辦公室管理形成性考核冊(cè)答案78100.doc

辦公室管理形成性考核冊(cè)答案指引(2015、9)辦公室管理作業(yè)1（第一、第二章）一、單選選擇題 1、B 2、D 3、A 4、C 5、A 6、A 7、D 8、C 9、B 10、A二、判斷題 1.V 2.V 3.V 4.V 5.X 6.X 7.V 8.V 9.V 10.X三、簡(jiǎn)答題1、簡(jiǎn)答辦公室的主要特點(diǎn)。P5（說(shuō)明：這表示要參考教材第5頁(yè)的內(nèi)容，下同）2、談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。P83、簡(jiǎn)述辦公室設(shè)備使用規(guī)范。P164、 簡(jiǎn)述在儲(chǔ)藏間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的注意事項(xiàng)。P20辦公室管理作業(yè)2（第三、第四章）一、設(shè)計(jì)題調(diào)研工作大體上可分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段和完成階段，請(qǐng)對(duì)調(diào)研工作的三個(gè)階段進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)。 P34二、案例分析題*示例分析秘書(shū)李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈、有條不紊，同時(shí)她也主動(dòng)清潔整理自己常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、飲水機(jī)、檔案柜、公用書(shū)架等。每當(dāng)她看到復(fù)印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺(tái)，廢紙桶滿(mǎn)了沒(méi)人倒，都及時(shí)做些清潔整理工作，以維護(hù)辦公環(huán)境的整潔。秘書(shū)小王每天都認(rèn)真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書(shū)器、文件夾以及專(zhuān)用電話(huà)等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護(hù)公用區(qū)域，也常將公用資源如電話(huà)號(hào)碼本、打孔機(jī)、檔案夾等鎖進(jìn)自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。秘書(shū)小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺(tái)布滿(mǎn)灰塵，辦公桌上堆得滿(mǎn)滿(mǎn)當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤(pán)污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪(fǎng)客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒(méi)有管理清楚，更無(wú)暇顧及他處。*點(diǎn)評(píng)：通過(guò)上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序，直接對(duì)組織的形象和績(jī)效產(chǎn)生一定的影響。一個(gè)良好的工作環(huán)境，有利于組織的對(duì)外形象塑造，有利于提高秘書(shū)的工作效率?？梢?jiàn)，李敏符合要求；小王的工作存有誤區(qū)；小劉工作不合要求。*工作程序加強(qiáng)對(duì)日常環(huán)境的管理，營(yíng)造一個(gè)令人神靜心怡的工作環(huán)境，是公司秘書(shū)一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，也是一份責(zé)任和義務(wù)。秘書(shū)對(duì)日常環(huán)境的管理包括3個(gè)方面的內(nèi)容，即個(gè)人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室的環(huán)境管理，日常公務(wù)活動(dòng)區(qū)的環(huán)境管理。1.保持你所參與的公共區(qū)域整潔(1)要保持上司會(huì)客室和會(huì)議室的清潔，在來(lái)訪(fǎng)客人離開(kāi)及會(huì)議結(jié)束后要及時(shí)通知保潔員進(jìn)行打掃和清理。(2)正確使用并注意維護(hù)復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備，保持周邊的整潔，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題自己動(dòng)手或及時(shí)找人維修。(3)對(duì)文件柜、檔案柜、書(shū)架、物品柜等公用資源要經(jīng)常注意清理，對(duì)報(bào)刊、文件及公用的辦公用品，用后要及時(shí)放歸原處，保持整潔有序。(4)注意發(fā)現(xiàn)在辦公設(shè)備、室內(nèi)光線(xiàn)、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，并及時(shí)提出建議或通知有關(guān)人員進(jìn)行整改。2.保持你的上司的工作環(huán)境的整潔(1)經(jīng)常整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜、書(shū)架、博古架和各種陳設(shè)要保持清潔。(2)每天要定時(shí)開(kāi)窗通風(fēng)，保持空氣的自然清新，并定時(shí)測(cè)溫、測(cè)濕，保持適合上司習(xí)慣的溫度和濕度。(3)經(jīng)上司授權(quán)后，定期對(duì)上司的文件柜進(jìn)行清理，將文件資料歸類(lèi)保管存放，將一些無(wú)用的文件及時(shí)清退或銷(xiāo)毀。(4)對(duì)上司辦公室的花卉、盆景，要及時(shí)澆水、施肥、剪枝，保持其美觀(guān)和生機(jī);對(duì)辦公室內(nèi)的金魚(yú)，要及時(shí)喂食、清排魚(yú)缸內(nèi)的濁物，保持水質(zhì)的清潔。(5)上司接待客人后，要及時(shí)對(duì)煙缸、茶具等進(jìn)行清洗和整理。(6)經(jīng)常對(duì)安全、衛(wèi)生等狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知有關(guān)人員進(jìn)行處理，時(shí)刻保持良好的狀態(tài)。3.整理個(gè)人工作環(huán)境辦公桌是每一位秘書(shū)人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時(shí)，既要使自己感覺(jué)舒適，又要保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環(huán)境，不僅可以提高工作效率，還有助于提升專(zhuān)業(yè)形象，甚至還會(huì)因此而受到同事欣羨的眼光，并成為典范，對(duì)辦公室人際關(guān)系也有意想不到的益處。(1)辦公桌的必備物品及其整理擺放在辦公桌上的物品都應(yīng)是經(jīng)常使用的。比如記錄紙、鉛筆、文件夾、剪刀、訂書(shū)機(jī)、膠水、回形針、信封以及其他一些工作上需要的用品，應(yīng)將它們整齊地?cái)[放在你的辦公桌上。電話(huà)。電腦。參考書(shū)。文具用品盒。文件夾。辦公桌抽屜。(2)整理辦公桌的技巧要想快速治理辦公桌的混亂局面，營(yíng)造出高效率的辦公環(huán)境，可以采取以下5個(gè)步驟：將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方。清理過(guò)期的文件。注意你的電腦顯示器。充分利用辦公空問(wèn)。清理舊的閱讀材料。辦公室管理作業(yè)3（第五、第六章）一、單選選擇題1.A 2.C 3.C 4.C 5.C 6.B 7.D 8.D 9.C 10.C 二、判斷題1. X 2. X 3. V 4.V 5.V 6. V 7.V 8.X 9.V 10.X三、簡(jiǎn)答題1、簡(jiǎn)要回答公文寫(xiě)作的五部曲。 P1052、簡(jiǎn)要回答起草請(qǐng)示的“五步棋”。P1103、簡(jiǎn)述公文校對(duì)工作要求。P127答：可答P127倒數(shù)第6行的內(nèi)容；也可以參考下面的內(nèi)容：首先，要看文稿的標(biāo)題是否準(zhǔn)確，如有的將請(qǐng)示、報(bào)告混淆，通報(bào)、通告混淆等情況；也有時(shí)不注意標(biāo)題中的詞語(yǔ)前后顛倒；文件的標(biāo)題是否缺項(xiàng)（單位加事由加文種）。第二，查看公文發(fā)文字號(hào)中的年份是否用六角號(hào)括起來(lái)的，因?yàn)橐话闳瞬惶⒁膺@些地方，在實(shí)際使用中，這個(gè)括號(hào)的用法可謂是五花八門(mén)，有用方括號(hào)的，有用這種的【】，也有用圓括號(hào)的（）。這都不對(duì)，一定要使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的六角括號(hào)，這才是正確的。第三，在審稿時(shí)遇到文稿有序號(hào)的，一定要全文上下通看一遍，看一看前后序號(hào)的使用有沒(méi)有問(wèn)題，要全文檢查核對(duì)一下，是否前后統(tǒng)一、有無(wú)斷號(hào)、重號(hào)。第四，文稿中數(shù)字方面出錯(cuò)比較常見(jiàn)，如有的文稿開(kāi)頭講說(shuō)有五個(gè)方面，可能后面只講了四個(gè)方面；也有的講話(huà)稿開(kāi)頭說(shuō)講“兩個(gè)問(wèn)題”實(shí)際后面是三個(gè)問(wèn)題；另外有人名字的也要仔細(xì)檢查核對(duì)，是否有差錯(cuò)，人數(shù)是否有出入。第五，文稿中的時(shí)間，即年月日，不論是正文中，還是文末落款處，出現(xiàn)這種時(shí)間就要認(rèn)真審核是否有誤，特別是每年的年初，這個(gè)時(shí)段的文稿在年份上最容易出錯(cuò)，一不留神就會(huì)弄錯(cuò)，所以一定要記得核對(duì)。第六，注意文中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在公文文稿中，對(duì)于常用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)通常情況下也是有統(tǒng)一的規(guī)定，按照規(guī)范要求，在公文中正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。常見(jiàn)的錯(cuò)誤主要表現(xiàn)為：有的文件以“為?！睘殚_(kāi)頭，這里的句號(hào)應(yīng)該為逗號(hào)。有的在“第一”、“首先”等序號(hào)后邊該用逗號(hào)的用了頓號(hào)，有的在序號(hào)加括號(hào)如（1）（2）后邊不該再加標(biāo)點(diǎn)的加了頓號(hào)。還有不注意標(biāo)點(diǎn)的人一逗到底；也有在修改時(shí)只修改文字，沒(méi)有注意到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。第七，文稿中的錯(cuò)別字。在公文文稿中，如果出現(xiàn)錯(cuò)別字，在這種情況下，將會(huì)影響公文的嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性。撰寫(xiě)公文文稿要一絲不茍，完稿之后需要進(jìn)行審核。在文字輸入方面，五筆、拼音應(yīng)用比較廣泛，在用五筆進(jìn)行輸入時(shí)，通常情況下容易產(chǎn)生形狀相似的錯(cuò)字，而用拼音輸入法則容易產(chǎn)生同音別字。在審稿時(shí)要有針對(duì)性的進(jìn)行審核，以提高工作效率。第八，有的固定語(yǔ)句一般都是觀(guān)點(diǎn)性的，所以使用必須準(zhǔn)確，審稿時(shí)要特別留心；另外要看的是文章的首尾是否呼應(yīng)；標(biāo)題和結(jié)尾用語(yǔ)是否對(duì)應(yīng)，例如請(qǐng)示的結(jié)尾要對(duì)應(yīng)“請(qǐng)批復(fù)”，報(bào)告的結(jié)尾要對(duì)應(yīng)“請(qǐng)審示”等等。第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、專(zhuān)業(yè)名詞、計(jì)量單位、技術(shù)術(shù)語(yǔ)（遇有不確定的，要請(qǐng)教或咨詢(xún)有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員）、符號(hào)等是否準(zhǔn)確。第十，公文的紙張尺寸、字體字號(hào)、字距行距等排版格式是否符合規(guī)范要求，在審核過(guò)程中，需要通篇看一看文中是否存在不符合規(guī)范的地方。在有的文稿中，同一級(jí)小標(biāo)題的字體、段落間行距出現(xiàn)不一致的情況，這種情況是復(fù)制文件的過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)文件格式進(jìn)行調(diào)整造成的。所以說(shuō)審稿不能急于求成，要靜下心來(lái)，不厭其煩。否則一旦疏忽大意，出現(xiàn)差錯(cuò)，便會(huì)帶來(lái)不可挽回的后果。4、 簡(jiǎn)答電子公文處理過(guò)程的五個(gè)環(huán)節(jié)。P143辦公室管理作業(yè)4（第七、第八章）一、填空題常用禮貌用語(yǔ)七字訣：與人相見(jiàn)說(shuō)“您好” 問(wèn)人姓氏說(shuō)“貴姓” 問(wèn)人住址說(shuō)“府上”仰慕已久說(shuō)“久仰” 長(zhǎng)期未見(jiàn)說(shuō)“久違” 求人幫忙說(shuō)“勞駕”向人詢(xún)問(wèn)說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)” 請(qǐng)人協(xié)助說(shuō)“費(fèi)心” 請(qǐng)人解答說(shuō)“請(qǐng)教”求人辦事說(shuō)“拜托” 麻煩別人說(shuō)“打擾” 求人方便說(shuō)“借光”請(qǐng)改文章說(shuō)“斧正” 接受好意說(shuō)“領(lǐng)情” 求人指點(diǎn)說(shuō)“賜教”得人幫助說(shuō)“謝謝” 祝人健康說(shuō)“保重” 向人祝賀說(shuō)“恭喜”老人年齡說(shuō)“高壽” 身體不適說(shuō)“欠安” 看望別人說(shuō)“拜訪(fǎng)”請(qǐng)人接受說(shuō)“笑納” 送人照片說(shuō)“惠存” 歡迎購(gòu)買(mǎi)說(shuō)“惠顧”希望照顧說(shuō)“關(guān)照” 贊人見(jiàn)解說(shuō)“高見(jiàn)” 歸還物品說(shuō)“奉還”請(qǐng)人赴約說(shuō)“賞光” 對(duì)方來(lái)信說(shuō)“惠書(shū)” 自己住家說(shuō)“寒舍”需要考慮說(shuō)“斟酌” 無(wú)法滿(mǎn)足說(shuō)“抱歉” 請(qǐng)人諒解說(shuō)“包涵”言行不妥“對(duì)不起” 慰問(wèn)他人說(shuō)“辛苦