高速公路籌建處行政后勤事務(wù)管理.docx

高速公路籌建處行政后勤事務(wù)管理一、會(huì)議制度（一）基本原則1、堅(jiān)持以員工大會(huì)、辦公例會(huì)、部門內(nèi)部工作會(huì)、監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)、工地現(xiàn)場(chǎng)會(huì)等形式，及時(shí)貫徹和落實(shí)項(xiàng)目辦的有關(guān)決定，及時(shí)研究和解決工程管理中存在的問(wèn)題，交流信息和經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，不斷完善和改進(jìn)管理工作。2、工地管理會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議要有固定的議題、時(shí)間、參加人員和會(huì)議地點(diǎn)。臨時(shí)會(huì)議一般是指針對(duì)專題事項(xiàng)的會(huì)議。3、各種會(huì)議要明確主辦部門，同時(shí)指定召集人和籌備人員，并準(zhǔn)備參加人員會(huì)議簽到表。凡屬各部門專業(yè)性質(zhì)的業(yè)務(wù)會(huì)議，原則上由各業(yè)務(wù)部門組織召集會(huì)議，綜合處協(xié)助。會(huì)議需要費(fèi)用開支的，應(yīng)事先向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4、各單位需要向會(huì)議匯報(bào)的問(wèn)題，事先必須做好調(diào)查研究和充分準(zhǔn)備，提出處理建議和意見，并準(zhǔn)備好提交會(huì)議的書面材料。5、提交會(huì)議討論的重要事項(xiàng)或文件，凡涉及對(duì)外或需向上級(jí)請(qǐng)示的，一定要在會(huì)前做好協(xié)調(diào)和請(qǐng)示工作。6、與會(huì)人員必須會(huì)前做好準(zhǔn)備并準(zhǔn)時(shí)出席。會(huì)議發(fā)言要開門見山，緊扣議題，有針對(duì)性，有具體明確意見。7、會(huì)議記錄由綜合處或主辦部門負(fù)責(zé)。會(huì)議決定的事項(xiàng)由綜合部或主辦會(huì)議部門負(fù)責(zé)逐項(xiàng)督辦，并將執(zhí)行情況及時(shí)向項(xiàng)目辦主管、分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。8、對(duì)已經(jīng)會(huì)議決定的事項(xiàng)，各部門要堅(jiān)決執(zhí)行、抓緊辦理。在執(zhí)行過(guò)程中如有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋。對(duì)各自職責(zé)范圍內(nèi)的問(wèn)題，要積極協(xié)調(diào)解決；對(duì)涉及其它部門經(jīng)協(xié)商仍然解決不了的，要如實(shí)向主觀領(lǐng)導(dǎo)反映，由領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。（二）會(huì)議組織管理1、項(xiàng)目主任辦公會(huì)議項(xiàng)目辦主任辦公會(huì)議原則上每月召開一次，定于每月的 日。遇急需解決或重大突發(fā)問(wèn)題，隨時(shí)召開。項(xiàng)目辦主任辦公會(huì)由項(xiàng)目辦主任主持，參加人員：項(xiàng)目辦副處長(zhǎng)以上領(lǐng)導(dǎo)、管理部部長(zhǎng)、設(shè)計(jì)代表，代表處正副代表。主任辦公會(huì)議的主要議題：（1） 聽取各代表處的月度工作匯報(bào)（2） 聽取管理部的月度工作匯報(bào)（3） 討論當(dāng)前需要解決的征地拆遷、工程變更、工程管理、財(cái)務(wù)管理、安全生產(chǎn)等問(wèn)題。（4） 布置下月（或階段）工作主任辦公會(huì)的議題由項(xiàng)目辦綜合處收集匯總，各處室、管理部于每月 日前將議題提交給綜合處。各代表處的議題由相應(yīng)管理部匯總。會(huì)務(wù)工作由綜合處負(fù)責(zé)籌辦。2、項(xiàng)目辦每周例會(huì)項(xiàng)目辦每周例會(huì)定于每周星期一得晚上，一般23小時(shí)。會(huì)議主要討論本周或近期需要解決的問(wèn)題和工作安排。會(huì)議由項(xiàng)目辦主任主持，參加人員：項(xiàng)目辦副處長(zhǎng)以上領(lǐng)導(dǎo)。必要時(shí)各管理部部長(zhǎng)、設(shè)計(jì)代表，代表處正副代表參加。3、項(xiàng)目辦員工大會(huì)項(xiàng)目辦員工大會(huì)的主要任務(wù)是向全體員工介紹項(xiàng)目的總體情況、機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作分工、規(guī)章制度、總體工作布置，通報(bào)項(xiàng)目總體執(zhí)行情況、部門工作總結(jié)、進(jìn)行員工動(dòng)員等。會(huì)議一般每半年一次。會(huì)議由項(xiàng)目辦主任主持，全體員工參加。會(huì)務(wù)工作由綜合部籌辦。4、工地會(huì)議工地會(huì)議是圍繞施工現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)題而召開的一種會(huì)議。工地會(huì)議有以下三種類型：第一次工地會(huì)議、經(jīng)常性工地會(huì)議（每月工地例會(huì)）和現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)議。4.1第一次工地會(huì)議第一次工地會(huì)議是項(xiàng)目全面展開前，為了履約各方相互認(rèn)識(shí)、熟悉并取得聯(lián)絡(luò)，和檢查開工前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，明確監(jiān)理程序而召開的會(huì)議。根據(jù)本項(xiàng)目的實(shí)際，本項(xiàng)目的第一次工地會(huì)議由項(xiàng)目辦主持。各路基、路面橋梁、隧道合同段及監(jiān)理機(jī)構(gòu)均應(yīng)按照規(guī)定派代表參加。第一次工地會(huì)議的主要內(nèi)容與議程：介紹履約各方，包括項(xiàng)目辦、承包人及監(jiān)理工程師項(xiàng)目辦的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)計(jì)代表、各項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人和承包人項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人均應(yīng)出席會(huì)議。會(huì)議還將邀請(qǐng)廳有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目監(jiān)督機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)參加。相互交換作為正式會(huì)議文件的與會(huì)人員名單和各方組織管理體系的構(gòu)成文件；所有與會(huì)人員的通訊地址、電話、及聯(lián)絡(luò)方式均應(yīng)寫入會(huì)議紀(jì)要。澄清履約各方的組織出席會(huì)議的各方都應(yīng)遞交一份包括本組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)管理框圖、組織分工及各職能部門職權(quán)的文件，便于今后工作對(duì)口聯(lián)系和履行各級(jí)程序。承包人遞交的組織機(jī)構(gòu)及主要負(fù)責(zé)人圖表應(yīng)事先得到監(jiān)理工程師書面批準(zhǔn)。承包人陳述施工準(zhǔn)備項(xiàng)目辦說(shuō)明開工條件和項(xiàng)目總體進(jìn)度安排。監(jiān)理工程師明確施工監(jiān)理例行程序第一次工地會(huì)議前，項(xiàng)目辦應(yīng)事先發(fā)出會(huì)議通知和會(huì)議議程，明確各方應(yīng)遞交的文件或材料。與會(huì)各方應(yīng)精心準(zhǔn)備各自的會(huì)議文件，尤其做好施工前準(zhǔn)備工作的落實(shí)，完善內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)，配齊人員，履行合同職責(zé)。4.2經(jīng)常性工地會(huì)議（月度例會(huì)）經(jīng)常性工地會(huì)議是按一定的程序召開的，以研討工地出現(xiàn)的包括計(jì)劃、進(jìn)度、質(zhì)量、支付等諸多問(wèn)題為目的的工地會(huì)議。經(jīng)常性工地會(huì)議一般每月召開一次，為使與會(huì)各方在會(huì)前對(duì)現(xiàn)場(chǎng)各方面的情況在認(rèn)識(shí)上盡可能統(tǒng)一，會(huì)前監(jiān)理工程師應(yīng)會(huì)同承包人應(yīng)共同視察工地，現(xiàn)場(chǎng)初步統(tǒng)一對(duì)有關(guān)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)，以提高會(huì)議的效率。1、經(jīng)常性工地會(huì)議的參加者會(huì)議由代表處代表主持，參加者應(yīng)包括有關(guān)方面負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目辦主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)、管理部部長(zhǎng)，設(shè)計(jì)代表； 代表處正副代表、各部部長(zhǎng)，駐地辦正副駐地；承包人項(xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)負(fù)責(zé)人，會(huì)議如果涉及重大分包項(xiàng)目時(shí)，也可以邀請(qǐng)分包單位的負(fù)責(zé)人出席；其他人員。遇有重大設(shè)計(jì)變更時(shí)，可邀請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)單位派員參加；如果工程與某行項(xiàng)目辦管部門有關(guān)，也應(yīng)邀請(qǐng)其派代表參加會(huì)議；2、經(jīng)常性工地會(huì)議的主要內(nèi)容和議程（1）聽取各承包人關(guān)于月度工程進(jìn)度、質(zhì)量情況、下月工程計(jì)劃安排、存在問(wèn)題及擬采取的措施的書面匯報(bào)；（2）聽取各駐地辦關(guān)于當(dāng)月監(jiān)理情況、存在問(wèn)題及擬采取的措施、要求或建議的匯報(bào)；（3）代表處通報(bào)月度檢查評(píng)比情況。（4）代表處傳達(dá)項(xiàng)目辦主任辦公會(huì)議精神，部署下月工作。（5）管理部的有關(guān)工作安排。（5）項(xiàng)目辦領(lǐng)導(dǎo)講話。各承包人的書面匯報(bào)材料應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，人手一份。經(jīng)常性工地會(huì)議的會(huì)務(wù)工作由代表處主辦、各經(jīng)理部輪流承辦。會(huì)議日期在每個(gè)月的項(xiàng)目辦主任辦公會(huì)議之后的12天內(nèi)召開，各代表處分別組織。4.3現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)議由承包人或項(xiàng)目辦提出建議，由監(jiān)理工程師視現(xiàn)場(chǎng)情況主持召開；也可以由監(jiān)理工程師決定應(yīng)某項(xiàng)技術(shù)或管理事項(xiàng)而召開會(huì)議；還可以由經(jīng)常性工地會(huì)議授權(quán)監(jiān)理工程師邀請(qǐng)有關(guān)人員討論某項(xiàng)專題。參加會(huì)議的人員取決于會(huì)議的內(nèi)容。會(huì)議召開前，監(jiān)理工程師要協(xié)調(diào)有關(guān)方面按擬研究的專題內(nèi)容準(zhǔn)備材料和文件。討論的重點(diǎn)一定要事先向與會(huì)者交代。會(huì)議記錄（或紀(jì)要）的要求與經(jīng)常性工地會(huì)議相同，并存檔備案。5技術(shù)專題研討會(huì)議技術(shù)專題研討會(huì)議是就工程建設(shè)中重大技術(shù)問(wèn)題召開的臨時(shí)會(huì)議，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門書面提出申請(qǐng)（包括會(huì)議議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、擬邀請(qǐng)專家名單、費(fèi)用），報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。會(huì)議由項(xiàng)目辦或代表處主持，并負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要。6、重大問(wèn)題專題會(huì)議（質(zhì)量、安全、進(jìn)度）重大問(wèn)題專題會(huì)議（質(zhì)量、安全、進(jìn)度）是指工程建設(shè)中，為加強(qiáng)施工質(zhì)量、安全、進(jìn)度管理，開展勞動(dòng)競(jìng)賽活動(dòng)專門召開的大型動(dòng)員、總結(jié)會(huì)議。不定期舉行?？煞謩e由項(xiàng)目辦或代表處主持。項(xiàng)目辦、監(jiān)理機(jī)構(gòu)的部門以上負(fù)責(zé)人、施工單位項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。會(huì)務(wù)由主持單位承辦。7、階段動(dòng)員、總結(jié)大會(huì)階段動(dòng)員、總結(jié)大會(huì)是在項(xiàng)目開始或某階段結(jié)束時(shí)舉行的大型會(huì)議。宣布項(xiàng)目開工、總結(jié)上一階段的工作，表彰先進(jìn)，部署下一階段的工作目標(biāo)和安排。會(huì)議由項(xiàng)目辦主辦。邀請(qǐng)省、廳、相關(guān)協(xié)調(diào)部門、地方領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)辦參加。項(xiàng)目辦部門以上領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)理機(jī)構(gòu)、施工單位的主要負(fù)責(zé)人參加。項(xiàng)目辦綜合處負(fù)責(zé)籌辦和召集工作，提前預(yù)定和布置會(huì)場(chǎng)，擬訂會(huì)議議程報(bào)廳和重點(diǎn)辦批準(zhǔn)，并發(fā)出會(huì)議通知、準(zhǔn)備會(huì)議材料及相關(guān)事項(xiàng)及細(xì)節(jié)。8、監(jiān)理座談會(huì)監(jiān)理座談會(huì)是項(xiàng)目辦或管理部與監(jiān)理代表處針對(duì)施工管理問(wèn)題進(jìn)行交流的會(huì)議，不定期召開。要求代表處各部部長(zhǎng)以上、正副駐地參加。二、印章管理1、項(xiàng)目辦印章使用要求手續(xù)嚴(yán)密，又方便工作。2、項(xiàng)目辦印章由綜合部指定專人進(jìn)行管理，3、以項(xiàng)目辦名義發(fā)出的文件，按項(xiàng)目辦文件管理規(guī)定執(zhí)行。4、以項(xiàng)目辦名義對(duì)外聯(lián)系工作的介紹信和商辦、簽復(fù)等一般事項(xiàng)的便函，須經(jīng)項(xiàng)目辦主任簽字后方可蓋章。用印人必須履行