公文應(yīng)用范例.doc

公文應(yīng)用范例（一）一、商務(wù)質(zhì)詢函范例1質(zhì)詢貨物發(fā)錯(cuò)先生：我們及時(shí)收到了有關(guān)以上訂單貨的單據(jù)，裝運(yùn)貨物的謝南多號(hào)輪船已于2011年7月11日抵達(dá)。我方代理人已在巴塞羅納港接到了訂單貨。貨物基本完好無缺，唯12號(hào)箱例外，其所裝的公文柜型號(hào)與TW37型完全不同。這一箱只裝了兩個(gè)公文柜，而其他各箱均裝4個(gè)。我們已按照提單和發(fā)票所印的細(xì)節(jié)核對(duì)了這一點(diǎn)。我方認(rèn)為這是你方包裝或運(yùn)輸商的過失。也許12號(hào)箱的貨物是另一不同的訂單貨吧？隨函附12號(hào)箱貨物清單1份。希望你方立即安排更換貨物的發(fā)送。我方代理人將12號(hào)箱保存在倉庫中。請(qǐng)通知我們你方希望如何處理這箱貨物。也許你方可以通知你方運(yùn)輸行來辦理裝船和海關(guān)手續(xù)。 您忠誠的朋友范例2復(fù)函先生：感謝貴方7月11日來函。得悉寄去了兩個(gè)錯(cuò)誤型號(hào)的文件柜，我們深為抱歉。正如貴方提示，我方包裝代理人在參考數(shù)字上犯了個(gè)錯(cuò)誤。其它各箱每箱裝了4個(gè)文件柜，由于這一箱裝了訂單貨中的最后兩個(gè)，在墊入特加墊料時(shí)延誤了一會(huì)。這延誤導(dǎo)致了錯(cuò)誤的發(fā)生。我們已安排好了布盧戴爾號(hào)機(jī)輪發(fā)運(yùn)正確的公文柜，并將于7月29日從倫敦港東印度碼頭起航。我們想迅速將訂單上的大宗貨物發(fā)貨，你們將不至于實(shí)施合同中的罰款條款。有關(guān)單據(jù)正在寄出，應(yīng)在幾天內(nèi)到達(dá)貴處。如果在我方運(yùn)輸代理商來領(lǐng)取第12號(hào)箱子前，你方代理人愿意將此箱保存在他們倉庫內(nèi)，我們將十分高興。我們將盡一切可能保證類似的錯(cuò)誤不再發(fā)生。對(duì)于由我方的錯(cuò)誤帶給貴方的任何不便，請(qǐng)接受我們誠摯的歉意。我們相信TW37型公文柜會(huì)令您滿意。 您忠誠的朋友 范例3質(zhì)詢發(fā)貨數(shù)量不足先生：在此我們談及有關(guān)不銹鋼型餐具的169號(hào)SPL訂單。我方代理人現(xiàn)已收到發(fā)貨，貨物符合你方發(fā)貨通知中的說明。遺憾的是，你方只發(fā)送了1873把餐叉，少于我方訂量。按我方指示另行包裝的2000把餐刀完好無損。但由于短缺127把餐叉，這些餐刀對(duì)我們也就無多大用處了。到埠裝箱單和你方發(fā)票明顯不符。不是中途被竊，就是勞合社代理人過失，他們目前正在調(diào)查此事。由于我方必須按期發(fā)貨給我方顧客，因此我們必須請(qǐng)求你方立即安排失蹤餐叉的襝貨物的發(fā)送。 您忠誠的朋友 范例4復(fù)函先生：貴方5月12日有關(guān)上述訂單的來函收悉。我方運(yùn)輸代理人已通知我們，第27至29號(hào)板條箱已到達(dá)倫敦港的碼頭上，他們?cè)诎才咆愊嗇啺l(fā)現(xiàn)上次未裝船的3箱貨，預(yù)定2011年6月2日到達(dá)馬賽。這批貨將免費(fèi)運(yùn)至貴處，關(guān)稅已付。因非我方所能控制的情況造成短貨使貴方不便，我們深表歉意。我們將和我方代理人與港務(wù)當(dāng)局聯(lián)系，杜絕以后再發(fā)生此類延誤。 您忠誠的朋友 范例5質(zhì)詢包裝不良先生：我們十分遺憾地通知貴方，你方托運(yùn)的20箱鬧鐘有4箱包裝不充分。我們就這次托運(yùn)給你方寄去了具體的包裝指示，無疑你方已將這些指示轉(zhuǎn)達(dá)給了你方運(yùn)輸行。第13、14、18和20箱內(nèi)沒有我方所堅(jiān)持要求的防水類保護(hù)層。因此，這幾箱鬧鐘幾乎被損壞，而且肯定是無法銷售的。我們必要堅(jiān)持要求立即更換這4箱貨，并必須要求你方今后更加認(rèn)真地執(zhí)行我方指示。您忠誠的朋友范例6復(fù)函先生：貴方8月3日來函于昨日收悉。對(duì)于4只柳條箱受損，我們深感遺憾。得知貴方的包裝指示沒有執(zhí)行，我們甚為關(guān)注。我們已和我方包裝商取得聯(lián)系，并已要求他們寄出一份詳細(xì)報(bào)告。我們還不能給予任何解釋，但會(huì)盡快給出一份詳盡的報(bào)告。同時(shí)，我們已安排了4箱替代貨的發(fā)貨，并已要求我方包裝商中心執(zhí)行包裝指示。對(duì)錯(cuò)誤造成貴方的任何不便，我們深表歉意。我們確保今后將不再發(fā)生類似錯(cuò)誤。 您忠誠的朋友 范例7質(zhì)詢質(zhì)量低劣先生：有關(guān)我方70件淡藍(lán)色尼龍襯衫的訂單（1217FRS號(hào)），你方已于2011年8月16日發(fā)貨，我方已于2011年8月23日收到。我們十分遺憾地通知你方以上提及的襯衫質(zhì)量低劣，不可接受，特別是花樣和顏色。實(shí)際上它們已經(jīng)變色。其型號(hào)并非我們見到樣品時(shí)所預(yù)計(jì)到的。我方客戶不會(huì)按市價(jià)購買這些襯衫，他們希望得到折扣。既然這批襯衫既不符合你方小冊(cè)子的說明，也不符合樣品，我們不能按協(xié)議的價(jià)格接受這批貨。只有在你方大幅度削價(jià)的條件下，我們才能接受這批襯衫。我們希望削減30。請(qǐng)回函告知我們，是換貨還是削價(jià)，你方打算怎么辦，我方代理人可以從托運(yùn)貨物中帶去一件樣品給你方過目。您忠誠的朋友 范例8復(fù)函先生：感謝貴方8月24日來函。得知貴主對(duì)我們托運(yùn)的尼龍襯衫不滿意，我們十分遺憾。我們正在安排我方在貴區(qū)的銷售代理人拜訪貴處。我們認(rèn)為在收到他的報(bào)告前不采取行動(dòng)是明智的，因此在收到報(bào)告之前，我們將推遲換貨和減價(jià)的決定，貴方代理人尚未來訪調(diào)查。我們已為歐洲其它市場(chǎng)提供了同樣貨物，并無任何異議?；谶@些原因，我們還不能在回信中告知貴方我們打算怎么辦。我相信我方的銷售代理人將幫助消除誤解和疑慮。 您忠誠的朋友二、涉外信函的格式、稱呼、敬語各構(gòu)成要素在信中的排列如下:Letterhead 信頭Reference Number 案號(hào)Date 發(fā)信日期Inside Address 封內(nèi)名稱及地址Particular Address 特定收信人名稱住址Salutaion 稱呼Letter Subject 信件事由Body 信文Complimentary Close 結(jié)尾敬語Signature 署名Reference Notation 經(jīng)辦人Enclosure 附件Postscript 附言函件中的稱呼：英文函件中的稱呼（Salutation）相當(dāng)于我國書信中的先生這一禮貌稱呼，公司等商業(yè)書信的尊稱以Sirs,Dear Sirs,Gentlemen最為常見。Sirs是較為正式的禮貌稱呼，通常用于公文中。Dear Sirs用于稱呼公司。英國人習(xí)慣上比較喜歡用Dear Sirs,而且Dear Sirs后用逗號(hào)。范例：市長(zhǎng)先生，女士們，先生們：我們很高興來到你們可愛的城市南京?，F(xiàn)在我們又來到高湖高新技術(shù)開發(fā)區(qū)。這是我們兩市之間關(guān)系日益密切的又一個(gè)象征?？梢钥隙ǖ卣f，在我們短暫的逗留期間我們已經(jīng)取得了豐碩的成果。我們已經(jīng)簽訂了8個(gè)協(xié)議，兩倍于我們雙方過去簽訂的協(xié)議數(shù)字的總和。更重要的是，我們又一次看到了你們的人民，并和他們進(jìn)行了廣泛的接觸交談。我們和你們?cè)谕粡堊雷由线M(jìn)