評審會匯報技巧及策略無案例.pptVIP

1,甘肅通廣公路勘察設計有限公司 廖君儒,2012-02-25,匯報技巧及策略,2,匯報技巧及策略, 引言 匯報前的準備工作 匯報過程中的演講技巧 提問和回答環(huán)節(jié)中的溝通技巧 匯報后的總結(jié)和反饋,3,如何正確認識匯報在項目評審過程中的作用,1、匯報的重要性：匯報與寫報告同樣重要，是贏的審查人滿意的重要環(huán)節(jié)，要重視匯報能力的提高； 2、匯報的功利性：匯報的目的是為了順利通過評審，而非偏執(zhí)地展示我們的專業(yè)性，因此溝通時必須要有策略。,4,一個優(yōu)秀的匯報人需要具備哪些條件,5,匯報技巧及策略, 引言 匯報前的準備工作 匯報過程中的演講技巧 提問和回答環(huán)節(jié)中的溝通技巧 匯報后的總結(jié)和反饋,6,Part 人際準備 Part 專業(yè)準備,匯報前的準備工作,7,了解匯報對象是匯報成功的前提,不同的咨詢審查人員（發(fā)改委咨詢中心、路網(wǎng)辦省交通規(guī)劃設計院、地方交通局） 匯報給什么層次的人（廳長、局長、處長、一般工作人員） 匯報對象關注哪個層次、哪個方面的解決方案（規(guī)模、投資、路線方案、大橋方案 ）,8,發(fā)改委的人員關心項目的規(guī)劃、可行性、資金來源等； 參會人員中以廳長、局長等決策性的領導為主時，他們所關心的是該項目的總體規(guī)模、大的方案、關鍵性的工程及投資等 參會人員中以技術性強的專家為主時，他們關心的是設計、咨詢中的新技術的應用、技術方案的可行性、甚至一些數(shù)據(jù)性的細微內(nèi)容，當然也不例外上述的幾點； 財務人員（定額站）通常關心經(jīng)濟概預算的依據(jù)、各項參數(shù)的取得方式。,不同層次和角色的參會者 側(cè)重點和關心的問題可能有所不同,9,評審前與審查人員之間的充分溝通 是現(xiàn)場達成共識的最有效方法,送審稿完成后，及時將送審稿提交項目業(yè)主或咨詢審查單位； 有必要時與審查人員就送審稿的主要觀點、設計重點進行溝通； 在評審會召開前1-2天內(nèi)項目技術負責人要與審查單位溝通了解審查意見的有關情況，以便提前溝通和做好對有關問題的答疑工作； 在時間允許的前提下，將提前掌握審查意見中關鍵性問題進行修改后的文件在評審前送給審查單位并就修改情況加以匯報； 將匯報材料的重點提前與審查人溝通，使其對匯報內(nèi)容有更直接、更直觀的認識。,10,在匯報現(xiàn)場，應根據(jù)現(xiàn)場人員的 表情、動作等反應及時調(diào)整匯報重點,當對方出現(xiàn)以下動作時，表明對此問題不關心：打電話、打盹、左顧右盼、離開座位、在筆記本上亂涂亂畫、敲打桌子 當對方出現(xiàn)以下動作時，表明對此問題很關心：身體前傾、注意力明顯集中、在筆記本上認真記錄 當對方出現(xiàn)以下動作時，表明對此觀點持懷疑或反對：身體明顯向后仰、雙手交叉胸前、搖頭,匯報對象不關心的問題主要交代結(jié)論即可；對關心的問題或存有疑惑的問題應更加關注細節(jié)，詳細交待來龍去脈。,11,內(nèi)部人員的資源組織,項目組人員分工與協(xié)作：根據(jù)工作重點和個人特長進行合理分工，但建議以一個人為主，其他人補充； 充分利用領導的權威影響力：根據(jù)不同類型的參會領導和審查人員有目的地邀請集團有關領導參加評審會。,12,Part 人際準備 Part 專業(yè)準備,匯報前的準備工作,13,1、問題是什么 2、為什么是這個問題 3、如何解決問題 4、解決后的結(jié)果,匯報對象都關心的：我們的項目有沒有問題？問題在哪里?怎么解決？ 因此我們匯報的重點在于項目的問題及解決方案！,項目本體條件（項目立項、項目來源、歷 史背景、任務依據(jù)） 上一階段的批復 技術標準 資金來源,規(guī)劃、批復、市場現(xiàn)狀,以往同級項目案例借鑒 踏勘、勘測、可行性報告、設計文件 項目方案擬定 方案必選、優(yōu)化、論證,經(jīng)濟測算,14,編寫匯報材料和投影制作,理清匯報思路(每一P在報告中位置和作用) 找到重要信息（需要特別說明的數(shù)據(jù)和方案） 挖掘重要結(jié)論背后的故事（形成重要信息的原因和對本項 目的影響，以及類似的案例等） 用10-15分鐘概括全文,最重要的事,15,熟悉報告中使用的數(shù)據(jù)和市場資料。不僅僅局限于數(shù)據(jù)本身，還包括獲得數(shù)據(jù)的方法和過程。 熟悉報告中用到的技術標準、標準圖、新技術專業(yè)等，了解其出處，以及成立的前提條件。 除報告中已有的案例以外，盡可能多了解與項目類似的相關案例。,STEP1: 熟悉報告中的數(shù)據(jù)和相關資料,16,STEP2: 理順思路，在腦海中形成邏輯圖,項目名稱 項目來源及依據(jù)（委托任務書、工可批復、初設批復等） 采用的技術標準 工程規(guī)模 專項設計【路線、路基路面、交叉、橋涵（舊橋涵利用/拆除/保通）、隧道、不良地質(zhì)/特殊路基/地勘、邊溝形式、交通安全設施等】 估概預算（經(jīng)濟測算、經(jīng)濟評價、財務評價、項目可行否）,有助于在匯報過程中自然過渡，提醒聽眾你剛才講述了什么，接下來要講述什么，與那些內(nèi)容有關聯(lián)。,“承上啟下” “前呼后應”,17,STEP3: “分段”和“概括段落大意”,用簡短的語言概括每一部分的核心內(nèi)容； 在做匯報材料時建議在報告前做一份簡短的摘要匯報材料（以供領導了解總體情況）； 投影制作以主要方案或觀點為文字主體，重點在于圖標的說明上。,18,STEP4: 重要結(jié)論使用“歸納法”論證 挖掘結(jié)論背后的“中心思想”,對于工可而言主要結(jié)論是項目可行否？（估算金額、經(jīng)濟評價、財務評價） 對于設計來說領導關心的主要結(jié)論是概預算金額。 （如概超估、預超概，什么原因超？）,便于記憶的要點 重要的市場數(shù)據(jù)（甚至匯報對象不知道的市場信息） 政策性的指示,對于注重細節(jié)的聽眾極為有效 一點被否定，其余各點仍能支持說服力,19,其他要注意的事項,匯報工具的準備：咨詢、設計文件送審稿、匯報材料、筆記本電腦及PPT文件、掛圖、投影儀、激光筆、錄音筆、插線板等； 會議所需品的準備：會議桌簽、煙、水果、飲料等； 會議財務準備：評審費、簽到表等； 匯報時間的控制：事先確認給我們的時間長短，保證匯報的要點。,20,匯報技巧及策略, 引言 匯報前的準備工作 匯報過程中的演講技巧 提問和回答環(huán)節(jié)中的溝通技巧 匯報后的總結(jié)和反饋,21,Part1:匯報環(huán)節(jié)的演講技巧,語言表達/Verbal 7% 聲音控制/Vocal 38% 體態(tài)語言/Visual 55%,22,演講技巧 語言表達,簡潔?。ㄇ屑闪_嗦、重復） 如果需要就停下來想一想說，但一次不要想太多。 盡量避免口頭語！ 多用序數(shù)詞，少用“然后”、“接下來”。,23,聲音的大小 音調(diào)的高低 聲音的強弱 速度的快慢,演講技巧 聲音控制,24,關鍵結(jié)論！ 需要重音突出的詞 數(shù)字 核心的名詞/第一次出現(xiàn)的新概念 描述屬性和定位的形容詞 有利于表達觀點的連詞“但是” 注意：過分使用重音就等于沒有重音！,聲音控制重音,25,節(jié)奏感很重要 需要強調(diào)的部分一定放慢語速 用停頓來表現(xiàn)標點符號 頓號、逗號1s/分號2s/句號3s 感嘆號、問號等需要聽眾思考或回味的5s 沉默也是一種工具（吸引注意力） 空白與留白,聲音控制語速,26,眼神 手勢 表情 身體,演講技巧 體態(tài)語言,非常重要!有助于建立信任和尊重,27,直視聽眾，獲取信任 眼神不要飄忽不定 不要看著角落 不要老是盯著屏幕或是筆記 看著聽眾的臉，而不是眼睛 每個人的身上停留3-6秒鐘 隨機移動視線 伴隨點頭、微笑等恰當?shù)谋砬?體態(tài)語言眼神,28,手勢是對語言的補充，不要喧賓奪主！ 自然、不做作 一定要與語言表達相配合 有時候需要一點點夸張 特別是當聽眾人數(shù)特別多的時候 不要 揮動雙手/交纏擰動 玩手指/捏關節(jié) 擺弄手上的東西/戒指/筆,體態(tài)語言手勢,29,微笑/自然流露的表情 我們匯報時 “這個問題很重要，請您注意” “事實確實是這樣” 對方提問時 “我們也很關心這個問題” “您說的很對” “您說的這個很重要” “這個問題值得考慮”,體態(tài)語言表情,30,坐著的時候身體略微前傾 不要前后晃動或左右擺動 如果需要站著講 不要走來走去 不要把身體靠在周邊墻/白板上 不要把手插在口袋里,體態(tài)語言身體,31,自信！ 激情！,技巧之外的,32,匯報技巧及策略, 引言 匯報前的準備工作 匯報過程中的演講技巧 提問和回答環(huán)節(jié)中的溝通技巧 匯報后的總結(jié)和反饋,33,提問和回答是一個機會 重申我們的核心觀點 加強匯報對象對我們的信任,34,最“顧問”的應對方式,Step 1:在聆聽對方提出問題的時候?qū)栴}分類：關于方案性的、關于觀點性的、關于路線的、關于路基的、關于路面的、關于防排水的、關于預算的 Step 2:針對每一類問題統(tǒng)一回答，相當于重新闡述我們報告的重要內(nèi)容和主要結(jié)論。,35,我們看看“聽”字的繁體寫法：聽 1、一個“耳”字，聽自然要耳朵聽 2、一個“心”字，一心一意，很專心的去聽 3、 “四”代表眼睛；要看著對方 4、“耳”下方還有個“王”字，要把說話的人當王者對待。,聆聽不僅要用你的耳朵，還要你的眼睛，注意觀察對方的表情變化。 理解對方、尊重對方，不要帶著戰(zhàn)斗的心態(tài)面對對方，試著從對方的角度 出發(fā)，探求他們的真實意圖。,如何積極聆聽,因此，聆聽不僅是耳朵聽到相應的聲音的過程，而且是一種情感活動，需要通過面部表情、肢體語言和話語的回應，向?qū)Ψ絺鬟f一種信息：我很想聽你說，我尊重和關懷您。,36,如何有效反饋,通常遇到的三種問題： Easy Questions Hard Questions Narrow Questions,及時反饋：對于能夠給出解答的問題應馬上解決；再次強調(diào)我們的核心觀點。 正面的反饋：對于不能及時解答的問題也要積極回復，承諾解答；當雙方的想法不一致時，不要固執(zhí)己見。 選擇性的反饋：對方提出的問題往往是發(fā)散的，我們需要甄別關鍵人物最關心的問題進行解答；回答不要糾纏于問題本身，可以跳出來從更高的角度進行回答.,37,如何給出令人滿意的答復？,尊重提問人 無論對方的問題有多可笑 正確的身體語言 身體前傾 真視提問人 重復對方的問題 確定你沒有理解錯誤 將對方的問題簡化 不要過分爭