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第二單元時間管理,The Art of TIME MANAGEMENT,一、時間管理的重要性,美國時間管理學(xué)者橋賽弗(Ray Josephs,1955)就時間管理問題訪問了大量的美國工商業(yè)界人士，他說：在美國許多成功的實(shí)業(yè)家皆具有將今日24小時最有效果地使用的獨(dú)特才能，我從他們身上學(xué)到了時間管理的奧妙。,“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。,小案例：,如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請問：你如何用這筆錢？,時間資源的特性,每天我們有24小時，每小時由60分鐘組成，每分鐘由60秒組成，總計就是8.64萬秒。,時間資源的特性 （1）供給毫無彈性 （2）無法蓄積 （3）無法取代 （4）無法失而復(fù)得,人的一生大約能占有二萬五千多天，核六十多萬小時，或者三千六百多萬分鐘，或二十多億秒。,子在川上曰：逝者如斯夫，不舍晝夜。,君熱愛生活否？若然，則不可浪費(fèi)時間，唯時間乃是構(gòu)成生活的材料。 浪費(fèi)時間者，事實(shí)上就是浪費(fèi)金錢！ 弗蘭克林 使用時間是人的偉大藝術(shù)。 拿破侖,彼得德魯克在有效的管理者一書中是這樣強(qiáng)調(diào)時間管理的，“有效的管理者不是從他們的任務(wù)開始，而是從他們的時間開始。他們也不是從做計劃開始，而是從發(fā)覺他們的時間實(shí)際花在什么地方開始。然后，他們嘗試管理他們的時間，減少用于非生產(chǎn)性需求方面的時間。一個人是不是有效的管理者，最大的區(qū)別在于他們是否珍惜時間，此外沒有別的區(qū)別辦法”。,時間管理,了解自己的時間花在什么地方？,活動跟蹤表 真實(shí)準(zhǔn)確 注意細(xì)節(jié) 不要有遺漏 馬上記錄,二、你利用時間的效率如何？,你約會經(jīng)常遲到嗎？ 你是否經(jīng)常對工作所需要的時間做出錯誤的判斷？ 你是否總因?yàn)閱犹矶荒茉谝?guī)定的期限內(nèi)完成工作？,常見的不良習(xí)慣之一：時間觀念差,不善于控制時間的對策： 工作的具體內(nèi)涵是什么；在上面花多長時間； 可能的推遲和耽誤；,時間觀念,第一，既然他們的所作所為并不以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為向?qū)?，則不論他們得時間使用方式如何，都不構(gòu)成浪費(fèi)。 第二，不從事目標(biāo)制定與追求的人通常都是渾渾噩噩而難有所成的，對這種人的任何花費(fèi)時間，我們都看成是浪費(fèi)。,對于不從事目標(biāo)制定和追求的人的時間使用方式，我們持有兩種不同看法：,你利用時間的效率如何？,你是否需要設(shè)定最后期限來促使你動手做某事？ 你是否把每件都拖到最后才作但是通常還是能按時完成任務(wù)？ 你喜歡挑戰(zhàn)嗎？,常見的不良習(xí)慣之二：需要壓力才能行動,要點(diǎn)提示：防止壓力過度,你利用時間的效率如何？,你是否經(jīng)常因?yàn)楦械叫畔⒉蛔愣七t決策？ 在開始一項(xiàng)工作之前，你是否需要時間考慮、調(diào)研和規(guī)劃你的工作？ 對令你生氣的事，你總推遲處理并且希望它們會自行消失？,常見的不良習(xí)慣之三：拖拉延遲,時間管理學(xué)者杰克弗納的拖延商數(shù)測驗(yàn),你利用時間的效率如何？,在事情開始不假思索立即著手，然后逐漸泄氣，最后發(fā)現(xiàn)難以完成？ 你是否喜歡一氣呵成地將一件事做完，如果不能，是否就會喪失興趣？ 你是否在一件工作與另一件工作之間跳來跳去，結(jié)果毫無進(jìn)展？ 你的精力是否容易被分散，雖然嘴上埋怨，而實(shí)際上喜歡被打斷？ 你是否在打電話、給同事發(fā)電子郵件或聊天上用的時間太多？,常見的不良習(xí)慣之四：虎頭蛇尾,你利用時間的效率如何？,你是否愿意計劃好每一天，但如果沒能恪守計劃就會感到有壓力？ 你是否愿意在某一段時間內(nèi)持續(xù)工作？ 你是否有時因?yàn)樵谀硞€環(huán)節(jié)投入太多時間而不能按時完成全部工作？,常見的不良習(xí)慣之五：缺乏靈活性,你利用時間的效率如何？,你是否有時卷進(jìn)不屬于你份內(nèi)的事？ 你是否眉毛胡子一把抓，結(jié)果忙不過來？ 你是否有從來沒有時間從事案頭工作？,常見的不良習(xí)慣之六：過于忙碌,做計劃、弄清自己的目標(biāo)和職責(zé)、授權(quán),關(guān)于計劃的一些不正確認(rèn)識,我用不著計劃我的工作。 做計劃限制了我的自由。 做計劃并不符合我的工作方式。,1,三、做好時間規(guī)劃,三、做好時間規(guī)劃,關(guān)于計劃的一些不正確認(rèn)識,制定計劃太具體，太復(fù)雜，而且沒有用處。 做計劃花的時間太長了。 我做的計劃多并且不合實(shí)際。,2,計劃可以縮短工作的執(zhí)行時間并提高工作的效率。有一位專家對某部門的兩組類似工作的計劃時間、執(zhí)行時間以及所獲成效進(jìn)行對比，結(jié)果發(fā)現(xiàn)： (1)計劃時間較長的那一組工作所需的執(zhí)行時間較短，而計劃時間較短的那一組工作所需的執(zhí)行時間較長； (2)計劃時間較長的那一組工作所花費(fèi)的計劃時間與執(zhí)行時間的總和要少于計劃時間較短的那一組工作所花費(fèi)的計劃時間與執(zhí)行時間的總和； (3)計劃時間較長的那一組工作的成果在素質(zhì)上要高于計劃時間較短的那一組工作的成果。,計劃的重要性,計 劃 時 間 執(zhí) 行 時 間,計劃時間 執(zhí) 行 時 間,素質(zhì)較高,素質(zhì)較低,如何做好計劃？,檢查你的目標(biāo),員工目標(biāo),團(tuán)隊(duì)目標(biāo),保持良好的平衡,團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)模型,任務(wù),個人,團(tuán)隊(duì),如何做好計劃？,正確設(shè)定工作優(yōu)先級,比起討厭的事來，先做喜歡的事； 比起費(fèi)時的事來，先做省時的事； 比起難事來，先做容易的事； 比起初次遇到的事來，先作熟知的事； 比起重要的事來，先做急事； 比起可以選擇做的事來，先做有義務(wù)做的事； 比起沒定下時間來的事，先做已定下時間并記入記事本的事； 按照事情發(fā)生的自然順序處理。,我們大都習(xí)慣于下列準(zhǔn)則決定行事的先后次序：,按事情的“緩急程度”辦事,最緊迫的事(今日必須做) 次緊迫的事(今日應(yīng)該做) 不緊迫的事(今日可以做),假設(shè)：越急之事越重要，則按此順序辦事可否？,當(dāng)然可以！,但是從經(jīng)驗(yàn)法則可以確認(rèn)：現(xiàn)實(shí)中，往往急事皆不重要，重要的事均不緊迫。,典型的實(shí)例,年終工作總結(jié)報告的編制即是一種典型的實(shí)例。 任何一位管理者都認(rèn)為，工作總結(jié)報告是一項(xiàng)重要的工作。但若現(xiàn)在距離報告截止日期尚有兩個月時間，則一般人不會視為今天“應(yīng)該”做的事，更不會視為今天“必須”做的事，而可能將它視為今天“可以”做的事。既然它是“今天可以做的事”，它也是“今天可以不做的事”，因此，它將不斷地被拖延下去。直到截止日期迫近，這些人才如臨大敵般地處理“緊急事件”。結(jié)果不是遲交了工作總結(jié)報告，就是草率應(yīng)村了事。經(jīng)過了這一番掙扎之后，這些管理者可能信誓旦旦地下定決心，下一年度的工作總結(jié)報告定將提早準(zhǔn)備。但是，除非他們 徹底改變按“緩急程度”辦事的習(xí)慣，否則 到了下一年度，他們?nèi)詫⒅氐父厕H。,如何做好計劃？,正確設(shè)定工作優(yōu)先級,確定工作優(yōu)先級的原則： 根據(jù)事情的輕重緩急來做計劃,任何事情，按照完工的期限長短，區(qū)分為緊迫和不緊迫的事；以及按照對目標(biāo)、成果、業(yè)績的貢獻(xiàn)程度區(qū)分為重要與不重要的事。,重要任務(wù),不重要任務(wù),緊迫的事情,不緊迫的事情,根據(jù)事情的輕重緩急來確定工作的優(yōu)先級別, 重要但不緊迫, 重要并且緊迫, 不重要但緊迫, 不重要也不緊迫,緊迫性/重要性矩陣,時間管理矩陣,四種極端情況的各自結(jié)果：, 結(jié)果： 壓力 筋疲力盡 危機(jī)處理 忙于收拾殘局,偏重第一類事務(wù),結(jié)果：短視近利， 危機(jī)四伏 輕視目標(biāo)與計劃 缺乏自制力、怪罪他人 人際關(guān)系浮華、甚至破裂,偏重第三類事務(wù),結(jié)果： 全無責(zé)任感 工作不保 依賴他人或社會機(jī)構(gòu)為生,偏重第三、四類事務(wù),結(jié)果： 有遠(yuǎn)見、有理想 平衡 紀(jì)律 自制 少有危機(jī),偏重第二類事務(wù),一日的時間分配,平常集中精力、動力多做優(yōu)先級B，則既能累計成績，又能避免危機(jī)，即減少類的事(沒有計劃造成的！)。 多屬有求必應(yīng)之事，不可投入太多時間。是不急不重要。它可給個人帶來樂趣，但要有所節(jié)制，不可自律不足。,四、尋求平衡,思考和行動之間的平衡 工作效率和工作效果之間的平衡 工作和維持工作能力之間的平衡 壓力不足和壓力過度的平衡 工作和生活之間的平衡,工作和生活的平衡是一個交易你和自己之間就所得和所失進(jìn)行的交易。平衡意味著選擇和取舍，并承擔(dān)相應(yīng)的后果。,五、自信果斷、好斗和消極/自卑的舉止特點(diǎn),拒絕他人請托,一般來說，管理干部所面臨的請托可能來自部屬、上級、其他同級的管理者，或是組織以外的人士。在諸多的請托之中，有一類是職務(wù)所及而責(zé)無旁貸的；另一類雖然也是職務(wù)所及，但請托本身卻是不合時宜或者不合理的;尚有一類則屬無義務(wù)予以承受的請托。引起管理者困擾的是后兩類。,常見的不良習(xí)慣：有求必應(yīng),成 因(心理障礙),對 策,接納比拒絕給為容易 想做廣受愛戴的人 不了解拒絕的重要性 不知道如何拒絕,切莫呈一時之快 受尊敬比受喜歡更為重要 1,拒絕是一種量力的行為 2,拒絕是維護(hù)自身優(yōu)先順序順序的手段 學(xué)習(xí)拒絕要領(lǐng),寧受尊敬不受愛戴！嚴(yán)厲的必要性。斷送短期的好感而贏得長期的尊敬！要學(xué)會說不！,說出你的要求排除內(nèi)心消極的暗示,案例：農(nóng)夫的故事 有一個農(nóng)夫在耕地，眼看就要耕完的時候，他的農(nóng)具突然壞了，農(nóng)夫十分沮喪，按計劃他應(yīng)該在當(dāng)天就把田耕完。為了完成計劃他想還是先借用一下鄰居的農(nóng)具吧，于是農(nóng)夫以極快的速度趕往鄰居家。翻過了高山穿過了溪谷，他一邊走一邊想：“鄰居自己也要用耕具，因?yàn)槲覀兊那闆r差不多，他肯定不會借我的。“在快要進(jìn)村莊時，他內(nèi)心有一種消極的聲音在說：“不，他決不會幫我的，他為什么要幫我？“轉(zhuǎn)過彎，上了橋，這種聲音仍在重復(fù)：“他決不會借給我的。他根本不喜歡我?！爱?dāng)最后來到鄰居家時，農(nóng)夫的心情已經(jīng)糟極了。他的鄰居打開門，看到這個農(nóng)夫嚷著：“我再也不需要你的耕具了“，然后扭頭就走了，鄰居感到大惑不解。,說出你的要求直截了當(dāng)?shù)恼f出你地想法,李陽：開口說英語 他常對演講臺