檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班培訓(xùn)班（PPT121頁).ppt

紙質(zhì)文書檔案的整理 目錄 一 概念二 文件材料歸檔范圍與不歸檔范圍三 文件的整理 一 概念 文書檔案是反映黨務(wù) 行政管理等活動的檔案 它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動 如黨群管理 財務(wù)管理 人事管理 業(yè)務(wù)管理等 文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成 文件是法定機關(guān) 團體 企業(yè)事業(yè)單位和個人在各種活動中 為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等實際需要 用文字 圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料 一 歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成的 辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料 其含義有如下四層 1 歸檔文件的來源是立檔單位工作活動中直接形成的 2 歸檔文件的前提條件是辦理完畢 沒有辦理完畢的文件材料不應(yīng)歸檔 3 歸檔文件的作用是具有保存價值 無價值的文件材料不需保存 4 歸檔文件的形式 一 概念 一 概念 文書檔案的整理按照 歸檔文件整理規(guī)則 DA T22 2015進行 一 概念 二 歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進行裝訂 分類 排列 編號 編目 裝盒 使之有序化的過程 其含義有如下三層 1 歸檔文件整理的對象是歸檔文件材料 2 歸檔文件整理的內(nèi)容是將零散的文件材料進行系統(tǒng)化和編目的工作過程 3 歸檔文件整理的目的是 使之有序化 三 件 歸檔文件的整理單位 一般以每份文件為一件 文件正本與定稿為一件 正文與附件為一件 原件與復(fù)制件為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 報表 名冊 圖冊等一冊 本 為一件 來文與復(fù)文可為一件 一 概念 二 文件材料歸檔和不歸檔范圍 依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn) 國家檔案局8號令 機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 二 文件材料歸檔和不歸檔范圍 一 歸檔文件材料的范圍凡是反映本機關(guān)工作活動 具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍 1 反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的 對本機關(guān)工作 國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料 二 文件材料歸檔和不歸檔范圍 2 機關(guān)工作活動中形成的在維護國家 集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料 3 本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān) 同級機關(guān)的文件材料 下級機關(guān)報送的重要文件材料 4 其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料 二 文件材料歸檔和不歸檔的范圍 二 不歸檔文件材料的范圍1 上級機關(guān)的文件材料中 普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料 任免 獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料 供工作參考的抄件等 2 本機關(guān)文件材料中的重要文件 無查考利用價值的事務(wù)性 臨時性文件 一般性文件的歷次修改稿 各次校對稿 無特殊保存價值的信封 不需辦理的一般性人民來電 電話記錄 機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料 本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料 有關(guān)工作參考的文件材料 二 文件材料歸檔和不歸檔的范圍 3 同級機關(guān)的文件材料中 不需貫徹執(zhí)行的文件材料 不需辦理的抄送文件材料 4 下級機關(guān)的文件材料中 供參閱的簡報 情況反映 抄報或越級抄報的文件材料 二 文件材料歸檔和不歸檔的范圍 三 機關(guān)之間分工歸檔的范圍為避免各機關(guān)檔案移交檔案館后文件材料的重復(fù)或遺漏 各單位之間必須明確的歸檔范圍 1 上級業(yè)務(wù)主管機關(guān) 部 廳 局 發(fā)來的文件 由隸屬下級機關(guān)歸檔 黨委 政府辦公室和非隸屬機關(guān)一般不歸檔 但對一些需要執(zhí)行的政策性 法規(guī)性文件應(yīng)歸檔 如干部管理條例 勞動工資規(guī)定 生活待遇標(biāo)準(zhǔn)等文件 二 文件材料歸檔和不歸檔的范圍 2 上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)召開的專業(yè)會議文件 由各隸屬下級機關(guān)歸檔 黨委 政府辦公室一般不歸檔 如黨委或政府領(lǐng)導(dǎo)參加了這類會議 并有重要發(fā)言 其印件和定稿 指領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿 由黨委或政府辦公室歸檔 3 聯(lián)會簽發(fā)的文件 由主辦機關(guān)歸檔 會簽 聯(lián)辦機關(guān)歸檔與否 視自身需要來確定 二 文件材料歸檔和不歸檔的范圍 4 聯(lián)會召開的會議文件 由主辦機關(guān)歸檔 聯(lián)辦機關(guān)是否歸檔 視自身需要來確定 5 聯(lián)會派出調(diào)查組 檢查組或聯(lián)合舉辦的重大活動形成的文件材料 由主辦機關(guān)歸檔 聯(lián)辦機關(guān)歸檔與否 視情況而定 統(tǒng)計材料可不歸檔 二 文件材料歸檔和不歸檔的范圍 6 本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任外機關(guān)職務(wù)而形成的文件材料 由兼職單位負責(zé)歸檔 7 臨時機構(gòu)形成的文件 由臨時機構(gòu)負責(zé)歸檔 工作結(jié)束后 將檔案移交主管部門或同級檔案館 三 文件的整理 文件級整理程序 就是指歸檔文件按文件級整理的步驟 一般情況下 文件級整理大致需要十四道程序 即收集文件 區(qū)分歸檔范圍 分年度 分類別 分級別 分保管期限 修整文件 裝訂 排列文件 編制件號 編制頁碼 編制歸檔文件目錄 裝盒 排架 三 文件的整理 一 收集文件收集文件 就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定 通過一定的方式和手續(xù) 把散存在機關(guān)內(nèi)部和個人手中的文件材料 加以清交 聚集的工作 三 文件的整理 意義 收集文件是歸檔整理工作的首要程序 整理工作的對象是文件材料 應(yīng)歸檔文件材料能否收集齊全 完整 直接影響著整理工作的開展 所以說它是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ) 依據(jù) 中華人民共和國檔案法 第十條規(guī)定 對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料 必須按照規(guī)定 定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交 集中管理 任何個人不得據(jù)為己有 三 文件的整理 陜西省檔案條例 第二條規(guī)定 本條例所稱檔案 是指過去和現(xiàn)在的國家機關(guān) 社會團體 企業(yè)事業(yè)單位及其他組織 以下統(tǒng)稱各單位 和個人從事政治 經(jīng)濟 軍事 科學(xué) 技術(shù) 文化 教育 宗教等活動 直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字 圖表 聲像 電子文件等不同形式的歷史記錄 第十六條規(guī)定 各單位及其工作人員在職務(wù)活動中形成的文件材料 交由本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理 任何單位或者個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔 三 文件的整理 1 全面收集2 重點收集3 帳外文件的收集 三 文件的整理 三 文件的整理 帳外文件的收集1 本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門負責(zé)人參加上級機關(guān)召開的會議帶回的文件材料 尤其是本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會議上的講話 發(fā)言以及會議上印發(fā)本單位的典型材料 2 代上級機關(guān)擬稿并被采用的文件定稿和印本 3 上級機關(guān)批轉(zhuǎn) 轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)的文件 4 國家 省 市和上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察 檢查本機關(guān) 本系統(tǒng)工作時的指示 講話 題詞和聲像等材料 5 本機關(guān)召開的黨代會 職代會 團代會 黨組 黨委 總支 支部 會 行政領(lǐng)導(dǎo) 如局長 辦公會 工作會議 專業(yè)會議等形成的會議記錄 紀(jì)要 簡報 領(lǐng)導(dǎo)人講話稿等文件材料 以及領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會報告 一年兩次 三 文件的整理 黨員統(tǒng)計年報表 團員統(tǒng)計年報表 干部統(tǒng)計年報表 離 退 休干部統(tǒng)計年報表 公務(wù)員統(tǒng)計年報表 機構(gòu)編制 人事年報表 黨政人才資源統(tǒng)計年報表 國有事業(yè)單位管理人才 專業(yè)技術(shù)人才統(tǒng)計年報表 黨內(nèi)統(tǒng)計年報表 工資統(tǒng)計年報表 勞動情況統(tǒng)計年報表 保險福利費用構(gòu)成情況年報表 國有資產(chǎn)統(tǒng)計年報表 財務(wù)決算報表 各類業(yè)務(wù)綜合或單項統(tǒng)計報表 紀(jì)檢監(jiān)察案件統(tǒng)計報表 審計結(jié)論 6 本機關(guān)各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計報表和分析材料 三 文件的整理 7 領(lǐng)導(dǎo)干部個人重大事項的情況報告 一年兩次 8 領(lǐng)導(dǎo)干部個人收入申報的情況報告 一年兩次 9 本機關(guān)目標(biāo)管理 文明建設(shè) 廉政建設(shè) 紀(jì)檢監(jiān)察 綜合治理 計劃生育等工作以及突發(fā)事件 重大活動中形成的文件材料 10 本機關(guān)各級黨組織在工作活動中形成的文件材料 11 本機關(guān)干部 職工定級 晉級 任免 調(diào)動 獎懲 考核 錄聘 離退 職稱評定等勞動人事方面的審批材料及黨員 干部 職工名冊 如干部職工考核等次匯總表 工資變動審批表 工人技術(shù)等級考核審批表 工資發(fā)放明細表等 12 本機關(guān)制訂的規(guī)章制度 管理辦法 規(guī)定 工作條例 崗位職責(zé)等 13 本單位財產(chǎn) 檔案交接憑證 14 本機關(guān)編印的簡報 出版物定稿 樣本 包括機構(gòu)沿革 大事記 年鑒 組織史 志書等 15 本機關(guān)請示與上級機關(guān)的批復(fù) 下級機關(guān)的請示與本機關(guān)的批復(fù) 16 本機關(guān)與外機關(guān)簽訂的各種合同 協(xié)議書等 17 本機關(guān)檢查下級單位的工作 調(diào)查研究時形成的文字材料 18 新聞媒體 報社 電臺 電視臺 雜志社 報道 轉(zhuǎn)載本機關(guān)工作活動的文章 圖片 采播通知單等 19 本單位領(lǐng)導(dǎo)班子及成員的述職報告 三 文件的整理 三 文件的整理 20 政府部門在采購過程中所形成的報告 標(biāo)書 合同等 用戶申請報告 項目要求 設(shè)計方案等反映采購要求的文件 招標(biāo)通知 競標(biāo)登記 競標(biāo)單位的標(biāo)書 競標(biāo)會議議程 專家名單 專家意見 競標(biāo)結(jié)果 采購合同記載競標(biāo)和采購合同鑒定過程的文件材料 合同變更 設(shè)計更改 驗收意見 合同執(zhí)行報告 爭議處理等記載合同管理執(zhí)行情況的文件材料 三 文件的整理 二 分年度分年度 就是區(qū)分文件材料的所屬年度 把屬于同一年度的文件集中 把不同年度的文件分開 1 年度以落款日期為準(zhǔn) 2 跨年度的文件放入辦結(jié)年度 3 幾份文件作為一件 件 的日期應(yīng)以裝訂時排在最前面的文件日期為準(zhǔn) 4 未標(biāo)示文件形成時間的文件 根據(jù)文件的內(nèi)容 制成材料 制作形成等予以考證后 歸入其所屬年度 三 文件的整理 三 分類別分類別 就是根據(jù)本機關(guān)文件的來源 時間 內(nèi)容和形式上的異同 按照一定的方法 分成若干類別的過程 1 分類方法分類方法也稱分類原則 就是具體劃分本機關(guān)文件之間異同點的根據(jù)和準(zhǔn)則 目前我們比較常用的就是 組織機構(gòu)分類法問題分類法保管期限分類法 三 文件的整理 2 分類方案的編制分類方案 是一個機關(guān)內(nèi)文件材料分類的表現(xiàn)形式 它是用文字或圖表形式表示一個機關(guān)內(nèi)文件分類體系的一種文件 是進行文件分類的依據(jù) 三 文件的整理 1 組織機構(gòu)分類法組織機構(gòu)分類法 就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類 也就是按照立檔單位的內(nèi)部機構(gòu) 將整個全宗內(nèi)的文件材料分成若干類別的方法 機關(guān)內(nèi)有幾個機構(gòu) 就設(shè)幾個類 機構(gòu)名稱 就是類名 如 辦公室 機關(guān)處 企業(yè)處 法規(guī)處 科教處就是五個類名 采用組織機構(gòu)分類設(shè)置類別 要依據(jù)編委部門或上級主管部門有關(guān)本機關(guān)內(nèi)設(shè)組織機構(gòu)的批準(zhǔn)文件設(shè)置 三 文件的整理 采用組織機構(gòu)分類法分類的層次確定 主要依據(jù)本機關(guān)大小和形成文件數(shù)量的多少來確定 類別排列方法 依據(jù)編委批準(zhǔn)的內(nèi)設(shè)組織機構(gòu)編制文件的順序排列 依據(jù)本機關(guān)習(xí)慣的排列順序排列 依據(jù)其重要程度排列 三 文件的整理 一般為黨委 黨組 下設(shè)的組織機構(gòu)在前 行政下設(shè)的組織機構(gòu)在后 綜合性機構(gòu)在前 業(yè)務(wù)部門在后 如辦公室系黨政合一的綜合性部門 則應(yīng)將辦公室排列在前面 然后按照黨委下設(shè)部門 行政下設(shè)的部門依次排列 三 文件的整理 2 問題分類法問題分類法 就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問題分類的方法 即將記述和反映同一問題的文件集中 記述和反映不同問題的文件分開 也就是說 不管是機關(guān)內(nèi)哪個組織機構(gòu)形成或辦理的文件 只要是記述和反映同一問題的文件 都歸入一個類別內(nèi) 以集中反映某一個問題的來龍去脈及辦理情況 三 文件的整理 類別排列的方法 先黨后政 即黨群工作方面的類項在前 行政管理以及業(yè)務(wù)工作方面的類項在后 綜合性的類項在前 專題性的類項在后 具體排列順序可參照各類項之間的相互關(guān)系 結(jié)合重要程度和上述規(guī)則及實際情況確定 三 文件的整理 3 保管期限分類法保管期限分類法就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類 采用保管期限分類法 能夠?qū)⒉煌瑑r值的歸檔文件從實體上區(qū)分開來 使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施 同時為庫房排架管理 檔案移交進館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利 三 文件的整理 傳統(tǒng)立卷方法中 分保管期限是通過規(guī)定案卷排列方式實現(xiàn)的 如 機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范 就規(guī)定 案卷應(yīng)按不同保管期限分別排列 因為排列是依據(jù)分類方案進行的 所以這實際意味著必須按保管期限進行一次實體分類 規(guī)則 將保管期限直接作為一種分類的標(biāo)準(zhǔn)明確提出 從簡化概念 理順工作流程來看是必要的 三 文件的整理 建議可采用以下兩種方法進行分類年度 問題 機構(gòu) 保管期限分類法分類方案為 2010黨群工作類永久 30年 10年行政管理類永久 30年 10年業(yè)務(wù)工作類永久 30年 10年 三 文件的整理 或辦公室永久 30年 10年業(yè)務(wù)科永久 30年 10年財務(wù)科永久 30年 10年稽核科永久 30年 10年社管科永久 30年 10年 三 文件的整理 保管期限 年度 機構(gòu)分類法分類方案為 永久2009年辦公室業(yè)務(wù)處財務(wù)處2010年辦公室業(yè)務(wù)處財務(wù)處30年2009年辦公室業(yè)務(wù)處財務(wù)處2010年辦公室業(yè)務(wù)處財務(wù)處10年2009年辦公室業(yè)務(wù)處財務(wù)處2010年辦公室業(yè)務(wù)處財務(wù)處 三 文件的整理 四 分級別分級別 就是在保持文件之間有機聯(lián)系的基礎(chǔ)上 將上級機關(guān) 本機關(guān) 同級機關(guān)與不相隸屬機關(guān)和下級機關(guān)的文件材料分開整理 三 文件的整理 上級機關(guān)普發(fā)的文件 放上級 上級機關(guān)針對本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置 人員編制的文件 放本機關(guān) 上級機關(guān)針對本機關(guān)干部任免的文件放本機關(guān) 上級機關(guān)針對本機關(guān)工作人員獎懲的文件放本機關(guān) 上級機關(guān)通報本機關(guān)的文件 放本機關(guān) 上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人針對本機關(guān)工作的指示 講話 題詞 調(diào)查報告 放本機關(guān) 三 文件的整理 上級機關(guān)批轉(zhuǎn) 轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)的文件 放本機關(guān) 上級機關(guān)的批復(fù)與本機關(guān)的請示 本機關(guān)的批復(fù)與下級機關(guān)的請示一起放本機關(guān) 上級機關(guān)下達的工作 生產(chǎn) 經(jīng)營計劃和分配的物資 設(shè)備 經(jīng)費等指標(biāo)文件 如文件內(nèi)容是針對本機關(guān)的 放本機關(guān) 如是針對本系統(tǒng) 本行業(yè) 其中包括本單位的文件 放上級 三 文件的整理 上級機關(guān)通報本系統(tǒng)或本行業(yè)工作情況 其中包括本機關(guān)的文件 放上級 如文件內(nèi)容主要是針對本機關(guān) 并且是重大事項的放本機關(guān) 上級機關(guān)的內(nèi)部刊物 簡報 是本機關(guān)內(nèi)容的 放本機關(guān) 與本機關(guān)無關(guān)的 放上級 三 文件的整理 上級機關(guān)的會議文件 本機關(guān)的發(fā)言和本機關(guān)的典型材料放本機關(guān) 其余文件放上級 直屬上級機關(guān)與有關(guān)機關(guān)的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會議文件 屬于本機關(guān)內(nèi)容的放本級 非本機關(guān)內(nèi)容的放上級 本機關(guān)起草 以上級機關(guān)名義發(fā)出的文件 印件和底稿放上級 本機關(guān)只保存印件 三 文件的整理 本機關(guān)與外機關(guān)協(xié)商問題的來往文書 放本機關(guān) 本機關(guān)與外機關(guān)的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會議文件 放本機關(guān) 本機關(guān)制發(fā)的文件 放本機關(guān) 下級機關(guān)報送的文件 放下級 三 文件的整理 轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件 與被轉(zhuǎn)發(fā)的原件 一并放本機關(guān) 本機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā) 批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的文件 與被轉(zhuǎn)發(fā) 批轉(zhuǎn)的下級機關(guān)的原件 一并放本機關(guān) 五 劃分保管期限保管期限 就是文件材料的留存年限 劃分保管期限 就是根據(jù)文件材料自身所具有的使用價值 確定文件材料存留的年限 三 文件的整理 三 文件的整理 根據(jù)國家檔案局 關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定 文書檔案的保管期限為永久和定期兩種 永久 即在正常情況下 無限期地保存 定期 分為10年和30年兩種 國家檔案局第8號令附件 三 文件的整理 文書檔案保管期限表 1本級黨的代表大會 人民代表大會 政治協(xié)商會議 工會 共青團 婦聯(lián)代表大會的文件材料1 1請示 批復(fù) 通知 名單 議程 報告 領(lǐng)導(dǎo)人講話 選舉結(jié)果 討論通過的文件 決議 紀(jì)要 公報 主席團會議記錄等文件材料永久 1 2大會發(fā)言 人大代表建議和意見 人大議案及答復(fù) 政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果 簡報 快報永久1 3重要的賀信 賀電 籌備工作 選舉過程中形成的文件 小組會議記錄 會議服務(wù)機構(gòu)的計劃 總結(jié)等文件材料30年1 4討論未通過的文件10年 三 文件的整理 三 文件的整理 2本級黨委 人民代表大會 政治協(xié)商會議 紀(jì)律檢查委員會 共青團 工會 婦聯(lián)的常委會 執(zhí)委會 主席團 全體委員會會議 政府常務(wù)會 辦公會議的文件材料2 1公報 決議 決定 記錄 紀(jì)要 議程 領(lǐng)導(dǎo)人講話 討論通過的文件 參加人員名冊永久2 2討論未通過的文件10年 3本機關(guān)黨組 或?qū)嵭悬h委制的黨委 會議和行政辦公會的紀(jì)要 會議記錄永久4本機關(guān)召開工作會議 專題會議的文件材料4 1請示 批復(fù) 通知 名單 日程 報告 講話 總結(jié) 決議 決定 紀(jì)要永久4 2典型材料 代表發(fā)言材料 交流材料 簡報30年 三 文件的整理 三 文件的整理 5機關(guān)聯(lián)合召開會議的文件材料5 1本機關(guān)為主辦的5 1 1請示 批復(fù) 通知 名單 日程 報告 講話 總結(jié) 決議 決定 紀(jì)要永久5 1 2典型材料 代表發(fā)言材料 交流材料 簡報30年5 2本機關(guān)為協(xié)辦的5 2 1請示 批復(fù) 通知 名單 日程 報告 講話 總結(jié) 決議 決定 紀(jì)要的復(fù)制件或副本30年5 2 2典型材料 代表發(fā)言材料 交流材料 簡報的復(fù)制件或副本10年 三 文件的整理 6本機關(guān)承辦國際性會議 大型展覽會 博覽會的文件材料6 1請示 批復(fù) 申辦和籌辦組委會主要活動安排 議程 名單 主報告 原文及譯文 輔助報告 原文及譯文 上級領(lǐng)導(dǎo)人賀辭 題詞 講話 會徽設(shè)計永久6 2代表發(fā)言材料 交流材料 簡報 新聞報道30年6 3委員會 分會會議和學(xué)術(shù)會的討論記錄 會議代表登記表 接待安排10年 三 文件的整理 7上級機關(guān) 上級領(lǐng)導(dǎo)檢查 視察本地區(qū) 本機關(guān)工作時形成的文件材料7 1重要的永久7 2一般的30年7 3本地區(qū) 本機關(guān)工作匯報材料30年 8 1本機關(guān)制定的方針政策性 法規(guī)性 普發(fā)性業(yè)務(wù)文件 中長期規(guī)劃 綱要等文件材料永久8 2本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復(fù) 批示8 2 1重要業(yè)務(wù)問題的永久8 2 2一般業(yè)務(wù)問題的30年8 3同級機關(guān) 下級機關(guān)的來函 請示與本機關(guān)的復(fù)函 批復(fù)等文件材料8 3 1重要業(yè)務(wù)問題的永久8 3 2一般業(yè)務(wù)問題的30年 三 文件的整理 三 文件的整理 8 4本機關(guān)代上級機關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件 專項業(yè)務(wù)文件的最后草稿30年8 5機關(guān)聯(lián)合行文的文件材料8 5 1本機關(guān)為主辦的8 5 1 1重要業(yè)務(wù)問題的永久8 5 1 2一般業(yè)務(wù)問題的30年8 5 2本機關(guān)為協(xié)辦的8 5 2 1重要業(yè)務(wù)問題的30年8 5 2 2一般業(yè)務(wù)問題的10年 三 文件的整理 8 6本機關(guān)編輯 編寫的文件材料8 6 1大事記 組織沿革等永久8 6 2簡報 情況反映 工作信息等永久8 7行政管理 執(zhí)法活動中形成的文件材料8 7 1行政管理工作制度 程序 規(guī)定等文件材料永久8 7 2執(zhí)法檢查情況匯總 通報 整改通知等永久8 7 3行政管理工作中形成的審批 審查 核準(zhǔn)等文件材料8 7 3 1固定資產(chǎn)投資 科技計劃等項目的審批 核準(zhǔn) 管理 驗收 評估 等文件材料永久 三 文件的整理 8 7 3 2不動產(chǎn) 自然資源的所有權(quán) 使用權(quán)確認的文件材料永久8 7 3 320年 含 以上有效或未注明有效期的許可證 執(zhí)照 資質(zhì)證 資格證等的審批 管理文件材料永久8 7 3 420年以下有效的許可證 執(zhí)照 資質(zhì)證 資格證等的審批 管理文件材料30年8 7 4行政管理工作中形成的備案文件材料10年8 7 5行政處罰 處分 復(fù)議 國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧? 7 5 1重要的永久8 7 5 2一般的30年 三 文件的整理 8 8計劃 總結(jié) 統(tǒng)計 調(diào)研等方面的文件材料8 8 1年度和年度以上的計劃 總結(jié) 統(tǒng)計材料永久8 8 2年度以下的計劃 總結(jié) 統(tǒng)計材料10年8 8 3重要職能活動的總結(jié) 重要專題的調(diào)研材料永久8 8 4一般活動的總結(jié) 一般問題的調(diào)研材料10年 三 文件的整理 8 9出國或出境訪問考察 參加國際會議 接待來訪等外事活動形成的文件材料8 9 1發(fā)表的公報 簽訂的協(xié)議 協(xié)定 備忘錄 重要的會談記錄 紀(jì)要等永久8 9 2出國審批手續(xù) 執(zhí)行日程 考察報告 一般性會談記錄30年 三 文件的整理 9本機關(guān)機構(gòu)編制 干部人事 黨 團 紀(jì)檢 工會 保衛(wèi) 信訪工作文件材料9 1機構(gòu)設(shè)置 機構(gòu)撤并 名稱更改 組織簡則 人員編制 印信啟用和作廢等文件材料永久9 2人事工作制度 規(guī)定 辦法等文件30年9 3人事任免文件永久9 4先進單位 勞動模范 先進工作者的文件材料9 4 1受縣級 含 以上表彰 獎勵的永久9 4 2受縣級以下表彰 獎勵的30年 三 文件的整理 9 5對本機關(guān)有關(guān)人員的處分材料9 5 1受到警告 不含 以上處分的永久9 5 2受到警告處分的30年9 6職工錄用 轉(zhuǎn)正 聘任 調(diào)資 定級 停薪留職 辭職 離退休 死亡 撫恤等文件材料永久9 7人事考核 職稱評審工作文件材料永久9 8職工調(diào)動工作的行政 工資 黨團組織關(guān)系的介紹信及存根永久 三 文件的整理 9 9職工名冊永久9 10黨 團 工會工作活動中形成的文件材料9 10 1工作報告 總結(jié) 換屆選舉結(jié)果永久9 10 2重要專項活動的報告 總結(jié)等永久9 10 3黨團員 工會會員名冊 批準(zhǔn)加入黨團 工會組織的文件材料永久9 10 4情況反映 工作簡報10年 三 文件的整理 9 11紀(jì)檢 監(jiān)察工作中形成的綜合性報告 調(diào)查材料9 11 1重要的永久9 11 2一般的30年9 12保衛(wèi)部門的安全檢查 調(diào)查記錄10年9 13本機關(guān)處理人民來信來訪的文件材料9 13 1有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的永久9 13 2其他有處理結(jié)果的30年 三 文件的整理 10 1房產(chǎn) 土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料永久10 2與有關(guān)單位簽訂的合同 協(xié)定 協(xié)議 議定書等文件材料10 2 1重要的永久10 2 2一般的10年10 3接待工作的計劃 方案10 3 1重要的30年10 3 2一般的10年10 4機關(guān)財務(wù)預(yù)算30年 三 文件的整理 10 5機關(guān)物資 辦公設(shè)備及用品 機動車等 采購計劃 審批手續(xù) 招標(biāo)投標(biāo) 購置等文件材料 機動車調(diào)撥 保險 事故 轉(zhuǎn)讓等文件材料30年10 6國有資產(chǎn)管理 登記 統(tǒng)計 核查清算 交接等 文件材料10 6 1重要的永久10 6 2一般的10年10 7職工承租 購置本單位住房的合同 協(xié)議和有關(guān)手續(xù)永久10 8職工住房分配 出售的規(guī)定 方案 細則 職工住房情況統(tǒng)計 調(diào)查表 職工住房申請30年 三 文件的整理 11上級機關(guān)制發(fā)的文件材料11 1上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料11 1 1重要的永久11 1 2一般的10年11 2上級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年11 3上級機關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置 領(lǐng)導(dǎo)人任免 人員編制等文件材料永久 三 文件的整理 12同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年13下級機關(guān)報送的文件材料13 1重大問題的專題報告30年13 2年度和年度以上的計劃 總結(jié) 統(tǒng)計材料10年 六 修整文件1 檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量 對有請示缺批復(fù)的處理 2 整理歸檔文件所使用的書寫材料 紙張 裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求 三 文件的整理 七 裝訂裝訂是歸檔文件整理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié) 1 裝訂要求 三 文件的整理 三 文件的整理 歸檔文件應(yīng)以 件 為單位逐件進行裝訂 裝訂時 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 復(fù)制件在后 批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前 被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后 收文處理閱辦單在前 正式文件在后 來文和復(fù)文作為一件時 復(fù)文在前 來文在后 漢文本在前 少數(shù)民族文本在后 中文本在前 外文本在后 有特殊規(guī)定除外 重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后 出版期刊 樣本在前 定稿在后 三 文件的整理 裝訂時 應(yīng)將 件 內(nèi)的各頁按一定方式對齊 在左上角裝訂的 左側(cè)與上側(cè)對齊 左側(cè)裝訂的 右側(cè)與下側(cè) 底邊 對齊 三 文件的整理 2 裝訂方法歸檔文件應(yīng)以件為單位裝訂 裝訂方式可采用線裝 不銹鋼訂等 三 文件的整理 線裝法 根據(jù)文件的厚薄 選擇粗細適中的棉線進行裝訂 文件頁數(shù)較少時 采用 兩孔一線 細線 左上角裝訂 背后打活結(jié) 文件頁數(shù)較多時 采用 三孔一線 左側(cè)裝訂 對于裝訂成冊不便拆釘?shù)臅?刊物 由于其金屬物已嚴密封裝在其中 拆除有損其原貌 因此也可以不拆除 三 文件的整理 八 排列文件1 按事由排列法2 按文號 或按文件形成時間 排列法3 零散文件的排列 三 文件的整理 1 按事由排列法按事由排列法 就是將同一事由的相關(guān)文件排列在一起 按事由排列的具體步驟如下 在一個全宗內(nèi)將同一年度的歸檔文件分別按其劃定的保管期限排列 即按永久 定期分別排列 不同保管期限的文件不得混在一起排列 在同一期限內(nèi)的文件按其劃定的類別分別排列 類與類之間 類與屬類之間的文件排列 要按照分類方案進行 采用組織機構(gòu)分類法分類的歸檔文件 可依據(jù)編委下達的編制文件中的內(nèi)設(shè)組織機構(gòu) 處室 位序或習(xí)慣位序結(jié)合重要程度排列 即 黨群下設(shè)部門在前 行政下設(shè)部門在后 綜合性部門在前 業(yè)務(wù)部門在后 三 文件的整理 采用問題分類的歸檔文件 可依據(jù)黨群工作類在前 行政管理類 業(yè)務(wù)工作類在后 綜合類在前 專題類在后 并結(jié)合重要程度排列 在同一類別內(nèi)的文件按事由結(jié)合時間 重要程度來排列 即在同一類別內(nèi) 將文件先按不同事由分開 將同一事由的相關(guān)文件排列在一起 再采用一定的方法對不同事由的文件進行排列 三 文件的整理 單一事由 單一責(zé)任者的文件 按歸檔文件形成時間的先后順序排列 幾個事由 單一責(zé)任者的文件 先把不同事由的文件分開 在每個事由里按文件形成時間的先后順序排列 然后再按事由的重要程度排列 重要事由在前 次要事由在后 三 文件的整理 單一事由 幾個責(zé)任者的文件 先把不同責(zé)任者的文件分開 在每個責(zé)任者的文件內(nèi) 按文件形成時間的先后順序排列 然后再接責(zé)任者地位高低依次排列 一般是上級機關(guān)在前 本級 同級 下級機關(guān)在后 例 幾個事由 幾個責(zé)任者的文件 首先把不同事由的文件分開 在每個事由里再把不同責(zé)任者的文件分開 在每個責(zé)任者里 按照文件形成時間的先后順序排列 其次按責(zé)任者的地位高低排列 最后按事由的重要程度排列 三 文件的整理 單一事由 單一責(zé)任者 涉及單一地區(qū)的文件 按文件形成時間的先后順序排列 單一事由 單一責(zé)任者 涉及幾個地區(qū)的文件 先把不同地區(qū)的文件分開 在每個地區(qū)里 按文件形成時間的先后順序排列 然后按地區(qū)所處的地理位置或習(xí)慣排法排列 例 市計委關(guān)于下達各縣 市 區(qū)二000年重點工程項目投資計劃的一系列文件 按習(xí)慣排法首先是先排縣 市 后排區(qū) 三 文件的整理 單一事由 幾個責(zé)任者 涉及一個地區(qū)的文件 先把不同責(zé)任者的文件分開 在每個責(zé)任者里 按文件形成時間的先后順序排列 然后再接責(zé)任者的地位高低排列 例 省 市政府 土地局關(guān)于土地糾紛問題的系列文件 就應(yīng)采取此法排列 三 文件的整理 單一事由 幾個責(zé)任者 涉及幾個地區(qū)的文件 首先把不同地區(qū)的文件分開 在每個地區(qū)里再把不同責(zé)任者的文件分開 在每個責(zé)任者文件內(nèi)按文件形成時間的先后順序排列 其次 按責(zé)任者的地位高低排列 最后按地區(qū)的地理位置排列 如 國家 省 市 縣 三 文件的整理 本機關(guān)與外機關(guān)協(xié)商某項工作或某一事項形成的文件 應(yīng)以本機關(guān)在前 外機關(guān)在后的順序排列 報刊雜志 簡報 信息等 指本機關(guān)編輯出版的 不包括新聞單位 按期刊號的先后順序排列 九 文件編號歸檔文件編號 指將歸檔文件在全宗中的位置 標(biāo)識為符號 并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明 1 件號2 頁號3 檔號4 全宗號5 蓋歸檔章 三 文件的整理 三 文件的整理 1 件號件號 是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號 其編制方法和要求 1 歸檔文件排列順序固定之后 應(yīng)逐件編寫件號 2 在同一年度 同一保管期限內(nèi) 按照歸檔文件排列的先后順序 從 1 開始編制件號 即一年三個流水號 永久從 1 開始 30年從 1 開始 10年從 1 開始 依次編制 3 不得斷號 重號 跳號 三 文件的整理 2 頁號頁號 是每份歸檔文件頁次的順序號 頁號編寫方法和要求 以件為單位 逐頁編寫順序號 一份文件為一個流水號 歸檔文件自身已有頁碼的不再編號 自身無頁碼的要補編頁號 如一份文件由幾部分組成 而且每個組成部分各自編有頁碼的 如 正文和附件 正文和定稿 請示和批復(fù) 函與復(fù)函 報告與批示 轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件 辦法與實施細則 收文處理單與正式文件等作為一份文件編制件號歸檔 要重新編寫頁號 即要給這份文件以完整連貫的總頁碼 三 文件的整理 編寫頁號 統(tǒng)一在有文字的每頁文件正面的右上角 背面的左上角 單面印刷的為一頁 編一個號 雙面印刷的為兩頁 編兩個號 折疊的大張文字材料或圖表 不管折幾折 凡是單面有字的為一頁 編一個號 雙面有字的為兩頁 編兩個號 不得重編 漏編頁號 三 文件的整理 3 檔號在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼 已體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序 檔號的結(jié)構(gòu)宜為 全宗號 檔案門類代碼 年度 保管期限 機構(gòu) 問題 代碼 件號 上下位代碼之間用 連接 同一級代碼之間用 隔開 如 Z109 WS 2011 Y BGS 0001 文件的整理 4 全宗號檔案館給立檔單位編制的代號 用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識 DA T13 1994編制 三 文件的整理 5 蓋歸檔章文件編號項目固定之后 要以歸檔章的形式逐件標(biāo)識在每一份歸檔文件上 以明確歸檔文件在全宗中的 坐標(biāo) 確保歸檔文件借閱后正確歸位 三 文件的整理 式樣 3 152 8 三 文件的整理 歸檔章的位置歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置 如此位置有領(lǐng)導(dǎo)批示或收發(fā)章等 可加蓋在首頁上端其它空白處 不要壓字跡 盡量不要與收發(fā)章或領(lǐng)導(dǎo)批示文字交叉在一起 三 文件的整理 歸檔章的項目及填寫方法歸檔章的項目有全宗號 年度 保管期限 件號 頁數(shù) 類別名稱 機構(gòu)或問題 等 全宗號 是檔案館給立檔單位編制的代號 年度 是文件的形成年度 采用公元紀(jì)元 以四位阿拉件數(shù)字標(biāo)注 如2006年 應(yīng)標(biāo)注為 2006 而不能簡化為 06 三 文件的整理 保管期限 按歸檔文件劃定的保管期限填寫 是哪種保期限就填寫哪一種 件號 歸檔文件應(yīng)逐件編寫目錄來文和復(fù)文作為一件時 只對復(fù)文進行編目 如請示與批復(fù)作為一件時 只登錄批復(fù)件 轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件 只登錄轉(zhuǎn)發(fā)件 其中屬于上級轉(zhuǎn)發(fā) 批復(fù)本機關(guān)的文件 要同時登錄本機關(guān)的發(fā)文字號 以便查找 但如果是重要法規(guī)性文件 歷次修改稿或定稿太厚 只能與正式文件分開各作為一件時 則分別登錄 三 文件的整理 頁數(shù) 填寫一份文件的總頁數(shù) 即一份文件最后一頁的頁碼 沒有重新編寫文件頁號的 按文件的原有頁數(shù)填寫 一份文件由幾部分組成的 把幾個組成部分的頁碼相加之和 即是這份文件的頁數(shù) 機構(gòu) 問題 也就是類別名稱 填寫類別的規(guī)范化簡稱 采用機構(gòu)分類的 填寫機構(gòu)名稱 采用問題分類法分類的 填寫問題類名 文件的整理 十 編制頁碼 1 紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼 2 頁碼應(yīng)逐頁編制 宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角空白位置 3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的 擬編制頁碼與文件原有頁碼相同 可以保持原有頁碼不變 三 文件的整理 十一 編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄 三 文件的整理 1 序號 填寫歸檔文件的順序號 2 檔號 在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼 已體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序 3 文號 填寫文件的發(fā)文字號 即由發(fā)文代字 發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成 如 X檔字 1999 第52號 聯(lián)合發(fā)文 填寫主辦單位文號即可 期刊類文件 如簡報 信息 動態(tài) 雜志等 只填寫期刊號即可 三 文件的整理 報告與批示 轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā) 請示與批復(fù)等 只填寫批示 轉(zhuǎn)發(fā) 批復(fù)件文號即可 如在請示 報告原件上批復(fù) 批示的 只填寫請示 報告的文號即可 三 文件的整理 4 責(zé)任者 填寫制發(fā)文件的機關(guān)或個人 標(biāo)明職務(wù) 即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者 填寫通用簡稱 以落款 蓋章 單位為準(zhǔn)填寫 不能把承辦文件或擬稿的內(nèi)設(shè)組織機構(gòu)或個人作為責(zé)任者填寫 報表的責(zé)任者 應(yīng)填寫填報單位 即蓋章單位 而不是報表的印制或發(fā)送單位 三 文件的整理 聯(lián)合發(fā)文 只填寫主辦單位 即聯(lián)合發(fā)文的文件字號屬于哪個單位 哪個單位就是主辦單位 如發(fā)文字號較多 則根據(jù)該文件涉及的主要內(nèi)容屬于哪個單位的職能業(yè)務(wù) 責(zé)任者即為這個單位 如