考勤機(jī)使用.doc

很多客戶在拿到中控指紋考勤機(jī)設(shè)備以后，對于接下來怎么操作都感到很茫然，只憑著感覺去操作，所以有些時候不是報表作不出來 ，就是數(shù)據(jù)下載不下來，或是因排班問題統(tǒng)計結(jié)果不準(zhǔn)確。下面我們將簡單講解一下設(shè)備及管理系統(tǒng)軟件的簡易操作流程，讓你在20分鐘內(nèi)達(dá)到設(shè)備和管理系統(tǒng)的入門使用，前提是請務(wù)必按照流程順序進(jìn)行操作，否則有可能出現(xiàn)不必要的混亂。第一步：首先觀看中控指紋考勤機(jī)設(shè)備外觀結(jié)構(gòu)，屏幕、按鍵、還有數(shù)據(jù)線、電源線接口，這里著重說一下按鍵區(qū)，按鍵區(qū)有數(shù)字鍵、方向鍵、功能鍵構(gòu)成，數(shù)字鍵用來輸入工號、密碼及與數(shù)字有關(guān)的一切輸入，方向鍵用來選擇，功能鍵則是調(diào)取選項，這里重點說一下功能鍵，現(xiàn)在好多設(shè)備上的功能鍵都是一鍵多用，即標(biāo)識為“M/OK”這樣的按鍵都是表明一鍵2用，前面的功能需要長按（就是按著不放）5秒實現(xiàn)，后面的則是單次按下即可達(dá)成功能，所以依據(jù)您所要實施的功能選擇如何按壓功能鍵，設(shè)備上的M鍵就是菜單（Menu）的意思，設(shè)備上所有的功能都是依靠這一個鍵來調(diào)取，因此，后期設(shè)備設(shè)定管理員便是鎖定該按鍵，設(shè)定管理員之后，再次按壓菜單鍵則需要輸入設(shè)定管理員時設(shè)置的指紋或者密碼或者授權(quán)卡等信息才能到下一步，如果驗證不通過則無法調(diào)取菜單界面。這里需要說明一下，建議完成人員的信息采集之后再設(shè)定管理員，這樣便于人員信息采集，否則每次進(jìn)入菜單都要管理者授權(quán)驗證，非常繁瑣，管理員可以設(shè)置多個。第二步：進(jìn)行員工信息的采集錄入，首先要準(zhǔn)備公司的人員信息表，只需要一個號碼和與之對應(yīng)姓名就可以，因為人員信息采集時，設(shè)備只能輸入工號，無法用姓名標(biāo)注，為避免后期在系統(tǒng)對應(yīng)員工姓名時不出現(xiàn)張冠李戴，務(wù)必要嚴(yán)格按照登記號碼對應(yīng)員工姓名的方式采集信息，即1號是張三，那么在采集的時候1號必須是張三的信息，采集時允許跨越采集，即采集完畢1號，下一個可以采集3號，采集員工信息的步驟：（以下的說明中“”基本都指代設(shè)備的OK鍵及電腦的確定按鈕以及下一步操作的意思）（彩屏設(shè)備）按菜單鍵（M）用戶管理新增用戶按照人員信息表輸入人員對應(yīng)的號碼（輸入的號碼在1-65534 之間）下方向鍵到登記指紋（或卡）進(jìn)入指紋登記界面同一個手指連續(xù)按壓3次OK完成系統(tǒng)詢問是否繼續(xù)輸入下一個指紋（這里需要說明，建議一個人最好錄入2枚以上的指紋）如果需要則按OK不需要則按ESC一個人的指紋全部錄入完畢完成系統(tǒng)會提示是否進(jìn)行下一個人員的采集。（黑白屏設(shè)備）按菜單鍵（M）用戶管理用戶登記指紋登記按照人員信息表輸入人員對應(yīng)的號碼（輸入的號碼在1-65534 之間）進(jìn)入指紋登記界面同一個手指連續(xù)按壓3次OK完成系統(tǒng)詢問是否繼續(xù)輸入下一個（這里需要說明，建議一個人最好錄入2枚以上的指紋）按ESC進(jìn)入備份登記界面輸入人員對應(yīng)的號碼進(jìn)入指紋登記界面同一個手指連續(xù)按壓3次OK完成系統(tǒng)詢問是否繼續(xù)輸入下一個，如果你覺得備份的指紋數(shù)量夠了則按ESC鍵，系統(tǒng)將會自動返回到下一個新登記的界面。管理員的增加：（彩屏設(shè)備）：按菜單鍵（M）用戶管理新增用戶輸入管理員的號碼下方向鍵到權(quán)限并變更為管理員剩下的重復(fù)上述指紋錄入步驟，如果采用密碼方式則選擇密碼登記方式。（黑白屏設(shè)備）按菜單鍵（M）用戶管理選擇管理者登記選擇相應(yīng)登記方式選擇權(quán)限（切記將權(quán)限變更為超級管理員，否則其他權(quán)限直接在后期操作時將看不到部分選項，且不能在此基礎(chǔ)上增加高級別權(quán)限，因此特別強調(diào)）其余步驟和上述采集員工信息相同。下面說一下如何正確的采集指紋：要把手指平按在指紋采集器的表面，手指指肚和采集器表面最大面積接觸，按壓時間保持在1秒鐘左右，不正確的按壓姿勢有可能造成將來正常考勤時的不識別或者誤識別。正確的按壓姿勢：切記是按壓不是劃過或者輾壓第三步：完成全部員工的指紋信息采集之后，我們要進(jìn)行員工個人信息的維護(hù)了，此時要先在電腦上安裝系統(tǒng)管理軟件，不要先連接設(shè)備。將系統(tǒng)附帶的光盤放入電腦并根據(jù)光盤自動播放的提示選擇安裝2008考勤管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)版，如果光盤不能自動播放，則打開光盤目錄尋找ATT2008的文件夾，打開SETUP安裝即可，安裝時選擇安裝至除C盤以外的其他磁盤。安裝好系統(tǒng)，打開桌面上考勤管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)版，進(jìn)入管理系統(tǒng)：因為現(xiàn)在很多設(shè)備都帶有U盤接口，大部分用戶也首選U盤方式采集，我們這里就首先介紹U盤的數(shù)據(jù)采集方式，后面會介紹使用數(shù)據(jù)線的連接方式。首先先將U盤插在考勤機(jī)上，按菜單鍵選擇U盤管理下載數(shù)據(jù)下載人員信息拔出U盤插至電腦U口，在考勤管理系統(tǒng)的左上角“數(shù)據(jù)”的下拉菜單中選擇“USB閃盤管理”，在彈出窗口中依據(jù)具體機(jī)型選擇相應(yīng)選項，現(xiàn)在基本上所有帶U盤的機(jī)型都選擇“自助式打卡鐘或彩屏機(jī)”這個選項，然后在新窗口中選擇“導(dǎo)入用戶數(shù)據(jù)至電腦”從U盤導(dǎo)入用戶數(shù)據(jù)導(dǎo)入完畢后關(guān)閉窗口，此時先不要拔下插在電腦上面的U盤。現(xiàn)在已經(jīng)把人員信息導(dǎo)入進(jìn)電腦了，選擇“人員維護(hù)”打開人員維護(hù)窗口后，點擊窗口左上角的“總公司”（這里說明一下，總公司可以在部門表里面更改為貴單位的名稱），在窗口的最大版塊里面會顯示所有錄入的員工，不過這些員工的姓名和號碼是一樣的，我們需要改正過來，點擊需要修改的員工，在窗口的下方員工信息版塊里，依據(jù)采集之前準(zhǔn)備好的人員信息表的號碼姓名對應(yīng)順序?qū)T工的姓名逐一錄入并保存，全部錄入完畢后，再次在管理系統(tǒng)左上角“數(shù)據(jù)”的下拉菜單中選擇“USB閃盤管理”，選擇機(jī)型在新窗口中選擇“用戶數(shù)據(jù)導(dǎo)出至U盤”單擊按鈕導(dǎo)出用戶數(shù)據(jù)至U盤導(dǎo)出完畢后關(guān)閉窗口從電腦拔出U盤將U盤插至考勤機(jī)菜單U盤管理上傳數(shù)據(jù)上傳用戶數(shù)據(jù)OK關(guān)閉退出拔出U盤，至此，員工信息的采集和錄入就全部做完了。數(shù)據(jù)線的采集方式：數(shù)據(jù)線一共有3中類型：1.串口接口（RS232/RS485）2.USB接口3.網(wǎng)絡(luò)接口（TCP/IP），首先依據(jù)你所選擇的接口方式在管理系統(tǒng)的“設(shè)備維護(hù)”選項中，設(shè)置對應(yīng)的通訊方式，只選擇通訊類型即可，其他參數(shù)不要變動（M100設(shè)備用戶選擇串口接口后要將波特率變更為38400），網(wǎng)絡(luò)接口的話要在IP地址的選項中填入與設(shè)備上設(shè)定好的IP地址一樣的數(shù)據(jù)，選擇好后點擊保存、退出。此時將設(shè)備在通電開機(jī)的狀態(tài)下連接在相應(yīng)的接口上，如果是USB的連接方式，系統(tǒng)會提示發(fā)現(xiàn)新硬件，如果出現(xiàn)硬件更新提示的窗口的話，此時要點擊下一步，不要點取消，否則設(shè)備將無法成功連接，讓系統(tǒng)自行找尋驅(qū)動并安裝，安裝完畢系統(tǒng)會提示安裝成功（如若不成功，重啟計算機(jī)或者重新拔插更換USB接口即可）。在管理系統(tǒng)設(shè)備列表里面選擇相應(yīng)的連接方式，鼠標(biāo)右鍵選擇連接，此時將在窗口的右下角那里顯示連接狀態(tài)（如果連接不成功，重啟計算機(jī)或者重新拔插更換USB接口，問題依舊的話建議更換電腦試試，99%的用戶都是操作或者電腦系統(tǒng)原因造成無法連接設(shè)備，所有設(shè)備在出廠前均經(jīng)過接口的連接測試，所以接口故障的可能幾乎不存在），設(shè)備連接成功后，在窗口左上有關(guān)設(shè)備操作那里選擇“從設(shè)備下載人員信息”點擊下載。切記：直至進(jìn)度條到達(dá)100%且右下角的狀態(tài)那里出現(xiàn)“3 Downloaded”的字樣后再關(guān)閉窗口，否則將會出現(xiàn)數(shù)據(jù)下載不完整的情況。下載完畢后點擊“人員維護(hù)”（點擊人員維護(hù)后系統(tǒng)會自動斷開與設(shè)備的連接，這屬于正常，點擊任何有關(guān)設(shè)備操作以外的選項時系統(tǒng)都會自動斷開連接，主要出于對設(shè)備數(shù)據(jù)保護(hù)的目的），打開人員維護(hù)窗口，點擊窗口左上角的“總公司”（這里說明一下，總公司可以在部門表里面更改為貴單位的名稱），在窗口的最大版塊里面會顯示所有錄入的員工，不過這些員工的姓名和號碼是一樣的，我們需要改正過來，點擊需要修改的員工，在窗口的下方員工信息版塊里依據(jù)采集之前準(zhǔn)備好的人員信息表的號碼姓名對應(yīng)順序?qū)T工的姓名逐一錄入并保存。再次連接設(shè)備，在窗口左上有關(guān)設(shè)備操作那里選擇“上傳人員信息到設(shè)備”點總公司點上傳，至此，員工信息的采集和錄入就全部做完了。第四步：現(xiàn)在開始要對員工進(jìn)行排班了，排班就是給管理系統(tǒng)設(shè)定一個判斷遲到早退的準(zhǔn)則和根據(jù)，所以也是很重要的哦！在人員排班那里會看到標(biāo)注著1、2、3的3個選項，我們操作也是按照這個步驟，新安裝的軟件在首次點擊時間段維護(hù)后，都會彈出一個時段設(shè)置的向?qū)?，在向?qū)Ю镆恍┏Ｒ?guī)的時段都可以在這里直接設(shè)置，第1步：選擇相應(yīng)的考勤模式，并且填入你們的規(guī)定時間（切記：規(guī)定是幾點以后算作遲到，就填那個規(guī)定的時間，例如8:00上班，8:01分就算做遲到，那么上班時間就要填8:00，彈性延遲不要算在這里）；下一步：這個里面的時間是系統(tǒng)依據(jù)之前設(shè)定的上下班時間自動計算出來的，主要是劃定遲到和早退判斷的范圍而已，不妨礙考勤的數(shù)據(jù)，一般不需要更改，如果有必要變更那么將開始簽到時間設(shè)定為上班時間提前1-2個小時，結(jié)束簽到時間設(shè)定為上班時間+工作時間區(qū)間的一半，例如8點上班，18點下班，這里就設(shè)置為18-8=10,102=5小時，那么加上上班時間8:00即為13:00，開始簽退時間即在結(jié)束簽到時間的基礎(chǔ)上延遲1-60分鐘，結(jié)束簽退時間為你單位最遲員工離開的時間為準(zhǔn)設(shè)定，例如下班時間為18點，但是經(jīng)常有走的晚的或者加班的員工會到20點和23點，那么這里的結(jié)束簽退時間則為23:00，后面必須簽到、簽退的選項依據(jù)實際情況自行設(shè)定；下一步：這里設(shè)置計算遲到早退的彈性延時，依據(jù)實際情況自行設(shè)定；下一步：如果所有員工上班都應(yīng)用同一個班次，那么將2個選項同時勾選即可，如果不是同一種班次，那么將不要勾選；完成之后會出現(xiàn)一個窗口，如果有不同時段的班次，那么可以在這里進(jìn)行時段的添加，添加的規(guī)則和注意事項和之前向?qū)У脑O(shè)定一樣，記為多長時間可以不填。（如果是屬于向?qū)е苯釉O(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)班次的話，勾選了最后一步2個選項，那么下面的排班步驟可以跳過了，系統(tǒng)自動會完成其余2個選項的設(shè)定）如果有不同時間段的，添加完需要的時段之后，接下來點擊2.班次管理，添加相應(yīng)的班次，并在下邊選擇“清除時段”，再點擊“增加時段”，在彈出的新窗口中勾選需要用到時段和實際作息時間后點確定，然后再次增加新的班次并重復(fù)以上操作。將所有班次設(shè)定完畢之后，點擊3.人員排班，在彈出的窗口中選擇需要排班的員工（多個員工可以按住CTRL多選）后，點擊“人員排班”，在新窗口點擊+號按鈕，在新窗口中選擇之前設(shè)定好的班次并在下方依據(jù)實際情況修改好班次的起止時段，千萬不要忘記修改，否則班次會在那個范圍之后失效，如果是長時間不變的，可以把止的時間設(shè)定為一個超長的時段例如2999年。就此，排班的工作便已經(jīng)全部完成。下面還有個考勤規(guī)則的選項請根據(jù)實際情況在其中進(jìn)行設(shè)定。從現(xiàn)在起就可以讓員工開始每日的正?？记诖蚩伺叮〉谖宀剑嚎记诮y(tǒng)計，這里還是分U盤和數(shù)據(jù)線2種來說，先說U盤的：U盤連接至設(shè)備按菜單鍵選擇U盤管理下載數(shù)據(jù)下載記錄數(shù)據(jù)拔出U盤插至電腦U口，在考勤管理系統(tǒng)的左上角“數(shù)據(jù)”的下拉菜單中選擇“USB閃盤管理”，在彈出窗口中依據(jù)具體機(jī)型選擇相應(yīng)選項然后在新窗口中選擇“導(dǎo)入記錄數(shù)據(jù)至電腦”從U盤導(dǎo)入記錄導(dǎo)入完畢后關(guān)閉窗口（如果設(shè)備帶有拍照功能，那么在這里可以同時選擇導(dǎo)入設(shè)備所拍圖像將照片導(dǎo)入）。數(shù)據(jù)線方式，連接設(shè)備從設(shè)備下載記錄數(shù)據(jù)等待記錄數(shù)據(jù)下載完畢即可。所收集數(shù)據(jù)下載完畢，點擊“統(tǒng)計報表”，選擇好部門、員工、起止時間段，點擊查詢計算，如果成功的話，將會在窗口下面顯示每一個人的詳細(xì)情況，此時在屏幕的左邊會看到請假、公出、忘簽到、忘簽退的添加設(shè)定，請根據(jù)實際情況添加相應(yīng)的記錄，添加完畢后記得再次點擊查詢計算，否則你添加的記錄將不會生效。如果沒有顯示或者顯示為錯誤的判斷信息，請檢查員工排班的設(shè)定，并可以在考勤管理系統(tǒng)打開的初始界面中選擇“出勤記錄”進(jìn)行比較核對，這里的記錄為設(shè)備下載到的原始記錄，為最準(zhǔn)確不經(jīng)篩選的記錄，如果一切正常，點擊查詢計算下方的報表預(yù)覽，選擇相應(yīng)類型的報表打印。OK，恭喜你已經(jīng)掌握了全部的基礎(chǔ)操作，下面說一些進(jìn)階的也是以后會經(jīng)常遇到的操作：1：刪除離職人員：（彩屏設(shè)備）：按菜單鍵（M）用戶管理管理用戶選擇相應(yīng)的人員按M鍵刪除用戶選擇刪除的類別，建議先刪除該員工名下的指紋、密碼等信息后在選擇刪除該用戶（如果現(xiàn)有員工的指紋/卡/密碼信息要進(jìn)行變更，但是員工依然保留，在這里就選擇只刪除指紋/卡/密碼，并選擇編輯用戶，重新增加相應(yīng)信息）。（黑白屏設(shè)備）按菜單鍵（M）用戶管理刪除登記數(shù)據(jù)依據(jù)設(shè)備提示進(jìn)行操作。2：清除設(shè)備中的考勤數(shù)據(jù)：使用一段時間后，設(shè)備中很多之前的過期考勤數(shù)據(jù)需要清理，設(shè)備不會滾動覆蓋，也不會選擇性的進(jìn)行刪除，目的是保護(hù)設(shè)備的數(shù)據(jù)安全，那么在清理前先將設(shè)備連接，將全部的考勤數(shù)據(jù)下載到電腦（或者U盤）上，在進(jìn)行刪除：（彩屏設(shè)備）：按菜單鍵（M）系統(tǒng)設(shè)置數(shù)據(jù)管理刪除考勤數(shù)據(jù)OK退出（如果設(shè)備帶有拍照功能，那么刪除照片的操作也在這里）（黑白屏設(shè)備）按菜單鍵（M）設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置高級設(shè)置（假如管理員不是超級管理員的權(quán)限，就看不到這個選項）刪除全部記錄（此時這里操作一定要謹(jǐn)慎，因為距離另外一個“刪除全部數(shù)據(jù)”的選項非常近，如果操作失誤，那么設(shè)備上的員工及指紋信息還有考勤數(shù)據(jù)全部完蛋，請務(wù)必小心謹(jǐn)慎）OK退出。3：假如操作失誤或者設(shè)備故障造成人員及指紋信息丟失該怎么操作？如果你之前在你的考勤管理系統(tǒng)里曾經(jīng)下載了人員信息，那么恭喜你，你還有挽回的余地，不用重新采集指紋和員工信息，你只需連接好設(shè)備后，打開“上傳人員信息到設(shè)備”窗口，左下角有一個指紋的選擇，勾選之后點擊上傳，切記：直至進(jìn)度條到達(dá)100%且右下角的狀態(tài)那里出現(xiàn)“3 UPloaded”的字樣后再關(guān)閉窗口。看看，是不是都回來了？4：數(shù)據(jù)庫的備份和還原：知道了管理系統(tǒng)可以幫你找回丟失的信息，那么就請及時備份一下你的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫吧！要知道備份一下，可以備份你的設(shè)備數(shù)據(jù)，人員信息，還有你辛苦設(shè)置的系統(tǒng)參數(shù)等。備份方法：在桌面上單擊考勤管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)版的圖標(biāo)點鼠標(biāo)右鍵選擇屬性點查找目標(biāo)再打開的窗口中找到ATT2000.MDB這個文件，復(fù)制它，然后保存在其他你認(rèn)為保險的地方（其他分區(qū)或者U盤等移動存儲，最好在丟進(jìn)一個以時間命名的文件夾，便于日后的恢復(fù)）?；謴?fù)方