Excel2003教程

9/3/2014 Excel2003電子表格 9/3/2014 授課要求 目的與要求 掌握 Excel2003電子表格制作的基本過程和數(shù)據(jù)分析、管理的基本方法。 重點與難點 數(shù)據(jù)的輸入、公式和函數(shù)的使用、用圖表顯示數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)的分析和管理 授課內(nèi)容： 工作簿（工作表）的創(chuàng)建和編輯、工作表的格式化、公式和函數(shù)的使用、用圖表顯示數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)的分析和管理以及報表的打印 9/3/2014 本章目錄 1. Excel 2003簡介 2. Excel 2003的基本操作 3. 格式化工作表 4. 公式和函數(shù)的使用 5. 用圖表顯示數(shù)據(jù) 6. 數(shù)據(jù)的分析和管理 7. 打印 8. 案例 9/3/2014 Excel 2003簡介 1.1.1 Excel2003功能與特點 三大功能： 電子表格中的數(shù)據(jù)處理 在電子表格中允許輸入多種類型的數(shù)據(jù)，可以對數(shù)據(jù)進行編輯、格式化，利用公式和函數(shù)對數(shù)據(jù)進行復雜的數(shù)學分析及報表統(tǒng)計。 制作圖表 可以將表格中的數(shù)據(jù)以圖形方式顯示。 Excel 2003提供了十幾種圖表類型，供用戶選擇使用，以便直觀地分析和觀察數(shù)據(jù)的變化及變化趨勢。 數(shù)據(jù)庫管理方式 Excel 2003能夠以數(shù)據(jù)庫管理方式管理表格數(shù)據(jù)，對表格中的數(shù)據(jù)進行排序、檢索、篩選、匯總，并可以與其他數(shù)據(jù)庫軟件交換數(shù)據(jù)，如 FoxPro等。 9/3/2014 1.1 Excel 2003簡介 1.1.1 Excel2003功能與特點 新增功能： 列表功能 增強的統(tǒng)計函數(shù) XML 支持 智能文檔 信息權(quán)限管理 并排比較工作簿 其他新增功能 9/3/2014 1.1.2 Excel 2003 啟動與退出 啟動 Excel 2003 單擊“開始”按鈕，從“程序”菜單中選擇“ Microsoft Office”文件夾，從中選擇“ Microsoft Excel 2003”選項。 如果在桌面上設(shè)置了 Excel 2003 快捷方式，單擊其圖標啟動。 打開資源管理器，訪問“ C:Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11”文件夾，雙擊 EXCEL.EXE 文件。 選擇任意 Excel 文件，雙擊后系統(tǒng)就會自動啟動 Excel，同時自動加載該文件。 9/3/2014 1.1.2 Excel 2003 啟動與退出 退出 Excel 2003 選擇“文件” |“退出”命令。 單擊 Excel 2003窗口右上角的關(guān)閉按鈕。 雙擊 Excel 2003窗口左上角的圖標。 按 Alt F4 組合鍵。 注： 執(zhí)行退出 Excel 的命令后，如果當前制作中的工作表沒有存盤，則彈出一個保存文稿的提示對話框。單擊“否”按鈕，將忽略對工作表的修改，然后退出Excel。 9/3/2014 1.1.4 Excel 2003基本概念 工作簿 工作簿即 Excel 中用來存儲和處理數(shù)據(jù)的文件，擴展名為 .xls。每個工作簿可以包含一個或多個工作表，并且最多可以包含 255 個工作表。 工作表 工作表又稱為電子表格。工作表是由單元格組成的，每一張工作表由 256 65536個單元格組成的每張工作表都有一個相應的工作表標簽，工作表標簽上顯示的就是該工作表的名稱。 單元格 單元格是工作表中的最基本單位，是行和列交叉處形成的白色長方格。縱向的稱為列，列標用字母 A 到 IV 表示，共 256 列；橫向的稱為行，行號用數(shù)字 1到 65536表示，共 65536 行。單元格位置用列標和行號來表示。 9/3/2014 1.1.3 Excel 2003工作界面 列號 名稱框 行號 工作表標簽 標簽滾動按鈕 工作表 常用工具欄 全選按鈕 編輯欄 任務(wù)窗格 格式工具欄 9/3/2014 Excel 2003中的工作表、工作簿和單元格 1. 工作表 工作的主要對象，由行、列組成的表格。 Excel2003 列 A,B.,IV(256)； 行 1,2.65536。 Excel 2007列 A,B.,IV(16384)； 行 1,2. 1048576。 2. 工作簿 系統(tǒng)默認由 3張表格組成一個工作簿，最多 255張 3. 單元格 行和列的交叉，表格的最小單位。 9/3/2014 數(shù)據(jù)輸入技巧 3. 數(shù)據(jù)自動輸入 (1)填充等差數(shù)列和等比數(shù)列 輸入前 2個數(shù) 選中該 2個單元格 指向第 2個單元格右下角的自動填充柄 拖曳填充柄到結(jié)束 工具 選項 自定義序列 在輸入序列框依次輸入序列，之間用逗號分隔 (2) 系統(tǒng)提供的序列數(shù)據(jù) 例：甲、乙、丙 .； ? 3、 6、 9.；星期一 、星期二 . 方法：輸入一個數(shù)據(jù)，利用自動填充柄拖曳到結(jié)束填充。 (3) 用戶自定義序列數(shù)據(jù) 輸入第 1數(shù) 右擊鼠標 序列 在序列對話框中決定等差或等比及差數(shù) 9/3/2014 單元格區(qū)域的選擇 1. 選取單元格：單擊單元格 2. 選定單元格區(qū)域：拖動或與 SHIFT組合 3. 選取不連續(xù)區(qū)域： CTRL鍵 4. 選取整行或整列：行標或列標 5. 選取整張工作表：全選框 6. 清除選定的單元格：工作表任意處單擊。 9/3/2014 1.2 Excel2003基本操作 1.2.1 選定單元格 (1) 活動單元格的選定 (2) 單元格區(qū)域的選定 選定單元格區(qū)域 選中整行整列單元格 中工作表中所有的單元格。 9/3/2014 1.2.2 數(shù)據(jù)的輸入 (1) 輸入字符型數(shù)據(jù) 字符型數(shù)據(jù)是指首字符為字母、漢字或其他符號組成的字符串，字符數(shù)可達 32000多個，在單元格中默認是左對齊。 只要不被系統(tǒng)解釋成數(shù)字、公式、日期、時間、邏輯值，則 Excel 一律將其視為文字。 數(shù)字串作為字符型數(shù)據(jù)輸入 在輸入項前面添加撇號或者是 =”數(shù)字串” 如 62574832、 =”100872” 9/3/2014 1.2.2 數(shù)據(jù)的輸入 (2) 輸入數(shù)值型數(shù)據(jù) 有效的數(shù)字可以包含下列字符： 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （ ） / $ ￥ % . ， E e 等 允許使用科學記數(shù)法。 負數(shù)可用一對圓括號代替負號。 加 $或￥貨幣符號，計算時不受影響。 純小數(shù)可省略點前的 0。允許加分節(jié)符。 分數(shù)輸入：以零開頭，空格鍵，再輸入分數(shù)。 只保留 15位數(shù)字精度 9/3/2014 1.2.2 數(shù)據(jù)的輸入 (3) 輸入日期 /時間型數(shù)據(jù) 日期型數(shù)據(jù)的常用格式：年 /月 /日或年 -月 -日，可以省略年份 插入當前系統(tǒng)日期：按 Ctrl+ 分號。 時間型數(shù)據(jù)的常用格式：小時 分：秒 插入當前系統(tǒng)時間：按 Ctrl+Shift+ ； (分號 ) Excel 支持 24 小時制與 12 小時制 可以用“ A、 a、 am、 P、 p、 pm” 時間與字母之間必須加上一個空格，否則系統(tǒng)將識別其為文本。如未加上字母后綴，系統(tǒng)將使用 24 小時制顯示時間。 9/3/2014 1.2.2 數(shù)據(jù)的輸入 (4) 輸入邏輯值型數(shù)據(jù) 可以直接輸入邏輯值 TRUE(真 )或 FALSE(假 )。 數(shù)據(jù)之間進行比較運算時， Excel判斷之后，在單元格中自動產(chǎn)生的運算結(jié)果 TRUE或 FALSE 居中顯示 9/3/2014 1.2.2 數(shù)據(jù)的輸入 (5) 輸入批注信息 選定某單元格，單擊“插入”菜單的“批注”命令，在系統(tǒng)彈出的批注編輯框中輸入批注信息，然后單擊編輯框外某一點表示確定。 一旦單元格中存有批注信息，其右上角會出現(xiàn)一個紅色的三角形標記，當鼠標指針指向該單元格時就會顯示這些批注信息。 如果單擊鼠標右鍵，在出現(xiàn)的快捷菜單中可以選擇“編輯批注”、“刪除批注”、“隱藏批注” 或“顯示批注”。 9/3/2014 1.2.2 數(shù)據(jù)的輸入 (1) 記憶式輸入 起始字符與該列已有的輸入項相符， Excel 可以自動填寫其余的字符。 接受，請按 Enter 鍵； 不想采用，則可以繼續(xù)輸入； 要刪除，按 BackSpace 鍵； 從輸入項列表中選擇，右擊單元格， “選擇列表”命令。 如果不需要這項功能也可以關(guān)閉它。 選擇“工具” |“選項”命令，在彈出的“選項”對話框中切換至“編輯”選項卡，清除“記憶式鍵入”復選框。 9/3/2014 1.2.2 數(shù)據(jù)的輸入 (2) 多單元格同時輸入 先按住 Ctrl 鍵選定任意不相鄰單元格，輸入數(shù)據(jù)后再按下 Ctrl + Enter。 (3) 同時在多張工作表中輸入相同的數(shù)據(jù) 使用 Shift 鍵或 Ctrl 鍵選定一組工作表。 在任意一張選定的工作表中選擇需要輸入數(shù)據(jù)的單元格或單元格區(qū)域，輸入或編輯相應的數(shù)據(jù)。然后按 Enter 鍵或 Tab 鍵。 9/3/2014 1.2.2 數(shù)據(jù)的輸入 (4) 自動設(shè)置小數(shù)點或尾隨零的數(shù)字 在“工具”菜單上，單擊“選項”命令，在彈出的“選項”對話框中再單擊“編輯”選項卡。在“編輯”選項卡中選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復選框。 例如，如果在“位數(shù)”框中輸入 2，然后在單元格中鍵入 2834，則其值為 28.34。如果在“位數(shù)”框中輸入 -3，然后在單元格中鍵入 283，則其值為 283000。但在開啟“自動設(shè)置小數(shù)點”功能之前輸入的數(shù)字不受此影響。 9/3/2014 1.2.3 填充序列 為數(shù)值型數(shù)據(jù)建立等比、等差序列 首先在相鄰的兩個單元格中輸入數(shù)字或日期或時間并選定 將鼠標指針移到所選區(qū)域的右下角填充柄位置 鼠標指針變成黑色十字形狀 沿兩個單元格排列方向拖動鼠標 為日期型和時間型數(shù)據(jù)建立等差序列 直接使用系統(tǒng)提供的文本序列，還允許自定義文字序列。 Excel內(nèi)置了一些常用的文本序列。如星期、月份等。 可以添加或刪除自定義的序列，但系統(tǒng)中已有的序列不能刪除。詳見“工具”菜單的“選項”命令， 9/3/2014 1.2.4 工作簿的基本操作 新建工作簿 打開工作簿 保存工作簿 關(guān)閉工作簿 9/3/2014 1.2.4 工作表的基本操作 1. 設(shè)置工作表數(shù) 9/3/2014 1.2.3 選定工作表 (1) 單個工作表的選定 用鼠標左鍵單擊標簽欄中的工作表標簽。 可使用工作表標簽滾動按鈕進行前后翻頁，或翻到第一頁或最后一頁 被選定的工作表標簽背景為白色，未被選定的工作表標簽背景為灰色。 9/3/2014 1.2.3 選定工作表 (2) 選定多個工作表 按住 Shift鍵不放，選定連續(xù)多個工作表。 先按住 Ctrl鍵不放，再用鼠標單擊工作表標簽，可選定非連續(xù)的多個工作表標簽。 取消多個工作表的選定可以用鼠標左鍵單擊未被選定的工作表標簽 選定多個工作表之后，如果在被選定的任一工作表中的單元格輸入或編輯數(shù)據(jù)，將在所有被選定的工作表的相應單元格中產(chǎn)生相同的結(jié)果。 9/3/2014 1.2.4 工作表的基本操作 3. 插入工作表 4. 刪除工作表 5. 移動工作表 (1) 工作簿內(nèi)部的移動 (2) 工作簿之間的移動 6. 復制工作表 7. 工作表更名 用鼠標雙擊某工作表標簽 8. 分割工作表 拖動分割框到自己滿意的位置，釋放鼠標 執(zhí)行“窗口”菜單中的“拆分窗口”命令 9/3/2014 1.2.5 單元格的基本操作 1. 單元格的移動和復制 2. 單元格刪除和插入 (1) 刪除單元格 (2)清除單元格 (3) 插入單元格 3. 刪除與插入行和列 9/3/2014 1.3 格式化工作表 修改行列間距 9/3/2014 1.3 格式化工作表 9/3/2014 1.3.1 自動套用格式 9/3/2014 1.3.2 條件格式 9/3/2014 1.4 公式和函數(shù)的使用 公式的使用 公式與運算符 一個或多個運算符連接運算量而形成的式子叫公式。 運算符：運算所用到的符號叫運算符，常用的運算符有算術(shù)運算符、比較運算符和字符串運算符。 運算量：常量、單元格地址、單元格區(qū)域、函數(shù)等都可以作為運算量。公式中可以使用圓括號，并允許圓括號嵌套，計算順序是先內(nèi)層后外層。 9/3/2014 1.4.1 常用運算符 (1) 算術(shù)運算符 算術(shù)運算符包括： +加、 - 減、 * 乘、 / 除、 乘冪、 % 百分比。 其運算結(jié)果為數(shù)值型。 如 A1單元格中輸入 =48+7*3-36/2+4 2，確認后，在A1單元格中只顯示 67。 9/3/2014 1.4.1 常用運算符 (2) 字符串運算符 字符串運算符也稱字符串連接符，用 &表示。它用于將 2個及 2個以上的字符型數(shù)據(jù)按順序連接在一起組成一個字符串數(shù)據(jù)。如 A1單元格輸入的是“計算機”， A2單元格是“應用”， A3單元格是“基礎(chǔ)”，若在 A4單元格輸入 =A1&A2&A3， A4單元格中的結(jié)果就是“計算機應用基礎(chǔ)”，其結(jié)果仍是字符型數(shù)據(jù)。 9/3/2014 1.4.1 常用運算符 (3) 比較運算符 比較運算符包括： 小于、 = 大于或等于、 大于、 不等于。如 =2487，其結(jié)果是邏輯值， TRUE或 FALSE。 (4) 引用運算符 引用運算符也稱區(qū)域運算符，用冒號表示。它實際是兩個地址之間的分隔符，表示地址的引用范圍。如 A1： B3，它表示以 A1為左上角， B3為右下角所圍城的矩形的單元格區(qū)域。 9/3/2014 1.4.2 公式的復制 (1) 相對地址 相對地址是用列號和行號直接表示的地址。如 A1、 B6、 H30等。 如果把某個單元格中的公式移到另一個單元格時，在原單元格內(nèi)公式中的地址在新單元格中保持不變。 如果復制單元格中的公式，在復制的新單元格中，公式中的地址將作相應的變化。 如 C1單元格的公式是 =A1+B2，如果把 C1單元格公式移到 C2， C2單元格公式仍是 =A1+B2。 若把 C1單元格公式復制到 C2， C2單元格中的公式會變成 =A2+B3。這是由于把 C1單元格公式復制到 C2單元格的過程中，行號加了 1，由此引起公式中的行號也自動加 1。若將 C1單元格公式復制到 E5單元格，E5單元格中的公式就是 =C5+D6，列號與行號分別在原來的基礎(chǔ)上加了 C1至 E5的差值。 9/3/2014 1.4.2 公式的復制 (2) 絕對地址 在列號或行號前加 $符號的地址稱絕對地址 它的最大特點是在操作過程中公式中的地址始終保持不變 (3) 混合引用：如 $A3， $A3:B$3。 (4) 跨工作表的地址表示 被引用的工作表名和一個驚嘆號，工作表的單元格地址。 如當前工作表 A3單元格輸入公式 =A1+Sheet2!A2 9/3/2014 1.4.3 輸入公式 公式可直接在單元格中或在編輯欄中輸入 在公式中如需使用函數(shù)，可單擊編輯欄左端框旁的向下箭頭，從彈出的常用函數(shù)列表中選定所需要的函數(shù)。 如果常用函數(shù)列表中沒有所需要的函數(shù)，可單擊“其他函數(shù)”項，屏幕彈出“插入函數(shù)”對話框，再從中選擇所需要的函數(shù)。 輸入數(shù)組公式與輸入單值公式方法基本相同。 首先單擊待輸入公式的單元格，如要求給出多個結(jié)果需單擊待輸入公式的單元格區(qū)域； 然后輸入公式，系統(tǒng)將自動為公式加上大括號 ； 最后按 Ctrl + Shift + Enter 組合鍵結(jié)束操作，計算結(jié)果即顯示在選定的單元格內(nèi)。 9/3/2014 1.4.4 公式插入時的出錯提示 錯誤值的涵義 #！ 輸入或計算結(jié)果的數(shù)值太長，單元格容納不下。 # VALUE！ 使用了錯誤的參數(shù)，或運算對象的類型不對。 # DIV / 0！ 公式中除數(shù)為 0，或引用了空單元格，或引用了包含 0 值的單元格。 # NAME? 公式中使用了不能識別的單元格名稱。 # N /A 公式或函數(shù)中沒有可用的數(shù)值。 # REF！ 單元格引用無效。 # NUM！ 公式或函數(shù)中某一數(shù)字有問題。 # NULL！ 對兩個不相交的單元格區(qū)域引用使用了交叉引用運算符（空格）。 9/3/2014 1.4.4 公式插入時的出錯提示 常見的錯誤 圓括號（）未成對出現(xiàn)，二者缺一。 引用單元格區(qū)域使用了不正確的運算符，應使用冒號（：） 。 缺少必選的參數(shù)，或輸入了多余的參數(shù)。 在函數(shù)中使用嵌套函數(shù)不符合要求。 引用工作簿或工作表的名稱中含有非字母字符，但未加單引號。 外部引用缺少工作簿名稱和路徑。 公式中輸入數(shù)字不應加格式，如 $1,000，應輸入 1000，不應帶貨幣符號和千分位點。 9/3/2014 1.4.5 函數(shù)的使用 Excel 函數(shù)即是預先定義，執(zhí)行計算、分析等處理數(shù)據(jù)任務(wù)的特殊公式 數(shù)據(jù)庫函數(shù)：用于對存儲在列表或數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行分析。 日期與時間函數(shù)：在公式中分析和處理日期值和時間值。 工程函數(shù)：對數(shù)值進行各種工程上的運算和分析。 財務(wù)函數(shù)：對數(shù)值進行各種財物的運算。 信息函數(shù)：用于確定保存在單元格的輸入類型。 邏輯函數(shù)：用于進行真假值判斷或者進行復核檢查。 查找和引用函數(shù)：對指定的單元格、單元格區(qū)域返回各項信息或運算結(jié)果。 數(shù)學和三角函數(shù)：處理各種數(shù)學運算。 統(tǒng)計函數(shù)：對數(shù)值進行統(tǒng)計和分析。 文本和數(shù)據(jù)函數(shù)：對文字串和數(shù)字進行各種運算和操作。 外部函數(shù)：使用加載項提供自定義命令或自定義功能的補充程序 9/3/2014 1.4.6 函數(shù)參數(shù) 常量 邏輯值 數(shù)組 錯誤值 單元格引用 嵌套函數(shù) 名稱和標志 9/3/2014 1.4.7 函數(shù)的輸入 （ 1）手工輸入函數(shù) （ 2）使用“插入函數(shù)”輸入 （ 3）在公式中輸入函數(shù) 公式“ =B2-B5/(SUM(C4:D6)*24)+86” 1）在編輯欄中鍵入“ =B2-B5/(”。 2）單擊編輯欄中“插入函數(shù)”按鈕，在彈出的對話框中選擇函數(shù) SUM，然后在 number1框中輸入C4:D6或在工作表中選取該區(qū)域，最后單擊“確定”按鈕。這是我們會發(fā)現(xiàn)編輯欄中的公式已變成“ =B2-B5/(SUM(C4:D6)”。 3）在該公式后鍵入“ *24)+86”,最后按下回車鍵即可。 9/3/2014 1.4.8 常用函數(shù) 求和函數(shù) SUM（） 平均值函數(shù) AVERAGE（） 最大值函數(shù) MAX（）、最小值函數(shù) MIN（） 條件函數(shù) IF（） 例如： IF（ A1A3， 10%， 20%）如果 A1A3，得到的是 10%，如果 A1A3得到的是 20%。 邏輯與函數(shù) AND（）