辦公自動(dòng)化教學(xué)大綱第6章.ppt

辦公自動(dòng)化,play*,辦公自動(dòng)化 教學(xué)大綱,北京新海淀計(jì)算機(jī)學(xué)校,第六章,本章主要內(nèi)容如下： 排序、篩選、分類(lèi)匯總,本教學(xué)課件是新海淀計(jì)算機(jī)學(xué)校的教師馬成功原創(chuàng)作品，在沒(méi)有經(jīng)過(guò) 本人書(shū)面授權(quán)的話，請(qǐng)勿私自用于商業(yè)用途，否則本人有權(quán)利通過(guò)法律維護(hù) 自己的版權(quán)（2008-9-1）,數(shù)據(jù)的篩選和排序是最基本的數(shù)據(jù)處理方式，也是進(jìn)行其它數(shù)據(jù)處理的工作基礎(chǔ)。,好好學(xué)習(xí)本章知識(shí)會(huì)對(duì)你以后的學(xué)習(xí)或工作大有裨益：）,排序,排序的概念 排序的使用方法 排序一般遵循的規(guī)則 從工具欄進(jìn)行快速排序 在不影響其他列的情況下對(duì)某列進(jìn)行單獨(dú)排序 讓序號(hào)不參與排序 對(duì)漢字進(jìn)行按筆畫(huà)排序 按行排序 多重排序,排序的概念,排序是指把數(shù)據(jù)按某些規(guī)則進(jìn)行排列，使之符合我們的需要,排序的使用方法,把光標(biāo)定位到需要排序的單元格內(nèi) 可以從工具欄按鈕進(jìn)行簡(jiǎn)單的升序或降序排序 或從“數(shù)據(jù)”菜單-排序從排序?qū)υ捒蜻M(jìn)行更加復(fù)雜的排序,升序排序 從小到大排序,降序排序 從大到小排序,排序一般遵循的規(guī)則,數(shù)字按降序排列是從大到小排序(升序正好相反） 比如100,99,981,0,-1,-2,-3 數(shù)字升序是從小到大，從負(fù)數(shù)到正數(shù)排序 數(shù)字降序是從大到小，從正數(shù)到負(fù)數(shù)排序 漢字是按漢語(yǔ)拼音順序排序 比如升序是從a,b,c,dz 降序是按 z,y,xa 空白單元格（不是空格）按升序排在最后，按降序也是排在最后,對(duì)于某個(gè)單元格內(nèi)出現(xiàn)既有數(shù)字又有漢字的情況下則比較棘手啊,從工具欄進(jìn)行快速排序,把鼠標(biāo)定位需要排序的某列單擊工具欄上相應(yīng)的按鈕即可進(jìn)行快速的排序,在不影響其他列的情況下對(duì)某列進(jìn)行單獨(dú)排序,拖拉先選中某列區(qū)域（不是單擊某個(gè)單元格了） 然后再執(zhí)行排序,一般不要采用此項(xiàng)設(shè)置,讓序號(hào)不參與排序,對(duì)漢字進(jìn)行按筆畫(huà)排序,按行排序,多重排序,以第一關(guān)鍵字為主， 且第一關(guān)鍵字不能為空白,篩選,篩選的功能 篩選的使用步驟 如何去掉篩選 基本篩選的使用 高級(jí)篩選的使用,自動(dòng)篩選的功能,Excel 的自動(dòng)篩選功能可以把暫時(shí)不需要的數(shù)據(jù)記錄隱藏起來(lái)，而只顯示符合條件的數(shù)據(jù)記錄，這在管理工作表時(shí)相當(dāng)有用。,自動(dòng)篩選的使用步驟,把光標(biāo)定位到數(shù)據(jù)區(qū)域的某一個(gè)單元格中 單擊“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”“自動(dòng)篩選”工作表會(huì)自動(dòng)進(jìn)入自動(dòng)篩選狀態(tài)表頭中每一個(gè)單元格右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)倒三角形按鈕，這是自動(dòng)篩選的標(biāo)志 單擊某一個(gè)單元格右側(cè)的倒三角形按鈕在彈出的下拉菜單中選擇想要的篩選選項(xiàng)或自定義篩選設(shè)置，當(dāng)松開(kāi)鼠標(biāo)后其它記錄則被隱藏起來(lái)，只顯示符合篩選條件的記錄,如果光標(biāo)定位處的四周沒(méi)有任何數(shù)據(jù)則會(huì)提示出錯(cuò)誤警告,如何去掉篩選（顯示出所有的數(shù)據(jù)）,若要恢復(fù)到篩選前的顯示狀態(tài) 有兩種方法： 方法一：只需再次單擊篩選旁邊的倒三角形按鈕全部（缺點(diǎn)：當(dāng)使用多重篩選時(shí)有時(shí)需要點(diǎn)擊多個(gè)三角形的按鈕） 方法二：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”菜單-“篩選”“全部顯示”（顯示的比較徹底，不管當(dāng)前是否使用了多重篩選，都會(huì)顯示出所有的數(shù)據(jù)）,基本篩選的使用,對(duì)最小值或最大值進(jìn)行篩選 對(duì)空白或非空白單元格進(jìn)行篩選 對(duì)文本字符串的開(kāi)始或結(jié)尾進(jìn)行篩選 采用關(guān)系運(yùn)算的方法進(jìn)行篩選,對(duì)最小值或最大值的進(jìn)行篩選,首先進(jìn)入自動(dòng)篩選狀態(tài) 把鼠標(biāo)定位到有數(shù)據(jù)的那列（如果定位到文本的那列則不起作用，因?yàn)樽畲蟆⒆钚∈轻槍?duì)數(shù)字才起作用的）,不一定為10個(gè) 數(shù)字在1-500之間,只能求最大和最小值，不能求平均值等,對(duì)空白或非空白單元格進(jìn)行篩選,只有當(dāng)當(dāng)前篩選的數(shù)據(jù)列中含有空白單元格時(shí)，“空白”、“非空白”選項(xiàng)才會(huì)出現(xiàn) 不一定整行數(shù)據(jù)都必須為空白，但如果出現(xiàn)了均為空白的空行，則該行單元格所對(duì)應(yīng)的列均可使用此功能 只要當(dāng)前單元格為空白，則當(dāng)前單元格所在的列即可以使用對(duì)空白或非空白的篩選，其它列非空，則非空的單元格對(duì)應(yīng)的列無(wú)法使用此功能。 只要當(dāng)前列出現(xiàn)了一個(gè)或多個(gè)空白單元格，則整列均可以使用此功能。 不管是數(shù)字或文本字符等均可使用此功能。,對(duì)文本字符串的開(kāi)始或結(jié)尾進(jìn)行篩選,選擇自定義篩選方式-從下拉菜單中選擇在自定義自動(dòng)篩選方式對(duì)話框中進(jìn)行相應(yīng)的選擇,不要輸入中文狀態(tài)下的問(wèn)號(hào)，否則篩選后不會(huì)篩選出現(xiàn)任何數(shù)據(jù),單擊查看通配符相關(guān)小知識(shí),通配符小知識(shí),一個(gè)英文半角的問(wèn)號(hào)代表一個(gè)任意的字符，兩個(gè)問(wèn)號(hào)代表兩個(gè)任意的字符，三個(gè)問(wèn)號(hào) 一個(gè)*號(hào)代表無(wú)數(shù)個(gè)字符 比如我們經(jīng)常查找使用的*.*表示點(diǎn)號(hào)之前為任意數(shù)量的字符，點(diǎn)號(hào)之后為任意數(shù)量的字符 通配符可以置前、置后或置中 比如：*寶富，于*富，于寶* 通配符可以混用 比如：*寶?, ?寶* *號(hào)不區(qū)分全角、半角（即全半角均可使用） ? 號(hào)應(yīng)在半角狀態(tài)下輸入,自定義篩選方式的關(guān)系運(yùn)算,在利用“自定義篩選”時(shí)，可以設(shè)置兩個(gè)條件，并設(shè)置這兩個(gè)條件之間的“與”或“或”關(guān)系。 “與”是指兩個(gè)條件必須同時(shí)滿足 “或”是指兩個(gè)條件只要滿足其中的一條即可。,采用關(guān)系運(yùn)算的方法進(jìn)行篩選,高級(jí)篩選的使用,分類(lèi)匯總,分類(lèi)匯總的用途 分類(lèi)匯總使用的前提條件 插入單個(gè)分類(lèi)匯總 分級(jí)顯示 分頁(yè)打印 替換當(dāng)前分類(lèi)匯總 創(chuàng)建“嵌套”式多級(jí)分類(lèi)匯總 匯總項(xiàng)顯示在數(shù)據(jù)上方 刪除分類(lèi)匯總（即恢復(fù)分類(lèi)匯總前的狀態(tài)）,分類(lèi)匯總的用途,Excel 通過(guò)分類(lèi)匯總可以自動(dòng)計(jì)算工作表中的分類(lèi)值和總值，當(dāng)對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)匯總時(shí)，excel將提供“分級(jí)顯示”工具，以便顯示和隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)。,分類(lèi)匯總使用的前提條件,由于excel默認(rèn)以相鄰單元格區(qū)域中相同關(guān)鍵字為分類(lèi)依據(jù)，必須對(duì)關(guān)鍵字進(jìn)行排序，以便于將工作表中相同數(shù)據(jù)集中到相鄰的單元格區(qū)域中,記?。悍诸?lèi)匯總是以排序?yàn)榛A(chǔ)的， 所以要想使用分類(lèi)匯總，必須先分類(lèi)，要想分門(mén)別類(lèi)應(yīng)先使用排序的功能,插入單個(gè)分類(lèi)匯總,步驟如下： 鼠標(biāo)定位到需要排序的字段，然后單擊工具欄上的升序或降序按鈕給當(dāng)前定位的字段排序 單擊“數(shù)據(jù)”菜單分類(lèi)匯總進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置 確定,單擊查看素材實(shí)例,當(dāng)鼠標(biāo)的定位點(diǎn)處沒(méi)有任何信息時(shí)會(huì)提出警告,選擇已經(jīng)分類(lèi)（即排序過(guò)）過(guò)的列 你按誰(shuí)排的序，從中選擇你排序的字段,分級(jí)顯示,對(duì)工作表分類(lèi)匯總后窗口左側(cè)會(huì)出現(xiàn)“分級(jí)顯示”按鈕，當(dāng)數(shù)據(jù)記錄很多時(shí)，通過(guò)單擊“分級(jí)顯示”的+、-號(hào)可以顯示或隱藏匯總的明細(xì)數(shù)據(jù)，不過(guò)它只能一次顯示或隱藏單個(gè)數(shù)據(jù)；窗口頂部出現(xiàn)標(biāo)號(hào)。,數(shù)字越大的按鈕顯示的記錄會(huì)越詳細(xì),分頁(yè)打印,打印分類(lèi)匯總之后的數(shù)據(jù)，可以把匯總的項(xiàng)打印在同一頁(yè)上，也可以把每項(xiàng)匯總的數(shù)據(jù)打印在不同的頁(yè)上。 執(zhí)行分頁(yè)后出現(xiàn)工作表內(nèi)會(huì)出現(xiàn)虛線，執(zhí)行打印預(yù)覽會(huì)發(fā)現(xiàn)-每頁(yè)紙上只出現(xiàn)一條打印記錄,替換當(dāng)前分類(lèi)匯總,進(jìn)行一次分類(lèi)匯總后，再進(jìn)行分類(lèi)匯總時(shí)，只要在對(duì)話框中選中“替換當(dāng)前分類(lèi)匯總”選項(xiàng)，新的分類(lèi)匯總將會(huì)替換以前的分類(lèi)匯總。（此項(xiàng)默認(rèn)是選中的）,創(chuàng)建“嵌套”式多級(jí)分類(lèi)匯總,如果在“分類(lèi)匯總”對(duì)話框中取消“替代當(dāng)前分類(lèi)匯總“復(fù)選框的選中狀態(tài)，在一個(gè)工作表上會(huì)出現(xiàn)多次分類(lèi)匯總。,匯總項(xiàng)顯示在數(shù)據(jù)上方,當(dāng)進(jìn)行分類(lèi)匯總時(shí)，匯總項(xiàng)默認(rèn)放在數(shù)據(jù)區(qū)域的下方，如果在“分類(lèi)匯總”對(duì)話框中取消“匯總項(xiàng)顯示在數(shù)據(jù)下方”復(fù)選框的選中