shù)據(jù)；第三步：在c17單元格中輸入公式：=INDEX(B5:J11,MATCH(TRUNC(B17,0),A5:A11),ABS(B17-TRUNC(B17,0)*10)公式說明如下：1、TRUNC(B17,0)：對原始數(shù)據(jù)取其整數(shù)值；2、MATCH(TRUNC(B17,0),A5:A11)：找出該整數(shù)值在表格豎行所處位置；3、ABS(B17-TRUNC(B17,0)*10：返回小數(shù)點(diǎn)后數(shù)值在表格橫向所處位置，這里要注意，因?yàn)閿?shù)值可能為負(fù)，而符號已進(jìn)入了數(shù)值的整數(shù)部分，因此要對公式取絕對值。至此，公式即告完成，在b17單元格中輸入數(shù)據(jù)，在c17單元格中就會相應(yīng)出現(xiàn)該數(shù)值所對應(yīng)的結(jié)果，試一試，是不是很方便?/span巧用Excel 97的三維引用匯總報(bào)表數(shù)據(jù)對報(bào)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總是企事業(yè)單位必不可少的工作，有一套通用的報(bào)表數(shù)據(jù)管理軟件來做這一工作當(dāng)然最好不過。其實(shí)，在 Excel 97 中完全可以進(jìn)行這項(xiàng)工作，操作簡單到只要點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)按按鍵盤即可。本文結(jié)合實(shí)例為大家介紹利用Excel 97 的三維引用功能匯總報(bào)表數(shù)據(jù)的方法，同時(shí)介紹一些在 Excel 97 中復(fù)制表格、建立公式和復(fù)制公式的操作技巧。報(bào)表匯總中最常見的形式是匯總相同格式的報(bào)表。其特點(diǎn)是被匯總報(bào)表和匯總報(bào)表都是用同一種報(bào)表填寫，表中數(shù)據(jù)具有相同的排列順序和位置。就是說，源工作表和目標(biāo)工作表都是由同一模板生成，源區(qū)域和目標(biāo)區(qū)域完全相同。以匯總銷售利潤明細(xì)表為例，步驟如下： 在新的工作簿中建立工作表“銷售利潤明細(xì)表”，依照需要設(shè)置好各單元格的格式，如字體、字號、數(shù)字和貨幣的小數(shù)位、對齊方式等等； 建立表內(nèi)運(yùn)算公式： 選定單元格12； 雙擊（鼠標(biāo)左鍵，下同）編輯欄左邊的“”； 雙擊【常用】工具欄中的求和符號“”； 單擊單元格5后按住Shift鍵接著單擊單元格11，單擊“”確定，此時(shí)在編輯欄中出現(xiàn)公式：“（5：11）”，意為對單元格5至11的數(shù)據(jù)求和，并將結(jié)果填入單元格12內(nèi)；（見圖一） 緊接著第步（否則必須重新選定單元格12）將上述公式復(fù)制到單元格12至12中：單擊【常用】工具欄中的【復(fù)制】圖標(biāo)，選定單元格12至12這一區(qū)域，再單擊【粘貼】圖標(biāo)即可； 選定單元格5； 雙擊“”，在編輯欄出現(xiàn)的“”后輸入公式“5555”（不包括引號）單擊“”確定； 用第步的方法把該公式復(fù)制到單元格6至11中。公式建立后可以在表中任意輸入數(shù)據(jù)觀察欄和12行的計(jì)算結(jié)果是否正確，確定以后將輸入的數(shù)據(jù)刪除, 進(jìn)入下一步。（注意：不能對已建立公式的單元格進(jìn)行刪除操作，否則必須重新對其復(fù)制公式）。 復(fù)制工作表選定主菜單【編輯】中【移動或復(fù)制工作表】選項(xiàng)，在【移動或復(fù)制工作表】對話框中選中【建立副本】后確定，就會在工作簿中新增一個(gè)工作表，依此復(fù)制，共建立個(gè)工作表，對各表標(biāo)簽依次命名為“銷售01表、銷售02表、銷售12表、銷售匯總表”分別為一年的月、月、月的銷售利潤明細(xì)表和全年銷售利潤明細(xì)表的匯總表。 用三維引用功能匯總?cè)陥?bào)表數(shù)據(jù) 選定“銷售匯總表”的5單元格； 雙擊“”，再雙擊求和符號“”； 單擊“銷售01表”標(biāo)簽，接著按住Shift鍵單擊“銷售12表”標(biāo)簽，并輸入“5”； 單擊“”確定，此時(shí)在編輯欄中可以看到在“銷售匯總表”5單元格中建立的匯總公式：“（銷售01表：銷售12表！5）”，表示將“銷售01表”到“銷售12表”這一工作表范圍內(nèi)的各表5單元格的數(shù)據(jù)加和匯總到“銷售匯總表”的5單元格中； 用上面建立公式的第步方法復(fù)制匯總公式，（可選定“銷售匯總表”從5到12的整個(gè)區(qū)域一次性復(fù)制）。我們?nèi)我膺x定“銷售匯總表”的一個(gè)單元格如7，如果在編輯欄中看到匯總公式為“（銷售01表：銷售12表！7）”，則說明匯總公式的建立與復(fù)制都正確無誤，同時(shí)也可以看到，凡是已建立（或復(fù)制）了公式的單元格都會顯示出已設(shè)定的數(shù)字和貨幣格式，如圖二。至此我們已經(jīng)完成了報(bào)表匯總的全部準(zhǔn)備工作。我們只要在各月的明細(xì)表中輸入原始數(shù)據(jù)，不但馬上可以看到該張表各項(xiàng)指標(biāo)的合計(jì)數(shù)，而且可以從匯總表中看到已輸入數(shù)據(jù)各表的匯總數(shù)。如一月、二月的報(bào)表完成后，匯總表中顯示的數(shù)字就是一至二月的累計(jì)數(shù)，十二個(gè)月的報(bào)表都輸入了數(shù)據(jù)后，匯總表顯示的就是全年的總計(jì)數(shù)。如果對任一張明細(xì)表的任何數(shù)據(jù)進(jìn)行了修改，匯總表的相應(yīng)數(shù)據(jù)就會按更改后的數(shù)據(jù)自動更新，完全不需人工干預(yù)。同樣地，如果在明細(xì)表“銷售01表”與“銷售12表”的位置之間新增或刪除任意數(shù)量的工作表，不須再對新表建立公式，匯總表會自動對它們的數(shù)據(jù)進(jìn)行添加或刪除。本例是對同一單位不同期間的報(bào)表進(jìn)行匯總，如果要對同一期間不同單位的報(bào)表進(jìn)行匯總，方法也是一樣?？梢院敛豢鋸埖卣f，三維引用功能用于報(bào)表匯總的效果決不會亞于某些專門的報(bào)表數(shù)據(jù)管理軟件。關(guān)于如何在Excel中將所有數(shù)據(jù)乘以10的問題為了保護(hù)數(shù)據(jù)可以建立副本來操作。方法如下：用鼠標(biāo)右擊工作表的標(biāo)簽（默認(rèn)為sheet1），在快捷方式里選擇“移動或復(fù)制工作表”命令進(jìn)入“移動或復(fù)制工作表”對話框，選擇“建立復(fù)本”復(fù)選框確定。這時(shí)就重新生成一個(gè)sheet1(2)這個(gè)工作表，它和sheet1內(nèi)容一樣。好了，下面以本表數(shù)據(jù)為例。要想使A1：B3中所有數(shù)據(jù)都放大10倍。單擊sheet1(2)這個(gè)工作表，在單元格A1輸入Sheet1!A1*10這個(gè)數(shù)學(xué)表達(dá)式，輸入完后回車數(shù)據(jù)就自動算出。（當(dāng)然也可以輸入號后，用鼠標(biāo)單擊Sheet1表的A1單元格后，再輸入*10，用鼠標(biāo)選擇比用筆輸入準(zhǔn)確、方便）。下面復(fù)制此公式：用鼠標(biāo)單擊A1單元格并將光標(biāo)放到此單元格的右下角后，當(dāng)光標(biāo)變成一個(gè)小“黑十字”后，按住鼠標(biāo)左鍵拖放到B3處，此公式就復(fù)制完成了，數(shù)據(jù)自動計(jì)算。怎么樣，sheet1(2)工作表中的數(shù)據(jù)是不是比Sheet1相應(yīng)表格中的數(shù)據(jù)放大了10倍。1、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符？例如：在單位的人事資料，在excel中輸入后，由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位，即要在每個(gè)人的證書號碼前再添上兩位數(shù)13，如果一個(gè)一個(gè)改的話實(shí)在太麻煩了，那么我們可以用下面的辦法，省時(shí)又省力：1）假設(shè)證書號在A列，在A列后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，插入一列，為B列 ；2）在B2單元格寫入： =13 & A2 后回車；3）看到結(jié)果為 13xxxxxxxxxxxxx 了嗎？鼠標(biāo)放到B2位置，單元格的下方不是有一個(gè)小方點(diǎn)嗎，按著鼠標(biāo)左鍵往下拖動直到結(jié)束。當(dāng)你放開鼠標(biāo)左鍵時(shí)就全部都改好了。若是在原證書號后面加13 則在B2單元格中寫入：=A2 & 13 后回車。2、如何設(shè)置文件下拉窗口的最下面的最近運(yùn)行的文件名個(gè)數(shù)？打開“工具”，選“選項(xiàng)”，再選“常規(guī)”，在“最近使用的文件清單”下面的文件個(gè)數(shù)輸入框中改變文件數(shù)目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名，則將“最近使用的文件清單”前的復(fù)選框去掉即可。3、在EXCEL中輸入如“1-1”、“1-2”之類的格式后它即變成1月1日，1月2日等日期形式，怎么辦？這是由于EXCEL自動識別為日期格式所造成，你只要點(diǎn)擊主菜單的“格式”菜單，選“單元格”，再在“數(shù)字”菜單標(biāo)簽下把該單元格的格式設(shè)成文本格式就行了。4、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動定時(shí)保存文件？點(diǎn)擊“工具”菜單“自動保存”項(xiàng)，設(shè)置自動保存文件夾的間隔時(shí)間。如果在“工具”菜單下沒有“自動保存”菜單項(xiàng)，那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏.選上“自動保存”，“確定”。然后進(jìn)行設(shè)置即可。5、用Excel做多頁的表格時(shí)，怎樣像Word的表格那樣做一個(gè)標(biāo)題，即每頁的第一行（或幾行）是一樣的。但不是用頁眉來完成？在EXCEL的文件菜單頁面設(shè)置工作表打印標(biāo)題；可進(jìn)行頂端或左端標(biāo)題設(shè)置，通過按下折疊對話框按鈕后，用鼠標(biāo)劃定范圍即可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。6、在Excel中如何設(shè)置加權(quán)平均？加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個(gè)單位值（如單價(jià)）平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決（其實(shí)就是一個(gè)除法算式），分母是各個(gè)量值之和，分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。7、如果在一個(gè)Excel文件中含有多個(gè)工作表，如何將多個(gè)工作表一次設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳？如何才能一次打印多個(gè)工作表？把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處（若你沒有特別設(shè)置的話，Excel自動設(shè)置的名稱是“sheet1、sheet2、sheet3.”），然后點(diǎn)右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項(xiàng)，這時(shí)你的所有操作都是針對全部工作表了，不管是設(shè)置頁眉和頁腳還是打印你工作表。8、EXCEL中有序號一欄，由于對表格進(jìn)行調(diào)整，序號全亂了,可要是手動一個(gè)一個(gè)改序號實(shí)在太慢太麻煩，用什么方法可以快速解決？如果序號是不應(yīng)隨著表格其他內(nèi)容的調(diào)整而發(fā)生變化的話，那么在制作EXCEL表格時(shí)就應(yīng)將序號這一字段與其他字段分開，如在“總分”與“排名”之間空開一列，為了不影響顯示美觀，可將這一空的列字段設(shè)為隱藏，這樣在調(diào)整表格（數(shù)據(jù)清單）的內(nèi)容時(shí)就不會影響序號了。9、用Excel2000做成的工資表，只有第一個(gè)人有工資條的條頭（如編號、姓名、崗位工資.)，想輸出成工資條的形式。怎么做？這個(gè)問題應(yīng)該這樣解決：先復(fù)制一張工資表，然后在頁面設(shè)置中選中工作表選項(xiàng)，設(shè)置打印工作表行標(biāo)題，選好工資條的條頭，然后在每一個(gè)人之間插入行分頁符，再把頁長設(shè)置成工資條的高度即可。10、使用自定義方式重裝了一遍中文office97，Excel的打印紙選項(xiàng)中只有A4一種，怎么辦？隨便安裝一個(gè)打印機(jī)驅(qū)動程序就可以了。11、在Excel中小數(shù)點(diǎn)無法輸入，按小數(shù)點(diǎn)，顯示的卻是逗號，無論怎樣設(shè)置選項(xiàng)都無濟(jì)于事，該怎么辦？這是一個(gè)比較特殊的問題，我曾為此花了十幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間，但說白了很簡單。在indows的控制面板中，點(diǎn)擊“區(qū)域設(shè)置”圖標(biāo)，在彈出的“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“區(qū)域設(shè)置”里選擇“中文（中國）”，在“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“數(shù)字”屬性里把小數(shù)點(diǎn)改為“.”（未改前是“，”），按“確定”按鈕結(jié)束。這樣再打開Excel就一切都正常了。 Excel 97應(yīng)用技巧53例(二)12、如何快速選取特定區(qū)域？使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如，要選取A2：A1000，最簡便的方法是按F5鍵，出現(xiàn)“定位”窗口，在“引用”欄內(nèi)輸入需選取的區(qū)域A2：A1000。13、如何快速返回選中區(qū)域？按Ctr+BacksPae（即退格鍵）。 14、如何快速定位到單元格？方法一：按F5鍵，出現(xiàn)“定位”對話框，在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址，單市“確定”按鈕即可。方法二：單擊編輯欄左側(cè)單元格地址框，輸入單元格地址即可。15、“Ctrl*”的特殊功用一般來說，當(dāng)處理一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時(shí)，通過選定表格中某個(gè)單元格，然后按下 Ctrl* 鍵可選定整個(gè)表格。Ctfl* 選定的區(qū)域是這樣決定的：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。16如何快速選取工作表中所有包含公式的單元格？有時(shí)，需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護(hù)，或填入與其他單元格不同的顏色，以提醒用戶注意不能在有此顏色的區(qū)域內(nèi)輸入數(shù)據(jù)。以下方法可以幫助快速選取所有包含公式的單元格：選擇“編輯”“定位”，單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對話框中選擇“公式”項(xiàng)，按“確定”按鈕即可。 17、如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內(nèi)容？選定單元格區(qū)域，輸入值，然后按 Ctrl Ener鍵，即可實(shí)現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的值。 18、只記得函數(shù)的名稱，但記不清函數(shù)的參數(shù)了，怎么辦？如果你知道所要使用函數(shù)的名字，但又記不清它的所有參數(shù)格式，那么可以用鍵盤快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。具體方法是：在編輯欄中輸入一個(gè)等號其后接函數(shù)名，然后按 Ctr A鍵，Excel則自動進(jìn)入“函數(shù)指南步驟 2”。當(dāng)使用易于記憶的名字且具有很長一串參數(shù)的函數(shù)時(shí)，上述方法顯得特別有用。 19、如何把選定的一個(gè)或多個(gè)單元格拖放至新的位置？按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法是：選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭（空心箭頭），然后按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€(gè)水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會變?yōu)榇怪薄肮ぁ睜顦?biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，選定的一個(gè)或多個(gè)單元格就被拖放至新的位置。 20、如何讓屏幕上的工作空間變大？可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化Excel窗口，或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。 21、如何使用快顯菜單？快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個(gè)區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。 22、如何防止Excel自動打開太多文件？當(dāng)Excel啟動時(shí)，它會自動打開Xlstart目錄下的所有文件。當(dāng)該目錄下的文件過多時(shí)，Excel加載太多文件不但費(fèi)時(shí)而且還有可能出錯(cuò)。解決方法是將不該位于Xlstart目錄下的文件移走。另外，還要防止EXcel打開替補(bǔ)啟動目錄下的文件：選擇“工具”“選項(xiàng)”“普通”，將“替補(bǔ)啟動目錄”一欄中的所有內(nèi)容刪除。 23、如何去掉網(wǎng)格線？1）除去編輯窗口中的表格線單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”，再選中“視圖”，找到“網(wǎng)格線”，使之失效；2）除去打印時(shí)的未定義表格線有時(shí)會出現(xiàn)這樣的情況：你在編輯時(shí)未定義的表格線（在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線），一般情況下在打印時(shí)是不會打印出來的，可有時(shí)卻偏偏不聽使喚給打印出來了，特別是一些所謂的“電腦”VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線，只要在單擊“文件”、“頁面設(shè)置”、“工作表”菜單，點(diǎn)擊一下“網(wǎng)格線”左邊的選擇框，取消選擇“網(wǎng)格線”就行了。 24、如何快速格式化報(bào)表？為了制作出美觀的報(bào)表，需要對報(bào)表進(jìn)行格式化。有快捷方法，即自動套用Excel預(yù)設(shè)的表格樣式。方法是：選定操作區(qū)域，選取“格式”菜單中的“自動套用格式”命令，在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式，按 “確定”按鈕即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“數(shù)字”、“邊框線”、“字體”等6個(gè)“應(yīng)用格式種類”選項(xiàng)，若某項(xiàng)前面的“x”不出現(xiàn)，則在套用表格樣式時(shí)就不會用該項(xiàng)。 25、如何快速地復(fù)制單元格的格式？要將某一格式化操作復(fù)制到另一部分?jǐn)?shù)據(jù)上，可使用“格式刷”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格，單擊工具條上的“格式刷”按鈕，此時(shí)鼠標(biāo)變成了刷子形狀，然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。Excel 97應(yīng)用技巧53例(三)26、如何為表格添加斜線？一般我們習(xí)慣表格上有斜線，而工作表本身并沒有提供該功能。其實(shí)，我們可以使用繪圖工具來實(shí)現(xiàn)：單擊“繪圖”按鈕，選取“直線”，鼠標(biāo)變成十字型將其移至要添加斜線的開始位置，按住鼠標(biāo)左鍵拖動至終止位置，釋放鼠標(biāo)，斜線就畫出來了。另外，使用“文字框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字，但文字周圍有邊框，要想取消它，可選中文字框，調(diào)出快顯菜單，選擇“對象格式”“圖案”，選擇“無邊框”項(xiàng)即可。 27、如何快速地將數(shù)字作為文本輸入？在輸入數(shù)字前加一個(gè)單引號“”，可以強(qiáng)制地將數(shù)字作為文本輸入。 28、如何定義自己的函數(shù)？用戶在Excel中可以自定義函數(shù)。切換至 Visual Basic模塊，或插入一頁新的模塊表（Module），在出現(xiàn)的空白程序窗口中鍵入自定義函數(shù)VBA程序，按Enter確認(rèn)后完成編寫工作，Excel將自動檢查其正確性。此后，在同一工作薄內(nèi)，你就可以與使用Exed內(nèi)部函數(shù)一樣在工作表中使用自定義函數(shù)，如：Function Zm(a)If a 60 Thenim不及格”ElseZm=“及格”End IfEnd Function 29、如何在一個(gè)與自定義函數(shù)駐留工作簿不同的工作簿內(nèi)的工作表公式中調(diào)用自定義函數(shù)？可在包含自定義函數(shù)的工作薄打開的前提下，采用鏈接的方法(也就是在調(diào)用函數(shù)時(shí)加上該函數(shù)所在的工作簿名)。假設(shè)上例中的自定義函數(shù)Zm所在工作薄為MYUDF.XLS，現(xiàn)要在另一不同工作簿中的工作表公式中調(diào)用Zm函數(shù)，應(yīng)首先確保MYUDF.XLS被打開，然后使用下述鏈接的方法：=MYUDF.XLS！ ZM(b2) 30、如何快速輸入數(shù)據(jù)序列