高效會(huì)議技巧【強(qiáng)烈推薦，非常經(jīng)典】

10:07:29 1 高效會(huì)議技巧 Jeff ！ 2014/12/31 2 ！ 2014/12/31 3 學(xué)習(xí)目標(biāo) 您是否因?yàn)樾实拖露e(cuò)失良機(jī)？您是否每天應(yīng)酬于無數(shù)的會(huì)議之中，常常分身乏數(shù)？本課將使各級(jí)管理人員迅速提升會(huì)議效率，進(jìn)而將高效會(huì)議轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力提供極大的幫助。 ！ 2014/12/31 4 主要內(nèi)容 會(huì)議的概述 高效會(huì)議成功法則 高效會(huì)議技巧 會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn) ！ 2014/12/31 5 會(huì)議的意義 關(guān)鍵詞： 我存在，故我開會(huì) ！ 2014/12/31 6 會(huì)議的種類 按人數(shù)分類 按開會(huì)方式分類 按開會(huì)目的分類 團(tuán)體會(huì)議 一對(duì)一會(huì)議 面對(duì)面會(huì)議 電話會(huì)議 視頻會(huì)議 宣布人事安排、講解政策的會(huì)議 當(dāng)眾表揚(yáng)和批評(píng)的會(huì)議 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議 固定的會(huì)議 集思廣益的會(huì)議 關(guān)鍵詞： 萬會(huì)朝宗 解決問題 ！ 2014/12/31 7 會(huì)議的成本計(jì)算 時(shí)間成本參加會(huì)議的人數(shù) （與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間與會(huì)者的旅行時(shí)間會(huì)議秘書工作會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間） 金錢成本開會(huì)的時(shí)間成本 與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資 直接成本會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)旅費(fèi)、食宿費(fèi)文件準(zhǔn)備費(fèi) 不定損失成本 會(huì)議必須成功以回收成本 ！ 2014/12/31 8 高效會(huì)議成功法則（ 1） 必要時(shí)才開會(huì) ！ 2014/12/31 9 無需開會(huì)的五個(gè)如果 高效會(huì)議在開始之前就開始了 如果 已經(jīng)按慣例 每周聚會(huì) 會(huì)議成本太大 還有比開會(huì) 更好的辦法 沒什么特別的 事情要討論 你是唯一做決策并且 知道該怎么做的人 （開會(huì)讓他人參與只 能把問題弄亂） ！ 2014/12/31 10 必需開會(huì)的五個(gè)如果 高效會(huì)議在開始之前就開始了 如果 必須把信息同時(shí) 傳遞給很多人 要?jiǎng)e人參與決策 以集思廣益 給小組委派 任務(wù) 聽取部門 匯報(bào)工作 有些事情需要當(dāng)眾 表揚(yáng)或批評(píng) ！ 2014/12/31 11 高效會(huì)議成功法則（ 2） 會(huì)前做好準(zhǔn)備，否則你將為 會(huì)議失敗 做準(zhǔn)備 ！ 2014/12/31 12 會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)清單 高效會(huì)議在開始之前就開始了 1.了解會(huì)議的目的 2.是否一定要開會(huì) 3.確定會(huì)議的形式 4.安排會(huì)議的議程 5.決定會(huì)議的時(shí)間 6.確定會(huì)議的主持人 7.決定會(huì)議的地點(diǎn) 8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置 9.確定出席人數(shù) 10.安排出席者座位 11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽 12.是否安排交通工具 13.是否安排與會(huì)者住宿 14.是否發(fā)出了會(huì)議通知 15.確定視聽材料 16.確定輔助教材 17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖 18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料 19.確定相關(guān)資料 20.是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知 ！ 2014/12/31 13 高效會(huì)議成功法則（ 3） 選擇合適的時(shí)間、地點(diǎn)、人物 能夠保證會(huì)議高效率運(yùn)轉(zhuǎn) ！ 2014/12/31 14 高效會(huì)議成功法則（ 4） 會(huì)后跟進(jìn)，將使會(huì)議事半 功倍，轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力 ！ 2014/12/31 15 高效會(huì)議技巧（一）主持會(huì)議技巧 如何做開場(chǎng)白 主持人守則 如何處理會(huì)議中的意外和沖突 ！ 2014/12/31 16 開場(chǎng)語練習(xí)： 原則： 明確會(huì)議議題 限定會(huì)議時(shí)間 會(huì)議內(nèi)容 會(huì)議方式 ！ 2014/12/31 17 主持人的守則與責(zé)任 營造和諧氣氛 按照議程進(jìn)行 正確總結(jié)討論的內(nèi)容 引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言 幫助與會(huì)者理清不假思索的想法 尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況 減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯和討論 保持中立態(tài)度 ！ 2014/12/31 18 意外和沖突的處理 蟬的癥狀： 講與主題無關(guān)的故事 講得模糊而不具體明確 拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn) 主持人對(duì)策： 采用非語言性暗示 探詢、總結(jié)、測(cè)試其理解成度 善意提醒關(guān)于程序及時(shí)間限制 帶入別人發(fā)言 ！ 2014/12/31 19 意外和沖突的處理 鯊魚的癥狀： 有攻擊別人的傾向 總是給予消極的、否定的意見 主持人對(duì)策： 理解對(duì)方的想法或情緒 重申會(huì)議中無論什么意見都可以提 但正面的建議會(huì)更受歡迎 采用非語言性方式打斷 ！ 2014/12/31 20 意外和沖突的處理 驢的癥狀： 過于敏感 防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面 “ 墻 ” 不能站在別人的立場(chǎng)看問題 主持人對(duì)策： 突出他的貢獻(xiàn) 重復(fù)問題 短暫沉默 ！ 2014/12/31 21 意外和沖突的處理 兔子的癥狀： 質(zhì)疑正在使用的程序 總是提議不同的程序或建議 主持人對(duì)策： 突出他的貢獻(xiàn) 重申可以先試用現(xiàn)在的程序， 如不奏效，則馬上按他的方 法實(shí)施 ！ 2014/12/31 22 意外和沖突的處理 螃蟹的癥狀： 開會(huì)時(shí)還在做別的工作 私自進(jìn)入小團(tuán)體討論 時(shí)常接電話 打瞌睡，走神 主持人對(duì)策： 對(duì)開小會(huì)者，主持人停止說話或者 示意發(fā)言者暫停，使會(huì)議短暫沉默 問他們是不是覺得應(yīng)該先分組討論， 然后集中討論 對(duì)打瞌睡者，可中間休息 5分鐘， 并加快會(huì)議議程 ！ 2014/12/31 23 高效會(huì)議技巧（二）參與會(huì)議技巧 與會(huì)者守則 如何進(jìn)行信息溝通與反饋 ！ 2014/12/31 24 與會(huì)者的守則與責(zé)任 會(huì)前充分準(zhǔn)備 會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見 以解決問題為己任 保持開放的心態(tài)，摒除部門之見 盡可能多地獲取信息 耐心聆聽，尊重他人的意見 勇于發(fā)言，言之有物 不進(jìn)行人身攻擊 避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語言 會(huì)后總結(jié) ！ 2014/12/31 25 會(huì)議中的信息溝通與反饋 溝通漏斗 溝通金三角 反饋時(shí)的漢堡原理 良好反饋的特征 ！ 2014/12/31 26 溝通漏斗 別人行動(dòng) 20 別人聽懂 40 別人聽到 60 你嘴上說 80 你心里想 100 ！ 2014/12/31 27 溝通金三角 自己 對(duì)方 設(shè)身處地 ！ 2014/12/31 28 良好反饋特征 要描述行為，不要判斷 側(cè)重表現(xiàn)而非性格 要征求意見，著眼未來 不能傷害別人的自尊 實(shí)際可行 ！ 2014/12/31 29 高效會(huì)議技巧（三）如何達(dá)成決議 彼得 德魯克決議方法 決策類型及應(yīng)用 ！ 2014/12/31 30 達(dá)成決議彼得 德魯克決議法 用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí) 列舉或圖示各提案并開始討論之 客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng) 估計(jì)各提案之獲益率 評(píng)估有無采集更多資料的需要 征求反對(duì)意見 以中立角度檢視正反意見 尋求與會(huì)者對(duì)各提案之認(rèn)同 單位對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié) 確認(rèn)議事結(jié)果 組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督 ！ 2014/12/31 31 決策類型及應(yīng)用 無異議決策 權(quán)威決策 少數(shù)服從多數(shù) 共識(shí)決策 確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議 是最佳的，并公開支持它；意見不和 及沖突的發(fā)生率最低 保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員均有機(jī)會(huì)發(fā)表意見；復(fù)雜的決議會(huì)經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量的決議 允許多數(shù)人對(duì)問題發(fā)表自己的意見；保證大多數(shù)人獲勝；決議可以通過簡(jiǎn)單唱票，相對(duì)迅速和高效地做出 決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；在權(quán)利界限明顯的地方最有效 ！ 2014/12/31 32 會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)技巧 會(huì)議記錄者應(yīng)具有的技能 與會(huì)者會(huì)后跟進(jìn) 主持人的會(huì)后跟進(jìn) 跟 跟 跟 ！ 2014/12/31 33 會(huì)議記錄的技巧 重要會(huì)議要錄音，日后不用的錄音等于浪費(fèi)時(shí)間 主持人，不要兼任會(huì)議記錄者工作。 會(huì)議記錄盡可能維持在一頁紙內(nèi) 會(huì)議記錄內(nèi)容應(yīng)包括：標(biāo)題、會(huì)議目標(biāo)、主席名字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會(huì)議記錄起頭處；列出會(huì)議重點(diǎn)；工作分派情況及完成日期 盡量當(dāng)天或者最遲第二天將會(huì)議記錄發(fā)給與會(huì)者 ！ 2014/12/31 34 與會(huì)者會(huì)后跟進(jìn) 拿到會(huì)議記錄后要細(xì)讀，尤其是對(duì)與自己工作相關(guān)的信息做標(biāo)記 分析一下會(huì)議的過程，不同與會(huì)者對(duì)同一問題的不同態(tài)度和表現(xiàn) 分析一下人際關(guān)系的狀態(tài) 考慮會(huì)議上所分派給自己的任務(wù)完成方案 將會(huì)議精神貫穿到下一步的工作中