評審會(huì)匯報(bào)技巧及策略無案例.ppt

1,甘肅通廣公路勘察設(shè)計(jì)有限公司 廖君儒,2012-02-25,匯報(bào)技巧及策略,2,匯報(bào)技巧及策略, 引言 匯報(bào)前的準(zhǔn)備工作 匯報(bào)過程中的演講技巧 提問和回答環(huán)節(jié)中的溝通技巧 匯報(bào)后的總結(jié)和反饋,3,如何正確認(rèn)識匯報(bào)在項(xiàng)目評審過程中的作用,1、匯報(bào)的重要性：匯報(bào)與寫報(bào)告同樣重要，是贏的審查人滿意的重要環(huán)節(jié)，要重視匯報(bào)能力的提高； 2、匯報(bào)的功利性：匯報(bào)的目的是為了順利通過評審，而非偏執(zhí)地展示我們的專業(yè)性，因此溝通時(shí)必須要有策略。,4,一個(gè)優(yōu)秀的匯報(bào)人需要具備哪些條件,5,匯報(bào)技巧及策略, 引言 匯報(bào)前的準(zhǔn)備工作 匯報(bào)過程中的演講技巧 提問和回答環(huán)節(jié)中的溝通技巧 匯報(bào)后的總結(jié)和反饋,6,Part 人際準(zhǔn)備 Part 專業(yè)準(zhǔn)備,匯報(bào)前的準(zhǔn)備工作,7,了解匯報(bào)對象是匯報(bào)成功的前提,不同的咨詢審查人員（發(fā)改委咨詢中心、路網(wǎng)辦省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院、地方交通局） 匯報(bào)給什么層次的人（廳長、局長、處長、一般工作人員） 匯報(bào)對象關(guān)注哪個(gè)層次、哪個(gè)方面的解決方案（規(guī)模、投資、路線方案、大橋方案 ）,8,發(fā)改委的人員關(guān)心項(xiàng)目的規(guī)劃、可行性、資金來源等； 參會(huì)人員中以廳長、局長等決策性的領(lǐng)導(dǎo)為主時(shí)，他們所關(guān)心的是該項(xiàng)目的總體規(guī)模、大的方案、關(guān)鍵性的工程及投資等 參會(huì)人員中以技術(shù)性強(qiáng)的專家為主時(shí)，他們關(guān)心的是設(shè)計(jì)、咨詢中的新技術(shù)的應(yīng)用、技術(shù)方案的可行性、甚至一些數(shù)據(jù)性的細(xì)微內(nèi)容，當(dāng)然也不例外上述的幾點(diǎn)； 財(cái)務(wù)人員（定額站）通常關(guān)心經(jīng)濟(jì)概預(yù)算的依據(jù)、各項(xiàng)參數(shù)的取得方式。,不同層次和角色的參會(huì)者 側(cè)重點(diǎn)和關(guān)心的問題可能有所不同,9,評審前與審查人員之間的充分溝通 是現(xiàn)場達(dá)成共識的最有效方法,送審稿完成后，及時(shí)將送審稿提交項(xiàng)目業(yè)主或咨詢審查單位； 有必要時(shí)與審查人員就送審稿的主要觀點(diǎn)、設(shè)計(jì)重點(diǎn)進(jìn)行溝通； 在評審會(huì)召開前1-2天內(nèi)項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人要與審查單位溝通了解審查意見的有關(guān)情況，以便提前溝通和做好對有關(guān)問題的答疑工作； 在時(shí)間允許的前提下，將提前掌握審查意見中關(guān)鍵性問題進(jìn)行修改后的文件在評審前送給審查單位并就修改情況加以匯報(bào)； 將匯報(bào)材料的重點(diǎn)提前與審查人溝通，使其對匯報(bào)內(nèi)容有更直接、更直觀的認(rèn)識。,10,在匯報(bào)現(xiàn)場，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場人員的 表情、動(dòng)作等反應(yīng)及時(shí)調(diào)整匯報(bào)重點(diǎn),當(dāng)對方出現(xiàn)以下動(dòng)作時(shí)，表明對此問題不關(guān)心：打電話、打盹、左顧右盼、離開座位、在筆記本上亂涂亂畫、敲打桌子 當(dāng)對方出現(xiàn)以下動(dòng)作時(shí)，表明對此問題很關(guān)心：身體前傾、注意力明顯集中、在筆記本上認(rèn)真記錄 當(dāng)對方出現(xiàn)以下動(dòng)作時(shí)，表明對此觀點(diǎn)持懷疑或反對：身體明顯向后仰、雙手交叉胸前、搖頭,匯報(bào)對象不關(guān)心的問題主要交代結(jié)論即可；對關(guān)心的問題或存有疑惑的問題應(yīng)更加關(guān)注細(xì)節(jié)，詳細(xì)交待來龍去脈。,11,內(nèi)部人員的資源組織,項(xiàng)目組人員分工與協(xié)作：根據(jù)工作重點(diǎn)和個(gè)人特長進(jìn)行合理分工，但建議以一個(gè)人為主，其他人補(bǔ)充； 充分利用領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威影響力：根據(jù)不同類型的參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和審查人員有目的地邀請集團(tuán)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加評審會(huì)。,12,Part 人際準(zhǔn)備 Part 專業(yè)準(zhǔn)備,匯報(bào)前的準(zhǔn)備工作,13,1、問題是什么 2、為什么是這個(gè)問題 3、如何解決問題 4、解決后的結(jié)果,匯報(bào)對象都關(guān)心的：我們的項(xiàng)目有沒有問題？問題在哪里?怎么解決？ 因此我們匯報(bào)的重點(diǎn)在于項(xiàng)目的問題及解決方案！,項(xiàng)目本體條件（項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目來源、歷 史背景、任務(wù)依據(jù)） 上一階段的批復(fù) 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 資金來源,規(guī)劃、批復(fù)、市場現(xiàn)狀,以往同級項(xiàng)目案例借鑒 踏勘、勘測、可行性報(bào)告、設(shè)計(jì)文件 項(xiàng)目方案擬定 方案必選、優(yōu)化、論證,經(jīng)濟(jì)測算,14,編寫匯報(bào)材料和投影制作,理清匯報(bào)思路(每一P在報(bào)告中位置和作用) 找到重要信息（需要特別說明的數(shù)據(jù)和方案） 挖掘重要結(jié)論背后的故事（形成重要信息的原因和對本項(xiàng) 目的影響，以及類似的案例等） 用10-15分鐘概括全文,最重要的事,15,熟悉報(bào)告中使用的數(shù)據(jù)和市場資料。不僅僅局限于數(shù)據(jù)本身，還包括獲得數(shù)據(jù)的方法和過程。 熟悉報(bào)告中用到的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)圖、新技術(shù)專業(yè)等，了解其出處，以及成立的前提條件。 除報(bào)告中已有的案例以外，盡可能多了解與項(xiàng)目類似的相關(guān)案例。,STEP1: 熟悉報(bào)告中的數(shù)據(jù)和相關(guān)資料,16,STEP2: 理順?biāo)悸?，在腦海中形成邏輯圖,項(xiàng)目名稱 項(xiàng)目來源及依據(jù)（委托任務(wù)書、工可批復(fù)、初設(shè)批復(fù)等） 采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 工程規(guī)模 專項(xiàng)設(shè)計(jì)【路線、路基路面、交叉、橋涵（舊橋涵利用/拆除/保通）、隧道、不良地質(zhì)/特殊路基/地勘、邊溝形式、交通安全設(shè)施等】 估概預(yù)算（經(jīng)濟(jì)測算、經(jīng)濟(jì)評價(jià)、財(cái)務(wù)評價(jià)、項(xiàng)目可行否）,有助于在匯報(bào)過程中自然過渡，提醒聽眾你剛才講述了什么，接下來要講述什么，與那些內(nèi)容有關(guān)聯(lián)。,“承上啟下” “前呼后應(yīng)”,17,STEP3: “分段”和“概括段落大意”,用簡短的語言概括每一部分的核心內(nèi)容； 在做匯報(bào)材料時(shí)建議在報(bào)告前做一份簡短的摘要匯報(bào)材料（以供領(lǐng)導(dǎo)了解總體情況）； 投影制作以主要方案或觀點(diǎn)為文字主體，重點(diǎn)在于圖標(biāo)的說明上。,18,STEP4: 重要結(jié)論使用“歸納法”論證 挖掘結(jié)論背后的“中心思想”,對于工可而言主要結(jié)論是項(xiàng)目可行否？（估算金額、經(jīng)濟(jì)評價(jià)、財(cái)務(wù)評價(jià)） 對于設(shè)計(jì)來說領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的主要結(jié)論是概預(yù)算金額。 （如概超估、預(yù)超概，什么原因超？）,便于記憶的要點(diǎn) 重要的市場數(shù)據(jù)（甚至匯報(bào)對象不知道的市場信息） 政策性的指示,對于注重細(xì)節(jié)的聽眾極為有效 一點(diǎn)被否定，其余各點(diǎn)仍能支持說服力,19,其他要注意的事項(xiàng),匯報(bào)工具的準(zhǔn)備：咨詢、設(shè)計(jì)文件送審稿、匯報(bào)材料、筆記本電腦及PPT文件、掛圖、投影儀、激光筆、錄音筆、插線板等； 會(huì)議所需品的準(zhǔn)備：會(huì)議桌簽、煙、水果、飲料等； 會(huì)議財(cái)務(wù)準(zhǔn)備：評審費(fèi)、簽到表等； 匯報(bào)時(shí)間的控制：事先確認(rèn)給我們的時(shí)間長短，保證匯報(bào)的要點(diǎn)。,20,匯報(bào)技巧及策略, 引言 匯報(bào)前的準(zhǔn)備工作 匯報(bào)過程中的演講技巧 提問和回答環(huán)節(jié)中的溝通技巧 匯報(bào)后的總結(jié)和反饋,21,Part1:匯報(bào)環(huán)節(jié)的演講技巧,語言表達(dá)/Verbal 7% 聲音控制/Vocal 38% 體態(tài)語言/Visual 55%,22,演講技巧 語言表達(dá),簡潔?。ㄇ屑闪_嗦、重復(fù)） 如果需要就停下來想一想說，但一次不要想太多。 盡量避免口頭語！ 多用序數(shù)詞，少用“然后”、“接下來”。,23,聲音的大小 音調(diào)的高低 聲音的強(qiáng)弱 速度的快慢,演講技巧 聲音控制,24,關(guān)鍵結(jié)論！ 需要重音突出的詞 數(shù)字 核心的名詞/第一次出現(xiàn)的新概念 描述屬性和定位的形容詞 有利于表達(dá)觀點(diǎn)的連詞“但是” 注意：過分使用重音就等于沒有重音！,聲音控制重音,25,節(jié)奏感很重要 需要強(qiáng)調(diào)的部分一定放慢語速 用停頓來表現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號 頓號、逗號1s/分號2s/句號3s 感嘆號、問號等需要聽眾思考或回味的5s 沉默也是一種工具（吸引注意力） 空白與留白,聲音控制語速,26,眼神 手勢 表情 身體,演講技巧 體態(tài)語言,非常重要!有助于建立信任和尊重,27,直視聽眾，獲取信任 眼神不要飄忽不定 不要看著角落 不要老是盯著屏幕或是筆記 看著聽眾的臉，而不是眼睛 每個(gè)人的身上停留3-6秒鐘 隨機(jī)移動(dòng)視線 伴隨點(diǎn)頭、微笑等恰當(dāng)?shù)谋砬?體態(tài)語言眼神,28,手勢是對語言的補(bǔ)充，不要喧賓奪主！ 自然、不做作 一定要與語言表達(dá)相配合 有時(shí)候需要一點(diǎn)點(diǎn)夸張 特別是當(dāng)聽眾人數(shù)特別多的時(shí)候 不要 揮動(dòng)雙手/交纏擰動(dòng) 玩手指/捏關(guān)節(jié) 擺弄手上的東西/戒指/筆,體態(tài)語言手勢,29,微笑/自然流露的表情 我們匯報(bào)時(shí) “這個(gè)問題很重要，請您注意” “事實(shí)確實(shí)是這樣” 對方提問時(shí) “我們也很關(guān)心這個(gè)問題” “您說的很對” “您說的這個(gè)很重要” “這個(gè)問題值得考慮”,體態(tài)語言表情,30,坐著的時(shí)候身體略微前傾 不要前后晃動(dòng)或左右擺動(dòng) 如果需要站著講 不要走來走去 不要把身體靠在周邊墻/白板上 不要把手插在口袋里,體態(tài)語言身體,31,自信！ 激情！,技巧之外的,32,匯報(bào)技巧及策略, 引言 匯報(bào)前的準(zhǔn)備工作 匯報(bào)過程中的演講技巧 提問和回答環(huán)節(jié)中的溝通技巧 匯報(bào)后的總結(jié)和反饋,33,提問和回答是一個(gè)機(jī)會(huì) 重申我們的核心觀點(diǎn) 加強(qiáng)匯報(bào)對象對我們的信任,34,最“顧問”的應(yīng)對方式,Step 1:在聆聽對方提出問題的時(shí)候?qū)栴}分類：關(guān)于方案性的、關(guān)于觀點(diǎn)性的、關(guān)于路線的、關(guān)于路基的、關(guān)于路面的、關(guān)于防排水的、關(guān)于預(yù)算的 Step 2:針對每一類問題統(tǒng)一回答，相當(dāng)于重新闡述我們報(bào)告的重要內(nèi)容和主要結(jié)論。,35,我們看看“聽”字的繁體寫法：聽 1、一個(gè)“耳”字，聽自然要耳朵聽 2、一個(gè)“心”字，一心一意，很專心的去聽 3、 “四”代表眼睛；要看著對方 4、“耳”下方還有個(gè)“王”字，要把說話的人當(dāng)王者對待。,聆聽不僅要用你的耳朵，還要你的眼睛，注意觀察對方的表情變化。 理解對方、尊重對方，不要帶著戰(zhàn)斗的心態(tài)面對對方，試著從對方的角度 出發(fā)，探求他們的真實(shí)意圖。,如何積極聆聽,因此，聆聽不僅是耳朵聽到相應(yīng)的聲音的過程，而且是一種情感活動(dòng)，需要通過面部表情、肢體語言和話語的回應(yīng)，向?qū)Ψ絺鬟f一種信息：我很想聽你說，我尊重和關(guān)懷您。,36,如何有效反饋,通常遇到的三種問題： Easy Questions Hard Questions Narrow Questions,及時(shí)反饋：對于能夠給出解答的問題應(yīng)馬上解決；再次強(qiáng)調(diào)我們的核心觀點(diǎn)。 正面的反饋：對于不能及時(shí)解答的問題也要積極回復(fù)，承諾解答；當(dāng)雙方的想法不一致時(shí)，不要固執(zhí)己見。 選擇性的反饋：對方提出的問題往往是發(fā)散的，我們需要甄別關(guān)鍵人物最關(guān)心的問題進(jìn)行解答；回答不要糾纏于問題本身，可以跳出來從更高的角度進(jìn)行回答.,37,如何給出令人滿意的答復(fù)？,尊重提問人 無論對方的問題有多可笑 正確的身體語言 身體前傾 真視提問人 重復(fù)對方的問題 確定你沒有理解錯(cuò)誤 將對方的問題簡化 不要過分爭