團隊簡報

第四單元 團隊簡報 學習目標 了解團隊簡報的概念，了解團隊簡報的目的，了解影響團隊簡報效果的因素，掌握提高溝通效果的方法。 掌握抓住聽眾心理的技巧，掌握分析聽眾狀況的方法。 掌握提問的方法與技巧，掌握展開討論的方法，了解如何布置簡短的活動，了解如何運用各種輔助手段。 了解團隊簡報的準備要點，了解設計和開發(fā)團隊簡報的方法，掌握團隊簡報的時間及規(guī)劃方法。 掌握有效溝通的方法，掌握團隊報告中與聽眾建立良好關系的技巧，掌握消除緊張的方法。 第十一章 團隊簡報 作用 目的 問題 效果 一、作 用 團隊簡報是組織溝通與交流的一種機制，是團隊介紹情況的工具。 保證信息流傳遞； 提供反饋有效渠道； 創(chuàng)造團隊討論機會。 二、目 的 想對誰說； 想說服人們做什么事； 想告訴人們如何考慮問題； 想讓人們接受新思想、新方法； 想介紹一些技術信息； 想決定采取何種行動，決定由誰去執(zhí)行； 想讓人們反饋他們的意見； 想讓人們坦言自己的見解和介紹自己的經驗。 三、問 題 與聽眾無關。 向人們灌輸信息，不知道聽眾是否理解、是否在聽。 四、效 果 單向通道的溝通模式 ：發(fā)送者到接收者 雙向通道的溝通模式 ：增加反饋，提高溝通效果，陳述者必須開通一條雙向交流渠道。 雙向溝通和交流 發(fā)送者 接收者 信息流 選擇言辭 想法 分析含義 決定如何響應 反饋 第十二章 分析聽眾 抓住心理 分析聽眾狀況 一、抓住心理 運用視覺輔助手段； 提問； 布置一些小任務或活動； 讓聽眾明白對我們有何意義； 經常做階段性小結； 采用清晰的結構使聽眾便于掌握 二、分析聽眾狀況 多少人？ 哪些人？ 他們對主題有多少了解？ 他們?yōu)槭裁磥韰⒓樱?他們希望從陳述中獲得什么？ 他們將在簡報之后做什么？ 他們有什么成見？ 有什么特殊需要？ 第十三章 抓住聽眾 提 問 展開討論 布置簡短的活動 運用輔助的視覺手段 散發(fā)資料 讓聽眾明白 “ 這對對我們有何意義 ” 經常做階段性小結； 采用清晰的結構使聽眾便于掌握 一、提 問 作用 ：檢查知識、檢查理解程度、尋求信息、引發(fā)討論、激發(fā)思考、獲得反饋。 規(guī)律 ：大多數(shù)人不會拒絕；促使人們開動腦筋。 問題類型 ：開放式（你怎樣看待）；封閉式（懂了嗎？）；自問自答。 提問運用 ：掌握時機，不能濫用。 二、展開討論 明確目的 規(guī)定時間 不要走題 提問引導。 三、簡短的活動 頭腦風暴：充分參與、 無任何限制 配對或小組活動：目的明確、任務簡單 使大家能積極參與 每個人暢所欲言 調節(jié)氣氛 不聚焦于演講者個人 四、視覺輔助 突出關鍵論點 給出更多信息 信息更清楚 吸引注意力 增加興趣 投影膠片 幻燈片 計算機演示 活動掛圖展示板 第十四章 會議準備 講話長短 報告準備 報告安排 資料與視覺輔助手段 會務和其他 一、講話長短 講話與交流比例依據(jù)目的而定。 傳達信息講話分量重些； 需要協(xié)商、討論，大部分時間用于交流。 二、報告準備 確定簡報的核心內容； 盡量使內容簡明扼要； 自行準備材料。 三、報告安排 方法 時間安排 規(guī)劃 四、資料與視覺輔助手段 會議材料 投影膠片 幻燈片 基于計算機的團隊簡報 展示表或展示板 五、會務和其他 人員 場地 通知 材料 設備等 第十五章 團隊報告 有效溝通 選擇用詞；形體語言。了解聽眾；歸納小結。 關系良好 減少障礙；目光接觸。 充滿信心 避免緊張。 吸取經驗 寫下感想，征求意見，做出總結，準備下次。 一、是非題 溝通中所獲信息主要來自于言語交流，少部分來自身體語言。 在團隊交流的過程中，其中最重要的是傾聽。 二、單項選擇題 1. 在團隊簡報時，如果想展開討論，首先必須（ ）。 A 明確討論的目的 B規(guī)定討論的時間 C鼓勵提出意見 D確定討論的人員 單項選擇題 2. “小張，我一點也不同意這種觀點，但是，我能理解你，我們的意見出現(xiàn)分歧是有原因的 ” ，小李的這段話并沒有得到小張的回應，根據(jù)這種情況，小李和小張之間的交流過程是（ ）。 雙向的 有效的 無效的 完整的 四、案例分析題 陳兵前不久剛被提拔為車間副主任，主管車間的后勤工作。盡管他以前從來沒有做過類似的工作，但公司領導非常信任他的能力，認為這對他來說是一個不錯的鍛煉機會。 由于生產規(guī)模的擴大，陳兵所在的車間去年從公司搬了出去，搬到了離公司兩公里遠的新位置辦公。廠房和設備都是新的，但一些配套設施還不是非常完善。這不，由于最近一段時間定貨量的上升，車間新雇傭了許多臨時工，車間原有的食堂已經不能滿足使用，必須盡快對食堂進行擴建。 公司領導讓陳兵負責食堂擴建的工作。這使得他非常忙碌。陳兵準備在本周四的下午召開車間人員參加的會議，就食堂擴建工作進行匯報并征詢大家的意見。主要的問題有兩點，一是擴建食堂必須占用現(xiàn)有的停車場，這會使本來就緊張的停車場更加不夠使用，給車間的人員帶來比較大的麻煩；另外一點是，食堂擴建之后勢必需要增加更多的服務人員，如果從車間各部門抽調，可能會影響現(xiàn)有的人員配備情況，這需要得到各部門的大力支持；如果從外部重新招聘，則會增加車間的開支和成本，影響到已經做好的年度預算。 這個會議定在周四下午召開，主要參加人員包括車間各部門的領導、車間黨政工團的負責人、各班組長以及有條件參加的車間工人。陳兵已經準備好了在會上的發(fā)言和所要討論的問題。他還需要思考的問題是是否需要邀請公司相關領導參加這個會議？對于參加會議的人來說，需要他們做出怎樣的決定？ 知識點： 團隊簡報的概念 團隊簡報的目的 影響團隊簡報效果的因素 團隊簡報中的準備工作 案例二 車間原有的食堂已經不能滿足使用，必須盡快對食堂進行擴建。公司領導讓新任車間副主任陳兵負責食堂擴建的工作。這使得他非常忙碌。陳兵準備在本周四的下午召開車間人員參加的會議，就食堂擴建工作征詢大家的意見。 為了取得有效的會議結果，首先必須贏得車間主任老王的支持。老王任主任的時間非常長，在車間從來都是說一不二，因此，只要他認可了，其他人即使有不同的意見，也好商量。在以前的匯報中，老王一直強調車間預算有限、經費比較緊張，但是他也承認食堂必須擴建，關鍵是怎樣能夠減少和利用現(xiàn)有的資源，在盡量節(jié)約的前提下辦事。 主任如果不支持，這個食堂擴建項目就不可能獲得成功。盡管他目前還沒有大力鼓吹和支持，但是老王從來不是一個固執(zhí)的人。只要有相關的能夠說明事實的數(shù)據(jù)、有來自廣大群眾的呼聲，獲得他的支持還是比較容易的事。 獲得群眾支持是相對比較容易的，因為食堂擴建直接牽涉到他們的切身利益。不用太多的理由，他們都知道并且都深受其中之苦。如果說擴建食堂可能會影響到他們的停車問題，估計他們也會做出選擇和取舍，畢竟吃飯是更重要的事。但是，也必須告訴他們停車場的問題也在車間的考慮當中，在不遠的將來一定會得到解決。 對參加會議的各方面情況和人員情況分析完成之后，陳兵就需要準備會議中相關的資料了。他必須使大家在參加會議的過程中能夠暢所欲言、能夠積極提出有價值的建議。另外，他還必須想到怎樣使用比較風趣和幽默的語言來召開這次會議，畢竟，下午人們是會犯困的，必須采用各種方法提高大家參與的積極性。 知 識 點： 團隊簡報的準備 分析聽眾 抓住聽眾注意力的方法 案例三 劉總準備在銷售團隊的會議上發(fā)表簡短的演講，演講的目的是尋求到有效開拓產品市場的方法。這就需要告訴參加會議的人員最近公司產品銷售方面的一些信息，同時提出如何開拓市場的問題供大家討論，最后能夠得到一些可行的推廣方案。 劉總已經準備好了演講的材料，這些材料有書面文字材料，包括產品銷售的數(shù)據(jù)和一些關鍵的報表，為了更加直觀和形象，劉總還將講座中的一些內容準備成 ppt文檔。 為了取得更好的結果，劉總在會議召開之前仔細地對將要參加會議的人進行了充分的了解和分析，因為他需要對參加會議的成員有更清楚的了解，這樣在演講和召開會議的過程中就可以能夠更加具有針對性。他分析了一下參會人員的知識背景以及各自的性格特點，他認為在了解這些信息的基礎上，他就可以在演講過程中取得聽眾的有效反饋。 會議開始后，劉總首先對他所演講的內容做了一些介紹，隨后又介紹了這次會議的目的和時間安排。由于沒有很好地把握好，這個介紹的過程時間有點長，下面的聽眾中有人就開始竊竊私語，有的人低下頭想別的事情，這種情形讓劉總很不高興。他覺得需要發(fā)放一些能夠引起大家興趣的資料，隨后就把事先準備好的資料散發(fā)下去，隨后接著講資料中所涉