行政公文格式簡介.doc

淺談行政公文“公文”是法定的機關(guān)和組織處理公務(wù)事件的文書.行政公文“是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具”。一、行政公文的種類從文件的來源分可分為：外來公文（收文）、自制公文（發(fā)文）和內(nèi)部公文。按其行文方向可將之分為：上行文，即下級機關(guān)向所屬上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告等；下行文，即上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，如命令、批復(fù)等；平行文，即平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間的行文，如議案、函等。按其時限要求可分為：特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。按秘密程度和閱讀范圍可分為：絕密級、機密級、秘密級、內(nèi)部級、公開級。二、行政公文的格式行政公文格式是指公文的規(guī)格、樣式，即公文的外部結(jié)構(gòu)形態(tài)。公文格式是區(qū)別公文與一般文章的標(biāo)志，是公文權(quán)威性和約束力在形式上的具體表現(xiàn)，是提高公文處理質(zhì)量與辦文效率的保證。公文的結(jié)構(gòu)劃分為眉首、主體、版記三部分；置于公文首頁紅色反線以上的要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。（一）、眉首部分 1公文份數(shù)序號 指將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號，由2位或6位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如“000023”。在行政公文中，大部分公文無需編排這種號碼，只有密級較高的或需要如數(shù)回收的公文才編排份數(shù)序號. 如需標(biāo)識，標(biāo)注在公文首頁左上角第一行。2秘密等級和保密期限 有些公文是保密的，指在一定期限內(nèi)對其閱讀的范圍有嚴(yán)格限制。分絕密、機密、秘密三級。標(biāo)注在公文首頁右上角第一行。如需同時標(biāo)注秘密等級和保密期限，頂格標(biāo)識在公文首頁右上角第一行，兩者用“”隔開。3緊急程度 指對公文送達和辦理的時限要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。標(biāo)注在公文首頁右上角，密級下方。4發(fā)文機關(guān)標(biāo)識 指文件所屬機關(guān)的種類名稱，又稱版頭。它由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，如“省教育委員會文件”。它處于公文首頁上方的中心位置，字體大而醒目、整齊、莊重，并套紅印制。5發(fā)文字號 由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，置于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下方反線之上居中的位置。其基本格式為“發(fā)20號”。其中年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；序號不編虛位（即1不編為01）；不加“第”字。如“西師發(fā)200313號”。6簽發(fā)人 是最后簽署意見對草擬公文表示認(rèn)可，準(zhǔn)予印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人。不少機關(guān)單位的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行對稱排列于發(fā)文字號右側(cè)，即發(fā)文字號居左空1字格，“簽發(fā)人”標(biāo)識和簽發(fā)人的姓名居右空1字格。（二）、主體部分1標(biāo)題 由發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三項組成，稱為標(biāo)題三要素。有時發(fā)文機關(guān)名稱可以省略，大部分公文其標(biāo)題的事由和文種不省略，個別文種如“公告”、“通告”等有時也省略事由，但文種一般不能省略。2主送機關(guān) 是公文的行文對象和主要受理機關(guān)。主送機關(guān)應(yīng)標(biāo)注于標(biāo)題之下、正文之上的左邊，頂格書寫，后加冒號。上行公文一般只有一個主送機關(guān)；用確稱。下行公文除批復(fù)之外，一般不止一個主送機關(guān)，所以多用泛稱，如某市教委發(fā)文時就以“各縣（區(qū)）教育局，各中等專業(yè)學(xué)校，各直屬單位”泛稱。3正文 正文是公文要陳述的基本內(nèi)容，是公文信息的主要載體。其作用在于闡述公文內(nèi)容，表達發(fā)文意圖，使受文者對公文所表述的信息獲得具體、明確的認(rèn)識。正文可以分為開頭、主體、結(jié)尾三個部分。4附件 附件是公文正件（主體）的附屬材料，是對正件起補充說明、印證參考等輔助作用的書面材料或其他資料。附件不能夾在正件之中，而是附在主件之后，其名稱（標(biāo)題）及件數(shù)標(biāo)注在正文下，成文時間上的左側(cè)，且每一附件的名稱獨占一行。5成文時間 成文時間是公文的生效時間，一般以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文時間必須用將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“O”，標(biāo)注在正文或附件標(biāo)識之后偏右處。6印章 公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)加蓋印章。加蓋印章是公文生效、取信的憑證。機關(guān)公章要端正、清晰地蓋在成文時間上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開并居中排列，兩個印章均壓成文時間，主辦機關(guān)印章在前；當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，要注意留出空行，且將成文時間標(biāo)注在最后一排印章之下偏右的位置上。7附注 指公文需要說明的其他事項。例如：“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名與電話；密級下行文需要在附注處注明發(fā)放范圍等。附注加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。 （三）、版記部分1主題詞 主題詞是反映公文主題概念的詞匯。標(biāo)注主題詞，是文檔管理自動化的需要。主題詞一般由35個詞或詞組構(gòu)成。這些詞或詞組，多數(shù)為名詞性的，有時也有動詞性的。主題詞應(yīng)力求簡明準(zhǔn)確地反映公文的范圍、事由和文種。主題詞標(biāo)識在抄送機關(guān)上一行，先頂格書寫“主題詞”三字，后加冒號，再寫出從公文內(nèi)容中概括出的幾個詞或詞組，詞或詞組之間空出一字格。2抄送機關(guān) 指除主送機關(guān)以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。抄