文書(shū)檔案管理 期末復(fù)習(xí).doc

檔案管理競(jìng)賽試題一、 填空題（共10題，每題1分）1、 我國(guó)第一部關(guān)于檔案和檔案工作的法律-中華人民共和國(guó)檔案法于1988 年1月1日起施行。2、 檔案法中規(guī)定的“檔案”，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3、 檔案工作的原則是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。 4、 凡屬公司歸檔范圍的文件材料，必須按檔案管理規(guī)定向負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。5、 歸檔文件編號(hào)是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。6、 編目是指編制歸檔文件目錄，即應(yīng)按照分類(lèi)、排列的結(jié)果，逐類(lèi)、逐件編制，以系統(tǒng)、全面地揭示歸檔文件的原貌。7、 歸檔文件的價(jià)值鑒定是整個(gè)檔案鑒定工作的首要環(huán)節(jié)，是決定檔案存亡的基本手段，是提高檔案管理效益的科學(xué)措施，是提高檔案質(zhì)量的重要途徑8、 填寫(xiě)歸檔文件保管期限，分為：“永久”、“長(zhǎng)期（30年）”、“短期（10年）”。9、 如備注中需要說(shuō)明的條目太多，可在備注欄中加注“”，將具體內(nèi)容填入備考表中。10、 歸檔章格式包括4項(xiàng)內(nèi)容：全宗號(hào)、保管期限、室編件號(hào)、總頁(yè)數(shù)二、 單選題（共6題，每題2分）1、中華人民共和國(guó)檔案法的修正時(shí)間是（ ）A. 1996年7月5日 B. 1988 年1月1日 C. 1996年1月1日 D. 1988年7月5日2、在（ ）中進(jìn)行查詢(xún)電子文檔的操作A. 文檔模板管理 B. 文檔查詢(xún) C. 文檔管理器 D. 文檔打印3、在（ ）中進(jìn)行添加柜、卷宗的操作A. 借閱管理 B. 歸還管理 C. 發(fā)放管理 D. 歸類(lèi)管理4、在（ ）中可以執(zhí)行打印卷宗封面，目錄和備考表的操作 A. 報(bào)表管理-文檔類(lèi)報(bào)表-富仁宗卷報(bào)表B. 報(bào)表管理-文檔類(lèi)報(bào)表-技術(shù)類(lèi)文檔清單C. 報(bào)表管理-變更類(lèi)報(bào)表-變更信息一覽表D. 文檔管理-文檔打印-富仁宗卷報(bào)表5、電子文檔的默認(rèn)版本號(hào)為（ ）A. 10 B. 00 C. 20D. 016、歸檔文件目錄包括（ ）A. 柜號(hào)、責(zé)任者、文號(hào) 、題名 、備注B. 柜號(hào)、文號(hào) 、題名 、日期、備注C. 柜號(hào)、責(zé)任者、文號(hào) 、題名 、頁(yè)數(shù)D. 柜號(hào)、責(zé)任者、文號(hào) 、題名 、日期、頁(yè)數(shù)、備注三、 多選題（共6題，每題3分，多選或選錯(cuò)不得分，少選得2分）1、歸檔文件的收集是指按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事公務(wù)活動(dòng)所形成的各種（ ）等文件材料進(jìn)行收集的過(guò)程。A. 文字 B.圖表 C.聲像 D.實(shí)物2、裝盒是歸檔文件整理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它包括將：（ ）A. 歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒 B. 填寫(xiě)目錄及備考表C. 編制檔案盒封面 D. 編制盒脊3、下列哪些分類(lèi)屬于“會(huì)計(jì)檔案”下的二級(jí)分類(lèi)？（ ）A. 報(bào)表 B. 會(huì)計(jì)憑證 C. 生產(chǎn)類(lèi) D. 賬簿4、備注是用于填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況的表單，它包括以下哪些內(nèi)容？（ ）A. 文件密級(jí) B. 文件缺損情況 C. 文件修改及補(bǔ)充情況 D. 文件移出或銷(xiāo)毀情況5、以下哪些文件格式可以上傳為電子文檔并提供預(yù)覽功能（ ）A. jar B. txt C. pdf D. ocx6、就目前情況來(lái)說(shuō)，以下哪些目錄的文檔需要進(jìn)行先錄入電子文檔再錄入紙質(zhì)文檔的操作（ ）A. 電子檔案 B. 產(chǎn)品檔案 C. 文書(shū)檔案 D. 實(shí)物檔案四、 判斷題（共10題，每題2分）1、 如果報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)每?jī)?cè)（本）內(nèi)容相對(duì)完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，應(yīng)按其本來(lái)的裝訂方式即一冊(cè)（本）為一件。（ ）2、 填寫(xiě)文件形成年度，應(yīng)采用公元紀(jì)年，如：一九九八年表示為“1998”，也可以簡(jiǎn)化為“98”。 （ ）3、 對(duì)永久、30年、10年三個(gè)保管期限的歸檔文件進(jìn)行編號(hào)：永久的從“1”開(kāi)始編寫(xiě)一個(gè)流水件號(hào)；“30”年的從“1”開(kāi)始編寫(xiě)一個(gè)流水件號(hào)；“10”年的也從“1”開(kāi)始編寫(xiě)一個(gè)流水件號(hào)。（ ）4、 不論接手什么樣的文檔，都需先錄入電子文檔，然后錄入紙質(zhì)文檔。（ ）5、 錄入電子文檔時(shí)，如果有多份圖紙需要上傳，可以通過(guò)軟件整合成一份PDF文件再上傳。（ ）6、 所有材料都應(yīng)該向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交。（ ）7、 文件正本與定稿為一件，即便定稿過(guò)厚不易裝訂時(shí)，定稿也不可以單獨(dú)作為一件（ ）8、 重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿，可將正本與歷次修改稿（包括定稿）各為一件。（ ）9、 原件與復(fù)制件（包括復(fù)印件以及手抄件等）應(yīng)作為一件。凡是對(duì)不利于檔案保管的文件（熱敏紙傳真件、鉛筆書(shū)寫(xiě)或手工謄寫(xiě)的重要文件），以及使用中破損的文件，要加以復(fù)制，與鋼筆重抄件一起歸檔。（ ）10、檔文件的分類(lèi)，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類(lèi)，即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程。（ ）五、 簡(jiǎn)答題（共40分）1、 請(qǐng)寫(xiě)出并簡(jiǎn)單解釋歸檔文件整理的完整流程以及錄入PDM系統(tǒng)的具體操作（1）文件歸檔流程并簡(jiǎn)單解釋?zhuān)海?0分）收集平時(shí)及時(shí)收集，填寫(xiě)檔案移交記錄表鑒定確定歸檔范圍、剔除不歸檔文件劃定保管期限（永久、30年、10年）裝訂確定歸檔文件整理單位，并按規(guī)定方法裝訂分類(lèi)保管期限；年度；機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）；保管期限年度排列按保管期限及文件形成時(shí)間。同一事由內(nèi)的歸檔文件排列、不同事由、不同文字間的歸檔文件排列編號(hào)首頁(yè)上端居中空白處蓋歸檔章，填寫(xiě)歸檔章各項(xiàng)編目按要求填寫(xiě)歸檔文件目錄裝訂歸檔文件目錄裝盒將歸檔文件按件（卷）號(hào)順序裝入檔案局專(zhuān)用檔案盒內(nèi)填寫(xiě)備考表編制填寫(xiě)檔案盒封面及盒脊錄入PDM系統(tǒng)入柜將整理好的檔案對(duì)照目錄按要求、順序依次裝入檔案柜保管并放入防蟲(chóng)藥（2）錄入PDM系統(tǒng)的具體操作：（10分）進(jìn)入PDM的文檔管理中的文檔管理器模塊（2分），選擇文檔對(duì)應(yīng)的目錄，右鍵目錄名點(diǎn)擊錄入已有文檔，填寫(xiě)所有必填項(xiàng)（1分），并勾選自動(dòng)歸檔，輸入完成之后根據(jù)文檔的情況不需要紙質(zhì)文檔歸檔則不用錄入紙質(zhì)文檔（2分），需要紙質(zhì)文檔歸檔則進(jìn)入文檔管理中的紙質(zhì)文檔管理（2分），右鍵文檔對(duì)應(yīng)的目錄名，填寫(xiě)所有必填項(xiàng)（1分），并保持文檔名稱(chēng)和電子文檔的名稱(chēng)一致（2分）3、備考表置于檔案盒內(nèi)文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。請(qǐng)寫(xiě)出備考表內(nèi)的填寫(xiě)項(xiàng)目并作出具體說(shuō)明。（10分）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)歸檔文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況（2分），無(wú)上述情況，暫不填寫(xiě) 。（1分）整理人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名，誰(shuí)整理就填誰(shuí)，以明確責(zé)任。（2分）檢查人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。（2分）日期：填寫(xiě)歸檔文件整理完畢的日期（2分）。歸檔文件在機(jī)關(guān)檔案部門(mén)保存階段內(nèi)如有變動(dòng)情況，檔案工作人員應(yīng)隨時(shí)在備考表中注明，以使后續(xù)管理以及檔案移交進(jìn)館等工作得以正常進(jìn)行。（1分）4、 寫(xiě)出至少五個(gè)文檔分類(lèi)一級(jí)目錄（10分）產(chǎn)品檔案、電子檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、經(jīng)營(yíng)檔案，人事檔案，設(shè)備檔案，實(shí)物檔案，文書(shū)檔案，研發(fā)檔案，照片檔案文書(shū)檔案管理 復(fù)習(xí)填空選擇1.文書(shū)是以文書(shū)和文書(shū)工作為研究對(duì)象的2.檔案是以檔案和檔案管理工作為研究對(duì)象的3.公務(wù)文書(shū)又稱(chēng)公文或文件，都是在處理公務(wù)中形成的4.文件包含三部分：眉首、主體、版記5.文書(shū)撰制包括：擬稿、核稿、簽發(fā)、校對(duì)、用印6.一份文件只有一個(gè)發(fā)文字號(hào)7.發(fā)文順序：黨政軍群8.聯(lián)合行文時(shí)用主辦發(fā)文機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，注明XXX聯(lián)發(fā)9.行文方式是確定發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)關(guān)系的，向上級(jí)機(jī)關(guān)行文只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)10.通知-任命中層干部11.通報(bào)-表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤12.決定-對(duì)重大事件作出安排13.聯(lián)合行文要求級(jí)別相同，隸屬關(guān)系不能聯(lián)合行文14.在所有的文種中，只有會(huì)議紀(jì)要不用蓋章用印15.行文方式是指確定公文的收文機(jī)關(guān)和發(fā)文機(jī)關(guān)的具體辦法，在我國(guó)分為五種行文關(guān)系，上行文、下行文、平行文； 逐級(jí)行文；多級(jí)行文；超級(jí)行文；直接行文；16.普發(fā)行文：向所隸屬的所有機(jī)關(guān)一次行文17.檔案工作的環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用、檢索、編研18.機(jī)關(guān)檔案收集的主要方式是：立卷歸檔19.文件是檔案的來(lái)源，檔案是文件的歸宿20.2000年12月6日國(guó)家檔案局發(fā)布檔案歸檔文件整理原則，規(guī)定核心的內(nèi)容是以件取代卷，以案盒取代案件，以文書(shū)整理的年度分類(lèi)方式取代特征。21.案卷整理歸檔工作是文書(shū)部門(mén)的主要工作22.主題包含哪些內(nèi)容： 標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、公文生效標(biāo)志、附注23.收文工作和發(fā)文工作都有的環(huán)節(jié)是承辦24.檔案的提供利用是檔案整理工作的最終出發(fā)點(diǎn)和根本要求25.公文標(biāo)題-2號(hào)小標(biāo)宋體 主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、附注、簽發(fā)人-3號(hào)仿宋 詞目-3號(hào)小標(biāo)宋體 保密期限、密級(jí)、緊急程度-3號(hào)黑體 姓名-3號(hào)楷體26.同行行文：在媒體上向群眾一次性發(fā)文（直達(dá)基層組織的群眾的行文）27.公文撰寫(xiě)結(jié)構(gòu)：開(kāi)頭、結(jié)尾、層次、段落（過(guò)度、照應(yīng)）28.公文中共有四種字體：3號(hào)仿宋；黑體；2號(hào)宋體；楷體名詞解釋?zhuān)?.文書(shū)工作 文書(shū)工作也叫文書(shū)處理工作，主要是指公務(wù)文書(shū)的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。一個(gè)機(jī)關(guān)的組織或辦事機(jī)構(gòu)，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個(gè)運(yùn)行流程，在這一流程中所做的一切工作，都是文書(shū)工作。2.檔案工作 從廣義上說(shuō)，指是檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案的科學(xué)研究和出版。狹義上說(shuō)，指檔案館和檔案室所從事的檔案業(yè)務(wù)工作。3.逐級(jí)行文 行文機(jī)關(guān)向自己的直接上級(jí)或直接下級(jí)行文叫逐級(jí)行文，是我國(guó)最主要的行文方式4.越級(jí)行文 行文機(jī)關(guān)越過(guò)自己的直接上級(jí)或直接下級(jí)，向轉(zhuǎn)非直接上級(jí)或下級(jí)行文5.多級(jí)行文 行文機(jī)關(guān)向直接上級(jí)機(jī)關(guān)，并呈非直接上級(jí)機(jī)關(guān)行文，或向直接下級(jí)，并轉(zhuǎn)非直接下級(jí)機(jī)關(guān)的行文6.文書(shū)整理歸檔（文書(shū)立卷歸檔） 是指將處理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的、應(yīng)作為檔案保存的文件案料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類(lèi)整理，并進(jìn)行裝盒、歸檔的過(guò)程。7.文書(shū)立卷 文書(shū)立卷：指文書(shū)部門(mén)將辦理完畢的具有查考價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷、向檔案部門(mén)移交的行為過(guò)程。8.承辦 承辦部門(mén)或承辦人，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見(jiàn)，按來(lái)文的內(nèi)容和要求，對(duì)文件予以辦理的行為的行為過(guò)程。9.擬辦 機(jī)關(guān)綜合辦公部門(mén)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)需要辦理的重要文件，提出初步辦理意見(jiàn)，供機(jī)關(guān)主管或主要領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考的行為過(guò)程。10.聯(lián)合行文 必須具備三個(gè)條件：協(xié)調(diào)一致；不相隸屬且不存在業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系；級(jí)別相同的行政機(jī)關(guān)。11.通知 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文們轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，公布規(guī)章，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)機(jī)關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。12.決定 最重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。13.通報(bào) 表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況簡(jiǎn)答一、簡(jiǎn)述檔案和圖書(shū)有何異同 ？1.不同點(diǎn)：檔案并非是有意識(shí)的編寫(xiě)和杜撰。圖書(shū)是作者為了某種目的，有意識(shí)的編寫(xiě)。數(shù)量不同。檔案往往保存一件或幾件，圖書(shū)往往印成成千上萬(wàn)作用不同。檔案是歷史的原始記錄，絕大多數(shù)檔案都具有憑證作用，再生活各個(gè)方面都產(chǎn)生作用。圖書(shū)一般沒(méi)有法律信證作用，主要傳播知識(shí)，不如檔案重要。保密性不同。部分檔案含有一定機(jī)密，不能向社會(huì)隨意開(kāi)房。圖書(shū)公開(kāi)發(fā)行。形式不同。檔案是以單位分成卷宗的形式為主，并且手寫(xiě)體較多。圖書(shū)大多為裝訂好的，印刷體占絕大多數(shù)。2.相同點(diǎn)兩者目前都以文字記錄為主都記載了人類(lèi)社會(huì)的知識(shí)，都包含一定的數(shù)量，都屬于信息資料的范疇。在一定條件下，兩者可以相互轉(zhuǎn)化，互相彌補(bǔ)。二、簡(jiǎn)述簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)1.簡(jiǎn)，就是篇幅短，文字精，內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要。2.快，就是反應(yīng)信息既是，速度快，情況新，常常是當(dāng)天的信息當(dāng)天報(bào)。3.實(shí)，只要是簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容充實(shí)，情況真實(shí)具體。三、文書(shū)工作的內(nèi)容有哪些1.文書(shū)的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記和分送；2.公文的繕印、用印、登記、分發(fā)等；3.公文的簽收、登記、審核、擬辦；4.批辦、承辦、催辦、注辦等5.會(huì)議、匯報(bào)的記錄與整理6.公文的平時(shí)歸卷、提供借閱與保管；7.公文的系統(tǒng)整理與歸檔8.為領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備有關(guān)材料；9.文書(shū)的機(jī)要保密10.完成領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書(shū)工作事項(xiàng)四、檔案整理工作的原則1.充分利用原有的基礎(chǔ)2.保持文件之間的歷史聯(lián)系（文件來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形成）3.便于保管里利用五、檔案保管的基本要求1.以防為主，防治結(jié)合2.加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般3.自力更生，勤儉節(jié)約4.立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前六、檔案的作用基本作用：憑證作用和參考作用主要作用：機(jī)關(guān)工作的查找憑據(jù) 生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù) 政治斗爭(zhēng)的必要工具 科學(xué)研究的可靠材料 宣傳教育的生動(dòng)素材七、論述規(guī)則的核心內(nèi)容1.以“件”取代“卷”的意義以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)更加符合文書(shū)整理的基本原則文書(shū)整理更簡(jiǎn)便易行和具有確定性有利于整理手段的現(xiàn)代化2.以“案盒”取代“案卷”及其意義方便文書(shū)檔案的借閱和查找方便檔案的復(fù)制與保密簡(jiǎn)化了裝訂手續(xù)使文書(shū)工作和檔案工作統(tǒng)一起來(lái)3.以文書(shū)整理的分類(lèi)、年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、保管期限方式取代“六特征”八、簡(jiǎn)述文件的語(yǔ)言特點(diǎn)：謹(jǐn)慎、莊重、準(zhǔn)確、樸實(shí)、得體、簡(jiǎn)潔、明了（可以說(shuō)和其他問(wèn)題的區(qū)別）九、論述文書(shū)部門(mén)進(jìn)行文書(shū)整理工作的優(yōu)越性1.可以發(fā)揮文書(shū)部門(mén)熟悉本職業(yè)務(wù)和文書(shū)處理過(guò)程的長(zhǎng)處，便于提高整理工作的質(zhì)量和整理工作的效率2.文書(shū)部門(mén)隨時(shí)可以集中立卷、整理、防止文件散失，保持文件的齊全和完整，達(dá)到保守國(guó)家秘密的目的。3.文書(shū)部門(mén)暫時(shí)保管的當(dāng)年文件方便承辦部門(mén)查閱4.按年度由文書(shū)部門(mén)集中歸檔立卷，可以保證案卷的質(zhì)量，有助于機(jī)關(guān)檔案室的工作的展開(kāi)。十、立卷“六特征”作者特征、通訊特征、問(wèn)題特征、名稱(chēng)特征、時(shí)間特征、地區(qū)特征十一、檔案管理工作的內(nèi)容1.區(qū)分全宗 2.分類(lèi) 3.組卷 4卷內(nèi)文件整理 5裝訂（或盒裝） 6排列案卷的目錄和編制 7.編目十二、檔案整理管理工作的步驟：1.了解情況，擬定方案2.區(qū)分全宗和分類(lèi)3.細(xì)分和組卷，草擬案卷的標(biāo)題4.初步排列案卷順序，檢查分類(lèi)是否合理并進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整5.全面審查，修改標(biāo)題6.固定排列位置，編制案卷目錄以及文件的章號(hào)、頁(yè)號(hào)、件號(hào)應(yīng)用題文件成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)；法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)為準(zhǔn)。黑龍江省政府和省教育廳、省公安廳、省人事廳聯(lián)合行文 -不可以，因?yàn)槭〗逃龔d、省公安廳、省人事廳是黑龍江省政府的下級(jí)部門(mén)準(zhǔn)發(fā)、批轉(zhuǎn)上級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文使用通知根據(jù)文件的來(lái)文內(nèi)容和提出初步處理文件的環(huán)節(jié)是擬辦收文工作和發(fā)文工作都有的環(huán)節(jié)是承辦公文主體改錯(cuò)：標(biāo) 題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種主送機(jī)關(guān)：XXX機(jī)關(guān)（不能寫(xiě)給個(gè)人）內(nèi) 容：一文一事請(qǐng)示函：語(yǔ)氣誠(chéng)懇、恭敬、委婉、呈請(qǐng)請(qǐng)示常用語(yǔ)：以上請(qǐng)示當(dāng)否（妥否），請(qǐng)批復(fù)（批示）請(qǐng)示函常用語(yǔ)：敬請(qǐng)函復(fù)商洽函常用語(yǔ)：特此函復(fù)聯(lián)合行文注意的問(wèn)題： 省教育廳、財(cái)政廳、民政廳-可以聯(lián)合行文，因?yàn)槭峭?jí)機(jī)關(guān) 國(guó)家財(cái)政部、黑龍江省省政府-可以行文 上級(jí)機(jī)關(guān)可以與下級(jí)機(jī)關(guān)部門(mén)行文除上下級(jí)、指導(dǎo)與被知道關(guān)系以外的部門(mén)都可以行文論述的拓展 試論述 文件整理歸檔原則核心內(nèi)容2000年12月6日，國(guó)家檔案局在廣泛征求和總結(jié)文書(shū)檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上發(fā)布了文件整理歸檔原則（規(guī)則）其主要內(nèi)容是以“件”取代“卷”，以“案盒”取代“案卷”，以文書(shū)整理分類(lèi)的年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限方式取代“六個(gè)特征”的文書(shū)整理分類(lèi)方法等。（一）以“件”取代“卷” 新的規(guī)則以“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”為宗旨，對(duì)傳統(tǒng)的歸檔文件整理方法-“立卷”進(jìn)行改革，推進(jìn)文件級(jí)整理，即以“件”為單位進(jìn)行整理，取代以“卷”為單位進(jìn)行整理。這種文書(shū)整理方式的優(yōu)點(diǎn)是： 1.以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn) “件”是文書(shū)制發(fā)、傳遞、處理的基本單位，是文書(shū)運(yùn)功過(guò)程中客觀存在的形式。而“卷”不是客觀存在的，它是在文書(shū)歸檔時(shí)運(yùn)用“六個(gè)特征”組合在一起的一組文件，其本質(zhì)是人們主要憑主觀經(jīng)驗(yàn)對(duì)文書(shū)進(jìn)行事后加工整理的產(chǎn)物。也就是說(shuō)，以“件”為單位進(jìn)行整理，本質(zhì)上是把歸檔文件本身所固有的客觀特征作為整理標(biāo)準(zhǔn)；而以“卷”為單位進(jìn)行整理，本質(zhì)上是以人們的主觀判斷為整理標(biāo)準(zhǔn)。兩種整理方法有著本質(zhì)上的區(qū)別，以“件”取代“卷”是以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)，從而使歸檔文件整理更符合文書(shū)運(yùn)動(dòng)的客觀規(guī)律。 2.更加符合文書(shū)整理的基本原則文書(shū)檔案整理的基本原則要求整理文書(shū)檔案必須遵循文書(shū)的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。以“件”的客觀標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文書(shū)整理遵循了文書(shū)的自然形成規(guī)律，減少了主觀隨意性；同時(shí)以“件”為單位整理，按年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)，按時(shí)間、成套性排列，保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.文書(shū)整理更簡(jiǎn)便易行和具有確定性傳統(tǒng)的整理方法按“六個(gè)特征”立卷，往往使人感到標(biāo)準(zhǔn)難以掌握，工作難度大，因?yàn)樗獞{個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和主觀判斷進(jìn)行。而以“件”為單位按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限分類(lèi)整理，簡(jiǎn)化了程序，降低了難度，使文書(shū)整理工作簡(jiǎn)便易行。同時(shí)傳統(tǒng)的整理方法由于是憑主觀判斷，因而不同的人員整理就有可能出現(xiàn)不同的整理結(jié)果，因而歸類(lèi)交叉、組卷不合理，案卷標(biāo)題你寫(xiě)不準(zhǔn)確等問(wèn)題難以避免。以“件”為單位整理，只使用年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、收發(fā)文等這樣一些客觀標(biāo)準(zhǔn)，即使不同的人來(lái)整理，其結(jié)果也應(yīng)該是基本一致的，并且不需要?dú)w納案卷標(biāo)題，這就是、使文書(shū)的整理更具有確定性。4.有利于整理手段現(xiàn)代化以“件”、“年度”、“機(jī)構(gòu)”等客觀標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行文書(shū)整理，便于計(jì)算機(jī)的輸入、輸出、識(shí)別和加工處理，這就為運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)說(shuō)