《秘書(shū)職能范疇》PPT課件.ppt

第二章 秘書(shū)職能范疇,【教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)】 了解秘書(shū)職能范疇以及辦公事務(wù)輔助、參謀智能輔助、管理協(xié)調(diào)輔助工作的內(nèi)容與目的 。 【教學(xué)內(nèi)容】 第一節(jié) 辦公事務(wù)輔助 第二節(jié) 參謀智能輔助 第三節(jié) 管理協(xié)調(diào)輔助,概說(shuō) 秘書(shū)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，其工作職能必須圍繞著領(lǐng)導(dǎo)工作的需要展開(kāi)。 概括地說(shuō) ，在領(lǐng)導(dǎo)履行職責(zé)、行使職權(quán)所需要的輔助和服務(wù)領(lǐng)域內(nèi)，都屬于秘書(shū)工作的職能范疇。 性質(zhì)： 1、從屬性 2、管理輔助性 3、既有近身綜合輔助的確定性，又有領(lǐng) 導(dǎo)需要差異的選擇性,秘書(shū)職能的三個(gè)方面既有內(nèi)容上的區(qū)別又是相互滲透，其共同目的都是為領(lǐng)導(dǎo)工作有效和有序提供輔助與服務(wù)，以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。,第一節(jié) 辦公事務(wù)輔助,一、辦文,（一）文稿撰擬 （二）文書(shū)運(yùn)行 收文簽收-登記-分辦-傳閱-擬辦-批辦-承辦-催辦-注辦等 發(fā)文交擬-擬稿-審稿-簽發(fā)-復(fù)核-繕印-校 對(duì)-用印-登記-封發(fā) （三）文書(shū)整理，包括文書(shū)收集和檔案歸檔 （四）文獻(xiàn)資料的保管和利用,安排公文運(yùn)行程序，都必須注意以下方面： 1、 程序的有序銜接性 2、 主輔協(xié)同性 3、 運(yùn)作規(guī)范性 4、 文書(shū)運(yùn)行中智能輔助的滲透性 5、 文書(shū)運(yùn)行的反饋性,秘書(shū)學(xué),某單位收文登記薄,秘書(shū)學(xué),二、 辦 會(huì),（一）會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù) 六大原則： 1、質(zhì)量高的工作會(huì)議 2、緩急輕重，安排好議程 3、會(huì)議通知不宜請(qǐng)人轉(zhuǎn)捎口信 4、會(huì)場(chǎng)大小要和與會(huì)人數(shù)相適應(yīng) 5、會(huì)議服務(wù)工作都是為了保證會(huì)議的 順利進(jìn)行 6、重點(diǎn)做好部門(mén)缺席或人員的落實(shí)工作,秘書(shū)學(xué),（二）會(huì)前籌備 （1）確定會(huì)議議題，擬定會(huì)議方案（2）組成會(huì)議籌備班子：接待、秘書(shū)、會(huì)務(wù)、資料、生活、財(cái)務(wù)、保衛(wèi)等（3）安排會(huì)議議程、日程和程序：議題先后、日程安排、主持、報(bào)告、發(fā)言、總結(jié)等安排（4）提名與會(huì)人員（5）辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)（6）發(fā)出會(huì)議通知 （7）編排分組 （8）準(zhǔn)備會(huì)議文件、材料 （9）制作會(huì)議證牌 （10）會(huì)場(chǎng)布置和檢查 （11）辦妥后勤服務(wù)事宜,（三）會(huì)間事務(wù) （1）會(huì)議簽到 （2）安間調(diào)度（3）會(huì)議記錄（4）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（5）會(huì)議選舉 （6）會(huì)議總結(jié)（7）后勤保障 （四）會(huì)后工作 （1）草擬和印發(fā)會(huì)議紀(jì)要（2）清理會(huì)議文件（3）組織會(huì)議代表離會(huì)（4）搞好宣傳報(bào)道（5）會(huì)議工作總結(jié)（6）會(huì)后催辦工作,秘書(shū)學(xué),三 、辦 事,（一）日常事務(wù) 整理領(lǐng)導(dǎo)辦公室、處理電話(huà)、收發(fā)文件、領(lǐng)導(dǎo)工作日程安排、整理機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù)、值班事務(wù)、內(nèi)外溝通、來(lái)客接待,秘書(shū)學(xué),（二）隨機(jī)事務(wù),難以預(yù)測(cè)，不經(jīng)常發(fā)生，如突發(fā)性沖突，災(zāi)變，事故，沖擊。 1、要注重預(yù)防性 2、要注重反應(yīng)的敏銳性 3、要注重整體的配合性 4、要注重輔助地位的制約性 5、要注重溝通的樞紐性,（三）受權(quán)理事,領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作的需要，將自己權(quán)限范圍內(nèi)的事務(wù)，授權(quán)秘書(shū)代表自己去處理。 領(lǐng)導(dǎo)代表 從授權(quán)方式不同可分為三種情況： 1、確定授權(quán) 2、彈性授權(quán) 3、不確定授權(quán),四、網(wǎng)絡(luò)辦公,（一）網(wǎng)絡(luò)辦公的特點(diǎn) 1、高效管理 2、規(guī)范管理 3、跟蹤管理 4、知識(shí)管理 5、更新靈活 6、成本低廉,（二）網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu) 1、公文管理 2、郵件管理 3、日程管理 4、檔案管理 5、日常管理 6、會(huì)議管理 7、系統(tǒng)管理 8、流程建模管理,第二節(jié) 參謀智能輔助,一、 參謀輔助的內(nèi)容 1、對(duì)決策的參謀職能輔助：在決策準(zhǔn)備階段、決策形成階段、實(shí)施階段分別進(jìn)行不同方式的輔助，具體輔助受制于領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)及職能劃分。 2、對(duì)信息利用的參謀智能輔助：對(duì)信息獲取方面、排除信息干擾方面進(jìn)行的輔助。 3、對(duì)廉潔自律的輔助： 堅(jiān)持根本宗旨的輔助、強(qiáng)化公仆意識(shí)的輔助、遵循行為規(guī)范的輔助、對(duì)維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)形象的輔助。,二、秘書(shū)做好參謀咨詢(xún)的方法,參謀工作具體體現(xiàn)在兩方面：一是為領(lǐng)導(dǎo)提供情況與資料，二是為領(lǐng)導(dǎo)出主意，想辦法，供領(lǐng)導(dǎo)參考。 必要的準(zhǔn)備和恰當(dāng)?shù)姆绞剑?（一） 要熟悉情況 ，不了解的不參謀。 （二） 多用商量的口氣說(shuō)話(huà)，給領(lǐng)導(dǎo)留有余地 （三） 方式委婉便于接受,第三節(jié) 管理協(xié)調(diào)輔助,一、督促檢查 意義：1、發(fā)現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象提出督促檢查建議；2、檢查實(shí)施情況；3、督促辦理；4、反饋實(shí)施信息；5、歸納評(píng)估督促檢查效果。 要領(lǐng)：1、抓住領(lǐng)導(dǎo)工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)；2、正確理解和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖；3、及時(shí)反饋信息；4、堅(jiān)持原則；5、講究效率；6、謀求協(xié)調(diào)有序。,二、信訪(fǎng)事務(wù) 意義：信訪(fǎng)工作指的是處理人民群眾來(lái)信和來(lái)訪(fǎng)，是實(shí)施民主管理、開(kāi)發(fā)群體智能、克服各種偏差、了解和把握組織環(huán)境變化的總要渠道。 要領(lǐng)：1、遵循信訪(fǎng)工作原則；2、嚴(yán)格按制度辦事；3、嚴(yán)守辦理程序；4、與有關(guān)部門(mén)協(xié)同配合；5、盡可能滿(mǎn)足群眾的正當(dāng)要求；6、對(duì)待老信訪(fǎng)戶(hù)，要耐心細(xì)致深入疏導(dǎo)。,秘書(shū)學(xué),三、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排 意義：有利于統(tǒng)籌全局，提高效率；把握重點(diǎn)，做好服務(wù)；了解領(lǐng)導(dǎo)，增長(zhǎng)才干。只有安排的周全、有序、協(xié)調(diào)、高效，才會(huì)有組織的科學(xué)、合理、高效。 要領(lǐng)：1、圍繞中心，抓住重點(diǎn)；2、建立制度，規(guī)范運(yùn)作；3、注重實(shí)效；4、不得包辦；5、注重程序；6、注重協(xié)調(diào)。 領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排一般程序：領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)需求總匯-篩選-初步方案-征求領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)-修改初步方案-領(lǐng)導(dǎo)審定-通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)-做好準(zhǔn)備-現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)-后續(xù)工作。,四、隨機(jī)協(xié)調(diào) 意義：一是指在辦文、辦會(huì)、辦事中，隨機(jī)發(fā)現(xiàn)十條活問(wèn)題，主動(dòng)進(jìn)信息溝通和思想交流，消除