企業(yè)研究論文-談論職責的劃分.doc

企業(yè)研究論文-談論職責的劃分關鍵詞：內部控制企業(yè)整體管理系統(tǒng)職責劃分論文摘要：內部控制系統(tǒng)是企業(yè)整體管理系統(tǒng)的一個重要系統(tǒng)，而職責劃分又是內部控制中的關鍵環(huán)節(jié)。職責劃分可以使企業(yè)能夠防范內部管理失控，防止財務信息失真，從而有效地防止經(jīng)濟犯罪現(xiàn)象的發(fā)生。文章對此進行了探討。企業(yè)是一個以盈利為目的的復雜系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)中，各種管理系統(tǒng)相互聯(lián)系、相互作用，共同維持著企業(yè)的正常運行。企業(yè)內部控制就是對經(jīng)濟活動進行科學的規(guī)范、約束、評價等一系列的方法、技術、程序及理念的總稱，以期達到經(jīng)濟活動預定目標的活動。內部控制系統(tǒng)就是企業(yè)整體管理系統(tǒng)中的一個重要系統(tǒng)，而職責劃分又是內部控制中的關鍵環(huán)節(jié)。職責劃分使企業(yè)得以防范內部管理失控，防止財務信息失真，從而可以有效防止經(jīng)濟犯罪現(xiàn)象的發(fā)生。由于受長期計劃經(jīng)濟的影響，許多管理者的管理思想和經(jīng)營方式還停留在行政領導的角色上，并未從根本上轉變經(jīng)營觀念，把企業(yè)當作自主經(jīng)營、自負盈虧的法人實體。企業(yè)的公司制改造也沒有從根本上解決這個問題。例如，進行了股份制改造的國有企業(yè)，公司總經(jīng)理往往兼任董事會董事或董事長。企業(yè)老總被賦予越來越多的權力，若沒有一個平衡的制約機制，權力不能受到有效的監(jiān)督，必然會造成權力的真空和發(fā)展失衡，管理者憑“長官”意識進行武斷決策，按個人“意氣”行事而非理性決策。中航油的教訓就是一個慘痛的例子。被稱作“打工皇帝”的陳久霖作為中航油在新加坡公司的總裁，他不僅一人獨攬大權，而且拒不任用集團公司派出的財務經(jīng)理，而是從新加坡當?shù)毓蛡蛉藫呜攧战?jīng)理。這個財務經(jīng)理只聽命于陳久霖一人，在中航油新加坡公司已面臨3580萬美元的石油期權潛在虧損時，還在財務報表中做出總資產(chǎn)為42.6億元人民幣，凈資產(chǎn)為11億元人民幣，資產(chǎn)負債率為73的盈利報表。如此巨大的漏洞也沒有被中航油集團公司發(fā)現(xiàn)，就連新加坡當?shù)氐谋O(jiān)督機構也沒有察覺，竟然還將其評選為2004年新加坡最具透明度的上市公司。這樣的例子不勝枚舉，嚴格的內部控制，明確的職責劃分，對防止上述現(xiàn)象的發(fā)生有很大的幫助。職責劃分要以致力于消除隱患、防范風險、規(guī)范經(jīng)營、提高效率為宗旨和標志，建立全方位的職責劃分體系、設立順序遞進的多道職責控制防線。所謂全方位的職責劃分是指職責劃分必須滲透到企業(yè)的法人治理結構與組織管理的各個層次、生產(chǎn)業(yè)務全過程、各個經(jīng)營環(huán)節(jié)，覆蓋企業(yè)所有的部門、崗位和員工。所謂順序遞進的多道職責控制防線，是指對企業(yè)采購、生產(chǎn)、營銷、融資、投資、成本費用的辦理與管理必須由兩個人、兩個系統(tǒng)或兩個職能部門共同執(zhí)掌，如是單人單崗處理業(yè)務更需要相應的后續(xù)監(jiān)控手續(xù)；這種對一線崗位雙人、雙職、雙責的制度能夠獨立對各崗位、各部門各項活動尤其是財務活動全面實施監(jiān)督、檢查、調節(jié)。職責劃分的主要目的是為了預防和及時發(fā)現(xiàn)在執(zhí)行所分配的職責時產(chǎn)生的錯誤或舞弊行為。從控制的觀點看，如果某員工在履行其職責的正常過程中就可能發(fā)生錯誤或舞弊，并且內部控制又難以發(fā)現(xiàn)他的舞弊，那么就可以認為這些職責是不相容的。對于不相容職責必須實行職責劃分，職位分工分為以下幾個方面：一、交易的批準、執(zhí)行、記錄以及維護、保管相關的資產(chǎn)應指派給不同的個人或部門例如，采購部門人員應負責簽發(fā)采購單，會計部門應記錄已收到的貨物，倉庫人員則應負責該貨物的保管工作。在記錄此項采購交易之前，會計人員應確定采購已經(jīng)過授權，所訂購的貨物已實際收到。會計記錄為明確存于倉庫貨物的受托責任提供了依據(jù)。又例如，投資業(yè)務在企業(yè)高層管理機構核準后，可由高層人員授權簽批，由財務經(jīng)理辦理具體的股票或債券的買賣業(yè)務，可由會計部門負責進行會計計錄和財務處理，并由專人保管股票或債券，不得一人單獨接觸證券；對于任何證券的存入或取出，都要將證券名稱、數(shù)量、價值及存取日期等詳細記錄于證券登記簿內，并由所有在場的經(jīng)手人員簽名。這種合理的分工所形成的相互牽制機制有利于避免或減少投資業(yè)務中發(fā)生錯誤或舞弊的可能性。二、交易執(zhí)行的各個步驟應指派給不同的個人或部門比如，某制造公司在執(zhí)行一項銷售交易時，應將銷售的授權、訂貨單的歸檔、貨物的發(fā)運以及開賬給顧客等工作派給不同人員；該公司在銷售合同訂立前，會指定專門人員就銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判，談判人員至少應有兩人以上，并與訂立合同的人員相分離；編制銷售發(fā)票通知單的人員與開具銷售發(fā)票的人員應相互分離；銷售人員應當避免接觸銷售現(xiàn)款；單位應收票據(jù)的取得和貼現(xiàn)必須經(jīng)由保管票據(jù)以外的主管人員的書面批準。這些都是對單位提出的有關的職責適當分離的基本要求，以確保不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。銷售人員通常有一種樂觀地對待銷貨數(shù)量的自然傾向，而不問它是否將以巨額壞賬損失為代價，賒銷的第三者審批則在一定程度上可以抑制這種傾向。因此，賒銷批準職能與銷貨職能的分離，也是一種理想的控制措施。三、會計工作的職責劃分例如，主營業(yè)務收入賬如果系由記錄應收賬款賬之外的職員獨立登記，并由另一位不負責賬簿記錄的職員定期調節(jié)總賬和明細賬，就構成了一項自動交互牽制；規(guī)定負責主營業(yè)務收入和應收賬款記賬的職員不得經(jīng)手貨幣資金，也是防止舞弊的一項必要控制。另外，在手工會計系統(tǒng)，應收賬款的總賬和顧客明細賬應由不同的人來記錄，而記錄現(xiàn)金和支出的人員不應負責調節(jié)銀行存款賬戶。會計業(yè)務的不相容崗位一般包括：1.出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作。單位不得由一人辦理貨幣資金業(yè)務的全過程，付款憑單的批準同支票簽發(fā)相分離。2.記錄現(xiàn)金和支出的人員不應負責調節(jié)銀行存款賬戶。3.現(xiàn)金總賬和現(xiàn)金日記賬應由不同人員來登記。4.銀行總賬和銀行日記賬應由不同人員來登記。5.應收賬款的總賬和明細賬應由不同的人員來登記。6.應付賬款的總賬和明細賬應由不同的人員來登記。7.主營業(yè)務收入和應收賬款記賬的職員不得經(jīng)手貨幣資金。8.財務專用章應由專人保管，個人名章必須由本人或其授權人員保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。9.獨立稽核，即由另一個獨立的人驗證工作的正確性。四、計算機信息系統(tǒng)部門內應進行職責劃分在計算機信息系統(tǒng)部門內，以及該部門與使用部門之間應進行適當?shù)穆氊焺澐?，比如，系統(tǒng)分析、程序設計、電腦操作和數(shù)據(jù)控制應被分開。且計算機信息系統(tǒng)部門不應更正使用部門送交的數(shù)據(jù)資料，并且在組織上應獨立于使用部門。我們在享受著會計電算化給企業(yè)的財務會計活動帶來高效、方便和快捷的同時，還應時時刻刻注意在電算化系統(tǒng)下可能出現(xiàn)的各種舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。使用計算機進行數(shù)據(jù)處理的單位，都應建立和健全電子數(shù)據(jù)處理內部控制系統(tǒng)，設置專門的安全控制程序，如對賬目或重要文件采用讀寫保護或編碼時間鎖定，對被保護的數(shù)據(jù)資源的存取操作進行詳細