檔案數(shù)字化專題講座.ppt

1,檔案數(shù)字化專題講座,廣州市檔案局 技術(shù)處 2016年6月,2,規(guī)定、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范（檔辦發(fā)20147號） 廣東省檔案數(shù)字化安全管理指南（粵檔發(fā)201332號） 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T31-2005） 紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)量規(guī)范（DBJ440100T 772010）,3,規(guī)定、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),數(shù)字檔案室建設(shè)指南（檔發(fā)20144號） 數(shù)字檔案館建設(shè)指南（檔辦2010116號) 數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法（檔辦發(fā)20146號） 電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）,4,目錄,目標(biāo)、任務(wù) 紙質(zhì)檔案數(shù)字化 電子文件歸檔 新形勢、新挑戰(zhàn),5,目標(biāo)、任務(wù),到2018年，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)量比2010年翻兩番（國家局） 從2018年起，縣級以上綜合館接收檔案進(jìn)館須同步接收電子（數(shù)字）版（省局） 2018年50%單位建成數(shù)字檔案室（省局） 2018年底有移交進(jìn)館任務(wù)的單位，進(jìn)館范圍的室藏傳統(tǒng)載體檔案100%數(shù)字化,6,紙質(zhì)檔案數(shù)字化,加工方式：自主加工、外包加工 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理 國內(nèi)合法登記注冊的企業(yè)或事業(yè)單位 業(yè)務(wù)范圍檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理（國家局，與新商事登記沖突） 縣級以上檔案行政管理部門備案登記（省局） 五年內(nèi)無檔案安全事故、泄密事件等（省局） 股東及工作人員必須為中國境內(nèi)公民 工作人員無犯罪記錄證明、簽保密承諾書,7,紙質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化場所的安全管理 獨(dú)立空間、配檔案裝具、防火防盜防潮等 視頻監(jiān)控，保存不少于6個(gè)月 封斷所有加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能 掛牌上崗，物品存專用儲物柜，不得帶非工作用的手機(jī)、相機(jī)、移動存儲介質(zhì)進(jìn)入現(xiàn)場 嚴(yán)禁在加工場所喝水、進(jìn)食，嚴(yán)禁擅自將加工場所的物品帶離,8,紙質(zhì)檔案數(shù)字化,設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)的安全管理 加工設(shè)備必須封閉USB、紅外線、藍(lán)牙等信息輸出端口 使用正版軟件，不安裝與加工無關(guān)軟件 數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo) 加工中使用的硬盤、移動存儲介質(zhì)在數(shù)字化工作完成后必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀 加工設(shè)備和存儲介質(zhì)送外維修必須報(bào)檔案部門書面審批，并由檔案部門人員現(xiàn)場監(jiān)督,9,紙質(zhì)檔案數(shù)字化,檔案實(shí)體的安全管理 涉密檔案要篩除（國家局），涉密檔案不得委托外部機(jī)構(gòu)個(gè)人加工（省局），涉密加工資質(zhì) 分批調(diào)檔，做好檔案實(shí)體交接的清點(diǎn)、核對，防止檔案丟失 加工過程不得損毀檔案，破損的檔案要修復(fù) 正在加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜,10,紙質(zhì)檔案數(shù)字化,紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DAT 312005 黑白、彩色，分辨率大于等于100dpi，需OCR識別的200dpi，圖像處理（保持原貌，糾偏、去黑邊、去污、拼接），掛接、關(guān)聯(lián)，質(zhì)檢5%以上、合格率95%以上，備份（3套制） 彩色300dpi，無損壓縮TIFF格式（國家局征求意見）,11,紙質(zhì)檔案數(shù)字化,紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)量規(guī)范 廣州市地方技術(shù)規(guī)范 DBJ440100T 772010 彩色，分辨率大于等于300dpi，加工自檢100%、驗(yàn)收宜按10%抽檢，重要檔案抽檢合格率宜大于等于97%,12,電子文件歸檔,電子檔案的法律效力 與紙質(zhì)檔案一樣，歸檔前有效力歸檔后就有效力 電子簽名、電子印章（是否手動蓋章、簽名） 電子簽名法（人身關(guān)系、不動產(chǎn)、停公共服務(wù)例外） 雙套制（過渡策略？） 電子檔案是原件，紙質(zhì)版是復(fù)制件 電子文件歸檔的內(nèi)容，電子文件原文（驗(yàn)證信息、修改痕跡）、版式文件（PDF、CEB）、掃描件（如需要）、元數(shù)據(jù),13,電子文件歸檔,電子文件與電子檔案 區(qū)別 電子文件生成方式：系統(tǒng)（OA、業(yè)務(wù)系統(tǒng)）、加工（掃描及OCR、拍照、采集） 電子文件特性：非直讀性和依賴性（易失效）、信息的游動性和共享性（易復(fù)制）、易操作性（易修改）、復(fù)雜性（多格式、多版本、分開存儲）,14,電子文件歸檔,電子文件的類型格式（非全部） 文本文件：歸檔通用格式（XML、RTF、TXT），常用格式（DOC、WPS） 圖像文件：JPEG、TIFF 版式文件：PDF、CEB 音頻文件：MP3、WAV 視頻文件：AVI、MPEG,15,電子文件歸檔（三性檢測）,準(zhǔn)確性原則（真實(shí)性原則） 真實(shí)性指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致 完整性原則 完整性指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損 可用性原則（有效性原則） 文件完好也會因版本太舊而失效，錄像帶 安全性原則 通過檢測，確保文件不帶有病毒及木馬等惡意代碼,16,準(zhǔn)確性原則（真實(shí)性原則）,1972年2月21日毛澤東會見來華訪問的美國總統(tǒng)尼克松,17,電子文件歸檔,準(zhǔn)確性 與紙質(zhì)檔案一樣，需通過技術(shù)手段和管理制度予以保證，權(quán)限管理、數(shù)字證書等手段 完整性 包括歸檔記錄單位真實(shí)全貌的全部電子檔案，電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損 可用性 長期保存系統(tǒng)，格式轉(zhuǎn)換（信息損失）盡量保證長期可讀，使用通用標(biāo)準(zhǔn)（PDF/A），存儲載體選擇，本地備份、異地備份，數(shù)據(jù)遷移,18,可用性原則（有效性原則）,例子 1975年能夠讀取美國1960年人口普查數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)僅有2臺；目前，100萬份美國越戰(zhàn)檔案的計(jì)算機(jī)索引已經(jīng)無法讀?。幻绹鴩矣詈骄肿?958年以來的多數(shù)研究報(bào)告正不斷受到威脅。 早期的超星文件格式 早期WPS、LOTUS-123文件格式,19,電子文件歸檔,電子文件的歸檔方式 邏輯歸檔：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行、不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。 物理歸檔：把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件以網(wǎng)絡(luò)傳輸或介質(zhì)傳遞方式移交給檔案部門的過程，歸檔前后電子文件的存儲位置發(fā)生改變。以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式進(jìn)行的歸檔稱在線歸檔，以介質(zhì)傳遞方式進(jìn)行的歸檔稱離線歸檔。 電子文件歸檔的文件格式,20,電子文件歸檔,電子文件的準(zhǔn)確性（真實(shí)性）、完整性、可用性和安全性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)。 電子文件保管信息系統(tǒng)的安全保護(hù)等級共分五級：,21,電子文件歸檔,電子檔案管理的安全策略 物理隔離技術(shù)措施：網(wǎng)絡(luò)隔離措施，如掃描加工網(wǎng)絡(luò)與檔案管理系統(tǒng)使用的網(wǎng)絡(luò)不能有物理連接、涉密信息網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)不能有物理連接，黑客威脅無處不在，美國國防部、NASA都無法杜絕。離線備份 數(shù)據(jù)管理安全措施：合理設(shè)置系統(tǒng)操作人員權(quán)限，系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)權(quán)與數(shù)據(jù)管理權(quán)分離、數(shù)據(jù)管理權(quán)與數(shù)據(jù)操作權(quán)分離。,22,電子文件歸檔,數(shù)據(jù)備份 電子文件歸檔與管理規(guī)范規(guī)定：把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對已加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。 歸檔電子文件脫機(jī)備份在實(shí)際工作中容易被忽視。,23,電子文件歸檔,電子檔案的有效性保證 每年對電子文件進(jìn)行一次檢查登記，如不兼容，進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。 對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%。