行政總務(wù)_行政專業(yè)手冊

行政專業(yè)手冊 本手冊依據(jù): 質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理體系手冊程序文件版本號：C/0編制： 李翠翠 時間：2011-8-18 審核： 張 桓 時間：2011-8-22 批準(zhǔn)： 秦永榮 時間：2011-9-01 發(fā)布日期：2011-8-25 生效日期: 2011-9-01北京遠(yuǎn)洋基業(yè)物業(yè)管理有限公司編號: YYJY-CX-F08 版本號:C/0 表格生效期 : 2011年9月1日 序號:受控文件清單序號文件名稱文件編號備注1公文管理制度YYJY-XZ-YX-01第 4頁2公務(wù)車管理制度YYJY-XZ-YX-02第 9頁3行政會議組織管理制度YYJY-XZ-YX-03第13頁4印章管理制度YYJY-XZ-YX-04第21頁5證照使用管理制度YYJY-XZ-YX-05第29頁6接受媒體采訪管理制度YYJY-XZ-YX-06第33頁7辦公用品管理制度YYJY-XZ-YX-07第35頁8出差管理制度YYJY-XZ-YX-08第39頁9出入庫及庫房管理作業(yè)指引(試行)YYJY-XZ-ZY-01第45頁10檔案管理作業(yè)指引（試行）YYJY-XZ-ZY-02第51頁11低值易耗品管理作業(yè)指引YYJY-XZ-ZY-03第58頁12固定資產(chǎn)管理作業(yè)指引YYJY-XZ-ZY-04第61頁13員工工服管理作業(yè)指引YYJY-XZ-ZY-05第81頁14員工餐廳管理作業(yè)指引YYJY-XZ-ZY-06第89頁15員工住宿管理作業(yè)指引YYJY-XZ-ZY-07第101頁文件修訂頁修訂日期修訂文件修訂理由修改人審核人批準(zhǔn)人行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-01版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱公文管理制度公文管理制度1.總則為加強(qiáng)北京遠(yuǎn)洋基業(yè)物業(yè)管理有限公司（以下簡稱“公司”）公文管理工作，提高公司內(nèi)部溝通和外部聯(lián)系的有效性，確保公文品質(zhì)和公文處理規(guī)范，特制定本規(guī)范。2.適用范圍本規(guī)范適用于北京遠(yuǎn)洋基業(yè)物業(yè)管理有限公司各部門、各項目及分公司。3.定義3.1行政公文：公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是布置工作、溝通情況、商洽業(yè)務(wù)、請示和報告重要事項、傳達(dá)政府政策與要求的重要工具。其存在形式可分為為紙質(zhì)或電子文書，按公文制發(fā)單位可分為發(fā)文、收文兩大類。3.2行政公文處理：行政公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。3.3發(fā)文：公司形成的行政公文，包括公司內(nèi)部發(fā)文及向股東方或協(xié)作單位制發(fā)的行政公文。發(fā)文種類包括：3.3.1正式發(fā)文需要?dú)w檔的重要通知，適用于安排部署重要工作、發(fā)布制度流程、公告重要事項、公布管理組織架構(gòu)和任免人員、發(fā)布匯報關(guān)系、轉(zhuǎn)發(fā)外來公文等事項。3.3.2會議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定的事項。3.3.3函適用于不相隸屬單位之間相互洽商工作，詢問和答復(fù)一般性問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)事項。3.3.4通知適用于發(fā)布需要周知的一般事項，如事務(wù)性安排、會議通知、放行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-01版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱公文管理制度假通知等，按資料進(jìn)行管理，不屬于文書檔案歸檔范圍文件。3.3.5簽報適用于向上級主管高管就某一事項請求指示、批準(zhǔn)、申請等。簽報是公司內(nèi)部特定的文種，是請示、報告和批復(fù)等文種的結(jié)合。3.4收文：即外來公文，包括政府有關(guān)部門發(fā)布的法律法規(guī)、發(fā)送的公文、股東方發(fā)來的公文及應(yīng)按公文處理的重要信函。4.工作程序4.1公文格式發(fā)文要素一般包括：發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、文件標(biāo)題、主送單位、正文、附件、主題詞、印發(fā)部門、印發(fā)時間。發(fā)文范本和格式要求參見EIP流程中心秘書服務(wù)流程的各文種正文、國家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-1999）和國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（國發(fā)200023號）第三章“公文格式”。特殊要求如下：4.1.1發(fā)文單位標(biāo)識發(fā)文單位標(biāo)識由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱組成。4.1.2發(fā)文字號4.1.2.1總經(jīng)理辦公室編碼為遠(yuǎn)洋基業(yè)辦201X序號；4.1.2.2人力資源部編碼為遠(yuǎn)洋基業(yè)人201X序號；4.1.2.3財務(wù)管理部編碼為遠(yuǎn)洋基業(yè)計 201X序號；行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-01版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱公文管理制度4.1.2.4品質(zhì)管理部編碼為遠(yuǎn)洋基業(yè)品201X序號；4.1.2.5安全管理部編碼為遠(yuǎn)洋基業(yè)安201X序號；4.1.2.6工程技術(shù)部編碼為遠(yuǎn)洋基業(yè)工201X序號；4.1.2.7經(jīng)營管理部編碼為遠(yuǎn)洋基業(yè)經(jīng) 201X序號；4.1.2.8公司對外行文編碼為遠(yuǎn)洋基業(yè)201X序號； 4.1.3發(fā)文標(biāo)題標(biāo)題一般應(yīng)由發(fā)文單位、事由和文種三部份組成，統(tǒng)稱公文標(biāo)題的“三要素”。EIP擬單人在擬單時應(yīng)確保填寫“發(fā)文標(biāo)題”的“三要素”完整。4.1.4簽發(fā)人會議紀(jì)要需要標(biāo)識簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人為會議議題的最高決策者。4.1.5成文日期會議通過的決定、決議以會議通過日期為準(zhǔn)；高管簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位的人員簽發(fā)日期為準(zhǔn)；一般信函以實(shí)際發(fā)出日期為準(zhǔn)；成文時間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“”。4.1.6公文生效標(biāo)識公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)的公文，公文發(fā)布即生效。對外的發(fā)文必須加蓋印章。4.1.7主題詞主題詞標(biāo)注的順序?yàn)橄葮?biāo)發(fā)文單位簡稱，發(fā)文部門簡稱，發(fā)文內(nèi)行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-01版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱公文管理制度容所屬工作類別，最后標(biāo)文種。如遠(yuǎn)洋基業(yè)關(guān)于推薦*的通知關(guān)鍵詞應(yīng)為“遠(yuǎn)洋基業(yè) 人事 任命 通知”。一份公文如有2個以上的主題內(nèi)容，應(yīng)先集中對一個主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再依序?qū)ζ渌黝}內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。一份公文的主題詞最多不超過6個。單一單位制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標(biāo)識成文時間。4.1.8印發(fā)單位公司總經(jīng)理辦公室、項目人事行政部、分公司綜合辦公室為公文的印發(fā)單位。4.1.9印發(fā)日期印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)。EIP流轉(zhuǎn)的公文，印發(fā)時間為公文發(fā)布的時間。4.1.10發(fā)文的一般規(guī)定4.1.10.1發(fā)文應(yīng)符合國家的法律、法規(guī)、政策、公司的流程及相關(guān)規(guī)定；4.1.10.2發(fā)文內(nèi)容的情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精煉，用詞要準(zhǔn)確、規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)符號要準(zhǔn)確，篇幅要力求簡短；4.1.10.2發(fā)文中的人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。時間應(yīng)當(dāng)寫具體年、月、日；4.1.10.3發(fā)文中的數(shù)字，除發(fā)文號外，統(tǒng)計表、計劃表、序號、行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-01版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱公文管理制度百分比、專業(yè)術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼外，一般用漢字書寫。在同一公文中，數(shù)字使用應(yīng)前后一致；4.1.10.4引用其他行政公文時應(yīng)注明公文時間、單位、標(biāo)題和文號；4.1.10.5發(fā)文中在使用簡稱時，應(yīng)先用全稱，并加以說明，其后再使用簡稱；4.1.10.6簽報的公文，應(yīng)一事一報。簽報請示人應(yīng)寫明公司具體高管且僅限一人；4.1.10.7公司內(nèi)部各部門之間不行文；4.1.10.8簽報、發(fā)文等行文原則上在公司EIP流程中心的秘書服務(wù)流程中進(jìn)行。4.2發(fā)文的發(fā)送范圍公文發(fā)送范圍的選擇應(yīng)堅持保密性原則和效率優(yōu)先原則。公文發(fā)送范圍應(yīng)包括主送單位（個人）、抄送單位（個人）和印發(fā)單位（個人）。5.相關(guān)文件5.1 國家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-1999）5.2國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（國發(fā)200023號）行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-02版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱公務(wù)車管理制度公務(wù)車管理制度1. 目的與范圍為進(jìn)一步加強(qiáng)公司公務(wù)車管理，保證正常工作需要，提高車輛使用壽命，最大限度地節(jié)約成本，使提高工作效率，特制定本制度。2.職責(zé)2.1管理部門主要職責(zé)2.1.1總經(jīng)理辦公室為公務(wù)車的管理部門，對公司所有的公務(wù)車歸口統(tǒng)一管理，對車輛的購置、更新及報廢等進(jìn)行資產(chǎn)管理。2.1.2 指派專人駕駛、保養(yǎng)，并負(fù)責(zé)維修、檢驗(yàn)、清潔等。2.1.3 對駕駛員進(jìn)行交通安全教育及駕駛技術(shù)考核。2.1.4負(fù)責(zé)車輛管理檔案的建立、公務(wù)車的調(diào)度使用及維修保養(yǎng)。2.1.5負(fù)責(zé)建立車輛管理的詳細(xì)檔案，登記車輛信息、司機(jī)信息、申請記錄、使用記錄、加油、維修、事故情況等。2.2公務(wù)車駕駛員主要職責(zé)2.2.1熱心優(yōu)質(zhì)服務(wù)，主動積極工作，服從領(lǐng)導(dǎo)調(diào)度，不出私車，提高工作效率。2.2.2 保證24小時開機(jī)，聽到呼叫要及應(yīng)答。2.2.3對車輛的使用、加油、維修、事故、檢查情況進(jìn)行登記。2.2.4公務(wù)車無任務(wù)時一律停放公司指定的停車場，不準(zhǔn)將車輛開回家。2.2.5根據(jù)車輛技術(shù)狀況，按時提出車輛維修計劃并落實(shí)，保證行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-02版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱公務(wù)車管理制度車輛處于良好的技術(shù)狀態(tài)，盡可能降低費(fèi)用，提高車輛使用率。2.2.6 及時辦理公務(wù)車及公司領(lǐng)導(dǎo)車輛的保險、養(yǎng)路費(fèi)、年檢等法定手續(xù)，負(fù)責(zé)車輛發(fā)生交通費(fèi)事故的處理、索賠事項。2.2.7 負(fù)責(zé)車輛的成本控制，對車輛使用、維修、加油等內(nèi)容做好記錄（記錄表格見附表），并進(jìn)行匯總分析。2.2.8負(fù)責(zé)公務(wù)車及公司領(lǐng)導(dǎo)車輛的檔案管理，做到車輛的技術(shù)資料、維修記錄、證件牌照等檔案資料齊備、準(zhǔn)確、有效。3.工作程序3.1車輛調(diào)度3.1.1總經(jīng)理辦公室根據(jù)工作計劃統(tǒng)一安排車輛使用。原則上，公司公務(wù)車只作為公司本部業(yè)務(wù)用車，主要用于辦理郊區(qū)及外省市公務(wù)事務(wù)用車，市區(qū)內(nèi)的業(yè)務(wù)辦理除特殊情況外不可申請公務(wù)用車。3.1.2有公務(wù)車使用需求的部門，應(yīng)提前一天向總經(jīng)理辦公室提出用車申請，并填寫“公務(wù)車用車申請單”，部門經(jīng)理及用車人在用車表上簽字后交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排。3.1.3根據(jù)采購部工作性質(zhì)，采購部可根據(jù)工作需要隨時提出用車申請，并在本部門設(shè)定司機(jī)駕駛公務(wù)車。3.1.4原則上，公司公務(wù)車不外借。如確實(shí)無法解決需要借用公司公務(wù)車的，應(yīng)由需求項目在“公務(wù)車用車申請單”上詳細(xì)說明無法自行解決的原因，并經(jīng)項目經(jīng)理同意，項目主管高管審核，公司總經(jīng)理審批后，由人事行政部統(tǒng)一安排。行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-02版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱公務(wù)車管理制度3.1.5 公司設(shè)一名專職司機(jī)駕駛公務(wù)車，同時對具有兩年以上駕齡的員工進(jìn)行登記備案，作為候選司機(jī)，在專職司機(jī)不在的情況下，總經(jīng)理辦公室可安排候選司機(jī)駕駛公務(wù)車外出辦理公事。3.1.6司機(jī)出車歸來應(yīng)填寫“公務(wù)車使用登記表”記錄詳細(xì)的信息及公里數(shù)。3.1.7公務(wù)車當(dāng)天必須回庫，不允許駕車人駕駛公務(wù)車辦理私事。3.1.8 公司領(lǐng)導(dǎo)使用公務(wù)車，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排，為方便工作和解決公司領(lǐng)導(dǎo)加班交通問題，允許公司領(lǐng)導(dǎo)自行駕駛車輛。3.2車輛保養(yǎng)3.2.1車輛的維修、清洗、打蠟等應(yīng)先申請，填寫“維修保養(yǎng)申請單”，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借款手續(xù)并實(shí)施維修、保養(yǎng)。經(jīng)過鑒定批準(zhǔn)送到指定地點(diǎn)進(jìn)行維修保養(yǎng)后，應(yīng)如實(shí)填報“公務(wù)車維修保養(yǎng)登記表”。3.2.2 車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需維修、更換零件時，可視實(shí)際需要進(jìn)行修理，但應(yīng)征得負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。3.2.3 如因駕駛員使用不當(dāng)或疏于保養(yǎng)，致使車輛損壞或機(jī)件故障，其所需要維護(hù)費(fèi)，應(yīng)依情節(jié)輕重，由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。3.2.4 公務(wù)車用油由司機(jī)到公司指定地點(diǎn)加油，并如實(shí)填寫“公務(wù)車加油登記表”。3.3違規(guī)與事故處理行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-02版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱公務(wù)車管理制度3.3.1在無照駕駛、未經(jīng)許可將車借于他人使用而違反交通規(guī)則或發(fā)生事故的，由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)損失，并予以記過或免職處分。3.3.2違反交通規(guī)則，其罰款由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。3.3.3 意外事故造成車輛損壞，在扣除保險金額后再視實(shí)際情況由駕駛?cè)伺c公司共同負(fù)擔(dān)。3.3.4 發(fā)生交通事故后，如需向受害人賠償損失，經(jīng)扣除保險金額后，其差額由駕駛?cè)伺c公司共同負(fù)擔(dān)。4.相關(guān)文件4.1駕駛員備忘錄5.記錄表格5.1車輛管理檔案 YYJY-XZ-YX-F035.2公務(wù)車用車申請單 YYJY-XZ-YX-F045.3公務(wù)用車維修、保養(yǎng)申請單 YYJY-XZ-YX-F055.4公務(wù)車加油登記表 YYJY-XZ-YX-F065.5公務(wù)車維修保養(yǎng)登記表 YYJY-XZ-YX-F075.6公務(wù)車使用情況登記表 YYJY-XZ-YX-F08行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-02版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱行政會議組織管理制度行政會議組織管理制度1.目的與范圍會議是公司內(nèi)部溝通最有效的方式之一，建立行政會議制度目的在于規(guī)范公司各類會議的組織籌備、信息收集、信息溝通、會議紀(jì)要發(fā)放、會后跟蹤落實(shí)等工作，以提高會議效率、形成順暢的溝通渠道，從而促進(jìn)公司各項經(jīng)營管理目標(biāo)的高效達(dá)成。其范圍涵蓋公司召開的各類行政會議。2. 術(shù)語及定義本辦法所指的公司行政會議，包括總結(jié)計劃會、專題研討會、考核鑒定評審會、動員會和臨時行政會。3.職責(zé)3.1總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司整體會議計劃統(tǒng)籌和管理；3.2總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司級總結(jié)計劃會、總經(jīng)理辦公會的會議組織、準(zhǔn)備、記錄、跟進(jìn)和反饋。4.工作程序4.1會議設(shè)定內(nèi)容會議特點(diǎn)會議類別會議內(nèi)容會議時間主 持 人參 加 人總結(jié)計劃會：總結(jié)前一段工作，研究、部署下階段工作計劃公司半年/年會傳達(dá)上級單位半年/年度工作思路和管理指令，匯報半年/年度重要經(jīng)營管理指標(biāo)完成情況及下半年/年度工作計劃等年中/年底公司高管公司高管、職能部門負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人公司雙月例會傳達(dá)上級單位重要會議決策指令、總結(jié)公司上階段重要經(jīng)營管理指標(biāo)完成情況及下階段工作開展計劃、公司其它重點(diǎn)工作安排部署等3月、5月、9月、11月第一周周二上午9：00（如遇特殊情況可提前或推遲召開）公司高管公司高管、職能部門負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人項目月度會傳達(dá)公司雙月例會及相關(guān)重大會議決議指令、項目月度工作總結(jié)/計劃及相關(guān)事項安排部署等每月初第一周周三上午9：00（如遇特殊情況可提前或推遲召開）項目經(jīng)理項目部門經(jīng)理級以上人員（項目根據(jù)工作情況可擴(kuò)大參會人員范圍）項目周例會項目各部門周工作總結(jié)/計劃及相關(guān)事項安排部署等每周一次，項目根據(jù)實(shí)際情況自定具體時間項目經(jīng)理助理級以上人員項目部門主管級以上人員（項目根據(jù)工作情況可擴(kuò)大參會人員范圍）職能部門例會部門階段性工作總結(jié)/計劃及相關(guān)工作安排等部門根據(jù)實(shí)際情況自定具體時間部門負(fù)責(zé)人部門全體人員專題研討會：研究、決定相關(guān)經(jīng)營管理專項事務(wù)或議題的會議總經(jīng)理辦公會研究、解決公司經(jīng)營管理、人事調(diào)整、財務(wù)收支等重大事項，研究、落實(shí)執(zhí)行上級單位及董事會部署的各項工作任務(wù)等原則上，每月一次，時間臨時確定總經(jīng)理公司高管、各職能部門負(fù)責(zé)人專題工作會研究解決相關(guān)客戶、收費(fèi)、工程或經(jīng)營等專業(yè)或?qū)ｍ検聞?wù)問題因需而定公司高管或會議提擬人員會議內(nèi)容涉及人員考核鑒定評審會招標(biāo)會評審會對某事物的價值、性能，質(zhì)量鑒別，必須有結(jié)論因需而定公司高管或會議提擬人員會議內(nèi)容涉及人員考核評優(yōu)會對階段性工作或活動目標(biāo)計劃完成情況進(jìn)行成效考評、分析，必須有結(jié)論季度/半年/年底或某項活動結(jié)束后公司高管或會議提擬人員公司高管、職能部門負(fù)責(zé)人、人力資源部相關(guān)考評人員或活動涉及的全體人員/代表動員會專項事務(wù)或活動動員會發(fā)言固定、沒有討論程序因需而定公司高管、項目經(jīng)理或會議提擬人員專項事務(wù)或活動所涉及到的全體人員臨時行政會臨時性管理部署會議因需而定因需而定公司高管或會議提擬人員會議內(nèi)容所涉及人員4.2會議管理內(nèi)容4.2.1 會議提擬與審批4.2.1.1 公司總結(jié)計劃會無須提擬和審批。4.2.1.2 公司專題研討會、考核鑒定評審會、動員會、臨時行政會議由公司總經(jīng)理、其它分管高管直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬，總經(jīng)理或其它分管高管批準(zhǔn)。4.2.1.3 職能部門或項目會議由各部門或項目自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。4.2.2 會議計劃與統(tǒng)籌4.2.2.1 每周四總經(jīng)理辦公室應(yīng)與各部門、項目協(xié)調(diào)確定下周計劃召開的會議，于周五下班前將公司及項目一周會議安排表發(fā)至全公司。4.2.2.2凡總經(jīng)理辦公室已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門或個人應(yīng)提前2天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請總經(jīng)理辦公室調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總經(jīng)理辦公室同意，不得隨意打亂正常會議計劃。4.2.2.3 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝⒐九R時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-02版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱行政會議組織管理制度4.2.3 會議準(zhǔn)備4.2.3.1會議通知遵照以下規(guī)定：1）已列入公司及項目一周會議安排表的會議，如中無調(diào)整的，不再另行通知，由會議組織發(fā)起部門按計劃直接通知與會人；2）屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會議通知：A未列入周會議計劃而臨時提擬的會議；B雖然已列入周會議計劃，但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議；C其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況；3）會議通知期一般應(yīng)提前1天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；4）會議通知形式一般為網(wǎng)絡(luò)、郵件或電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)通過EIP系統(tǒng)發(fā)布會議通知形式進(jìn)行通知；涉及多個部門和參會人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相關(guān)部門和參會人員。4.2.3.2會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：1）會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-02版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱行政會議組織管理制度2）會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會場，布置會場，備好座位、會議影像、聲像器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等；3）公司本部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)；4）項目在公司本部召開的會議需用公共會場的，應(yīng)向會議室管理部門（總經(jīng)理辦公室）郵件提出，由會議室管理部門統(tǒng)籌安排。4.2.4 會議組織4.2.4.1 會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。4.2.4.2 會議主持人須遵守以下規(guī)定：1）主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實(shí)情況，做好會前準(zhǔn)備；2）主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明；3）會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率；4）屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見；行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-02版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱行政會議組織管理制度5）主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。4.2.4.3與會人須遵守以下紀(jì)律規(guī)定：1）與會人員提前5分鐘入場，并在會議簽到表上簽到。不得無故遲到、早退，因特殊情況確實(shí)無法參會的人員，應(yīng)提前向上級領(lǐng)導(dǎo)或會議主持人報批；2）進(jìn)入會場前，與會人員應(yīng)修整自己的儀表，按要求著裝，做到衣冠整齊，精神飽滿；3）會議開始前，將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)至無聲狀態(tài)，不接打電話，如必須接聽電話，到會議室外接聽；4）會議期間，與會人員要遵循會議主持人對議程控制的要求。要集中精力、認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，不允許打瞌睡、玩手機(jī)或上網(wǎng)，不做與會議無關(guān)的事情，同時，做好本人的會議紀(jì)錄；5）會議期間，要維護(hù)會場秩序，會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。未經(jīng)會議主持人許可，不得隨意插話，不得交頭接耳開小會；4.2.4.4 多個部門參加的臨時行政會議原則上由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人員主持；4.2.5 會議記錄4.2.5.1公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-02版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱行政會議組織管理制度1）各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報總經(jīng)辦備案），負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作；2）會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員；3）公司總經(jīng)理主持的公司總結(jié)計劃例會、總經(jīng)理辦公會、臨時行政會議原則上由公司總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會議記錄工作，公司總經(jīng)理另有指定的，服從公司總經(jīng)理指定。4.2.5.2 會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：1）做好會議的原始記錄，根據(jù)要求整理會議紀(jì)要；2）會議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性；3）會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核；4.2.5.3會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀(jì)要須報總經(jīng)理辦公室一份存檔備查。4.2.6 會議跟進(jìn)4.2.6.1 會議決議、決策事項須會后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會議主持人另有指定的，服從主持人指定；4.2.6.2 公司總經(jīng)理主持的會議的會后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)落實(shí)，公司總經(jīng)理另有指定的，服從總經(jīng)理指定；行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-02版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱行政會議組織管理制度4.2.6.3 會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。5.記錄表格5.1公司及項目一周會議安排表 YYJY-XZ-YX-F105.2會議簽到表 YYJY-XZ-YX-F11行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-04版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱印章管理制度印章管理制度1.目的與范圍為加強(qiáng)北京遠(yuǎn)洋基業(yè)物業(yè)管理有限公司（以下簡稱“公司”）印章管理，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于北京遠(yuǎn)洋基業(yè)物業(yè)管理有限公司各部門、各項目及下屬分公司。2.術(shù)語及定義印章：公司公章（中英文）、分公司公章、物業(yè)服務(wù)中心公章、合同專用章、財務(wù)專用章、人事專用章、車位管理專用章、房屋出租專用章、客服通知專用章、裝修管理專用章。3. 工作程序3.1一般規(guī)定各部門、各項目、分公司應(yīng)遵循能簽字不蓋章的原則，盡量減少印章的使用頻次和刻制種類。3.2印章的刻制及啟用3.2.1印章由公司或分公司統(tǒng)一刻制頒發(fā)，任何單位和個人不準(zhǔn)擅自刻制公司、分公司及物業(yè)服務(wù)中心印章； 3.2.2因機(jī)構(gòu)增設(shè)或變動需刻制新印章時，須憑經(jīng)公司批準(zhǔn)的成立或變更新機(jī)構(gòu)的文件，提出書面申請，并繪制新印章樣式（更換舊印章須憑舊印章原樣），報經(jīng)公司總經(jīng)理辦公室審核、公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司或分公司總經(jīng)理辦公室印章專管人員到公安機(jī)關(guān)指定單行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-04版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱印章管理制度位辦理刻章事宜；3.2.3新印章刻制好后，公司或分公司總經(jīng)理辦公室印章專管人員應(yīng)在頒發(fā)時認(rèn)真交接登記，注明簽收人姓名、日期以及啟用新印章的年月日，同時，責(zé)任保管人應(yīng)在印章印模備案表上留印和簽字，并將印模報公司總經(jīng)理辦公室備案。3.3印章的類別及使用范圍根據(jù)公司目前經(jīng)營業(yè)務(wù)需求，公司印章類別及使用范圍具體如下：3.3.1公章3.3.1.1公司公章使用范圍：以公司名義對外發(fā)文、發(fā)函及外聯(lián)工作介紹信、對外的相關(guān)證明；勞動合同；財務(wù)部門辦理財務(wù)信托、查帳、加支票密碼盒等業(yè)務(wù)。3.3.1.2分公司公章使用范圍：以分公司名義對外發(fā)文、發(fā)函及外聯(lián)工作介紹信；以分公司公司名義對外的相關(guān)證明等業(yè)務(wù)。3.3.1.3物業(yè)服務(wù)中心公章使用范圍：以物業(yè)服務(wù)中心名義對外發(fā)文、發(fā)函以及外聯(lián)工作介紹信、委托函、對外的相關(guān)證明等業(yè)務(wù)。3.3.2專用章3.3.2.1合同專用章使用范圍：以公司、分公司名義簽訂的協(xié)議、合同等。行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-04版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱印章管理制度3.3.2.2財務(wù)專用章（財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、人名章等）使用范圍：參照財務(wù)制度執(zhí)行。3.3.2.3人事專用章使用范圍：辦理社保手續(xù)以及以公司人力資源部名義開出的證明。3.3.2.4車位管理專用章使用范圍：各物業(yè)服務(wù)中心簽訂車位出租協(xié)議；辦理停車證；車輛計費(fèi)單；車險證明等相關(guān)業(yè)務(wù)。3.3.2.5房屋出租專用章使用范圍：各物業(yè)服務(wù)中心簽訂房屋出租協(xié)議等相關(guān)業(yè)務(wù)。3.3.5.6客服通知專用章使用范圍：以物業(yè)服務(wù)中心名義向業(yè)主發(fā)放的各類收費(fèi)通知、催繳收費(fèi)單以及下發(fā)的各類違規(guī)通知單、緊急通知等所有通知。3.3.2.7裝修管理專用章使用范圍：業(yè)主裝修申請時簽訂的裝修協(xié)議書、消防協(xié)議書；施工許可證；施工出入證；動火證等相關(guān)業(yè)務(wù)。3.4印章的保管人及使用審批流程3.4.1公章3.4.1.1公司公章保管人：總經(jīng)理辦公室專人保管，專管人員應(yīng)向公司簽署印章管理責(zé)任書。審批流程：使用人通過EIP流程中心秘書服務(wù)填寫印章申請，寫行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-04版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱印章管理制度明用印單位或個人、印章名稱、用印類別、用印文別、發(fā)往單位、用印時間、事由等，經(jīng)本項目或部門經(jīng)理審核后，報公司總經(jīng)理辦公室審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后到公章保管人處加蓋印章。3.4.1.2分公司公章保管人：分公司總經(jīng)理保管，分公司總經(jīng)理應(yīng)向公司簽署印章管理責(zé)任書。審批流程：使用人通過EIP流程中心秘書服務(wù)填寫印章申請，寫明用印單位或個人、印章名稱、用印類別、用印文別、發(fā)往單位、用印時間、事由等，經(jīng)本項目或部門經(jīng)理審核，分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后到公章保管人處加蓋印章。3.4.1.3物業(yè)服務(wù)中心公章保管人：總經(jīng)理辦公室專人保管，專管人員應(yīng)向公司簽署印章管理責(zé)任書。異地物業(yè)服務(wù)中心公章由分公司總經(jīng)理保管，分公司總經(jīng)理應(yīng)向公司簽署印章管理責(zé)任書。審批流程：使用人通過EIP流程中心秘書服務(wù)填寫印章申請，寫明用印單位或個人、印章名稱、用印類別、用印文別、發(fā)往單位、用印時間、事由等，經(jīng)本部門經(jīng)理審核、項目經(jīng)理及總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公章保管人處加蓋印章。異地分公司物業(yè)服務(wù)中心公章的審批：使用人通過EIP流程中心秘書服務(wù)填寫印章申請，寫明用印單位或個人、印章名稱、用印類別、行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-04版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱印章管理制度用印文別、發(fā)往單位、用印時間、事由等，經(jīng)部門經(jīng)理審核、項目經(jīng)理審核、分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后到公章保管人處加蓋印章。3.4.2專用章3.4.2.1合同專用章保管人：公司法律事務(wù)專員保管；分公司合同章由分公司總經(jīng)理保管，分公司總經(jīng)理應(yīng)向公司簽署印章管理責(zé)任書。審批流程：按照公司合同相關(guān)管理規(guī)定履行審批手續(xù)，經(jīng)公司相關(guān)授權(quán)審批、由總經(jīng)理授權(quán)人員簽署后，到合同專用章保管人處加蓋印章。3.4.2.2財務(wù)專用章（財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、人名章等）財務(wù)專用章保管人及審批流程參照財務(wù)制度執(zhí)行。3.4.2.3人事專用章保管人：人力資源部專人保管。審批流程：參照人力資源部相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.4.2.4車位管理專用章保管人：物業(yè)服務(wù)中心財務(wù)部專人保管。審批流程：參照物業(yè)服務(wù)中心車位租賃管理制度及流程執(zhí)行。3.4.2.5房屋出租專用章保管人：物業(yè)服務(wù)中心財務(wù)部專人保管。審批流程：參照物業(yè)服務(wù)中心房屋租賃管理制度及流程執(zhí)行。行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-04版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱印章管理制度3.4.2.6客服通知專用章保管人：物業(yè)服務(wù)中心客戶服務(wù)部專人保管。審批流程：使用人通過EIP流程中心秘書服務(wù)填寫印章申請，寫明用印單位或個人、印章名稱、用印類別、用印文別、發(fā)往單位、用印時間、事由等，經(jīng)客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人審核、項目經(jīng)理批準(zhǔn)后加蓋印章。3.4.2.7裝修管理專用章保管人：物業(yè)服務(wù)中心工程部專人保管。審批流程：裝修協(xié)議書、消防協(xié)議書經(jīng)項目經(jīng)理審批后方可使用，此章只對裝修文件專用。按照物業(yè)服務(wù)中心的裝修管理規(guī)定中的相關(guān)要求辦理蓋章手續(xù)。3.5印章的使用管理3.5.1印別及蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致（代用印章除外），不漏蓋、不多蓋；3.5.2未經(jīng)審批嚴(yán)禁在空白證件、空白紙張、獎狀上蓋章用??；3.5.3開具公司介紹信應(yīng)一式兩聯(lián)，在落款和間縫處一并加蓋印章，統(tǒng)一編號，底聯(lián)應(yīng)存檔備查；3.5.4一般情況下各類印章不允許在空白介紹信上用印，如因特殊原因確需開具的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)并進(jìn)行編號處理后方可開出。持空白介紹信外出辦理業(yè)務(wù)工作，歸來必須向印章保管人行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-04版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱印章管理制度匯報其介紹信的用途并登記，未使用的空白介紹信必須交回；3.5.5以公司名義發(fā)出的公文，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意簽發(fā)后，方可加蓋印章。在公司內(nèi)下發(fā)的文件，除正式公文外，一般不加蓋公司印章；3.5.6以公司名義招投標(biāo)，簽定合同、協(xié)議、訂購物資等，由部門或項目審核、經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)授權(quán)后，方可蓋章；3.5.7上報的統(tǒng)計報表、有關(guān)證件、函件、報告等需加蓋公司印章的，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽名同意后方可辦理； 3.5.8使用公司印章須嚴(yán)格履行審批、登記手續(xù)，各類印章保管人員必須建立印章（證照）使用情況登記表，防止濫用印章或者丟失。3.6印章的保管責(zé)任3.6.1印章保管人要堅持原則，按規(guī)定辦事，提高警惕、嚴(yán)防私用、盜用公章，以免造成損失。對不符合規(guī)定手續(xù)的用印，有權(quán)拒絕，并應(yīng)及時向公司總經(jīng)理辦公室報告；3.6.2因印章保管人疏忽或故意等原因用印給公司造成損失或不良影響的，公司將嚴(yán)厲追究印章保管人、相關(guān)負(fù)責(zé)人及批準(zhǔn)人的責(zé)任；3.6.3本規(guī)范中的印章保管人因需要進(jìn)行再授權(quán)其它人保管的，需報公司總經(jīng)理辦公室備案；3.6.4印章不使用時，必須鎖于保險柜內(nèi)。印章保管員因事、病、休假等原因不在崗時，保管人所在部門或項目領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指定他人代管，行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-04版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱印章管理制度不得私自轉(zhuǎn)交他人。交接時，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，登記交、管印起止時間、管理印章類別及數(shù)量。交接人員簽字，印章保管員所在部門或項目領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可后備存；3.6.5因特殊原因，確需攜帶印章外出使用時，須經(jīng)印章使用部門負(fù)責(zé)人報公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意，由印章管理部門派遣專人攜章隨同使用，如遇不能實(shí)現(xiàn)專人隨同時，使用人需簽署印章外帶承諾書后，方可外帶使用。3.7印章的回收、銷毀因工作需要撤銷、合并的單位，在撤銷、合并印章時，須將原單位的印章（包括單位公章和財務(wù)專用章）交回公司總經(jīng)理辦公室，并辦理交接登記手續(xù)，由公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一銷毀。4.相關(guān)文件 4.1財務(wù)制度4.2車位租賃管理制度4.3房屋租賃管理制度4.4裝修管理規(guī)定5.記錄表格5.1印章管理責(zé)任書 YYJY-XZ-YX-F125.2印章（證照）使用情況登記表 YYJY-XZ-YX-F135.3印章印模備案表 YYJY-XZ-YX-F145.4 EIP流程中心秘書服務(wù)印章申請5.5印章外帶承諾書行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-05版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱證照使用管理制度證照使用管理制度1.目的與范圍根據(jù)北京遠(yuǎn)洋基業(yè)物業(yè)管理有限公司、分公司、各物業(yè)服務(wù)中心已經(jīng)取得的證照形成情況，制訂本辦法。本辦法適用于北京遠(yuǎn)洋基業(yè)物業(yè)管理有限公司、分公司、各物業(yè)服務(wù)中心。2.術(shù)語及定義本辦法所稱證照是指各部門、各項目工作中形成的證照、榮譽(yù)證書、各類收費(fèi)許可證、停車場收費(fèi)價目表、機(jī)動車停車場許可證、權(quán)屬證明以及代表企業(yè)法人的法律性執(zhí)照等證明文件。3.職責(zé)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)督促各物業(yè)服務(wù)中心證書、證照辦理進(jìn)展，履行證書（照）備案管理職責(zé)，檢查證書（照）年檢、變更、使用等情況。4.工作程序4.1證書（照）辦理；4.2依照法律、行政法規(guī)及規(guī)章、行政許可等要求，及時取得相關(guān)證書（照）；4.3公司證書（照）包括但不限于以下種類：4.3.1經(jīng)營類證書（照）4.3.2中國企業(yè)境外投資批準(zhǔn)證書、外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書、臺港澳僑投資企業(yè)批準(zhǔn)證書行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-05版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱證照使用管理制度4.3.3企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照4.3.4組織機(jī)構(gòu)代碼證、組織機(jī)構(gòu)代碼卡4.3.5外商投資企業(yè)稅務(wù)登記證、稅務(wù)登記證4.3.6境外投資外匯登記證、外商投資企業(yè)外匯登記證4.3.7外商投資企業(yè)財政登記證4.3.8開戶許可證4.3.9企業(yè)國有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記證4.3.10統(tǒng)計登記證4.3.11社會保險登記證4.3.12物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)證書4.3.13北京市房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)備案證明4.3.14進(jìn)出口企業(yè)資格證書4.3.15商標(biāo)注冊證4.3.16質(zhì)量管理認(rèn)證證書4.3.17其它4.3.18榮譽(yù)類證書4.3.19優(yōu)秀居住小區(qū)4.3.20先進(jìn)單位4.3.21其它4.4證書（照）有效期屆滿，應(yīng)在證書（照）有效期屆滿規(guī)定時限前，及時申請辦理證書延續(xù)手續(xù)。行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-05版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱證照使用管理制度4.5.證書（照）備案管理4.5.1各部門、各項目應(yīng)指定專人具體負(fù)責(zé)證照辦理、報備、日常管理工作。各類證照應(yīng)建立電子版文檔。并將目錄登記在證照登記表上進(jìn)行備案。4.5.2各部門、各項目取得新頒發(fā)、年檢完畢、變更、換發(fā)的證書（照）包括正本及副本（如有）、封面及里頁（有記載內(nèi)容頁）、附件、附表等，應(yīng)在2個工作日內(nèi)將電子版證書（照）通過郵件報送總經(jīng)理辦公室，并及時變更證照登記表。4.5.3證書（照）原件掃描后統(tǒng)一保存為PDF格式文件，一份證書（照）制成一個PDF格式文件，文件名稱為“證書（照）全名+（發(fā)證日期）+序號”。如“企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（20071010）（副本）（2-2）.pdf”。4.5.4各部門、各項目應(yīng)按照所在地政府行政主管部門的要求，及時、準(zhǔn)確填報公司、項目的有關(guān)信息。4.5.5各物業(yè)服務(wù)中心的名稱、地址、經(jīng)營范圍、等事項發(fā)生變化，應(yīng)及時到原發(fā)證機(jī)關(guān)辦理變更或換證手續(xù)。4.5.6各物業(yè)服務(wù)中心及分公司應(yīng)在所在地政府有關(guān)部門規(guī)定的時間內(nèi)組織進(jìn)行證書（照）的年檢（審）工作。4.5.7各物業(yè)服務(wù)中心內(nèi)部因工作需要借（使）用公司證照原件、復(fù)印件等，使用人需通過EIP秘書服務(wù)印章（證照）流程申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)提供。行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-05版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱證照使用管理制度4.5.8各類證照的借出、復(fù)印都要建立登記制度，將借用和復(fù)印情況登記在證照借出登記表上，并履行簽字手續(xù)。4.5.9證件原件借期原則上不超過一周，因工作需要經(jīng)同意可延至一月，到期仍需繼續(xù)使用的，須到保管部門辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借時間不得超過一個月。保管證書（照）部門應(yīng)及時催退回收證書（照）原件。4.5.10證書復(fù)印件要加蓋戳記，其中戳記要注明使用范圍。4.5.11任何單位和個人不得偽造、涂改、出租、出借、轉(zhuǎn)讓證書（照），證照現(xiàn)場擺放或懸掛的需保證有效整潔。4.5.12證照的保管人對證照負(fù)有保管責(zé)任，保管人要堅持原則，按規(guī)定辦事，提高警惕、嚴(yán)防私用，以免造成損失。4.5.13證照的丟失或未按期限辦理年檢等手續(xù)，未盡到保管和督促提醒責(zé)任的，所造成的后果由保管人承擔(dān)。4.5.14 印章及證照如遇丟失、損壞或被盜時，應(yīng)及時向直接上級匯報，并上報公司總經(jīng)理辦公室備案，同時辦理補(bǔ)辦手續(xù)。4.5.15保管人應(yīng)督促相關(guān)責(zé)任人按要求在規(guī)定期限內(nèi)完成證照的備案、年審、續(xù)期等工作。5.記錄表格5.1證照登記表 YYJY-XZ-YX-F155.2證照借出登記表 YYJY-XZ-YX-F165.3印章（證照）使用申請表 YYJY-XZ-YX-F17行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-06版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱接受媒體采訪管理制度接受媒體采訪管理制度1.目的與范圍為加強(qiáng)公司品牌建設(shè)及對外宣傳工作的質(zhì)量，提高企業(yè)的影響力，提高工作效率，提升企業(yè)品質(zhì)，根據(jù)公司實(shí)際情況特制定本辦法。本辦法適用于北京遠(yuǎn)洋基業(yè)物業(yè)管理有限公司各部門、項目、分公司。2. 術(shù)語及定義本辦法所指媒體為電視、廣播、報紙、雜志、網(wǎng)站、合作公司內(nèi)部刊物以及從事媒體工作的業(yè)主等。3.職責(zé)3.1接受媒體采訪應(yīng)按照公司品牌建設(shè)的整體計劃進(jìn)行，公司的任何形式采訪都由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一安排，各部門、各項目以及個人無權(quán)接受媒體采訪并答復(fù)媒體的問題。3.2根據(jù)采訪內(nèi)容的不同，應(yīng)確定不同的新聞發(fā)言人：3.2.1涉及公司的重大事件、有關(guān)戰(zhàn)略發(fā)展的觀點(diǎn)、公司層面的管理狀況等，發(fā)言人為公司總經(jīng)理，或總經(jīng)理根據(jù)具體情況指派的其他高層管理人員。3.2.2涉及各物業(yè)服務(wù)中心的經(jīng)營狀況、內(nèi)部結(jié)構(gòu)、工程質(zhì)量、業(yè)主糾紛等問題，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)授權(quán)后由項目經(jīng)理為發(fā)言人。3.2.3總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)媒體的接待、資料的收集、情況的調(diào)查、意見的提交等溝通聯(lián)系工作。4.工作程序當(dāng)單位或個人接到媒體采訪的電話或遇到媒體的當(dāng)面采訪時：行政專業(yè)手冊文件編號YYJY-XZ-YX-06版本號C/0生效日期2011.09.01文件名稱接受媒體采訪管理制度4.1做好詳細(xì)的書面情況記錄并留下對方的聯(lián)系方式，告之對方我公司由專門的部門負(fù)責(zé)接受媒體采訪，并由專人負(fù)責(zé)答復(fù)媒體的問題。4.2根據(jù)采訪的詳細(xì)內(nèi)容及聯(lián)系方式等事項填寫“接受媒體采訪處理單”，上報總經(jīng)理辦公室。4.3總經(jīng)理辦公室到相關(guān)部門調(diào)查、核實(shí)具體情況，并由其出具詳細(xì)的答復(fù)意見。4.4總經(jīng)理辦公室將具體的采訪內(nèi)容及答復(fù)意見報總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.5經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由授權(quán)的發(fā)言人答復(fù)媒體提出的問題。4.6對于專訪必須準(zhǔn)備采訪提綱，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)落實(shí)媒體發(fā)稿前的初審，總經(jīng)理負(fù)責(zé)審閱定稿。4.7每次采訪應(yīng)有專人負(fù)責(zé)陪同，