2011魯山錦沅房地產(chǎn)有限公司行政管理制度匯編.doc

行政管理制度匯編魯山錦沅房地產(chǎn)有限公司行政管理制度匯編2011-1-2 目 錄總 則4目的：4原則：4聲明：4oa11 公文管理制度7第一章總則7第二章公文的種類8第三章公文格式9第四章行文規(guī)則12第五章發(fā)文規(guī)定13第六章 收文與辦理13第七章公文立卷與存檔14oa21 檔案管理制度15第一章 總則15第二章 檔案歸檔16第三章 保密制度20第四章 檔案借閱21第五章 保管期限及保管統(tǒng)計22第六章 鑒定銷毀23第七章 附則23oa31 印鑒管理制度24第一章 總則24第二章 印鑒的分類和使用范圍24第三章 印鑒管理和登記29第四章 印鑒制作、啟用、更換和銷毀31oa41 合同管理制度33第一節(jié) 總則33第二章 合同管理制度34oa51 固定資產(chǎn)管理制度36第一節(jié) 總則36第二章 實施細則37oa61 會議管理辦法40第一章 總則40第二章 會議的分類40第三章 總經(jīng)理辦公會工作細則41第四章 會議管理44oa71 辦公秩序管理辦法47第一章 總則47第二章 行政獎罰制度47第一節(jié) 獎勵方式和方法47第二節(jié) 獎懲內(nèi)容50第三節(jié) 獎懲標準53第三章 員工考勤管理辦法60第四章 員工請銷假管理辦法62第五章 員工差旅費管理辦法65第六章 業(yè)務(wù)招待費管理辦法68第七章 行政安全管理辦法72第八章 辦公環(huán)境管理辦法74第九章 員工工裝管理辦法77oa81 后勤接待管理辦法79第一章 總則79第二章 辦公用品管理辦法79第三章 庫房管理辦法82第四章 通訊管理辦法86第五章 車輛管理辦法88第六章 行政接待工作管理辦法93第七章 公司與政府各相關(guān)部門之間關(guān)系維護的指導(dǎo)準則95錦沅房地產(chǎn)有限公司行政人力資源制度匯編行政管理制度總 則目的： 為規(guī)范公司行政管理秩序和工作次序，結(jié)合實際情況，特制定本辦法。原則： 行政人事部是行政管理的職能部門，負責相關(guān)規(guī)章制度的制定、落實、監(jiān)督和檢查。聲明： 關(guān)于在我公司經(jīng)營管理活動中發(fā)生的某某業(yè)務(wù)，符合本制度約定的，請按本制度執(zhí)行。對于本制度未盡事項，接辦單位應(yīng)向行政人事部提出實施方案,待審批完畢后方可以辦理。本制度根據(jù)行政人事部行政管理核心職能進行劃分為：公文管理、檔案管理、印鑒管理、合同管理、固定資產(chǎn)管理、會議管理、辦公秩序管理、后勤接待管理。職能一：公文管理oa11：公文管理制度職能二：檔案管理oa21：檔案管理制度職能三：印鑒管理oa31：印鑒管理制度職能四：合同管理oa41：合同管理制度職能五：固定資產(chǎn)管理oa51：固定資產(chǎn)管理制度職能六：會議管理oa61：會議管理制度職能七：辦公秩序管理oa71：行政獎罰管理制度oa72：員工考勤管理辦法oa73：員工請銷假管理辦法oa74：員工差旅費管理辦法oa75：業(yè)務(wù)招待費管理辦法oa76：行政安全管理辦法oa77：辦公環(huán)境管理辦法oa78：員工工裝管理辦法職能八：后勤接待管理oa81：辦公用品管理辦法oa82：庫房管理辦法oa83：通訊管理辦法oa84：車輛管理辦法oa85：行政接待工作管理辦法oa86：公司與政府各相關(guān)部門之間關(guān)系維護的指導(dǎo)準則oa11公文管理制度第一章總則1.1目的 為適應(yīng)公司高速度、跨地域、規(guī)范化、可持續(xù)發(fā)展的需要，加強全公司公文處理工作的規(guī)范化水平，提高公文處理工作效率，確保政令暢通，指揮快捷，制定本制度。1.2原則 公司的公文是在經(jīng)營管理過程中形成的具有一定法定效力和規(guī)范體式的文書，是公司正常運轉(zhuǎn)和進行商務(wù)活動的重要工具。1.2.1 公文處理是公文的起草、簽發(fā)、簽收、傳閱、辦理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、有序銜接的工作。1.2.2公文處理應(yīng)當以程序規(guī)范、簡潔高效、及時準確、安全保密為原則。1.2.3公文處理必須嚴格執(zhí)行公司商業(yè)機密管理制度，確保公司商業(yè)機密安全。1.2.4公司行政人事部是全公司公文處理的業(yè)務(wù)管理機構(gòu)，承擔以公司名義印發(fā)的公文處理工作，并對公司各部門的公文處理工作負有業(yè)務(wù)指導(dǎo)責任。1.2.5公司各部門公文處理工作應(yīng)由指定的專人負責管理，并接受公司行政人事部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。第二章公文的種類2.1本辦法所指公文，分為公司公文即*置業(yè)有限公司公文、公司部門公文。2.1.1公司公文，是指以*置業(yè)有限公司名義印發(fā)的各種公文，包括公司上向所屬各部門印發(fā)的公文，及對外向政府部門、社會團體所發(fā)的公文。2.1.2公司各部門公文，是指以公司個部門印發(fā)的各種公文。2.2常用公文種類有決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要、工作聯(lián)系單等類。1)決定：用于發(fā)布公司對管理體制上重要事項或其他重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷不適當?shù)臎Q定事項。決定文體不適于公司各部門使用。2)通知：用于發(fā)布公司內(nèi)部的規(guī)章制度、經(jīng)營計劃；發(fā)布要求各單位辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或周知的事項；任免和聘用員工。3)通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況以及需要各單位知道的事項。4)報告：用于向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級部門的詢問或要求。不需要上級作出指示、批準。5)請示：用于向上級部門請求指示、批準。6)批復(fù)：用于答復(fù)所屬單位或下級部門的請示。7)函：用于同級單位或無隸屬關(guān)系的單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準等。8)會議紀要：用于傳達、公布公司重要會議情況和議定事項。9)工作聯(lián)系單：是公司內(nèi)部專門設(shè)立和使用的一種平行文，主要用于內(nèi)部工作中，平行部門之間就重大事項作出說明，或請對方辦理的具體工作內(nèi)容、要求。公司各部門之間可用工作聯(lián)系單這一文種。對政府部門、社會團體和外部個人，均不得使用工作聯(lián)系單這一文種。10)新聞是對公司重大事件的及時報道，要求報道事件不超過事件發(fā)生后24小時。第三章公文格式3.1公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。3.1.1涉及公司商業(yè)秘密的公文，應(yīng)當標明密級即“絕密”、“機密”、“秘密”。用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。3.1.2緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。3.1.3發(fā)文機關(guān)標識：1)以錦沅房地產(chǎn)有限公司名義印發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)標識用 “錦沅房地產(chǎn)有限公司”后面加“文件”組成。如果是會議紀要，后面用“會議紀要”替代“文件”。使用宋體字，用紅色標識。2)以部門名義印發(fā)的工作聯(lián)系單，發(fā)文機關(guān)標識以公司全稱后面加“工作聯(lián)系單”組成。使用宋體字，用黑色標識。3.1.4發(fā)文字號1)除會議紀要、工作聯(lián)系單以外的公文發(fā)文字號，由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成。在公司標識下空2行，用仿宋體字，居中排布。年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的反線。反線顏色同標識顏色。2)以公司名義印發(fā)的公文，由行政人事部統(tǒng)一編號。3.1.5簽發(fā)人公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居中，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用楷體字標識簽發(fā)人姓名。3.1.6公文標題1)公文標題分一行或多行居中排布。2)公文標題由相關(guān)介詞“關(guān)于”、發(fā)文事由、文種三部分組成，除法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度名稱加書名號外，一般不使用標點符號。3.1.7主送機關(guān)1)主送機關(guān)是公文主要受理部門。在標題下空一行，左側(cè)頂格，回行仍頂格。最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。2)主送機關(guān)名稱應(yīng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。3.1.8公文正文公文正文位于主送單位名稱下一行，每自然段第一行左空2字，回行頂格，數(shù)字年份不回行。3.1.9附件公文如有附件應(yīng)寫明，在正文下空一行，左空2字。3.1.10成文日期成文日期應(yīng)使用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“”；如是一個單位發(fā)文，成文日期右空4字。3.1.11印章公文除會議紀要外，應(yīng)當加蓋印章。加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。3.1.12附注公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。3.1.13主題詞主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。3.1.14抄送公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標識方法同抄送機關(guān)。3.1.15承辦單位、聯(lián)系人及聯(lián)系電話1)在抄送之下，應(yīng)注明“承辦單位”、“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”。2)公司發(fā)文，內(nèi)容為公司全局工作的，以行政人事部為承辦單位。3)聯(lián)系人，為承辦單位的負責人。3.2公司及所屬各單位公文，一律用a4紙。左側(cè)裝訂。頁邊距上為37mm，下為35mm，左為28mm，右為26mm。標題用小2號黑體字，正文用3號仿宋體字。每頁22行，每行28字。第四章行文規(guī)則4.1行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級請示和報告。因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)抄送被越級的人員。4.2公司可以向政府部門、社會團體行文；可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要向合作伙伴行文。4.3以公司名義發(fā)布戰(zhàn)略計劃、重大決定、年度工作計劃、組織架構(gòu)調(diào)整、重要人事任免、規(guī)章制度、重要獎勵和處罰等時，公司標識用紅色，即用“紅頭文件”格式。4.4公司除行政人事部外，其他部門不得以公司名義對外行文。4.5 “請示”應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送部門，需要同時送其他部門的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級部門。4.6 “報告”不得夾帶請示事項。第五章發(fā)文規(guī)定5.1發(fā)文一般包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。5.2以公司名義上報或下發(fā)的公文1)根據(jù)內(nèi)容，由相應(yīng)的部門擬稿并填寫發(fā)文審批單；由該部門負責人核稿。如必要，由其他相關(guān)部門負責人會簽。2)在呈報總經(jīng)辦會簽前，由公司行政人事部進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。3)由文件承辦部門報總經(jīng)辦成員會簽后，由執(zhí)行董事簽發(fā)。4)公文正式印制前，行政人事部應(yīng)當進行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。5)經(jīng)過核對無誤后，行政人事部將公文編號、登記、打印。6)由擬稿人對打印出的公文進行校對。7)行政人事部用印、登記、歸檔。第六章 收文與辦理6.1收文一般包括簽收、登記、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦、歸檔等程序。6.2公司內(nèi)部各單位報給總經(jīng)辦的公文，統(tǒng)一由公司行政人事部行政專員在收文登記表上簽收、登記、編號；由行政人事部經(jīng)理提出報公司總經(jīng)辦閱批的先后順序；公司總經(jīng)辦閱批后，由公司行政人事部交承辦單位，并對公司總經(jīng)辦批示的落實情況跟蹤督辦。6.3公司外部單位給公司的公文，統(tǒng)一由公司行政人事部行政專員在收文登記表（外來文件收文登記建立專冊）上簽收、登記、編號；由行政人事部經(jīng)理提出報公司總經(jīng)辦閱批的先后順序；公司總經(jīng)辦閱批后，由公司行政人事部交承辦單位，并對公司總經(jīng)辦批示的落實情況跟蹤督辦。6.4外來一般商業(yè)信函，可由行政人事部經(jīng)理閱后，直接交相關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理。6.5公司收到的外來公文統(tǒng)一由公司行政人事部簽收、登記、編號，報分管行政的總經(jīng)辦成員審閱、批示后，交由相關(guān)部門辦理。6.6收文單位一般應(yīng)在24小時內(nèi)就辦理情況向發(fā)文單位作出書面答復(fù)；來文明確辦理時限的，收文單位應(yīng)嚴格按照時限辦理；不能按時限要求辦理的，應(yīng)書面說明。6.7在文件辦理過程中有重大異議的，可向公司行政人事部說明，直至向公司總經(jīng)辦投訴。第七章公文立卷與存檔7.1公文辦完后，應(yīng)根據(jù)公司檔案管理規(guī)定和其他有關(guān)規(guī)定，及時將公文包括草稿、發(fā)文審批單、傳閱單及其他有關(guān)材料，整理歸檔。公司的公文，交行政人事部所屬行政人事部存檔。各部門的公文，由各部門保存，并按檔案管理制度定期交公司行政人事部存檔。7.1.1聯(lián)合辦理的公文，定稿由主辦單位立卷。7.1.2具有長期或永久保存價值的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件。歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。oa21 檔案管理制度第一章 總則1.1目的 為進一步規(guī)范公司的檔案管理，加強檔案的收集、整理和歸檔，使檔案管理做到科學化、規(guī)范化，根據(jù)中華人民共和國檔案法并結(jié)合錦沅房地產(chǎn)有限公司（以下稱公司）實際，特制定本制度。1.2原則 公司行政人事部是公司檔案管理的職能部門，負責公司檔案管理制度的制定、檢查和落實以及檔案管理工作。1.2.1公司檔案工作實行二級管理。一級管理是指公司行政人事部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各業(yè)務(wù)部門的檔案資料管理工作。1.2.2公司的經(jīng)濟合同檔案由行政人事部建立和管理。1.2.3公司應(yīng)當逐步實施檔案專業(yè)管理，對檔案管理人員進行必要的檔案專業(yè)培訓，并保證對檔案管理的投入。1.2.4檔案存放地點作如下規(guī)定：1）各類批文、經(jīng)濟合同、協(xié)議、證照存放在公司行政人事部。2）人事檔案原件存放在公司行政人事部。3）除工程施工圖紙可由工程部直接轉(zhuǎn)交給物業(yè)公司外，其它工程項目檔案存放于行政人事部。4）公司的各種財務(wù)資料、稅務(wù)資料存放在公司財務(wù)部，由公司財務(wù)部按國家及公司有關(guān)規(guī)定進行整理、分類存檔。5）售房合同初期存放在銷售部，在辦理完畢房屋產(chǎn)權(quán)后將檔案轉(zhuǎn)由行政人事部，按照經(jīng)濟合同檔案進行管理。6）訴訟檔案應(yīng)當在每一訴訟程序結(jié)束后（尤其是在更換代理律師時）及時歸檔初步檔案，訴訟案件終審判決執(zhí)行完畢后，及時歸檔全部訴訟文書檔案。其中判決書、裁定書、決定書、仲裁書、協(xié)助執(zhí)行通知書、起訴書、答辯書等訴訟文書必須是原件內(nèi)容。訴訟檔案單獨立卷管理，實行律師和行政人事部雙重管理。7）公司原則上應(yīng)當設(shè)立獨立的行政人事部，應(yīng)將合同類經(jīng)濟文書檔案、人事檔案、工程檔案、會計檔案、聲像檔案等統(tǒng)一存放。實施分類編號，分類管理。人事檔案、會計檔案由行政人事部和財務(wù)部門負責人獨立管理，在檔案的存放和編號方面接受專職檔案管理人員的指導(dǎo)。第二章 檔案歸檔2.1歸檔資料包括所有具有查考作用的決議、決定、證明、說明、紀要、報告、總結(jié)、請示、往來通知和信函、經(jīng)濟合同簽約稿、生效合同、協(xié)議、許可證、權(quán)利證書、驗收文件、交付文件、擔保文書，以及其他項目、聲像、電子文檔等資料。2.2歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄；歸檔時應(yīng)分類立卷，及時歸檔。2.3部門須指定專人做好文件材料的收集、整理歸檔工作，并將該項工作內(nèi)容列入有關(guān)人員的職責范圍。工程資料由資料員收集整理并負責日常管理；工程資料外的其他行政類資料由行政內(nèi)勤收集整理并負責日常管理。立卷歸檔的文件一律要求原件，任何原件檔案不得存于檔案管理部門之外的其他部門和個人，部門需要者可存復(fù)印件、復(fù)制品。2.4立卷歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。各部門向行政人事部移交檔案時辦理移交手續(xù)，填寫移交單，一式兩份并簽名蓋章，檔案員接收檔案后，認真復(fù)查確認并登記入冊。2.5音像資料應(yīng)保證原版原件、圖像清晰、聲音清晰、底片相符，底片不得磨損。音像檔案應(yīng)加以必要的文字說明，一般包括時間、地點、內(nèi)容、人物、背景、攝影者等。2.6案卷需要注明標題及保管期限。卷首為卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件均應(yīng)按順序排列并在每頁右上角統(tǒng)一編號。卷尾為填寫案卷情況說明及立卷人簽字的備考表。案卷所有文字均應(yīng)工整清晰。2.7檔案管理人員應(yīng)當及時觀察檔案保存狀況，保證檔案存放環(huán)境安全，發(fā)現(xiàn)不利于存放檔案的情況，及時采取保護措施，避免檔案毀損和丟失。凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。任何人員離職后不得攜帶屬于公司的檔案。2.8凡是反映公司工作、具有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍。2.9文書檔案由行政內(nèi)勤負責統(tǒng)一收集、整理，分類建立和管理。2.10文書檔案包括上級部門文件、公司文件。2.11.1上級部門的下列文件應(yīng)予歸檔：1)上級部門對公司的批示、批復(fù)；2)上級部門需要公司貫徹執(zhí)行的重要文件。2.11.2公司下列文件應(yīng)予歸檔：1)公司下發(fā)的紅頭文件；2)公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿；3)公司制定的章程、各項規(guī)章制度等文件；4)公司榮譽獎勵證書；5)公司在法律事務(wù)中形成的訴訟或者非訴訟文件材料；6)公司審計工作中形成的重要文件材料；7)公司重要固定資產(chǎn)統(tǒng)計表及移交憑證；8)公司在基建工作中形成的計劃任務(wù)書、協(xié)議書、憑證、土地證、合同、圖紙、工程預(yù)決算、基建財務(wù)、竣工驗收說明等文件材料。2.12立卷歸檔制度2.12.1業(yè)務(wù)部門須每月5日之前（合同檔案形成后三日內(nèi)）向行政部門移交上月本部門形成的檔案。有些專門性案卷由于特殊需要，可根據(jù)具體情況另行商定歸檔時間。2.12.2立卷歸檔案卷應(yīng)符合下列要求：1)應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；2)文件按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷。2.13檔案管理機構(gòu)在進行工程檔案預(yù)驗收時，應(yīng)重點驗收以下內(nèi)容：1)工程檔案嚴格按照竣工應(yīng)提交的資料目錄進行清單列表；2)工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；3)工程檔案的內(nèi)容真實、準確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況；工程部經(jīng)理要對工程檔案資料的完整性、準確性負責，并提交目錄清單至主管工程的副總備案；4)工程檔案已整理立卷，立卷符合本規(guī)范的規(guī)定；5)竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章；6)文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。2.14列入行政人事部接收范圍的工程、建設(shè)單位在工程竣工驗收后3個月內(nèi)，必須向行政人事部移交一套符合規(guī)定的工程檔案。項目交付完成之前，工程類資料、營銷類資料由業(yè)務(wù)部門資料員保管，項目交付之后交行政人事部保管。2.15對改建、擴建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當組織設(shè)計、施工單位據(jù)實修改、補充和完善原工程檔案。對改變的部位，應(yīng)當重新編制工程檔案，并在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向行政人事部移交。2.16移交工程檔案時，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，移交單位和接受單位雙方簽字、蓋章后交接。2.17凡是在公司工作活動中形成的，具有保存和利用價值的音像資料，均應(yīng)報送公司行政人事部歸檔。2.18公司重要工作及公司領(lǐng)導(dǎo)重大事務(wù)活動的紀實照片、錄音、錄像；2.18.1反映公司概貌的音像資料：1）在省、市電視臺和中央電視臺播放的，有關(guān)公司重大活動的新聞報道、專題片、公益廣告片等；2）由企業(yè)制作的企業(yè)形象宣傳片、多媒體光盤等音像資料。2.18.2公司召開重要會議如年度工作會議等，專項活動如先進性教育活動、講正氣、樹新風主題活動等，公司重要培訓、文體活動、重要賽事的音像資料；2.18.3公司重要活動或重大事項形成的音像資料：1)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、省、部級領(lǐng)導(dǎo)在公司或控股企業(yè)進行考察、調(diào)研和指導(dǎo)工作的相關(guān)音像資料；2)公司重大項目簽約、戰(zhàn)略合作談判、商務(wù)會談儀式的音像資料；公司重大節(jié)日活動、慶典活動的音像資料。2.18.4公司榮譽：獲獎證書、獎牌、獎杯、獎狀等的音像資料。第三章 保密制度3.1機要檔案的保管：3.1.1機要檔案分為：絕密、機密、秘密三級。3.1.2機要檔案的密級界定標準：3.1.2.1絕密檔案包括公司發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在1000萬元（含1000萬元）以上的重大合同。3.1.2.2機密檔案包括財務(wù)資料、公司重要會議紀要、公司經(jīng)營情況、人事檔案、薪資檔案、勞動合同、技術(shù)資料、金額在100-1000萬元的合同。3.1.2.3秘密檔案包括重要項目資料、項目合同或協(xié)議。3.1.3以上機要檔案須由行政人事部保存管理。3.2任何單位和個人需要借閱公司檔案的，應(yīng)按借閱制度，嚴格履行審批、簽批手續(xù)方可借閱，并應(yīng)在借閱后及時歸檔。3.3檔案管理人員必須遵守保密原則。檔案管理人員由于故意、過失造成泄密，應(yīng)當承擔相應(yīng)的責任。第四章 檔案借閱4.1.1本公司內(nèi)部人員借閱，須履行借閱手續(xù)。外單位人員借閱，需經(jīng)關(guān)聯(lián)部門履行必要的簽批手續(xù)，借閱者必須在指定范圍內(nèi)查閱。檔案借閱人員，應(yīng)當按照審批或者指定時間，及時完好歸還借閱的檔案。4.1.2司法機關(guān)、檢察機關(guān)或者其他行政機關(guān)需要調(diào)閱公司檔案的，接受協(xié)助要求的檔案管理人員應(yīng)當將該情況反映給公司級領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可提供。4.2行政人事部根據(jù)檔案的使用范圍，適當復(fù)印部分檔案，供各業(yè)務(wù)部門使用，但應(yīng)當?shù)怯泜浒浮?.3 各部門因工作需要，查閱（借閱）不在本部門存放的檔案時，憑（借閱）聯(lián)絡(luò)單到有關(guān)部門查閱（借閱）有關(guān)檔案。公司的所有檔案借閱手續(xù)需要行政人事部經(jīng)理批準。公司除重要的檔案（絕密、機密檔案）借出時須報請總經(jīng)理批準外，其他檔案（秘密檔案）由部門經(jīng)理批準即可。4.4檔案借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料。逾期不能及時歸還的情況，借閱人需要填寫檔案資料續(xù)借申請單，主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后續(xù)借。借用重要檔案（如各類政府批文、證照原件等）當日必須歸還，其他檔案資料借用時間不得超過七天。愈期仍未歸還者，將強制其歸還檔案，并給予相應(yīng)處分。4.5借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。檔案管理部門有權(quán)過問外借檔案的保存、保密和利用情況。4.6檔案資料因不慎丟失或者滅失、毀損需要補救、重新申領(lǐng)的，應(yīng)當及時按照發(fā)證機關(guān)機關(guān)的要求進行公告，并按照有關(guān)規(guī)定補辦。無法補救或者申請新的檔案資料，應(yīng)當采取適當方式復(fù)制拷貝，并需注明原件的出處、丟失、損毀、滅失的情況，以備核對和考察。第五章 保管期限及保管統(tǒng)計5.1檔案的保管期限除政府有關(guān)法令或本公司其它規(guī)章制度特定者外，一律按下列規(guī)定辦理：5.1.1永久保存：公司章程；董事會會議紀要；公司證照；各級批文；印鑒；公司年度經(jīng)營計劃和總結(jié)；年度財務(wù)報表；重要技術(shù)資料；不動產(chǎn)所有權(quán)證書及其它債權(quán)憑證；判決、裁定等訴訟資料、政府決定文件、人事資料；大型活動的圖片、音像資料；其它核定應(yīng)永久保留的文件。5.1.2定期保存：不要求永久保存的檔案。保存時間暫定為15年，確實需要提前銷毀的，可由相關(guān)部門提出申請，報行政人事部批準后執(zhí)行。5.2行政人事部每季度對接收的檔案、資料，根據(jù)規(guī)定和要求，整理編號，登記入庫保存并編制必要的檢索工具。每季度定期或不定期全面或重點檢查檔案，隨時發(fā)現(xiàn)問題及時解決。5.3建立檔案統(tǒng)計賬薄，及時、準確完整地提供各種數(shù)據(jù)并及時上報。5.4行政人事部的設(shè)施必須堅固、安全，做到防火、防盜、防光、防塵、防潮、防鼠、防蟲等措施。室內(nèi)不準吸煙不準堆放易燃品，下班之前檢查火源切斷電源。第六章 鑒定銷毀6.1對行政人事部存放的超期檔案，檔案管理部門應(yīng)會同有關(guān)部門鑒定。6.2在鑒定工作中應(yīng)以“檔案保管期限表”為依據(jù)，采取有關(guān)專業(yè)人員集體鑒定的方法，逐卷、逐張詳細審查，確定期限調(diào)整密級，提出檔案的存留報告和意見。6.3經(jīng)鑒定后，對無保存價值的檔案，要登記造冊，提出報告，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，并在案卷目錄上注銷。第七章 附則7.1公司按照國家和地方政府的規(guī)定管理檔案，對于故意破壞檔案或者因重大過失導(dǎo)致檔案毀損的，公司將給予處罰，構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)。7.2接觸檔案的人員私自保留屬于公司的機密檔案，經(jīng)公司催要拒絕歸還的，公司有權(quán)對其處以人民幣5000元罰款，作為對該檔案成本的直接損害補償。7.3故意損壞檔案或者因其失職行為導(dǎo)致檔案損壞無法補救的，絕密文件每件處以5000元人民幣罰款；機密文件處以2000元人民幣罰款；秘密級文件每件1000元罰款。上述罰款作為對檔案文件不能彌補的損害賠償。7.4檔案管理人員因管理過失或者故意行為導(dǎo)致檔案重大損害，且無法補救的，公司有權(quán)予以辭退，解除勞動合同。oa31 印鑒管理制度第一章 總則1.1目的 為了規(guī)范公司印鑒和公文的簽發(fā)和適用行為，防范經(jīng)營風險，杜絕不規(guī)范的印鑒適用行為，保護公司的合法權(quán)益不受非法侵害，制定本制度。1.2 原則 行政人事部是公司印鑒管理的職能部門，負責公司印鑒管理制度的制定、檢查和落實印鑒管理工作。第二章 印鑒的分類和使用范圍2.1公司的印鑒分類：1)行政公章2)合同專用章3)財務(wù)專用章4)發(fā)票專用章5)預(yù)算（結(jié)算）專用章6)法定代表人私人印章7)部門專用章8)專業(yè)人員的私人印鑒部門專用章包括工程部“業(yè)務(wù)聯(lián)系和收發(fā)函專用章”，預(yù)算部“業(yè)務(wù)聯(lián)系和收發(fā)函專用章”；專業(yè)人員的私人印鑒是指財務(wù)人員與財務(wù)專用章配合使用的私人印鑒，預(yù)算專業(yè)技術(shù)人員資質(zhì)編號印鑒。2.2行政公章使用范圍、審查和批準：2.2.1行政公章：下列情況需要加蓋公司行政公章1)公司簽發(fā)的紅頭文件；2)以公司名義下發(fā)的重要制度規(guī)定等；3)以公司名義對外行文或者涉及人事、身份、工資、醫(yī)療、教育、婚姻、出入境、家庭狀況等出具證明、說明、請求和公函；4)公司注冊地行政機關(guān)要求必須使用行政公章對外簽署合同的，可使用公章代替合同專用章；5)招標文件和招標邀請函；6)對外出具擔保函、付款承諾書、有關(guān)豁免條款以及其他對公司有重大影響（經(jīng)濟、信譽、設(shè)定義務(wù)等）的法律文件；7)法律文書；8)與銀行等金融機構(gòu)簽署的合同、協(xié)議類文件；9)其它經(jīng)執(zhí)行董事同意需加蓋行政公章的文件（不得用于簽署合同）。2.2.2審查和批準：前款第（一）、（二）、（三）、（八）項情況下的用印，由申請使用人的主管副總審查同意后，總經(jīng)理批準用印；前款第（四）、（五）、（六）、（七）項情況下的用印，需要由公司律師審查同意后，報總經(jīng)理批準用印。2.3合同專用章使用范圍、審查和審批：2.3.1下列情況下使用合同專用章：1)各類采購合同的簽訂；2)商品房銷售合同的簽訂（允許使用合同專用章）；3)國有土地使用權(quán)出讓合同4)國有土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓合同5)項目合作或者合資合同；6)建設(shè)工程施工合同以及補充協(xié)議、涉及合同內(nèi)容的備忘錄；8）勘查、設(shè)計、咨詢服務(wù)、配套工程、分包工程、專業(yè)工程；9)其他涉及公司承擔義務(wù)的協(xié)議、合同、承諾、保證等法律文件。2.3.2審查和批準：所有該類加蓋合同專用章的合同、協(xié)議、補充協(xié)議、承諾、備忘錄等法律文件，經(jīng)合同起草人、合同履行責任人或者授權(quán)簽訂人提出申請，經(jīng)過公司律師審查同意后，提交總經(jīng)理批準后用印。公司律師提供合同文本的，由合同履行責任人或者授權(quán)簽訂人提出申請，公司律師審查確認，報總經(jīng)理批準用印。2.3.3合同類法律文件必須由授權(quán)簽訂人簽字后，方可加蓋印章。一般情況下，公司加蓋印鑒時，合同相對人已經(jīng)履行了合同簽訂的全部手續(xù)。2.3.4合同印鑒使用登記人，應(yīng)當按照合同管理辦法審查合同簽訂的形式要件和備案，必須加蓋騎縫章。2.3.5印鑒保管人、印鑒申請人必須對印鑒使用情況進行詳細登記，并按照規(guī)定按時進行核對和檢查。2.4 財務(wù)專用章的使用范圍、審查和批準2.4.1財務(wù)專用章應(yīng)當按照國家財政部、人民銀行、稅務(wù)總局等有關(guān)主管部門的規(guī)定使用財務(wù)專用章和財會人員的私人印鑒、法定代表人的印鑒。2.4.2下列情況使用財務(wù)專用章1)對政府財政、稅務(wù)、工商等有關(guān)部門報送的有關(guān)報表，需加蓋財務(wù)專用章的；2)向金融機構(gòu)報送的有關(guān)材料；3)公司出具的支票、匯票、本票等單據(jù)；4)公司出具的各種現(xiàn)金收據(jù)；5)其它經(jīng)公司同意蓋用財務(wù)專用章的文件。2.4.3審查和批準；1)財務(wù)專用章使用，由申請人提出申請，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審查批準加蓋。需要加蓋法定代表人的私人印鑒的，經(jīng)總經(jīng)理批準。2)出具前款第（三）、（四）項單據(jù)和票據(jù)的，申請人應(yīng)當按照財務(wù)制度和會計制度，接受相互之間的監(jiān)督和核查；付款行為當按照相關(guān)制度經(jīng)總經(jīng)理批準辦理。2.5發(fā)票專用章2.5.1發(fā)票專用章使用范圍：發(fā)票專用章使用范圍僅限于公司銷售房產(chǎn)、出租房產(chǎn)等實現(xiàn)經(jīng)營收入且必須提供規(guī)范票據(jù)的行為。2.5.2申請人提出使用申請，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準使用，實現(xiàn)收入的行為，同時必須接受會計等監(jiān)督和核查。2.6 各分子公司預(yù)算（結(jié)算）專用章：2.6.1分子公司預(yù)算（結(jié)算）專用章使用于如下事務(wù)：1)對施工企業(yè)的簽證審核；2)建筑材料認價單；3)竣工結(jié)算表。2.6.2使用公司預(yù)算（結(jié)算）專用章，由造價工程師或者公司預(yù)算技術(shù)人員提出申請，預(yù)算部經(jīng)理審查同意，報總經(jīng)理審查后，上報執(zhí)行總裁審查批準，方可加蓋公司預(yù)算（結(jié)算）專用章。2.6.3簽證和竣工結(jié)算使用公司預(yù)算（結(jié)算）專用章，審核人、批準人必須查閱公司總經(jīng)辦會議記錄，核實簽證等相關(guān)內(nèi)容。2.7法定代表人的私人印鑒2.7.1使用范圍：法定代表人的私人印鑒，只有在與公司重大經(jīng)營活動、重大支出活動有關(guān)的合同、支付、承諾、擔保、董事會決議等合并使用時，公司才能承擔責任。2.7.2凡使用法定代表人私人印鑒的行為，除按照相應(yīng)審批程序履行外，必須經(jīng)過執(zhí)行董事批準。2.8預(yù)算部業(yè)務(wù)聯(lián)系和收發(fā)函專用章。2.8.1預(yù)算部“業(yè)務(wù)聯(lián)系和收發(fā)函專用章”使用于如下事務(wù)：1)內(nèi)部工作聯(lián)系單（函）；2)發(fā)送或者接收外部合同相對人函件；3)對外業(yè)務(wù)聯(lián)系。2.8.2部門主管或者經(jīng)理，對所有發(fā)文和收文必須進行詳細的記錄，并在記錄登記中保留申請人的簽字和發(fā)收文名稱、編號等相關(guān)內(nèi)容。2.8.3預(yù)算部經(jīng)理是該專用章使用的直接審批人。2.9 工程部業(yè)務(wù)聯(lián)系和收發(fā)函專用章2.9.1對內(nèi)對外發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系，收發(fā)信函需要加蓋專用章的，須經(jīng)部門經(jīng)理審查批準，尤其是施工企業(yè)送達的簽證申請單、協(xié)調(diào)函、申請、報告、工程備忘錄、工程例會紀要、監(jiān)理備忘錄、通知等文件，必須通過審查后批準使用。2.9.2工程部經(jīng)理是該專用章使用的直接審批人。第三章 印鑒管理和登記3.1印鑒管理和登記責任人1) 錦沅房地產(chǎn)有限公司行政公章、合同專用章，由行政人事部經(jīng)理負責管理和登記。2)財務(wù)專用章和發(fā)票專用章，由財務(wù)部經(jīng)理負責管理和登記。3) 錦沅房地產(chǎn)有限公司預(yù)算（結(jié)算）專用章，由行政人事部經(jīng)理管理和登記。4)法定代表人私人印鑒由執(zhí)行董事管理和登記。5)預(yù)算部、工程部業(yè)務(wù)聯(lián)系和收發(fā)函專用章，由預(yù)算部、工程部經(jīng)理負責管理和登記。6)所有印鑒都應(yīng)當在行政人事部備案。3.2審查登記和批準登記1)申請人使用各類不同的印鑒，應(yīng)當按照本規(guī)定辦理用印申請，填寫申請單，申請單的格式由行政人事部統(tǒng)一制定。2)申請人按照規(guī)定填寫申請單，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照本辦法規(guī)定需要報公司律師審查同意的，在報經(jīng)總經(jīng)理及以上審批人之前，必須報請公司律師審查同意。3)公司律師對經(jīng)過自己審查同意的申請，必須逐項進行登記。登記的內(nèi)容包括申請人、初審批準人、用印文件內(nèi)容、份數(shù)、下游審批人，審查同意的，應(yīng)經(jīng)申請人簽收。4)審批人經(jīng)過審查同意用印的，審批人應(yīng)當在用印文件上簽署意見，同時在申請人的用印申請上簽署意見，交由申請人。5)申請人持用印申請單批準內(nèi)容，向印鑒管理人申請加蓋印章。印鑒管理人在審查了申請人的申請書、用印文件后，按照規(guī)定加蓋印鑒，并加蓋騎縫章。6)印鑒管理人將用印文件交由申請人前，應(yīng)當要求申請人親自填寫登記表，登記表的內(nèi)容包括申請人、審查人、審批人、前手登記人、印鑒管理人、用印文件名稱、內(nèi)容、用印份數(shù)、用印個數(shù)、用印文件張數(shù)等內(nèi)容，由申請人簽字確認，印鑒管理人簽字確認。7)印鑒管理人與公司律師或者其他印鑒使用登記人，應(yīng)當每月核對印鑒登記情況，并將登記核對情況匯總上報公司行政人事部。第四章 印鑒制作、啟用、更換和銷毀4.1印鑒制作和更換1)公司印章為圓形，中央刊五角星，五角星外刊相關(guān)名稱。直徑不大于4.2厘米，不小于3.2厘米。2)印章所刊漢字，應(yīng)當使用國務(wù)院公布的簡化字，字體為宋體。3)印章的質(zhì)料，由制發(fā)機關(guān)根據(jù)實際需要確定。4)公安機關(guān)對印章實行屬地管理，公司各類印章應(yīng)當憑相關(guān)證明文件到所在地縣級以上公安機關(guān)申請辦理準刻手續(xù)。公司指派專人辦理準刻手續(xù)，經(jīng)辦人員需持有公司的委托證明和本人的身份證明?？讨品ǘù砣怂饺擞≌潞蛯I(yè)人員的私人印章時，還需提供名章所刻人名的身份證明。5)需要更換印章的，須公告聲明原印章作廢后，依前款規(guī)定重新辦理。6)印章遺失、被搶、被盜后，應(yīng)當立刻向管理和登記部門報告，并采取公告形式聲明后，依前款規(guī)定重新辦理。4.2印鑒的啟用與停用1) 錦沅房地產(chǎn)有限公司行政公章、合同專用章，經(jīng)行政人事部管理和登記，報請總經(jīng)辦批準后，方可啟用。2) 錦沅房地產(chǎn)有限公司財務(wù)專用章和發(fā)票專用章，由財務(wù)部經(jīng)理管理和登記，報請總經(jīng)辦批準后，方可啟用。3) 錦沅房地產(chǎn)有限公司預(yù)算（結(jié)算）專用章，由行政人事部經(jīng)理管理和登記，報請總經(jīng)辦批準后，方可啟用。4)法定代表人私人印鑒由公執(zhí)行董事管理和登記，報請總經(jīng)辦批準后，方可啟用。5)預(yù)算部、工程部業(yè)務(wù)聯(lián)系和收發(fā)函專用章，由預(yù)算部、工程部負責人持有管理和登記，報請總經(jīng)辦批準后，方可啟用。6)因公司撤銷、名稱改變、項目完結(jié)或換用新印鑒而停止使用時，應(yīng)履行上述批準手續(xù)后，交管理和登記部門封存，并報行政人事部備案。7)必須報行政人事部備案并預(yù)留印鑒字樣。4.3違規(guī)使用印鑒的責任與處罰4.3.1印鑒使用規(guī)范要求：1)印鑒管理部門和負責人應(yīng)加大對于印鑒的管理，印鑒審批須符合業(yè)務(wù)流程，且進行印鑒使用登記。2)印鑒使用申請人、審查人、審批人須對用印文件仔細審查，并對用印后果負有經(jīng)濟、行政、法律責任。3)嚴禁使用二級部門專用印鑒對外簽訂相關(guān)合同、協(xié)議、備忘錄等。4)嚴禁在空白紙張上蓋用印鑒，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，追究印章保管人的責任。同時，印鑒管理部門、責任人和申請人負責人將對造成的后果負全部責任。5)原則上不允許攜帶公司印鑒外出。如因特殊情況須攜帶印鑒外出，必須由用印部門經(jīng)理提出書面申請，并經(jīng)總經(jīng)理審批后，辦理借用手續(xù)。印鑒外借期間由借用部門負責人全權(quán)負責。6)嚴禁偽造、盜用印鑒，一旦發(fā)現(xiàn)該種行為并被查實，立即開除相關(guān)責任人，并追究其法律責任。7)若發(fā)生印鑒丟失，應(yīng)立即上報行政人事部，以便采取防范措施，并追究印鑒保管人的責任。8)對于需要與外單位簽訂合同、出具協(xié)議的事項，須咨詢公司律師意見，并按照流程完成審批。 9)部門負責人發(fā)生崗位異動時，交接工作中要求交接前期部門印鑒使用情況，并要求行政人事部對新上任部門負責人進行印鑒管理使用培訓，并進行印鑒交接。4.3.2違反本辦法規(guī)定未經(jīng)批準程序，擅自使用印鑒尚未給公司造成實際損害的，通報批評一次，可以并處500元罰款。4.3.3違反本辦法規(guī)定未經(jīng)批準程序，擅自使用印鑒，造成公司損失的，給予行政處分，通報公司各部門。所造成的損失由相關(guān)責任人全部承擔。構(gòu)成刑事犯罪的，移交公安機關(guān)處理。oa41 合同管理制度第一章 總則1.1原則 所有合同必須按本制度規(guī)定的合同聯(lián)辦程序辦理。各機構(gòu)在辦理過程中按職責履行自己的權(quán)利和義務(wù)。（附合同聯(lián)辦單）1.2按公司的控制體系，各類合同必須辦理合同聯(lián)辦手續(xù)。第二章 合同管理制度2.1合同的草擬2.1.1對公司的各類合同，實行歸口管理、分級把關(guān)的原則，誰負責此項業(yè)務(wù)，由誰負責草擬合同。2.1.2小區(qū)的規(guī)劃設(shè)計、建筑設(shè)計、土地出讓、建筑施工安裝、公用設(shè)施配套、設(shè)備材料采購、工程監(jiān)理、委托加工、技術(shù)開發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)等合同由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責起草，主管副總經(jīng)理把關(guān)。2.1.3銀行借款、向金融單位融資、財產(chǎn)贈予等合同，由財務(wù)部負責起草，總經(jīng)理負責把關(guān)。2.1.4公司開發(fā)的房屋的銷售、租賃，由公司銷售部門起草，主管副總經(jīng)理審查把關(guān)。2.1.5公司日常行政管理所涉及的合同，如辦公場所的租賃、辦公設(shè)備的采購、財產(chǎn)保險、車輛維修保養(yǎng)、勞動合同等，由行政人事部負責起草，總經(jīng)理審查把關(guān)。2.1.6在草擬合同前，應(yīng)對合同涉及的主要內(nèi)容有一個全面的了解，包當事人的履約能力、信譽度、設(shè)備材料質(zhì)量性能、市場行情等。2.1.7所有合同在草擬時，必須確保符合國家法律規(guī)定，有規(guī)范文本的，要參照規(guī)范文本。2.2合同的簽訂2.2.1合同簽訂額度在50萬以上的需公司律師審批（售房合同、按揭貸款合同簽訂除外）。公司律師提出的修改意見必須在合同文本上體現(xiàn)。2.2.2各類合同，在合同聯(lián)辦單簽完之后方可進入簽字流程。在合同聯(lián)辦單辦理過程中，相關(guān)部門提出的建議必須在最終審批人簽批之前全部更改完成，并重新進行報批。2.2.3公司與第一次合作公司簽合同時必須提供：1)對方公司法人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（年檢過的近期原件復(fù)印件）；2)法人資質(zhì)證書復(fù)印件；3)法人法定代表人身份證復(fù)印件；4)書面的授權(quán)委托書注：建安類100萬元以上、采購類50萬元以上和其他類10萬元以上的合同每次簽訂時都要附上以上文件。5)行政人事部審核上述文件確認齊全后才能蓋章。2.2.4各類合同經(jīng)公司法定代表人或委托代理人簽字后，送行政人事部蓋章。嚴禁先蓋章后簽字。2.2.5公司的除房屋銷售合同外的所有合同的簽訂人為執(zhí)行董事，房屋銷售合同的簽訂人為主管銷售副總經(jīng)理，除此之外其他人無權(quán)在合同上簽字。2.3合同的執(zhí)行2.3.1合同執(zhí)行中的日常管理原則是哪個部門經(jīng)辦，哪個部門管理。2.3.2負責管理合同的部門，要定期了解、檢查合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行中的問題。根據(jù)需要，重要的經(jīng)濟、技術(shù)合同，在執(zhí)行中須定期將合同執(zhí)行情況，向主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理匯報。在合同執(zhí)行過程中，凡涉及到合同條款的補充、修改、造價的增減，都必須按合同草擬簽約的程序辦理，任何個人都不得私自修改、補充合同條款和增減合同總造價。2.3.3行政人事部負責對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)察。2.4合同檔案管理2.4.1經(jīng)雙方正式簽約生效的合同，正本必須交行政人事部存檔，副本或復(fù)印件送財務(wù)部和相關(guān)業(yè)務(wù)部門。2.4.2行政人事部必須建立科學的合同檔案管理制度，對合同進行統(tǒng)一分類編號，財務(wù)部和業(yè)務(wù)部門必須指定專人負責合同工作。2.4.3所有合同在執(zhí)行中若發(fā)生變更，變更后的文本須按正式合同程序交有關(guān)部門存檔、執(zhí)行。oa51 固定資產(chǎn)管理制度第一節(jié) 總則1.1目的 為加強公司固定資產(chǎn)的購置、使用和維護管理，提高固定資本的使用壽命和效率，特制定本制度。第二章 實施細則2.1本制度所稱固定資產(chǎn)的范圍：1)辦公類：空調(diào)、筆記本電腦、微機（含軟件）、打印機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀、錄音筆、投影儀等2)通訊類：手機、座機、對講機等3)其他類：車輛、刻錄機、攝像機、照相機、音響、vcd、微波爐、冰柜、冰箱、營銷部樣板間物品等。2.2固定資產(chǎn)管理責任人1）行政人事部負責對所管轄固定資產(chǎn)進行統(tǒng)一管理和調(diào)配，各部門經(jīng)理為本部門所使用固定資產(chǎn)的責任人，負責進行保管。2）行政人事部負責對公司所擁有的固定資產(chǎn)的管理和維護。2.3固定資產(chǎn)的采購2.3.1固定資產(chǎn)采購申請1）公司因工作需要購置固定資產(chǎn)時，須由使用部門填寫固定資產(chǎn)購置申請審批表，報執(zhí)行董事批準。2）所有固定資產(chǎn)原則上須由行政人事部統(tǒng)一購置。 2.3.2固定資產(chǎn)采購詢價1）每種固定資產(chǎn)采購前至少向三家供應(yīng)商進行詢價。2）采購人將詢價結(jié)果（包括商家選擇建議）交行政人事部、財務(wù)部審批簽字。3）審批通過后簽訂采購合同（或采購清單），并存檔備份。2.4 固定資產(chǎn)使用1）固定資產(chǎn)購置到位，由行政人事部固定資產(chǎn)管理人進行驗收，確認到貨內(nèi)容、數(shù)量、供應(yīng)商選擇、發(fā)票公章、金額均無誤。資產(chǎn)入庫后填寫固定資產(chǎn)標簽、卡片，詳細記錄資產(chǎn)信息。2）申請購置部門辦理領(lǐng)用手續(xù)后方可投入使用。2.5 固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移1）因工作需要須將固定資產(chǎn)移交其他部門使用和保管時，必須由調(diào)出、調(diào)入部門填制固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單，并由部門經(jīng)理簽字認可，交行政人事部經(jīng)理、行政副總審批，審批同意后，交固定資產(chǎn)管理人員備案，同時通知財務(wù)部更改資產(chǎn)賬面信息。2）嚴禁各部門之間未經(jīng)審批擅自轉(zhuǎn)移固定資產(chǎn)。2.6 盤點和檢查1）行政人事部會同財務(wù)部每半年對公司所有固定資產(chǎn)的使用和保管情況進行一次盤點。2）盤點后提交盤點報告，報告是否賬實相符，是否存在報損（廢）等問題。如不符，需要分析盤點差異原因。行政人事部經(jīng)理復(fù)盤抽查，批準盤點報告。最后由財務(wù)部經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、行政副總、總經(jīng)理簽字確認。3）如果存在報損（廢）情況，財務(wù)部進行賬務(wù)處理。2.7特殊固定資產(chǎn)的管理 行政人事部固定資產(chǎn)管理人應(yīng)每月對特殊固定資產(chǎn)（計算機、打印機、復(fù)印機、傳真機等）的使用和保管情況進行一次抽查。各部門必須由專門人員對特殊辦公用品及時進行保養(yǎng)、維護，若人為損壞，則由其保管人與部門負責人承擔相應(yīng)責任。2.8固定資產(chǎn)送修處理 固定資產(chǎn)需報修時，須向行政人事部說明其損壞原因，并填寫固定資產(chǎn)請修單，行政人事部將根據(jù)情況確定維修方案，應(yīng)由使用部門負責的，使用部門自行負責修理；若人為損壞，由責任人承擔維修費，并視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)處分。2.9報損（廢）處理 固定資產(chǎn)執(zhí)行及時報損（廢）。報損（廢）時，由使用部門填寫固定資產(chǎn)報