信貸檔案管理辦法(試行).doc

信貸檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條 為規(guī)范XXX公司（以下簡稱公司）信貸檔 案管理，根據(jù)有關(guān)管理制度，結(jié)合公司實際，制定本辦法。第二條 本辦法適用于公司辦理信貸業(yè)務(wù)和從事信貸管理活 動的各分支機構(gòu)及其信貸工作人員。第三條 檔案管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。公司風(fēng) 險管理部門負(fù)責(zé)信貸檔案制度建設(shè)與檢查落實工作。公司有關(guān)部 門、公司、部門應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)負(fù)責(zé)做好信貸檔案的收集、 立卷、移交、歸檔、調(diào)閱、保管及銷毀工作，并做到科學(xué)管理、 有效利用，嚴(yán)防毀損散失，確保信貸檔案的完整與安全。第四條 信貸業(yè)務(wù)檔案是指公司各機構(gòu)在受理、調(diào)查、審查、 審批、發(fā)放和貸后管理過程中形成的具有法律意義的或具有史料 價值及調(diào)研價值的各類文件。第五條 信貸管理檔案是公司各機構(gòu)在實現(xiàn)信貸經(jīng)營管理目 標(biāo)、履行管理職責(zé)過程中，形成的記錄和反映管理狀況的文件、 會議記錄、監(jiān)測臺帳、報表等資料。其中，有特別管理意圖和管 理需要的信貸管理檔案稱為特別檔案。第六條 信貸檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：（一）真實性原則。信貸檔案材料原則上應(yīng)為正本、原稿， 不得另行編寫與修改。對只能收集復(fù)印件的重要檔案，收集人員 與原件核對后，在加蓋客戶公章的復(fù)印件上注明“與原件核對一 致”并簽章確認(rèn)。如：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅 務(wù)登記證、法人代表身份證明等；（二）完整性原則。完整記錄信貸業(yè)務(wù)流程，有利于明確信 貸經(jīng)營責(zé)任和信貸管理責(zé)任；（三）及時性原則。整個信貸管理流程中形成的檔案須按要 求及時更新，按時歸檔;（四）保密性原則。任何人對涉及國家機密、公司和客戶商 業(yè)機密的信貸檔案均須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。第二章信貸檔案管理機構(gòu)、人員及職責(zé)第七條 公司、公司分管信貸工作的負(fù)責(zé)人、信貸業(yè)務(wù)前后 臺負(fù)責(zé)人、部門主任應(yīng)對轄內(nèi)機構(gòu)或其職責(zé)范圍內(nèi)的信貸檔案 管理工作負(fù)責(zé)。其主要職責(zé)是組織實施，督導(dǎo)落實檔案管理工作。第八條 公司信貸檔案管理的部門及其職責(zé)分別是：（一）公司風(fēng)險管理部是公司信貸檔案管理牽頭部門，負(fù)責(zé) 信貸檔案管理的指導(dǎo)、檢查、評價以及公司權(quán)限內(nèi)的資產(chǎn)風(fēng)險分 類等信貸檔案的管理。（二）公司授信審批部，負(fù)責(zé)公司授信業(yè)務(wù)有關(guān)審查、審批資料及相關(guān)信貸檔案的管理。（三）公司資產(chǎn)保全部，負(fù)責(zé)公司權(quán)限內(nèi)法律訴訟、抵債資 產(chǎn)接收處置、呆賬核銷等審查、審批資料及相關(guān)信貸檔案的管理。 第九條 公司信貸檔案管理的部門（機構(gòu)）及職責(zé)分別是：（一）風(fēng)險管理部，負(fù)責(zé)公司范圍內(nèi)信貸檔案管理的指導(dǎo)、 檢查、評價，負(fù)責(zé)公司權(quán)限內(nèi)的信貸管理檔案的管理。（二）公司業(yè)務(wù)部，負(fù)責(zé)本部門承擔(dān)授信調(diào)查的公司類信貸 業(yè)務(wù)檔案的管理。（三）農(nóng)業(yè)及個人業(yè)務(wù)部，負(fù)責(zé)本部門承擔(dān)授信調(diào)查的農(nóng)業(yè) 及個人類信貸業(yè)務(wù)檔案的管理。（四）部門，負(fù)責(zé)本機構(gòu)承擔(dān)授信調(diào)查的信貸業(yè)務(wù)檔案的 管理。第十條 各級機構(gòu)和部門應(yīng)落實信貸檔案管理崗位人員，作 為信貸檔案管理的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)信貸檔案資料的匯集、分類、 整理、裝訂和保管。信貸檔案管理人員應(yīng)遵循檔案資料交接、原始資料帳冊化、 查閱檔案登記、移交檔案監(jiān)交、檔案完整性的規(guī)定。第十一條其他信貸工作人員根據(jù)承擔(dān)的授信工作職責(zé)，依照公司信貸管理的有關(guān)規(guī)定采集、確認(rèn)并完整移交信貸資料。第三章信貸檔案分類第十二條 信貸檔案分為信貸業(yè)務(wù)檔案、信貸管理檔案和信 貸特別檔案。農(nóng)戶小額信用貸款檔案按XXX公司農(nóng)戶小額信用 貸款管理辦法進(jìn)行管理。第十三條 信貸業(yè)務(wù)檔案包括但不限于以下資料：（一）客戶依法設(shè)立的文件、注冊登記文件、章程、法人代 表證明文件（含身份證）、住所、聯(lián)系電話、注冊資金、資產(chǎn)負(fù) 債狀況和在金融機構(gòu)負(fù)債結(jié)構(gòu)情況；（二）信貸業(yè)務(wù)申請書；（三）調(diào)查核實論證中形成的報告和意見；（四）評定信用等級資料和結(jié)果；（五）審查中形成的材料和意見；（六）貸審會會議記錄和表決情況、審批意見；（七）借款合同、擔(dān)保合同及其附件、補充協(xié)議、委托書、借據(jù)、展期還款協(xié)議書、貸款催收通知書等文件資料；（八）擔(dān)保登記資料；（九）貸款責(zé)任人落實情況；（十）客戶報送的財務(wù)報表、有關(guān)業(yè)務(wù)銜接文件、函件及有關(guān)情況反映； （十一）信貸業(yè)務(wù)監(jiān)管過程中形成的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)變 動情況、分析、監(jiān)測報告、反映企業(yè)經(jīng)營狀況的報表以及貸款風(fēng) 險評價資料；（十二）抵（質(zhì)）押物變動情況或保證人生產(chǎn)經(jīng)營及管理情況；（十三）不良貸款認(rèn)定和貸款核銷過程中形成的記錄和書面文件資料；（十四）不良貸款清收中形成的訴訟文書；（十五）其他認(rèn)為需要列入檔案的資料。 各資料具體內(nèi)容應(yīng)當(dāng)遵循該類業(yè)務(wù)管理規(guī)定。公司可根據(jù)授權(quán)管理需要，將信貸業(yè)務(wù)檔案中的信貸客戶基本信息檔案、客 戶評級檔案、授信業(yè)務(wù)檔案、貸款業(yè)務(wù)檔案、票據(jù)業(yè)務(wù)檔案、不 良貸款檔案、法律事務(wù)檔案由公司或部門分別管理，具體要求 由公司確定。第十四條 信貸管理檔案包括公司信貸管理檔案、公司信貸 管理檔案、部門信貸管理檔案以及部門信貸管理檔案。第十五條 信貸管理檔案包括以下資料及內(nèi)容：（一）記錄和反映公司實現(xiàn)信貸經(jīng)營管理目標(biāo)、履行管理職 責(zé)的文件、會議記錄、監(jiān)測臺帳、統(tǒng)計報表、調(diào)查分析材料；（二）公司信貸業(yè)務(wù)上報提請審批的請示、審批表、審查、復(fù)查、審批會議記錄、表決情況、批復(fù)等資料；（三）信貸檢查、督促、考核工作記錄和報告批示、獎勵處罰決定等資料；（四）其他需要納入信貸管理檔案的文件資料。第四章信貸資料的采集、移交、匯總和整理第十六條 信貸資料的采集貫穿信貸業(yè)務(wù)和信貸管理工作全 過程。各信貸崗位都應(yīng)按規(guī)定要求收集信貸資料。第十七條 每一工作崗位工作完結(jié)后應(yīng)當(dāng)及時向下一崗位完 整地移交信貸資料。抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單、質(zhì) 押權(quán)利的證明、有價單證等重要物品原件應(yīng)于收妥當(dāng)日移交會出 崗位視同有價單證入庫入柜管理。第十八條 信貸檔案的移交應(yīng)當(dāng)進(jìn)行簽收登記。第十九條 信貸檔案管理崗位人員應(yīng)按規(guī)定匯總審核、分類 整理各崗位移交的信貸檔案資料。若發(fā)現(xiàn)不完整或缺漏的，應(yīng)當(dāng) 向有關(guān)崗位人員催索，有關(guān)人員應(yīng)及時補交，無法補交的，應(yīng)作 好記錄并雙方確認(rèn)，涉及影響業(yè)務(wù)合法有效的資料，應(yīng)及時報告 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第五章信貸檔案的立卷歸檔第二十條 信貸檔案由相應(yīng)的機構(gòu)或部門負(fù)責(zé)立卷、歸檔。統(tǒng)一印制成冊的審貸會記錄，應(yīng)當(dāng)先行編碼，依照時間先后敘時記錄，直接作為檔案進(jìn)行管理。第二十一條 信貸檔案的立卷應(yīng)當(dāng)達(dá)到以下要求：（一）信貸管理檔案按類別分類立卷，有文號的按文號順序 排列，沒有文號的，按時間先后敘時排列；（二）公司類信貸業(yè)務(wù)檔案按客戶立卷，流動資金貸款一戶一檔，項目貸款按項目一項一檔；（三）個人信貸業(yè)務(wù)檔案根據(jù)資料的數(shù)量可以多戶一卷；（四）檔案案卷內(nèi)首頁必須設(shè)置卷內(nèi)目錄表，且卷內(nèi)目錄標(biāo)題對應(yīng)頁碼應(yīng)當(dāng)與檔案資料一致；（五）檔案案卷卷尾須設(shè)置備考表，用以記載該檔案案卷在管理中的特別事項。第二十二條 各機構(gòu)或部門應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一信貸檔案的封面、卷脊記載內(nèi)容、格式和檔案案卷編碼規(guī)則。第二十三條 信貸檔案實行一年一裝訂，裝訂要求牢固、整齊、美觀、便于查閱。第二十四條 裝訂前，應(yīng)在卷內(nèi)每一頁資料右上角打印順序碼。第二十五條 信貸檔案歸檔，應(yīng)當(dāng)建立信貸檔案總目錄，登記信貸檔案歸檔情況。第六章特別檔案的管理第二十六條 特別檔案是指有特別管理意圖和管理需要的信 貸管理檔案，包括：（一）已核銷的資產(chǎn)檔案；（二）票據(jù)置換貸款檔案；（三）農(nóng)商行改制置換不良貸款檔案；（四）淹沒再貸款置換三峽淹沒貸款檔案；（五）抵債資產(chǎn)檔案；（六）訴訟檔案；（七）其他重大的需要特別管理的信貸檔案。第二十七條 已核銷的信貸資產(chǎn)檔案、抵債資產(chǎn)檔案均應(yīng)按年專門建檔，專門立卷管理。第二十八條 已核銷的信貸資產(chǎn)檔案包括以下內(nèi)容：（一）逐戶逐筆經(jīng)批準(zhǔn)核銷的信貸資產(chǎn)明細(xì)清單；（二）申請核銷和核查、審批的全部文件；（三）有關(guān)責(zé)任人落實和追究情況；（四）被核銷資產(chǎn)的業(yè)務(wù)檔案資料或與信貸業(yè)務(wù)檔案案卷的對應(yīng)關(guān)系；（五）追收、保全及其他和收回情況；（六）其他需要列入的資料。第二十九條 入檔核銷的信貸資產(chǎn)明細(xì)清單包括以下內(nèi)容：（一）債務(wù)人名稱、住所、法人代表；（二）核銷貸款本金；（三）債權(quán)原約定期限；（四）申請人、批準(zhǔn)人；（五）對應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案資料（隨卷或?qū)?yīng)卷號）。第三十條 各類置換資產(chǎn)檔案要件與內(nèi)容，參照本辦法第二 十八條、第二十九條規(guī)定辦理。第三十一條 抵債資產(chǎn)檔案包括以下內(nèi)容：（一）抵債資產(chǎn)的管理監(jiān)測臺帳；（二）取得抵債的文件；（三）申報和批準(zhǔn)文件；（四）原債權(quán)的業(yè)務(wù)檔案或與信貸業(yè)務(wù)檔案案卷的對應(yīng)關(guān)系；（五）抵債資產(chǎn)權(quán)屬變動和管理過程中形成的有關(guān)文件資料；（六）處置過程中形成的有關(guān)檔案資料；（七）其他需要列入的資料。第三十二條 訴訟檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：（一）起訴書；（二）答辯狀；（三）律師代理合同，代理詞；（四）判決書或調(diào)解書（和解協(xié)議）、裁定書；（五）關(guān)于起訴、應(yīng)訴和訴訟中的論證決策的會議記錄、決定；（六）執(zhí)行中的法律文書；（七）訴訟得失分析報告；（八）其他需要作為訴訟檔案的內(nèi)容。訴訟檔案的判決書（調(diào)解書、和解協(xié)議）與抵債資產(chǎn)取得檔 案劃分發(fā)生沖突的，歸入其中之一檔案，另一檔案目錄中須記載 對應(yīng)檔案卷號頁碼。第三十三條 其他重大需要特別管理的信貸檔案由公司確定，統(tǒng)一管理。第七章信貸檔案的保管、調(diào)閱第三十四條 貸款檔案的保管期限分為三年、五年、十年、長期四類。第三十五條 信貸業(yè)務(wù)檔案保管期劃分如下：（一）短期信貸業(yè)務(wù)本息已結(jié)清的，保管期限為三年；（二）項目貸款業(yè)務(wù)本息已結(jié)清的，保管期限為三年；（三）未結(jié)清本息的信貸檔案保管期限為長期；（四）具有重要研究價值的檔案，為長期保管。 信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限的起算時間自該檔案卷內(nèi)全部信貸業(yè)務(wù)本息均結(jié)清的次年起算。第三十六條 信貸管理檔案資料的保管期劃分如下：（一）普通的信息、情況通報和臨時的統(tǒng)計分析資料的保管期限為五年；（二）信貸綜合統(tǒng)計分析資料和具有一定核查及研究價值的 信貸檔案，保管期限為十年；（三）上級文件、審貸會議記錄、貸款審批決定、信貸政策 措施、信貸檢查處罰、重要的管理文件，保管期限為長期；（四）特別檔案保管期限為長期。 信貸管理檔案的保管期限自該檔案卷裝訂之日起計算。 第三十七條 信貸檔案存放應(yīng)當(dāng)符合以下要求：（一）配備專用保管柜，有條件的應(yīng)設(shè)置信貸檔案室；（二）保管柜內(nèi)檔案存放按年分類排列；（三）安全、保密，方便查閱。第三十八條 信貸檔案員應(yīng)當(dāng)勤勉工作，定期檢查信貸檔案 完整性，及時對破損、變質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他保全性技 術(shù)處理，防止蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€、毀損、散失和泄密。第三十九條 本機構(gòu)內(nèi)部員工因工作需要調(diào)閱信貸檔案，應(yīng)由調(diào)閱人提出申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。 第四十條 有權(quán)管理監(jiān)督檢查單位因履行職務(wù)需要查閱信貸檔案時，應(yīng)持有效身份證件和工作文件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)，在專人陪同下查閱。如需復(fù)印，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案保管員為 其復(fù)印。第四十一條 借款合同、擔(dān)保合同、債權(quán)憑證、擔(dān)保證明文 件、擔(dān)保登記文件等信貸資料和其他信貸檔案原則上也不得出 借，但因特殊原因確需出借的，借用人除按規(guī)定登記外，還須填 寫信貸檔案出借單，經(jīng)信貸檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)， 留下備份或復(fù)印件后由信貸檔案管理人員憑單出借。借用人限于 與履行職務(wù)相關(guān)的公司工作人員。第四十二條 信貸檔案借用人或查閱人在借用或查閱期間， 應(yīng)保證檔案的安全性和完整性。歸還時檔案管理員應(yīng)對照出借前 留存的備份或復(fù)印件逐一清點歸檔，在確認(rèn)歸還的檔案無誤后， 按規(guī)定登記確認(rèn)。一經(jīng)確認(rèn)檔案管理人員就須對檔案的真實性和 完整性負(fù)責(zé)。第八章信貸檔案的移交和銷毀第四十三條 信貸檔案移交應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)定：（一）信貸檔案管理人員因工作變動，應(yīng)移交其管理的信貸 檔案；（二）移交檔案時，應(yīng)抄列清冊，在移交人、接收人和監(jiān)交 人同時在場的情況下，清點核對一致后簽字交接；（三）監(jiān)交人由信貸檔案管理機構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任；（四）信貸檔案移交清冊作為重要信貸檔案資料裝訂在本年 度信貸管理檔案卷內(nèi)；（五）機構(gòu)分立、原機構(gòu)存續(xù)的，信貸檔案由原機構(gòu)保管；原機構(gòu)解散的，信貸檔案應(yīng)經(jīng)分立各方協(xié)商后由其中一方代管。（六）機構(gòu)合并，信貸檔案應(yīng)由合并后的部門保管。 第四十四條 信貸檔案保管期限屆滿，確無保存必要的，可依照下列程序銷毀：（一）由公司信貸管理部門負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、公司稽核人員和檔案管理員組成鑒定小組，逐卷鑒定，確定存毀；（二）對擬銷毀的檔案要清點核對，登記造冊；（三）公司負(fù)責(zé)人在信貸檔案銷毀清冊上簽署銷毀意見；（四）公司信貸管理部門、稽核部門、保衛(wèi)部門、部門共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷，并在