淺析會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)初始化的問題.doc

淺析會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)初始化的問題 一、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)初始化內(nèi)容會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)初始化是指企業(yè)在預(yù)備實(shí)施會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)時(shí)，對(duì)具體財(cái)務(wù)軟件投入使用前的初始設(shè)置，相當(dāng)于手工賬下的建賬工作。初始化分為系統(tǒng)初始化與模塊初始化兩大類，財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)初始化實(shí)施中應(yīng)了解會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)，注意初始化的關(guān)鍵點(diǎn)、回避常規(guī)錯(cuò)誤，最終高質(zhì)量完成系統(tǒng)初始化工作。二、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)初始化主要問題系統(tǒng)級(jí)初始化包括新建賬套、編碼規(guī)則、人員分工與授權(quán)、科目設(shè)置、輔助核算項(xiàng)目，以及部門往業(yè)單位基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入等內(nèi)容，下面重點(diǎn)分析在各環(huán)節(jié)初始化過程中常見的主要問題。1.新建賬套參數(shù)選擇問題。新建賬套是一個(gè)流程化操作過程，包括許多控制參數(shù)設(shè)置，如選擇行業(yè)性質(zhì)、會(huì)計(jì)科目體系、本位幣、管理分類等。所有的參數(shù)設(shè)置應(yīng)按照公司的實(shí)際情況進(jìn)行，如供應(yīng)商是否分類、客戶是否分類、是否外幣核算等等信息，一旦選擇就決定以后的工作設(shè)置，并影響相關(guān)生成所有賬簿格式。 2.編碼規(guī)則設(shè)置問題。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用代碼，如會(huì)計(jì)科目編碼、人員編碼、部門編碼、往來單位編碼等等，既體現(xiàn)規(guī)范性又能提高數(shù)據(jù)輸入速度。編碼通常用阿拉伯?dāng)?shù)字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數(shù)段，每一段設(shè)有固定的位數(shù)表示不同層次。以科學(xué)設(shè)置會(huì)計(jì)科目為例，實(shí)施人員通常將會(huì)計(jì)科目編碼規(guī)則設(shè)置為：4-2-2-2-2結(jié)構(gòu)，其中第一個(gè)“4”表示總賬科目，第二個(gè)“2”表示二級(jí)明細(xì)科目，第三個(gè)“2”表示三級(jí)明細(xì)科目。會(huì)計(jì)科目體系原則上設(shè)置確認(rèn)后其代碼結(jié)構(gòu)就無法再改變，若要修改科目結(jié)構(gòu)只能通過再次建賬，而重新建賬將丟失已完成的大量初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。 會(huì)計(jì)科目編碼時(shí)需要遵循如下原則：（1）系統(tǒng)性原則。財(cái)政部已統(tǒng)一制定的各行業(yè)會(huì)計(jì)制度中都系統(tǒng)定義了總賬科目及部分二級(jí)科目的名稱和科目編碼，其中總賬科目編碼長度默認(rèn)為“4”，因此設(shè)定總賬科目編碼時(shí)必須符合財(cái)政部門制定的會(huì)計(jì)制度中的有關(guān)規(guī)定。（2）唯一性原則。每一個(gè)科目代碼對(duì)應(yīng)于一個(gè)唯一會(huì)計(jì)科目，不允許出現(xiàn)重復(fù)的科目編碼與會(huì)計(jì)科目。（3）可擴(kuò)展性原則。二級(jí)明細(xì)科目選擇2位共包含了01-99編碼范圍，因?yàn)槊骷?xì)科目的代碼范圍通常以所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個(gè)數(shù)來確定。例如，“銀行存款”科目通常以開戶銀行及賬號(hào)為明細(xì)科目，從幾個(gè)至二、三十個(gè)；再如，“主營業(yè)務(wù)收入”、“主營業(yè)務(wù)成本”、“管理費(fèi)用”等總賬科目下二級(jí)明細(xì)科目通常不會(huì)超過九十九個(gè)，所以“2”位代碼能滿足以后增添同級(jí)科目的需求，具有擴(kuò)展性與靈活性。3.人員崗位及權(quán)限設(shè)置問題。會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范中指出企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過程中，可以根據(jù)內(nèi)部牽制原則和本單位的實(shí)際工作需要設(shè)立必要的會(huì)計(jì)電算化崗位。通常大中型企業(yè)和應(yīng)用大規(guī)模會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的單位一般可設(shè)立電算化主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析、檔案管理等基本崗位；中小企業(yè)可應(yīng)遵循“不相容職務(wù)相分離”原則由會(huì)計(jì)主管兼任電算化主管和審核記賬崗位，由會(huì)計(jì)人員任操作崗和電算維護(hù)崗，單獨(dú)設(shè)立出納員崗位。 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中添加操作人員很簡單，但對(duì)人員進(jìn)行授權(quán)是件系統(tǒng)化的事情。系統(tǒng)中將用戶權(quán)限分為模塊級(jí)、功能級(jí)、數(shù)據(jù)級(jí)、金額級(jí)等多種層級(jí)。例如賬套主管具有所有操作權(quán)限（模塊級(jí)）；會(huì)計(jì)核算崗授權(quán)時(shí)根據(jù)職務(wù)相分離與內(nèi)控制度，授以總賬模塊（模塊級(jí)）下憑證填制、修改、查詢等（功能級(jí)）權(quán)限，將與出納相關(guān)的“銀行對(duì)賬”、憑證中的“出納簽字”、主管相關(guān)的“憑證復(fù)核”等權(quán)限取消；而薪資管理模塊盡管在用戶權(quán)限中授與模塊級(jí)與功能級(jí)權(quán)限，但考慮薪資數(shù)據(jù)的保密性，還可以繼續(xù)細(xì)化授與部門、工資項(xiàng)目等數(shù)據(jù)級(jí)控制權(quán)限；對(duì)于普通業(yè)務(wù)人員可以細(xì)化致數(shù)據(jù)級(jí)、金額級(jí)的控制權(quán)限。考慮財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)私密性原則，所以權(quán)限設(shè)置必須精細(xì)不能簡單粗暴的授與模塊級(jí)權(quán)限。4.會(huì)計(jì)科目設(shè)置問題。會(huì)計(jì)科目設(shè)置內(nèi)容包括科目編碼、科目名稱、科目類型、賬頁格式、外幣核算、余額方向、輔助核算性質(zhì)等。（1）科目輔助賬設(shè)置問題?？颇枯o助核算選項(xiàng)主要用于設(shè)置該會(huì)計(jì)科目是否有輔助核算，目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多元分類核算，相當(dāng)于手工賬中企業(yè)除了總賬、明細(xì)賬之外另設(shè)的輔助賬簿，為企業(yè)提供多樣化的統(tǒng)計(jì)信息。輔助核算選項(xiàng)包括部門核算、個(gè)人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項(xiàng)目核算等等。例如，對(duì)“應(yīng)收賬款”、“應(yīng)付賬款”、“預(yù)收賬款”、“預(yù)付賬款”等往來科目，企業(yè)手工建賬時(shí)通常以客戶或往來單位名稱設(shè)置明細(xì)科目，導(dǎo)致明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大，隨著時(shí)間推移往來單位可多達(dá)成百上千個(gè)，前述的“2”位科目編碼長度難以滿足實(shí)際要求，則要將明細(xì)科目編碼長度增至3位或4位，則其他科目編碼長度受到影響，也會(huì)影響憑證輸入速度，影響科目的簡潔性。為了解決編碼矛盾，理想的解決方案是應(yīng)用往來客戶輔助核算，如選用了輔助核算功能，在編制分錄時(shí)要求必須錄入往來單位關(guān)鍵信息，否則憑證不允許保存。（2）科目參數(shù)選擇問題。會(huì)計(jì)科目其它參數(shù)如外幣、賬頁格式與企業(yè)內(nèi)部管理相關(guān)。例如，單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及外幣則建立科目體系時(shí)應(yīng)將外幣考慮進(jìn)去，系統(tǒng)提供了外幣核算的功能，包含外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的匯率等信息；例如，企業(yè)存貨類科目在賬頁格式中應(yīng)選擇數(shù)量金額式格式。（3）會(huì)計(jì)科目對(duì)憑證填制完整性的影響。憑證填制是日常業(yè)務(wù)處理中的重要環(huán)節(jié)，憑證通過審核、記賬操作后，數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總并登記入相關(guān)賬簿，報(bào)表也可以進(jìn)行取數(shù)，所以憑證填制是重點(diǎn)控制點(diǎn)。填制憑證強(qiáng)調(diào)憑證的正確性、平衡性、完整性，由于憑證由會(huì)計(jì)分錄組成，所以均與會(huì)計(jì)科目設(shè)置有關(guān)。憑證的正確性是指將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)正確分解到相應(yīng)的會(huì)計(jì)賬戶中，要求使用正確的會(huì)計(jì)科目；憑證的完整性是指填制每一筆分錄時(shí)，除了將摘要、會(huì)計(jì)科目、發(fā)生額三要素填寫以外，還需要填寫完整的輔助信息。不同的會(huì)計(jì)科目對(duì)應(yīng)不同的輔助信息。比如“銀行存款工行存款”科目，如果設(shè)置了“銀行賬、日記賬”選項(xiàng)，則填制該分錄時(shí)必須填列所涉及的銀行結(jié)算方式與票號(hào)等輔助信息；如“應(yīng)收賬款”科目設(shè)置了“客戶往來”輔助信息，則編制分錄時(shí)必須填列客戶名稱、日期、業(yè)務(wù)員等信息；如果會(huì)計(jì)科目設(shè)置選擇了數(shù)量金額式賬頁格式，編制分錄時(shí)自動(dòng)轉(zhuǎn)換為數(shù)量金額式格式。 （4）會(huì)計(jì)科目設(shè)置對(duì)賬簿查詢的影響。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中提供了總賬、明細(xì)賬、余額表等按科目查詢功能，也提供供應(yīng)商往來、客戶往來、個(gè)人往來等輔助查詢功能。賬戶查詢與會(huì)計(jì)科目設(shè)置有關(guān)。如果會(huì)計(jì)科目沒有設(shè)置輔助信息，則只能查詢標(biāo)準(zhǔn)的總賬明細(xì)賬、相應(yīng)的輔助賬簿不可以查詢。如銀行存款設(shè)置“銀行賬、日記賬”，則可以查詢銀行日記賬、支票使用情況；如應(yīng)收賬款設(shè)置“客戶往來”選項(xiàng)，那么不僅可以查詢總賬、明細(xì)賬，還可以按客戶分類查詢明細(xì)數(shù)據(jù)；如管理費(fèi)用下的二級(jí)科目設(shè)置了部門核算，不僅可以科目查詢費(fèi)用明細(xì)賬、可以設(shè)置查詢多欄明細(xì)賬，也可以按部門分類查詢明細(xì)數(shù)據(jù)。三、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)模塊初始化主要問題模塊級(jí)初級(jí)化是設(shè)置特定模塊運(yùn)行過程中所需要的參數(shù)、數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)信息。主要內(nèi)容包括：設(shè)置控制參數(shù)、設(shè)置基礎(chǔ)信息、錄入初始數(shù)據(jù)。其中基礎(chǔ)信息與錄入初始數(shù)據(jù)工作量大但比較簡單，下面重點(diǎn)分析模塊級(jí)初級(jí)化控制參數(shù)主要問題。1.總賬模塊初始化控制參數(shù)問題。賬務(wù)處理模塊控制參數(shù)與企業(yè)內(nèi)控制度相關(guān)，如憑證編號(hào)是否自動(dòng)連續(xù)、是否允許操作人員修改他人憑證、出納憑證是否必須經(jīng)過出納簽字、是否對(duì)往來科目實(shí)行赤字提示等等。企業(yè)應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度與內(nèi)部控制制度進(jìn)行靈活設(shè)置。 2.業(yè)務(wù)子系統(tǒng)初始化控制參數(shù)問題。業(yè)務(wù)處理模塊控制參數(shù)與財(cái)務(wù)模塊接口、企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)流程控制相關(guān)，如固定資產(chǎn)模塊中的與賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)賬、業(yè)務(wù)發(fā)生后立即制單等；采購管理模塊中普通業(yè)務(wù)必有訂單、受托代銷業(yè)務(wù)必有訂單、允許超訂單到貨及入庫、啟用受托代銷、啟用代管業(yè)務(wù)等業(yè)務(wù)流程控制。企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際流程與系統(tǒng)流程再造后科學(xué)設(shè)置。 四、結(jié)語會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)操作同其它