行政管理中主要的工作流程.doc

行政管理工作流程 晏國輝僅供參考行政管理的主要工作內(nèi)容：執(zhí)行辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護(hù)；執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理；執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理；執(zhí)行各種費(fèi)用的控制交納；執(zhí)行公司對外關(guān)系建立維護(hù)；執(zhí)行突發(fā)事件處理；執(zhí)行后勤管理；執(zhí)行行政日常事務(wù)處理；執(zhí)行上級交辦事務(wù)等。具體工作流程一、 執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理月末行政部要根據(jù)其他部門的請購計劃及庫存情況，并要根據(jù)相關(guān)規(guī)定作適當(dāng)儲備以備不時之需，作好請購計劃單經(jīng)主管審批后，及時保質(zhì)保量地采購辦公用品和日常用品，采購物品應(yīng)當(dāng)定價定點，保證質(zhì)優(yōu)價廉。要作好物品出入庫登記，每月盤存，確保帳物相符。主管審批請購計劃單查看庫存部門申請物品采購月末盤存出入登記檢查驗收定期詢價議價監(jiān)督檢查帳物相符二、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理對于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，需要建立臺帳清單，監(jiān)督各部門于每月25日進(jìn)行盤點，辦公室會根據(jù)各部門盤點情況進(jìn)行抽查，核對帳物是否相符，然后根據(jù)各部門盤點狀況及調(diào)動增加狀況制作固定資產(chǎn)、低耗品清單報表發(fā)放各部門；每季度組織財務(wù)部對各部門進(jìn)行全面盤點，核對帳物。對需要報廢的資產(chǎn)按照相關(guān)程序申請報廢，及時跟進(jìn)各部門資產(chǎn)調(diào)動、出入庫單據(jù)的核對，做到帳物相符。對于資產(chǎn)管理不當(dāng)、帳物不符，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處罰。資產(chǎn)分類每月盤存核對帳物建立臺帳清單三、執(zhí)行各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理行政部負(fù)責(zé)根據(jù)維修要求協(xié)調(diào)或外請技術(shù)人員維修、對維修全過程進(jìn)行控制；各部門對維修質(zhì)量監(jiān)督、確認(rèn)。所有維修要求做好記錄、跟蹤維護(hù)結(jié)果及完成狀態(tài)；對未按要求完成的維修事項、及時了解情況并報告負(fù)責(zé)人。記錄備案檢查驗收安排維修維修結(jié)束維修申請四、執(zhí)行文件檔案的歸檔管理根據(jù)不同種類檔案的特點，做好系統(tǒng)編目、使用/傳閱控制、分類存放、排列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內(nèi)容、時間順序等存檔管理。裝訂成冊存放立卷歸檔分類整理編號文件、資料收集使用.傳閱控制六、文件資料收發(fā)、傳真管理各類文件資料收發(fā)、傳真均需在登記薄上作好詳細(xì)登記、記錄，及時將各類信息（通知、文件）進(jìn)行上傳下達(dá)，特別是各類客戶信息應(yīng)登記后及時傳遞給相關(guān)部門；傳真往來準(zhǔn)確記錄上傳下達(dá)行政審閱文件資料的收發(fā)七、執(zhí)行各種費(fèi)用的支付、控制按時申請、交納、控制公司各項費(fèi)用，例如：車輛養(yǎng)路費(fèi)、車船稅等；并將所要交納的各項費(fèi)用進(jìn)行審核記錄，對各項資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時、準(zhǔn)確，以確保各職能部門工作的正常開展。統(tǒng)計各項所要交納費(fèi)用歸類登記管理支付各項費(fèi)用領(lǐng)導(dǎo)審批簽字部門主管審批申請審批資金八、執(zhí)行對外關(guān)系建立維護(hù)建立良好的公共關(guān)系平臺是企業(yè)正常經(jīng)營的關(guān)鍵，行政部門肩負(fù)著對外溝通、協(xié)調(diào)的重任，要把對外關(guān)系維護(hù)作為重要工作來抓，企業(yè)的經(jīng)營活動涉及到方方面面的關(guān)系，既有政府部門的，又有社會關(guān)系的，哪方面關(guān)系處理不好，或多或少都會有一定影響。在平時的工作中要經(jīng)常保持與已有關(guān)系的聯(lián)系與溝通，并結(jié)合實際情況，建立新的公共關(guān)系。在對外交往中要自覺維護(hù)公司形象，要將對外關(guān)系維護(hù)情況及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，以便作出符合公司利益的調(diào)整。溝通協(xié)調(diào)關(guān)系建立檔案經(jīng)常維護(hù)情況匯報合理調(diào)整九、執(zhí)行處理突發(fā)事件公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，行政部在收到信息的同時，要根據(jù)事件影響的大小，迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并及時處理，將有可能對公司或個人的不利影響降到最低限度，情況特別緊急又不能向領(lǐng)導(dǎo)及時匯報時可先處理再匯報，但事后要向領(lǐng)導(dǎo)闡明原因。在處理突發(fā)事件時，應(yīng)把握有利原則，要充分維護(hù)公司或員工的利益，樹立好公司的整體形象。妥善解決處理及時匯報領(lǐng)導(dǎo)主要情況收集突發(fā)事件出現(xiàn)處理結(jié)果匯報減少不利影響十、后勤服務(wù)保障行政部要將后勤服務(wù)保障列入日常工作中，要加強(qiáng)對工作環(huán)境、交通、餐廳的管理進(jìn)行監(jiān)督，收集員工建議，緩解員工情緒，通過有效途徑督促集團(tuán)公司改善；為員工提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障質(zhì)量；車輛管理中，要制定相應(yīng)制度，經(jīng)常提醒駕駛員遵章守紀(jì)，保證車輛隨時處于良好的性能狀態(tài)，確保人員接送、貨物輸送的時效性。員工滿意提高質(zhì)量收集建議加強(qiáng)檢查擬定制度反饋安撫員工安全工作是企業(yè)的一項重要工作，行政部是安全工作的主要執(zhí)行部門；日常工作中應(yīng)將安全工作、保密工作列入議事日程，要充分明確重點安全項目，不定期地組織檢查，認(rèn)真查出安全隱患，及時消除潛在的安全危害并作好記錄。要落實安全責(zé)任制，簽定安全責(zé)任制，規(guī)劃安全教育、培訓(xùn)計劃并認(rèn)真加以實施。提高防范意識規(guī)劃教育培訓(xùn)明確安全目標(biāo)熟悉安全制度確保整體安全組織實施檢查十一、日常事務(wù)處理行政部的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且很多事務(wù)具有不可確定性，臨時出現(xiàn)的工作，會給當(dāng)日計劃工作帶來很大的沖突，這時就要擇其輕重而處理?？傮w來講，行政部屬于服務(wù)保障部門，是為其他部門服務(wù)的，所以也要協(xié)助他們處理不涉及本部門的日常事務(wù)。否則會影響正常工作秩序，甚至?xí)绊懡?jīng)營活動。臨時事務(wù)處理注重時效結(jié)果擇其輕重處理當(dāng)日計劃工作