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文書檔案管理辦法 文書檔案管理辦法 一、管理職責(zé) （一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。 （二）對(duì)機(jī)關(guān)各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 （三）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案。 （四）開展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。 （五）在集中主要力量抓好機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)上，對(duì)直屬單位和本系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行必要的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 （六）按規(guī)定向省檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。 （七）根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本機(jī)關(guān)檔案存、毀制度。 （八）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。 （九）負(fù)責(zé)廳機(jī)關(guān)大事記的搜索、整理和編印。 二、立卷歸檔 （一）歸檔范圍 凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應(yīng)立卷歸檔。 （二）歸檔要求 1各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價(jià)值的文件材料收集齊全、完整，根據(jù)文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，科學(xué)整理立卷。 2廳機(jī)關(guān)的立卷歸檔工作在檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。各處室必須把應(yīng)歸檔的文件材料按立卷要求整理預(yù)歸成卷，經(jīng)檔案室檢查合格后方可歸檔。 3聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者，照片檔案應(yīng)將照片和底片分別整理歸檔。 4會(huì)議審計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷。 5檔案室接收案卷時(shí)，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點(diǎn)無誤；驗(yàn)收案卷質(zhì)量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。 （三）歸檔時(shí)間 1文書檔案在次年五月底以前接收完畢。 2會(huì)計(jì)審計(jì)檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。 3基建檔案在基本建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，由基建部門整理成卷交檔案室保管。 三、檔案利用 （一）本廳工作人員因工作需要，經(jīng)本處室主要負(fù)責(zé)人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時(shí)，在征得其它處室領(lǐng)導(dǎo)同意后經(jīng)廳辦公室主管副主任批準(zhǔn)后方可查閱。 （二）查閱摘抄檔案，需填寫檔案利用登記表。未經(jīng)檔案室同意，不能復(fù)印、復(fù)制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續(xù)，并及時(shí)歸還。 （三）不準(zhǔn)在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。 （四）需要利用黨組、廳務(wù)會(huì)議記錄，必須經(jīng)黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準(zhǔn)后方可查閱。 （五）本廳財(cái)務(wù)人員因工作需要，查閱本人經(jīng)辦的會(huì)計(jì)檔案，需征得主管財(cái)務(wù)的副主任同意；財(cái)務(wù)人員或其它同志因工作需要查閱他人經(jīng)辦的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需征得本處科領(lǐng)導(dǎo)同意并經(jīng)財(cái)務(wù)處處長批準(zhǔn)后方可查閱。 四、檔案保管 （一）檔案庫房門窗要堅(jiān)固，并安裝防護(hù)設(shè)施，下班前關(guān)好鎖牢。 （二）檔案工作庫房要隨時(shí)加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。 （三）檔案庫房要有防火設(shè)備，對(duì)滅火器要定期檢查，及時(shí)修理，保持完好狀態(tài)。 （四）檔案庫房要有溫度計(jì)、干濕計(jì)，根據(jù)季節(jié)和氣候的變化，注意通風(fēng)，力爭將濕溫度分別控制在1424度，相對(duì)溫度4560%的范圍內(nèi)。 （五）檔案庫房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設(shè)備，并及時(shí)檢查，如發(fā)現(xiàn)藥物失靈要隨時(shí)更換。 （六）檔案室每季對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時(shí)檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。 五、檔案統(tǒng)計(jì) （一）為了給本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供最有效的檔案服務(wù)，協(xié)助業(yè)務(wù)處室做好工作，提高工作效率，檔案人員需認(rèn)真做好機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作。 （二）按檔案統(tǒng)計(jì)制度的規(guī)定，需對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。 （三）建立健全檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，借閱及其效果統(tǒng)計(jì)，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)。 （四）統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行。將收集的文件材料及時(shí)整理登記入庫，隨時(shí)做好建立，年末對(duì)前一年歸卷數(shù)目進(jìn)行一次全面匯總，并填報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。 （五）定期統(tǒng)計(jì)利用情況，每年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次，總結(jié)檔案利用效果。 六、檔案鑒定和銷毀 （一）以文書檔案保管期限表及使用價(jià)值為鑒定依據(jù)，由檔案員鑒定，將鑒定情況交檔案室負(fù)責(zé)人審核，提出處理意見，經(jīng)檔案鑒定組鑒定后，對(duì)需銷毀的檔案編造清冊(cè)，辦理批準(zhǔn)手續(xù)即可銷毀。 （二）保管期滿的檔案（長期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀意見。 （三）銷毀檔案時(shí)，到指定造紙廠銷毀，必須有兩個(gè)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀冊(cè)上簽字或蓋章，并注明銷毀方式和日期。 七、保管期限 （一）辦公室文書保管期限 1上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的由辦公室承辦的文件材料 永久 2黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)機(jī)關(guān)視察、檢查我廳工作時(shí)形成的題詞、講話、聲像等重要的文件材料 永久 3人事廳工作總結(jié)報(bào)告及計(jì)劃、規(guī)劃 長期 4人事廳制發(fā)的（包括與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的）辦公室承辦的文件材料 永久 5由辦公室承辦的廳務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要及籌備組織的人事工作會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等文件材料 永久 6人民群眾來信來訪及省人大、省政協(xié)提案議案的答復(fù) 永久 7辦公室工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、會(huì)議記錄 長期 8辦公室編寫的河北人事信息 長期 （二）機(jī)關(guān)黨委、人事處文書保管期限 1黨組會(huì)議記錄、紀(jì)要 永久 2人事處工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、會(huì)議記錄 長期 3本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織沿革、工作條例、人員編制、啟用印信材料 永久 4廳機(jī)關(guān)干部任免和工作人員年度考核獎(jiǎng)懲的文件材料 永久 5干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)、離退休、職務(wù)職稱評(píng)聘、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤死亡等文件材料 長期 6本廳職工調(diào)動(dòng)工作行政工資介紹信存根 長期 7本廳職工花名冊(cè)及黨員統(tǒng)計(jì)表 永久 8省委組織部、省直工委及上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)并需要執(zhí)行的重要文件及落實(shí)材料 長期 9廳年度考核目標(biāo)工作報(bào)告等有關(guān)材料 長期 （三）紀(jì)檢、監(jiān)察室文書保管期限 1上級(jí)黨紀(jì)、政紀(jì)有關(guān)法規(guī)、準(zhǔn)則、規(guī)定等文件材料 永久 2本廳制定的有關(guān)廉政建設(shè)的文件材料 永久 3清理超標(biāo)準(zhǔn)住房工作有關(guān)文件、報(bào)告、結(jié)論等材料 長期 4對(duì)本廳干部黨紀(jì)、政紀(jì)處分材料 永久 （四）綜合規(guī)劃處文書保管期限 1機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事計(jì)劃宏觀管理政策性文件 長期 2全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計(jì)劃及管理文件 長期 3全省干部計(jì)劃（包括增干和公務(wù)員考錄）等文件 長期 4省直機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計(jì)劃及管理文件 長期 5干部統(tǒng)計(jì)資料、報(bào)表 永久 6機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 （五）政策法規(guī)處文書保管期限 1貫徹落實(shí)上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)工作的規(guī)劃、請(qǐng)示、報(bào)告等 永久 2全省國家行政機(jī)關(guān)公務(wù)員制度實(shí)施方案及配套文件 永久 3公務(wù)員制度推行工作的若干政策、規(guī)定和意見 永久 4公務(wù)員制度實(shí)施工作批復(fù)及其他重要文件 永久 5企事業(yè)人事制度改革方面的實(shí)施方案、通知、規(guī)定、辦法等 永久 6有關(guān)工作的省委、省政府和廳領(lǐng)導(dǎo)重要講話 永久 7人事制度綜合宣傳和法制宣傳工作的規(guī)劃、通知、規(guī)定、意見 永久 8重要調(diào)研資料和報(bào)告 長期 9省行政學(xué)會(huì)章程、組織機(jī)構(gòu)及學(xué)會(huì)組成人員名單等 永久 （六）錄用聘用管理處文書保管期限 1有關(guān)錄用工作的政策性文件 永久 2重要工作向上級(jí)的請(qǐng)示及領(lǐng)導(dǎo)批示 永久 3本處年度工作計(jì)劃、總結(jié)和全省錄聘用工作會(huì)議材料 長期 4審核考試合格人員名單，辦理錄聘用審批手續(xù)有關(guān)材料 長期 （七）考核任免獎(jiǎng)懲處（政務(wù)公開辦公室）文書歸檔期限 1省直單位非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)評(píng)定情況 永久 2有關(guān)省政府行政機(jī)關(guān)非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)評(píng)定文件 永久 3行政職務(wù)任免報(bào)告，省直單位任免材料，省政府任免閱辦箋，省人事廳任免通知，干部任免呈報(bào)表。省政府向省人大報(bào)告的省政府組成人員任免議案，省人大任免通知 永久 4系統(tǒng)表彰獎(jiǎng)勵(lì)的文件材料 永久 5有關(guān)全省獎(jiǎng)勵(lì)升級(jí)的文件材料 永久 6有關(guān)全省政務(wù)公開的文件 永久 （八）人才流動(dòng)開發(fā)處文書保管期限 1本處年度干部調(diào)配、非師范類大中專畢業(yè)生就業(yè)分配計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料 永久 2有關(guān)干部調(diào)配、畢業(yè)生分配的政策規(guī)定 永久 3本處組織召開全省工作會(huì)議安排、通知、講話、發(fā)言等有關(guān)材料 永久 4本處有關(guān)重要工作向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)批示等文件材料 永久 （九）培訓(xùn)教育處文書保管期限 1全省公務(wù)員培訓(xùn)工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告 永久 2全省人事系統(tǒng)干部教育工作會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等文件材料 長期 3本處有關(guān)重要事項(xiàng)向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、指示等有關(guān)文件材料 永久 4年度工作總結(jié)和工作安排 長期 （十）工資福利處文書保管期限 1全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工資制度改革有關(guān)政策法規(guī) 永久 2全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工作政策性文件規(guī)定 長期 3關(guān)于工資政策向人事部的請(qǐng)示及對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的批復(fù) 長期 4機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員福利政策 長期 5機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人考核政策 永久 6全省機(jī)關(guān)、事業(yè)單位離退休人員調(diào)整離退休費(fèi)的實(shí)施辦法、配套政策和若干具體問題的處理意見 長期 7離退休、工齡計(jì)算、遺屬生活困難補(bǔ)助，第二次人才開發(fā)方面的政策、規(guī)定、意見 長期 （十一）職稱管理處文書保管期限 1專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審的有關(guān)政策法規(guī) 永久 2組建（調(diào)整）中、高級(jí)評(píng)審委員會(huì)的批復(fù) 永久 3破格晉升高級(jí)職務(wù)審批表及有關(guān)證明材料 永久 4向省委、省政府、職改領(lǐng)導(dǎo)小組的匯報(bào)、請(qǐng)示及批復(fù)，職改領(lǐng)導(dǎo)小組成員的任命和調(diào)整 永久 5省直各單位高、中級(jí)職務(wù)聘任方案的審批意見 永久 6省直事業(yè)單位崗位設(shè)置及結(jié)構(gòu)比例的審核意見 永久 7職改工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、意見 永久 8省職改領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議紀(jì)要、職改工作會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話及經(jīng)驗(yàn)材料 永久 9省人大代表和政協(xié)委員關(guān)于職稱工作的建議、提案及答復(fù) 長期 10全國專業(yè)技術(shù)資格考試合格名單及軟盤 永久 11各種數(shù)字統(tǒng)計(jì)表（匯總表） 永久 12職改信息 長期 （十二）專家管理處文書保管期限 1國家對(duì)有突出貢獻(xiàn)的中青年專家選拔管理的有關(guān)文件、批復(fù)及專家扶貧的有關(guān)文件 永久 2享受政府特殊津貼人員的選拔與管理有關(guān)文件材料 永久 3科技人員家屬“農(nóng)轉(zhuǎn)非”方面的政策法規(guī) 長期 4跨世紀(jì)人才選拔的有關(guān)文件材料 永久 5非教育系統(tǒng)留學(xué)人員選派與回國人員管理的有關(guān)文件材料 長期 6河北省留學(xué)人員聯(lián)誼會(huì)的有關(guān)文件材料 長期 （十三）軍官轉(zhuǎn)業(yè)安置培訓(xùn)處文書保管期限 1軍官轉(zhuǎn)業(yè)安置工作的有關(guān)政策法規(guī) 永久 2省軍轉(zhuǎn)工作小組、軍轉(zhuǎn)辦文件、簡報(bào) 永久 3軍轉(zhuǎn)辦向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告 永久 4省軍轉(zhuǎn)年度轉(zhuǎn)業(yè)干部花名冊(cè)定向名單、領(lǐng)導(dǎo)批示 短期 （十四）職稱考試中心文書保管期限 專業(yè)技術(shù)資格、執(zhí)業(yè)資格及職稱外語考試規(guī)定、報(bào)考條件、免試部分科目條件、標(biāo)準(zhǔn)、合格人員名單和軟盤 長期 （十五）錄用考試中心文書保管期限 1全省招錄公務(wù)員考試考務(wù)的規(guī)定和辦法 長期 2具體考試過程中制定的考試方案、編制的招考簡章、發(fā)布的招考公告、印發(fā)（編排）的準(zhǔn)考證（號(hào)）、考試成績登統(tǒng)表 短期 3筆試試卷、面試題本、題庫 長期 4全省面試考官隊(duì)伍培訓(xùn)、管理及等級(jí)評(píng)定等有關(guān)文件材料 長期 （十六）人才交流中心文書保管期限 1人才流動(dòng)宏觀管理政策性文件 永久 2人才引進(jìn)、人才培訓(xùn)、人才市場建設(shè)工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告 永久 3人事代理、人才測評(píng)及流動(dòng)人員社會(huì)保險(xiǎn)、職稱、工資和流動(dòng)人員爭議仲裁工作的政策法規(guī) 永久 4組織召開的全省工作會(huì)議及培訓(xùn)安排、通知、講話、發(fā)言等有關(guān)資料 長期 5向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)指示等文件材料 永久 （十七）人事信息中心文書保管期限 1事企業(yè)單位干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 2國家公務(wù)員統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 3退休干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 4參照公務(wù)員管理的國家機(jī)關(guān)干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 5機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 6推廣GPMS有關(guān)文件 長期 （十八）工考中心文書保管期限 1工人技術(shù)等級(jí)（職務(wù)）培訓(xùn)考核的政策法規(guī) 永久 2工人晉升技術(shù)等級(jí)（職務(wù)）審批人員名單 長期 （