學校采購流程管理制度_(2).doc

師大實驗中學附屬潤城學校采購流程管理制度為了提高學校采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足學校對優(yōu)質資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。一、請購及其規(guī)定 1請購單的要素完整的請購單應包括一下要素：（1）請購的部門； （2）請購物品所屬項目； （3）請購的用途； （4）請購的物品名； （5）請購的物品數量； （6）請購的物品規(guī)格；（7）請購物品的樣品、圖片或詳細參數資料等；（8）請購的物品的需求時間；（9）請購如有特殊需要請備注；（10）請購單填寫人； （11）請購部門主管； （12）請購單審核人；（13）副校長審核； （14）校長審核。 3請購單及其提報規(guī)定（1）請購單應按照要素填寫完整、清晰 ，由學校領導審核批準后報采購部門； （2）固定資產申購按照附表一（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報；（3）其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式填寫提報；（4）日常零星采購按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報；（5）請購部門在提報請購單時應要求采購部簽字，接收人請購部門備份；（6）涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（7）涉及的請購物品金額大于10000元，需擬寫購買申請，由采購部門審核，上報學校行政會討論通過，方可購買。（8）遇急需的物資，領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。（9）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、請購的接收要點 （1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過學校領導審批；（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖片或詳細參數資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則； （3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存； （4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理； （2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理； （3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門； （4）重要的項目采購前應征求學校相關領導的建議。三、詢價及其規(guī)定1詢價應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；2屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購；3對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；4所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構詢價；5對同樣規(guī)格的物品進行詢價時，需比對2-3家大型供應商，并與請購部門進行協(xié)調，在同等質量的前提下，選取價低者。 6遇到重要的物資或預估單次采購金額大于1萬的采購情況，詢價前應先向學校相關領導匯報基本情況，并上報學校行政會審核通過。按照附表四（擬報價/招標單位名單）的格式提報學校領導批準方可詢價或發(fā)放標書；7詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價；8除固定資產外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在1000元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預算價格在1萬元以上的項目應由采購部組織招標，學校相關領導參與監(jiān)督；單次采購金額預算價格在100萬元以上的項目由學校領導決定是否委托第三方機構代理招標；9比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我學校所需物資和項目的能力；10比價采購或招標采購應按照附表五（材料或設備詢價表）的格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價；11在詢價時遇到特殊情況應書面報請學校領導批示。三、比價、議價1對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出； 3收到供應單位第一次報價或進行開標后應向學校領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格；4重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；5參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。四、比價、議價結果匯總 1比價比價、議價匯總前應匯報學校相關領導，征得同意后方可匯總； 2比價、議價結果匯總應按照附表六（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3如比價、議價結果未通過學校領導審核應進行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。 1合同 合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產品買賣合同。（1）合同正文應包含的要素1） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；2） 采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；3） 包裝要求；4） 合同總額應含稅，含運達學校的總價，特殊情況應注明；5） 付款方式；6） 工期；7） 質量保證期；8） 質量要求及規(guī)范；9） 違約責任和解決糾紛的辦法；10） 雙方的學校信息；11） 其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術問題及學校機密的，注意保密責任；2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點；5）質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期；6）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；9）違約責任一定要詳細、具體； 10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應按照附表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應由學校領導簽字，加蓋學校合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。六、付款及合同執(zhí)行1付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時應參照學校修造船學校材料采購付款及報銷流程V1.修改版及修造船學校資金支出審批及報銷簽字權限及管理制中的相關規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；（3）按照貴司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務部付款；（4）財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報學校領導。2合同執(zhí)行 (1) 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及學校領導； （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同；七、報驗與入庫 1報驗 （1）供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收；（2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照質檢部門的相關規(guī)定執(zhí)行；（3）達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；（4）質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；（5）用于學校生活和辦公的物資不在學校質檢部質檢范圍之內。2入庫（1）學校所有的生產材料、設備及外協(xié)加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收；（2）合同標的物在運達學校后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；（3）質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；（4）質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單；（5）外協(xié)加工件應按照原材料入庫；（6）質檢合格后的固定資產及服務按照學校財務規(guī)定不入庫。附表一 固定資產購置申請表 企業(yè)名稱： 編號：申請部門 申請時間購置資產名稱購置數量預算單價預算金額購置原因：購置后效益分析：部門負責人分管領導分管財務副總總經理 年 月 日附表二采 購 申 請 表 申請部門： 填報日期： 年 月 日采購類別：設備 材料 工程 服務 低值易耗 其他 購置原因：序號名稱規(guī)格型號/工程概況數量/工程量估價（總價）交貨期/工期備注12345678備注：編制人： 部門經理： 分管副總：采購副總： 財務副總： 總經理： 附表三物資采購審批單部門名稱 年月日序號項目名稱規(guī)格單位數量單價金額審批備注總經理：財務副總分管副總：財務審核：合計金額大寫：￥：經辦人： 部門負責人： 復核人：序號投標單位名稱資質情況業(yè)績情況聯系人電話/傳真手機電子郵箱備注12345附表四 擬報價/招標單位名單單位名稱： 填報日期： 年 月 日經辦人： 采購部： 技術副總： 采購副總： 財務副總： 總經理： 附表五 材料（設備）詢價表 日期：年 月 日 需求單位：序號 材料名稱規(guī)格型號單 位數量單價小 計備 注1234567合計：供方信息報價單位（蓋章）：供貨周期 付款方式聯系人電話 傳真郵箱 學校網址辦公地址：需方信息學校名稱：聯系人商務：電話傳真技術：郵 箱 學校網址辦公地址： 郵 編： 備注：1.本報價含17%的增值稅，含運費；2.本單只做詢價用，非正式訂單。附表六 比價/招標匯總表 企業(yè)名稱： 制表時間： 年 月 日物料名稱規(guī) 格單位包裝標準學校名稱一次報價二次報價工期付款方式聯系人選定廠家采購部意見：經辦人： 采購部： 技術副總： 分管副總： 財務副總： 總經理：備注： 附表七合同審查批準單 合同編號: 合同名稱： 合同標的物：產品（承攬）單價/合同總額：￥： 元（人民幣： 元整）。招（評）標情況：詳見報價及合同。合同洽談人：學校律師意見：技術副總意見：分管副總意見：