會議營銷的運(yùn)作流程.doc

1、會議營銷的運(yùn)作流程和運(yùn)作方法 會議營銷的利弊會議營銷的利弊主要體現(xiàn)在會議營銷本身上，因?yàn)闀h營銷涉及的范圍比較大，包括事件營銷、活動營銷、服務(wù)營銷、數(shù)據(jù)庫營銷等等諸多營銷范疇，要求相對比較高，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的操作失誤都將是成功的絆腳石，會議營銷是眾多營銷的合練，利在于會議營銷使銷售環(huán)節(jié)加快，周轉(zhuǎn)便利，是直接產(chǎn)生銷售利潤的最佳途徑，弊是多功能營銷的員工素質(zhì)與法規(guī)的銜接工作，這是一項(xiàng)非常重要的工作，直接影響銷售與市場的順利與否！會議營銷的真正意義會議營銷看起來是十分簡單，用通俗的話講就是多功能營銷，對傳統(tǒng)營銷的沖擊非常大，也產(chǎn)生積極影響，如何使用？如何管理？員工素質(zhì)？環(huán)境預(yù)測？外聯(lián)關(guān)系？這些都是會議營銷必須解決的問題，如果沒有準(zhǔn)備好，就不要使用這樣的一種營銷模式，否則破壞性也比較大。會議營銷的真正意義在于銷售與渠道、銷售與市場、銷售與各方利益關(guān)系的客觀綜合效能的最大化。是現(xiàn)代企業(yè)對應(yīng)市場的有效途徑，會議營銷等于是高科技下的航空母艦，對現(xiàn)代營銷的作用可想而知。成本營銷是現(xiàn)今銷售中最大的問題，利益的回報(bào)是這個(gè)行業(yè)要求比較高的現(xiàn)象，可以通過理解與實(shí)踐，也可以借鑒成功企業(yè)的會議營銷模式，分析其中的利弊，從而真正意義上用好會議營銷會議營銷可分為三個(gè)步驟：第一步：廣泛搜集特定消費(fèi)者數(shù)據(jù)信息，建立數(shù)據(jù)庫。通過各種渠道收集消費(fèi)者信息，這些信息包括：消費(fèi)者姓名、年齡、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭收入、健康狀況等，建立消費(fèi)者檔案數(shù)據(jù)庫，并對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析整理，把消費(fèi)者根據(jù)需求狀況分類，確定目標(biāo)消費(fèi)人群。消費(fèi)者數(shù)據(jù)信息搜集的渠道：A、熟人。如親戚、朋友、同事、鄰居等。B、通過熟人轉(zhuǎn)介紹。C、陌生拜訪。D、通過各種活動搜集。第二步：會議營銷的組織實(shí)施。確定會議的時(shí)間、地點(diǎn)后，針對目標(biāo)消費(fèi)人群發(fā)出邀請。會議營銷主要以服務(wù)為主，以健康保健理念的宣傳，免費(fèi)的健康咨詢、診斷以及消費(fèi)者喜聞樂見的文娛活動來吸引目標(biāo)人群參加；通過專家的推薦，使用消費(fèi)者對產(chǎn)品良好效果的現(xiàn)身說法以及業(yè)務(wù)員一對一的溝通，來促成銷售。第三步：跟蹤服務(wù)。對購買的客戶進(jìn)行售后跟蹤服務(wù)，指導(dǎo)使用，并對使用前后的效果進(jìn)行比較，形成良好的口碑宣傳。對未購買的客戶進(jìn)行繼續(xù)跟蹤，通過一對一的溝通，消除其顧慮，促成銷售。企業(yè)、團(tuán)隊(duì)、個(gè)人為了賺取利潤、吸引目光、推銷自己，不惜利用一切營銷手段。面對現(xiàn)實(shí)的情況，一個(gè)有效的途徑就是利用會議、論壇、研討會或展會等來進(jìn)行，即通過會議營銷的方式。通過這種方式，可以有效的把企業(yè)、團(tuán)隊(duì)或個(gè)人的觀點(diǎn)、理念、行為乃至產(chǎn)品傳播給受眾，從而達(dá)到提高自身知名度、樹立自身形象和增加產(chǎn)品銷量的目的。不論是國際會議或是國內(nèi)研討會，只要是一個(gè)執(zhí)行成功的會議，自籌備期起的公關(guān)宣傳推廣、預(yù)算控制到會議當(dāng)天的活動執(zhí)行與安全掌控，再到會議閉幕后的訪客分析于優(yōu)缺點(diǎn)檢討等，均是屬于環(huán)環(huán)相扣、步調(diào)緊湊的工作。一個(gè)成功的會議除了可以達(dá)成原會議舉行目的，更可提升形象，增加會議外圍經(jīng)濟(jì)效益，甚至與其年度直接相關(guān)。所以，我們把這種形式稱為會議營銷。 成功的會議營銷所帶來的總效益將超過原會議議程與目的，因此會議、論壇、研討會、招商會、展會等形式為人們所熱衷。那么如何經(jīng)營一個(gè)會議，也即從會議主題的確定、會議的籌備與宣傳、會場的布置到票務(wù)的銷售和會議現(xiàn)場的掌控以及會后的分析檢討這么一個(gè)流程應(yīng)該如何運(yùn)作，怎樣才能達(dá)到理想的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，也成為人們所關(guān)心的一個(gè)問題。會議，是一個(gè)比較寬泛的概念，論壇、研討會、高峰會、展覽會、招商會等，都可以算是會議的范疇，甚至營銷中為了銷售產(chǎn)品而組織的會議、俱樂部等形式也可算是會議的特殊形態(tài)，都屬于商業(yè)性質(zhì)的會議，都以展示、銷售某種觀點(diǎn)或產(chǎn)品為直接目的。會議營銷的切入點(diǎn)會議營銷的切入點(diǎn)在于消費(fèi)與市場已經(jīng)飽和，但產(chǎn)品適合于推廣，功效能夠接受考驗(yàn)，就從現(xiàn)有的市場已經(jīng)在運(yùn)作的企業(yè)與產(chǎn)品來看，比較能夠有支撐的當(dāng)數(shù)功能性的保健品，比如能夠解決睡眠等。而一般的免疫調(diào)節(jié)產(chǎn)品就不適應(yīng)，這與我們操作的市場消費(fèi)心理有關(guān)，如果條件具備，運(yùn)作會議營銷就輕松些，成功的機(jī)會就比較大。如何運(yùn)作會議營銷會議營銷也叫數(shù)據(jù)庫營銷，基本的要素也分三塊：會議之前；會議之中；會議之后。會議之前是收集消費(fèi)者名單,將適合自己產(chǎn)品功效的消費(fèi)者通過不同渠道收集，要求名單真實(shí)、客觀、實(shí)用，收集完名單后，確定時(shí)間地點(diǎn)進(jìn)行會議營銷中間部分的準(zhǔn)備工作，比如現(xiàn)場部分的布置、控制與實(shí)施，之后，將名單根據(jù)不同的狀況進(jìn)行分類處理，然后通知消費(fèi)者到會議現(xiàn)場。會議之中是在現(xiàn)場進(jìn)行促銷活動，盡最大的效能去激發(fā)消費(fèi)者的購買欲望，具體的做法與一般活動差不多，要根據(jù)企業(yè)文化、產(chǎn)品功效、服務(wù)對象、環(huán)境因素等等的改變而靈活運(yùn)用。會議之后是將活動的消費(fèi)者進(jìn)行再次篩選，確定名單的有效性，做好服務(wù)營銷工作是必要的前期準(zhǔn)備，通過會議營銷擴(kuò)大宣傳途徑與宣傳范圍。2、 流程具體內(nèi)容貴賓室（1）根據(jù)任務(wù)要求，將家具、茶具、煙具、鮮花準(zhǔn)備好。（2）室內(nèi)四周擺放花草，屏風(fēng)等裝飾物。（3）設(shè)專人領(lǐng)位崗，主動禮貌迎賓、領(lǐng)位。（4）客人就座后，送茶送毛巾，或送飲料。（5）在客人談話間歇時(shí)，添斟茶水飲料。（6）等候服務(wù)時(shí)勤觀察，不走動，不交談。（7）貴賓進(jìn)入會場，宴會廳，按領(lǐng)位服務(wù)流程引領(lǐng)。商務(wù)會談（1）會議氣氛莊嚴(yán)隆重，會場布置長會議桌或環(huán)形會議桌，桌上鋪設(shè)會議桌臺布，座椅用扶手椅，椅座與參加會議的人數(shù)相等，會場綠化高雅。（2）高規(guī)格的會議，要在會議桌中央安放會談兩國國旗，東道主國國旗在左。（3）會談桌上必須準(zhǔn)備文具、用品，為了保持會場安靜，茶底盤上放一塊折成四方的小毛巾或茶墊底。（4）凡屬保密會談，應(yīng)按接待部門規(guī)定，嚴(yán)格遵守進(jìn)入會場的時(shí)間。（5）參加會談的服務(wù)員，必須嚴(yán)守國家機(jī)密。重要會議（1）按會議類型與規(guī)格，選擇合適的會議廳。（2）按會議形式與人數(shù)，擺放會議桌和座椅。（3）按客戶要求，布置會場，掛條幅，設(shè)簽到臺，主席臺，講臺，話筒等會議設(shè)施設(shè)備等，并適當(dāng)布置花草。（4）準(zhǔn)備會議所需的文具，用品，席位卡等。（5）準(zhǔn)備會議期間的茶水，咖啡，點(diǎn)心等。（6）服務(wù)員站在門口迎接客人。（7）客人入座后，要及時(shí)送上茶水，毛巾等，做到熱情服務(wù)，并保持安靜。（1）會議開始后，服務(wù)員應(yīng)退至一旁，并隨時(shí)觀察客人對茶水、飲料、酒等需求量，一般半小時(shí)添加一次，遇到舉杯時(shí)，應(yīng)及時(shí)送上酒杯。（9）會議結(jié)束，在門口送客道別感謝。貿(mào)易洽談會（1）貿(mào)易洽談會一般要選用一個(gè)餐廳陳列展品，陳列工作由承辦單位負(fù)責(zé)，但餐廳要保證陳列品的安全。（2）還要根據(jù)要求，準(zhǔn)備若干小型會議室，供洽談業(yè)務(wù)，會議室要保持整潔衛(wèi)生，當(dāng)中外雙方業(yè)務(wù)人員洽談時(shí)，要及時(shí)供應(yīng)茶水，咖啡或飲料，派送小毛巾，熱情服務(wù)，保持安靜。（3）一般參加洽談的客人對早、午餐要求從簡，對晚餐要求豐盛些，因此在一日三餐的供應(yīng)上，重點(diǎn)放在晚餐。（4）洽談會期間，一般都要舉行多次招待會或宴請，因此必須抓好宣傳推銷工作，提高菜肴質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。簽字儀式（1）根據(jù)接待單位選定的會議室，經(jīng)全面清掃后，在廳的中央部位安放一長條形簽字臺，要求簽字臺背面鄰近墻上最好有巨幅書畫或用長屏風(fēng)，二邊放綠化，并準(zhǔn)備好會議音響設(shè)備。（2）簽字臺鋪設(shè)優(yōu)質(zhì)臺布，桌上放兩國的國旗和兩套簽字用文具，另備一個(gè)吸干墨水器，并在相應(yīng)地位安放兩把座椅，鮮花放在中間。（3）在距離座約1米處，放置一排高低層踏腳板，以便簽字雙方人員站立合影。（4）應(yīng)事先按要求準(zhǔn)備好祝賀用的香檳和香檳杯，供雙方簽字交換文本后，及時(shí)送上舉杯共賀，如時(shí)間和條件允許，雙方舉杯慶祝后，為客人派上一道小毛巾，待客人干杯后，要立刻用托盤將空酒杯撤去。茶話會（1）茶話會因其優(yōu)點(diǎn)眾多，故廣泛風(fēng)行，會議多設(shè)圓桌椅子，自由入座，不排席位。（2）茶話會應(yīng)根據(jù)接待單位規(guī)定準(zhǔn)備，一般只供應(yīng)咖啡、紅茶、綠茶、中西式點(diǎn)心、糖果、可樂。（3）客人邊吃邊談，要隨時(shí)觀察客人對飲料的需求量，一般半小時(shí)添加一次，過程添加2-3次就差不多了。（4）茶話會中期和臨近結(jié)束時(shí)，應(yīng)各分送毛巾一次。（5）茶話會的迎賓和送客一般都由接待單位代表在入口迎送。3、會議營銷實(shí)戰(zhàn)操作流程會議營銷分為會前、會中、會后3步曲：1會前：要做好會前內(nèi)外的準(zhǔn)備工作11會前的內(nèi)部準(zhǔn)備工作A會前要制定好會議的日期以及會議的主題（一般情況下要根據(jù)產(chǎn)品的特點(diǎn)以及節(jié)日內(nèi)容而定，偏重于感情色彩較濃的內(nèi)容為主，我們在設(shè)計(jì)主題的要主要造勢與煽情。以便于我們在會場營造會議氣氛，拉近距離，消除顧客防御心理）B提前將會議精神貫徹到每一位營銷員心里，以便于按主題開展工作C根據(jù)會場的容量，定出邀請到會人數(shù)，以及該場會議的預(yù)期銷售額與個(gè)人銷售任務(wù)。D將出席會議的主講專家的特長交代給每一工作人員，（給工作人員信心和強(qiáng)力包裝邀請專家）這有利于促進(jìn)銷售（增加銷售談判的話資與信心）12會前的外部準(zhǔn)備工作A會務(wù)組必須在會前協(xié)調(diào)好相關(guān)會議事宜，每天公報(bào)準(zhǔn)備進(jìn)度（包括場地的敲定、備貨、相關(guān)教學(xué)設(shè)備、禮品、會場用品等絕對不許出錯(cuò)）B每一個(gè)員工在明確會議精神，個(gè)人任務(wù)的前提下進(jìn)行客戶家訪。家訪時(shí)必須作筆錄，徹底了解被訪人的基本情況。最好以表格的形式填寫，對重點(diǎn)客戶要在表格上做重點(diǎn)記號，以便于專家在現(xiàn)場做更細(xì)密的促銷工作。C員工在家訪邀請的過程中，主管要隨時(shí)監(jiān)控，了解情況，給預(yù)指導(dǎo)以便保證到會率和現(xiàn)場銷售。13邀請?jiān)瓌t：A會議前2天所有工作人員（會務(wù)組、營銷部、專家組等）要提前開一個(gè)摸底會，一切準(zhǔn)備就緒之后，員工開始打敲定電話。B邀請時(shí)要按領(lǐng)導(dǎo)布置的數(shù)量邀請C.沒炒熟的不請D沒把握的不請。E必須上門邀請。一會中的運(yùn)營流程：1會場要嚴(yán)格按照會議流程進(jìn)行，現(xiàn)場營銷經(jīng)理坐鎮(zhèn)，一切有會務(wù)組操作。2員工要微笑自信的接待好顧客，并合理安排新老顧客的作為。3會議開始，員工要坐在自己的顧客中間，也可以整齊的站在指定地點(diǎn)4在聽講時(shí)員工要配合現(xiàn)場氣氛，帶頭鼓掌，帶頭感傷或快樂并要注意照顧好自己的顧客5促銷時(shí)機(jī)要把握好顧客的心理（其基本原則就是“一嚇、二拉、三推外加專家、權(quán)威的醫(yī)學(xué)促銷”6切記，無論現(xiàn)場是否有銷售，工作人員都應(yīng)該像入場一樣，面帶微笑將顧客送出會場。二會后運(yùn)營流程：A營銷部做總結(jié)統(tǒng)計(jì)工作（交流成交與失敗的原因，不是客觀的講，而是要將細(xì)節(jié)、過程將出來，供給大家借鑒）B會務(wù)組同時(shí)做總結(jié)（流程是否合理、現(xiàn)場氣氛是否以達(dá)到預(yù)期效果，主題是否貼切鮮明）C營銷經(jīng)理、主管、會務(wù)主管、專家開總結(jié)會，并預(yù)備下一次會議D員工要做好會后具體執(zhí)行工作：會上有銷售的要做好售后服務(wù)，并利用老顧客發(fā)展新顧客會上沒有銷售的要電話回訪，家訪絕對不可冷落。也許他是我們下一位購買顧客。會議營銷目標(biāo)市場的搜集一目標(biāo)選擇原則：有病、有錢、有意識、有知識（有的產(chǎn)品需要賈寶玉消費(fèi)者又有錢又有閑）二目標(biāo)來源途徑：1科普講座、藥店、醫(yī)院、社區(qū)公寓和公園2媒體互動（電臺營銷）3單位全體員工（退休和在職）4老顧客轉(zhuǎn)介紹三目標(biāo)級別賽選：1A類：有意向購買者2B類：無意向但有意識具備購買條件3C類：無意向又不具備條件，但是可以列會者會議營銷的控場原則：一內(nèi)容要緊湊，不拖拉，豐富多彩二動靜結(jié)合三專家講解時(shí)間不超過30分鐘