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電子文件歸檔工作的幾點(diǎn)思考 電子文件歸檔工作的幾點(diǎn)思考近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善。計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的方方面面，辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)代替以往手工繁雜的辦公行文、來(lái)往函件。文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)。先進(jìn)的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。同時(shí)，每個(gè)文件形成部門(mén)為存儲(chǔ)檔案信息都投入大量的經(jīng)歷，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。因此,為適應(yīng)現(xiàn)代化管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，做好電子文件的歸檔工作，對(duì)電子實(shí)施檔案化管理勢(shì)在必行。一、電子文件難以歸檔的原因與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作；或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來(lái)說(shuō)，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。筆者認(rèn)為，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，摸清信息產(chǎn)生的源頭，并對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作一步步進(jìn)行改革。這樣才會(huì)促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。二、電子文件歸檔方式和模式的選擇?紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的模式有兩種：?（一）開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些日常產(chǎn)生的其它未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)（全宗構(gòu)成者）以定期、不定期的方式編目，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。由專業(yè)檔案部門(mén)對(duì)各個(gè)部門(mén)產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理、保管與存儲(chǔ)。檔案部門(mén)對(duì)歸檔的電子文件提出標(biāo)準(zhǔn)化格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?（二）成立計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)，由其負(fù)責(zé)歸檔，作為電子文件信息的匯集點(diǎn)為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)疑是最佳歸檔途徑之一。如根據(jù)xx公司的組織結(jié)構(gòu)，公司計(jì)算機(jī)與信息管理中心可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立企業(yè)行政信息管理系統(tǒng)，共分為行政、人事管理、企業(yè)策劃三個(gè)子系統(tǒng)；而經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)與綜合業(yè)務(wù)（合同管理與產(chǎn)品銷(xiāo)售）、部門(mén)業(yè)務(wù)（單、多用戶項(xiàng)目）、財(cái)務(wù)可構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。計(jì)算機(jī)與信息管理中心接收上述各部門(mén)相應(yīng)數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)在允許公布的時(shí)間段通過(guò)信息管理中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。?無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。三、建立并執(zhí)行一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子文件歸檔管理制度（一）依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以單位計(jì)算機(jī)與信息管理保管為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。（二）建立電子文件全過(guò)程管理制度電子文件從形成到電子檔案的開(kāi)發(fā)利用，廣泛，環(huán)節(jié)眾多。電子文件形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員等。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，電子文件收集歸檔，必須依靠制度約束。建立電子文件全過(guò)程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，顯得尤為重要。這也是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔部門(mén)與分工、歸檔的方法、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別。抓電子文件歸檔工作，制定機(jī)讀(電子)文件歸檔工作規(guī)定等，都要明確無(wú)誤地分別對(duì)上述區(qū)別做出具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄樣式。同時(shí)還必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案的開(kāi)發(fā)利用活動(dòng)環(huán)節(jié)的保密管理。為了使各部門(mén)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，可在對(duì)電子文件的進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的綜合業(yè)務(wù)管理部、總裁辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)部門(mén)。如將歷年的各部門(mén)單用戶報(bào)告和定制的多用戶（專項(xiàng)）報(bào)告分電子文件歸檔。?與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、綜合業(yè)管管理部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)四者結(jié)合的方法。電子文件形成部門(mén)熟悉各自管理的業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；綜合業(yè)務(wù)管理部門(mén)是全面掌握公司和產(chǎn)品種類(lèi)、部門(mén)業(yè)務(wù)類(lèi)型，負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)管理的部門(mén)；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門(mén)，又可以作為電子文件的形成單位，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。四個(gè)部門(mén)的職能相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，可共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。?（三）將電子文檔管理工作納入公司業(yè)務(wù)管理程序，納入公司各業(yè)務(wù)部門(mén)和職能部門(mén)的職責(zé)范圍及有關(guān)人員的崗位責(zé)任制其目的是使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。體現(xiàn)在部門(mén)檔案的管理工作要做到“三納入”、“四同步”：納入工作規(guī)劃和計(jì)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。四、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式備份保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問(wèn)題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長(zhǎng)時(shí)間，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案貯藏，也能減少檔案的體積。兩種介質(zhì)歸檔的簡(jiǎn)化合一，要經(jīng)過(guò)審慎證證，在萬(wàn)無(wú)一失的情況下實(shí)行，最好以簡(jiǎn)報(bào)、情況報(bào)道類(lèi)，以及信息的實(shí)質(zhì)內(nèi)容已被其它檔案所包含的文件作為簡(jiǎn)化合一的首選目標(biāo)。對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。xx公司從xx年開(kāi)始正式將公司公關(guān)、會(huì)議活動(dòng)的照片和電子版由總裁辦和綜合業(yè)務(wù)管理部作為聲像檔案歸檔張貼和存檔。最近又計(jì)劃在FTP上隨時(shí)輸入電子照片、文章標(biāo)題及摘要，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)饺?，供全體員工共享。經(jīng)如此辦理，一般查詢可利用電子檔案，快捷方便，需查用全文時(shí)可借助電子檔案所提供的索引到FTP上查閱，萬(wàn)一電子檔案被損壞，相應(yīng)的紙制裁檔案還保存完好。同時(shí)，對(duì)電子文件檔案信息采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理；并進(jìn)行用戶確認(rèn)，以確保聲像檔案完整與安全。五、檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫檔案管理人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，自己擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。電子文件歸檔對(duì)檔案部門(mén)、對(duì)電子文件形成部門(mén)都具有現(xiàn)實(shí)意義。檔案部門(mén)在積極參與電子文件檔案化的同時(shí)，應(yīng)和技術(shù)部門(mén)、法律界和文件形成部門(mén)等密切配合，增強(qiáng)他們的檔案管理、檔案法制意識(shí)，共同推進(jìn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開(kāi)展，為電子文件檔案信息資源共享做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。 電子文件歸檔工作的幾點(diǎn)思考近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善。計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的方方面面，辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)代替以往手工繁雜的辦公行文、來(lái)往函件。文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)。先進(jìn)的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。同時(shí)，每個(gè)文件形成部門(mén)為存儲(chǔ)檔案信息都投入大量的經(jīng)歷，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。因此,為適應(yīng)現(xiàn)代化管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，做好電子文件的歸檔工作，對(duì)電子實(shí)施檔案化管理勢(shì)在必行。一、電子文件難以歸檔的原因與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作；或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來(lái)說(shuō)，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。筆者認(rèn)為，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，摸清信息產(chǎn)生的源頭，并對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作一步步進(jìn)行改革。這樣才會(huì)促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。二、電子文件歸檔方式和模式的選擇?紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的模式有兩種：?（一）開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些日常產(chǎn)生的其它未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)（全宗構(gòu)成者）以定期、不定期的方式編目，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。由專業(yè)檔案部門(mén)對(duì)各個(gè)部門(mén)產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理、保管與存儲(chǔ)。檔案部門(mén)對(duì)歸檔的電子文件提出標(biāo)準(zhǔn)化格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?（二）成立計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)，由其負(fù)責(zé)歸檔，作為電子文件信息的匯集點(diǎn)為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)疑是最佳歸檔途徑之一。如根據(jù)xx公司的組織結(jié)構(gòu)，公司計(jì)算機(jī)與信息管理中心可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立企業(yè)行政信息管理系統(tǒng)，共分為行政、人事管理、企業(yè)策劃三個(gè)子系統(tǒng)；而經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)與綜合業(yè)務(wù)（合同管理與產(chǎn)品銷(xiāo)售）、部門(mén)業(yè)務(wù)（單、多用戶項(xiàng)目）、財(cái)務(wù)可構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。計(jì)算機(jī)與信息管理中心接收上述各部門(mén)相應(yīng)數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)在允許公布的時(shí)間段通過(guò)信息管理中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。?無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。三、建立并執(zhí)行一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子文件歸檔管理制度（一）依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以單位計(jì)算機(jī)與信息管理保管為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。（二）建立電子文件全過(guò)程管理制度電子文件從形成到電子檔案的開(kāi)發(fā)利用，廣泛，環(huán)節(jié)眾多。電子文件形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員等。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，電子文件收集歸檔，必須依靠制度約束。建立電子文件全過(guò)程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，顯得尤為重要。這也是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔部門(mén)與分工、歸檔的方法、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別。抓電子文件歸檔工作，制定機(jī)讀(電子)文件歸檔工作規(guī)定等，都要明確無(wú)誤地分別對(duì)上述區(qū)別做出具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄樣式。同時(shí)還必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案的開(kāi)發(fā)利用活動(dòng)環(huán)節(jié)的保密管理。為了使各部門(mén)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，可在對(duì)電子文件的進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的綜合業(yè)務(wù)管理部、總裁辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)部門(mén)。如將歷年的各部門(mén)單用戶報(bào)告和定制的多用戶（專項(xiàng)）報(bào)告分電子文件歸檔。?與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、綜合業(yè)管管理部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)四者結(jié)合的方法。電子文件形成部門(mén)熟悉各自管理的業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；綜合業(yè)務(wù)管理部門(mén)是全面掌握公司和產(chǎn)品種類(lèi)、部門(mén)業(yè)務(wù)類(lèi)型，負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)管理的部門(mén)；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門(mén)，又可以作為電子文件的形成單位，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。四個(gè)部門(mén)的職能相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，可共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。?（三）將電子文檔管理工作納入公司業(yè)務(wù)管理程序，納入公司各業(yè)務(wù)部門(mén)和職能部門(mén)的職責(zé)范圍及有關(guān)人員的崗位責(zé)任制其目的是使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。體現(xiàn)在部門(mén)檔案的管理工作要做到“三納入”、“四同步”：納入工作規(guī)劃和計(jì)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。四、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式備份保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子