《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》PPT課件.ppt

會(huì)計(jì)檔案管理辦法,2011年8月,一、會(huì)計(jì)檔案的定義、特點(diǎn)及其價(jià)值作用 二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間和收集范圍 三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求 四、會(huì)計(jì)檔案的整理方法 五、電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔要求 六、會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀 七、會(huì)計(jì)檔案的保管利用,一、會(huì)計(jì)檔案的定義、特點(diǎn) 及其價(jià)值作用,（一）會(huì)計(jì)檔案的定義 財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年聯(lián)合頒布的會(huì)計(jì)檔案管理辦法明確規(guī)定：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。既有史料價(jià)值，也有證據(jù)作用，這種雙重特性，從根本上體現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案和其它檔案一樣所具有的共性特征。,（二）會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn) 和文書(shū)、科技檔案相比，會(huì)計(jì)檔案有其自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面： 一是會(huì)計(jì)檔案形成范圍廣泛。 二是會(huì)計(jì)檔案類別比較穩(wěn)定。 三是會(huì)計(jì)檔案外在形式多樣。,（三）會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值作用 由于會(huì)計(jì)檔案的特殊性，會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值作用也表現(xiàn)在多個(gè)層面：一方面作為記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，它客觀反映了各單位一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的發(fā)生、發(fā)展過(guò)程，不僅是經(jīng)濟(jì)決策和財(cái)務(wù)審計(jì)的重要依據(jù)，也是執(zhí)行財(cái)經(jīng)紀(jì)律、保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)、保障經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展的有力武器；另一方面，會(huì)計(jì)檔案也是研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷史，從經(jīng)濟(jì)角度展現(xiàn)一個(gè)單位歷史面貌的珍貴史料。,會(huì)計(jì)憑證的作用 提供會(huì)計(jì)信息，會(huì)計(jì)人員可以根據(jù)會(huì)計(jì)憑證，對(duì)日常大量、分散的各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行整理、分類、匯總、并經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)處理，為經(jīng)濟(jì)管理提供有用的會(huì)計(jì)信息。 監(jiān)督、控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。通過(guò)會(huì)計(jì)憑證的審核，可以檢查經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生是否符含有關(guān)的法律、制度，是否符合業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、帳務(wù)收支的方針和計(jì)劃及預(yù)算的規(guī)定，以確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合理、合法和有效性。 提供記賬依據(jù)。會(huì)計(jì)憑證是記賬的依據(jù)，通過(guò)會(huì)計(jì)憑證的填制審核，按照一定方法對(duì)會(huì)計(jì)憑證的及時(shí)傳遞，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適時(shí)地記錄。 加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后，需取得或填制適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)憑證，證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成；同時(shí)要由有關(guān)的經(jīng)辦人員，在憑證上簽字、蓋章、明確業(yè)務(wù)責(zé)任人。通過(guò)會(huì)計(jì)憑證的填制和審核，使有關(guān)責(zé)任人在其職權(quán)范圍內(nèi)各負(fù)其責(zé)，并利用憑證填制、審核的手續(xù)制度進(jìn)一步完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。,會(huì)計(jì)賬簿的作用 1、賬簿可以為管理部門提供系統(tǒng)、完整的會(huì)計(jì)信息。通過(guò)賬簿的設(shè)置和登記，可以把分散在會(huì)計(jì)憑證上的資料加以歸類整理，以全面、連續(xù)地提供有關(guān)企業(yè)成本費(fèi)用、財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總括和明細(xì)的核算資料，以便正確計(jì)算企業(yè)在各會(huì)計(jì)期間的成本、費(fèi)用和收入成果。 2、為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供資料。會(huì)計(jì)報(bào)表所需要的數(shù)據(jù)資料，絕大部分來(lái)源于會(huì)計(jì)賬簿。賬簿的記錄是否及時(shí)、詳盡，數(shù)字是否真實(shí)、可靠，直接關(guān)系到會(huì)計(jì)報(bào)表的質(zhì)量。所以說(shuō)，正確設(shè)置并登記賬簿，為會(huì)計(jì)報(bào)表的及時(shí)準(zhǔn)確編制提供了依據(jù)和保障。 3、有利于開(kāi)展會(huì)計(jì)檢查和會(huì)計(jì)分析。會(huì)計(jì)賬簿既是匯集、加工會(huì)計(jì)信息的工具，也是積累、儲(chǔ)存經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況的數(shù)據(jù)庫(kù)。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的一切財(cái)務(wù)收支、經(jīng)營(yíng)過(guò)程和結(jié)果都體現(xiàn)在賬簿中。因此，利用賬簿提供的資料，可以有效地開(kāi)展會(huì)計(jì)檢查和會(huì)計(jì)分析，加強(qiáng)會(huì)計(jì)監(jiān)督，保護(hù)財(cái)產(chǎn)的安全和完整，提高管理水平。,會(huì)計(jì)報(bào)表的作用 會(huì)計(jì)報(bào)表主要包括主表、附表及會(huì)計(jì)報(bào)表附注。其中主表包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表及所有者權(quán)益變動(dòng)表，附表包括資產(chǎn)減值準(zhǔn)備明細(xì)表等。 會(huì)計(jì)報(bào)表是外界各信息使用者了解機(jī)關(guān)團(tuán)體企事業(yè)單位信息的最主要途徑，其主要作用表現(xiàn)在： 1為加強(qiáng)和改善經(jīng)營(yíng)管理提供信息，對(duì)經(jīng)營(yíng)管理有著重要的作用。經(jīng)營(yíng)管理者通過(guò)會(huì)計(jì)報(bào)表提供的信息，可以全面、系統(tǒng)的了解本單位在一定時(shí)期內(nèi)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中存在的問(wèn)題，采取有效措施，及時(shí)改善經(jīng)營(yíng)管理，取得更大經(jīng)濟(jì)效益。,2為政府經(jīng)濟(jì)管理部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供依據(jù)。政府部門根據(jù)會(huì)計(jì)報(bào)表提供的信息，及時(shí)掌握各單位貫徹執(zhí)行國(guó)家法律、法規(guī)和財(cái)經(jīng)紀(jì)律的情況，及時(shí)找出差距，保護(hù)企業(yè)間的有序競(jìng)爭(zhēng)。還可以對(duì)信息進(jìn)行匯總分析，為政府部門對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)進(jìn)行宏觀調(diào)控和管理提供依據(jù)。 3為各方關(guān)系人的投資信貸決策提供依據(jù)。投資者、債權(quán)人等信息使用者可以通過(guò)會(huì)計(jì)報(bào)表提供的信息了解和掌握企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和財(cái)務(wù)狀況，以此作出決策。 4為國(guó)家制定未來(lái)的經(jīng)營(yíng)管理方針提供依據(jù)。國(guó)家可以利用會(huì)計(jì)報(bào)表信息，了解宏觀政策對(duì)企業(yè)的影響，促使國(guó)家的經(jīng)營(yíng)管理方針更為科學(xué)、合理。,二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間 和歸檔范圍,（一）會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)間，是指按照會(huì)計(jì)檔案歸檔要求，將會(huì)計(jì)核算材料整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)后向本單位檔案部門移交的時(shí)間。,（二）會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍 明確會(huì)計(jì)核算材料的歸檔范圍，是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的前提條件和重要保證。 一般來(lái)講會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍主要包括以下四個(gè)方面： 1、會(huì)計(jì)憑證類。會(huì)計(jì)憑證是用來(lái)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、作為記帳依據(jù)的書(shū)面證明。會(huì)計(jì)憑證按填制的程序和用途可分為原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。,2、會(huì)計(jì)賬簿類。會(huì)計(jì)賬簿是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍，是編制財(cái)務(wù)報(bào)告的重要依據(jù)。主要包括總賬（也稱總分類帳）、明細(xì)賬（如銀行存款帳、經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)帳等）、日記賬，固定資產(chǎn)帳（卡片）、輔助賬簿（也稱備查帳簿）等。,會(huì)計(jì)帳簿在外形上一般有三種形式：訂本式帳、活頁(yè)式帳簿和卡片式帳簿。訂本式帳，就是在帳簿啟用之前，已經(jīng)將帳頁(yè)統(tǒng)一編號(hào)裝訂成冊(cè)的硬皮本帳簿，如總帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳等；活頁(yè)式和卡片式帳簿，都是將帳頁(yè)放置于活頁(yè)夾或卡片盒內(nèi)的帳簿，活頁(yè)和卡片式帳簿有利于會(huì)計(jì)人員記帳，但由于帳頁(yè)不固定，容易散失或被抽換。,3、財(cái)務(wù)報(bào)告類。財(cái)務(wù)報(bào)告是根據(jù)日常會(huì)計(jì)核算材料定期編制，綜合反映這個(gè)單位一定時(shí)期的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時(shí)期的經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流動(dòng)情況的書(shū)面文件。 財(cái)務(wù)報(bào)告種類很多，按編制時(shí)間可分為月度、季度和年度財(cái)務(wù)報(bào)告；按內(nèi)容和名稱劃分就更多了，如行政事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況報(bào)表、企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等等；按服務(wù)對(duì)象還分內(nèi)部報(bào)告和外部報(bào)告等等。需要注意的是有關(guān)會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注以及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告，都應(yīng)視為財(cái)務(wù)報(bào)告的組成部分，一并歸檔而不要遺漏。,4、其他會(huì)計(jì)核算材料。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，也屬于歸檔之列。過(guò)去曾把銀行存款余額調(diào)節(jié)表作為會(huì)計(jì)憑證歸檔，但由于它不具有憑證作用，只是補(bǔ)充性的說(shuō)明材料，所以改為其他類。另外還有會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)三種清冊(cè)（或稱目錄），也要列入會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍。,需要強(qiáng)調(diào)的是，在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的其他文件材料，如政策規(guī)章、計(jì)劃總結(jié)、請(qǐng)示批復(fù)、制度辦法等不屬于會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)該按文書(shū)檔案管理辦法列入文書(shū)檔案歸檔范疇。,三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求,（一）歸檔的會(huì)計(jì)核算材料真實(shí)、準(zhǔn)確。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（除訂本式帳）、財(cái)務(wù)報(bào)告等的裝訂須做密封處理。會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告需有經(jīng)手人員、主管會(huì)計(jì)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的簽字蓋章，以確保其準(zhǔn)確性。 （二）會(huì)計(jì)檔案屬于專門檔案，涉及法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任，因此移交的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 （三）歸檔移交會(huì)計(jì)核算材料時(shí)，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案人員要逐卷認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格交接手續(xù)，雙方簽字后，存案?jìng)洳椤?單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔和保管應(yīng)做到以下幾個(gè)方面： (1)每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。 (2)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年。期滿之后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。 (3)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。 (4)對(duì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)科學(xué)管理，做到妥善保管.存放有序.查找方便。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損.散失和泄密。,四、會(huì)計(jì)檔案的整理,會(huì)計(jì)檔案整理，就是將財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種零散會(huì)計(jì)文件材料，通過(guò)分類、組卷、編目、排列，使之形成一個(gè)有機(jī)體系的過(guò)程。會(huì)計(jì)檔案整理既要“遵循會(huì)計(jì)檔案形成的自然規(guī)律，保持其相互間的有機(jī)聯(lián)系，分門別類，便于保管和利用的原則”，也要根據(jù)實(shí)際情況，原則性和靈活性相結(jié)合，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。,（一）會(huì)計(jì)檔案分類。 從目前來(lái)看，主要有以下幾種分類方法： 1、形式（類別）會(huì)計(jì)年度保管期限 這種分類方法是把全部會(huì)計(jì)檔案先按財(cái)務(wù)報(bào)告、帳簿、憑證等類別分開(kāi)，每類之下按會(huì)計(jì)年度排列，每一個(gè)年度內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案再根據(jù)期限長(zhǎng)短依次排列。每個(gè)類別分別編制流水案卷號(hào)，分別按年度順延，形成四本案卷目錄。這種方法使用于中小型單位，即會(huì)計(jì)檔案年形成量不大的單位。,2、會(huì)計(jì)年度形式（類別）保管期限 這種方法是把全部會(huì)計(jì)檔案首先按會(huì)計(jì)年度分開(kāi)，在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)，再按財(cái)務(wù)報(bào)告、帳簿、憑證等分為四類，每類根據(jù)期限長(zhǎng)短依次排列（期限長(zhǎng)的在前，短的在后）。一個(gè)年度產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案排列之后，統(tǒng)一編案卷流水號(hào)，并形成一本案卷目錄。這種方法適用于會(huì)計(jì)檔案形成量比較大的單位，如大型企業(yè)、金融單位、總預(yù)算單位等，如果年度會(huì)計(jì)檔案不足百卷，不宜采用此方法。,3、會(huì)計(jì)年度保管期限組織機(jī)構(gòu)分類法 這種方法使用于各級(jí)總預(yù)算單位（財(cái)政部門）。 4、會(huì)計(jì)年度會(huì)計(jì)類型類別（形式）保管期限分類法 先分開(kāi)會(huì)計(jì)年度，在按會(huì)計(jì)類型（稅務(wù)部門稅收計(jì)劃、稅收會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)）分設(shè)屬類，然后按同一屬類內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案財(cái)務(wù)報(bào)告、帳簿、憑證順序結(jié)合保管期限進(jìn)行排列。這種方法適用于各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)。,（二）會(huì)計(jì)檔案的組卷 會(huì)計(jì)材料的組卷首先要按分開(kāi)類別，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其它類，每一類別的材料按照形成的會(huì)計(jì)年度或時(shí)間順序，結(jié)合數(shù)量多少，根據(jù)不同價(jià)值，組成若干個(gè)保管單位（卷冊(cè)）。,1、會(huì)計(jì)憑證的組卷方法 會(huì)計(jì)憑證在各個(gè)單位，形成數(shù)量有多有少。組卷時(shí)要按月分開(kāi)，同一月份的憑證組合在一起。每月的憑證，按憑證編號(hào)和時(shí)間順序排列，可組一卷或數(shù)卷。憑證案卷質(zhì)量要求： （1）按憑證編號(hào)和時(shí)間順序排列，防止漏號(hào)、顛倒。 （2）記帳憑證所附各種原始憑證，如收據(jù)、發(fā)票等，要折疊粘貼整齊、規(guī)范（基本上報(bào)銷時(shí)就整好了）。 （3）拆除金屬物，線繩裝訂，厚度一般在12厘米。 （4）一冊(cè)為一卷，裝訂后要進(jìn)行密封處理，并加蓋經(jīng)手人員章或財(cái)務(wù)專用章。 （5）填寫憑證封面（單位名稱、憑證編號(hào)、起止時(shí)間、起止編號(hào)、保管期限）要項(xiàng)目齊全、規(guī)范清楚，并在空白處加蓋檔號(hào)章。 （6）裝盒,2、會(huì)計(jì)報(bào)表的組卷方法 會(huì)計(jì)報(bào)表是按一定的表格形式和指標(biāo)體系，總體反映單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和結(jié)果的一種階段性報(bào)告文件。 會(huì)計(jì)報(bào)表一般分為月報(bào)、季報(bào)和年報(bào)，其中年度決算報(bào)表要單獨(dú)立卷，永久保存；季報(bào)和月報(bào)，可根據(jù)張數(shù)的多少，立成一卷或數(shù)卷，定期存放。在整理會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)，遇到會(huì)計(jì)報(bào)表的有關(guān)文字說(shuō)明材料時(shí)，要將這些文字說(shuō)明材料與會(huì)計(jì)報(bào)表放在一起，歸入會(huì)計(jì)檔案。 報(bào)表采用“三孔一線”裝訂（說(shuō)明和附件要同報(bào)表裝訂在一起），每卷從1開(kāi)始編流水頁(yè)號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄，卷末放置備考表。同一保管期限的報(bào)表可跨年度流水編制案卷號(hào)，并分保管期限編制案卷目錄。 報(bào)表封面應(yīng)寫明單位名稱、內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱、報(bào)表名稱、所屬年度、卷內(nèi)張數(shù)、保管期限、檔號(hào)，并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人分別簽名或蓋章。,3會(huì)計(jì)賬簿的整理立卷 會(huì)計(jì)賬簿種類很多，有現(xiàn)金帳、銀行帳、總帳、分類帳、日記帳等，每類帳按年度分別立卷，一本為一卷，按順序統(tǒng)一編制大流水號(hào)，可以編制一冊(cè)或若干冊(cè)案卷目錄。賬簿整理時(shí)需主意以下幾點(diǎn)： （1）帳薄歸檔前，扉頁(yè)要填寫清楚單位名稱、帳薄名稱及編號(hào)、啟用日期、起止頁(yè)數(shù)、經(jīng)管人員及日期、交接記錄等，同時(shí)加蓋單位負(fù)責(zé)人及會(huì)計(jì)主管人員私章。 （2）對(duì)固定帳薄的整理，保持會(huì)計(jì)帳薄原貌，不拆去空白頁(yè)，帳內(nèi)有連續(xù)頁(yè)碼，封面加貼不干膠標(biāo)簽。記錄帳頁(yè)的最末一行上下分別劃一條紅線，以示此賬簿已結(jié)束使用，案卷備考表要詳細(xì)載明使用帳頁(yè)頁(yè)數(shù)和空白頁(yè)數(shù)。 標(biāo)簽格式,活頁(yè)賬簿整理，原則是保持原基礎(chǔ)，一本帳為一個(gè)保管單位（一本一卷）。如果一個(gè)會(huì)計(jì)科目（差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、交通費(fèi)）的總頁(yè)數(shù)比較少，可以把幾個(gè)會(huì)計(jì)科目裝訂成一卷，總頁(yè)數(shù)在150頁(yè)左右，不要超過(guò)200頁(yè)，然后在每個(gè)科目的首頁(yè)右邊貼上“口取紙”，寫明科目，以便查閱。 和會(huì)計(jì)報(bào)表一樣，會(huì)計(jì)賬簿封面應(yīng)注明單位名稱、內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱、賬簿名稱、所屬年度、卷內(nèi)張數(shù)、保管期限、檔號(hào)，并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人簽名或蓋章。,4、關(guān)于其他類會(huì)計(jì)檔案的整理。 各單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、移交清冊(cè)、銷毀清冊(cè)以及銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單等其他類會(huì)計(jì)檔案也要按年度認(rèn)真收集，分別整理，分別立卷。案卷封面應(yīng)注明單位名稱、材料名稱、所屬年度、卷內(nèi)張數(shù)、保管期限，并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人分別簽名或蓋章。,（三）會(huì)計(jì)檔案的排列 會(huì)計(jì)檔案的排列方式通常有四種： 1、年度類別保管期限； 2、年度保管期限機(jī)構(gòu)； 3、年度會(huì)計(jì)類型； 4、類別（形式）年度保管期限,年度內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的排列 一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)各類會(huì)計(jì)檔案排列方法： 會(huì)計(jì)憑證：按112月份順序排列。 會(huì)計(jì)賬簿：按總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、明細(xì)賬、輔助賬的順序排列。 財(cái)務(wù)報(bào)告：按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)的順序排列。 其他類：按會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的順序排列。,（四）會(huì)計(jì)檔案編號(hào) 會(huì)計(jì)檔案編號(hào)由三部分組成： 全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào) 會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿、憑證、其它四種類型可分別用1、2、3、4代替。 需要注意的是：會(huì)計(jì)憑證是一本一個(gè)卷號(hào)；會(huì)計(jì)帳薄是一本帳一個(gè)卷號(hào)；報(bào)表應(yīng)將年度與月份、季度報(bào)表分開(kāi)立卷，年度報(bào)表一年一卷。,（五）會(huì)計(jì)檔案編目 編制會(huì)計(jì)檔案目錄，通常的做法是按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表和會(huì)計(jì)其他四大類分別編制案卷目錄，主要項(xiàng)目有：順序號(hào)、案卷號(hào)、原憑證號(hào)、案卷標(biāo)題、起止年月日、頁(yè)數(shù)、保管期限、存放位置、備注等。格式如下：,會(huì)計(jì)檔案目錄,案卷目錄填寫方法： 順序號(hào)：會(huì)計(jì)檔案在該目錄中順次排列的序號(hào)。 案卷號(hào)：每個(gè)案卷在該目錄內(nèi)的流水號(hào)。一本目錄內(nèi)不能有重復(fù)的案卷號(hào)。 原憑證號(hào)：記帳時(shí)按科目賦予的憑證編號(hào)。無(wú)原始憑證編號(hào)，可填寫該憑證冊(cè)上的編號(hào)。 案卷標(biāo)題：案卷封面上的標(biāo)題。案卷標(biāo)題不要過(guò)于簡(jiǎn)單，應(yīng)寫成xx單位xx年度報(bào)表，xx單位xx年度經(jīng)費(fèi)總帳。 起止年月日：指會(huì)計(jì)核算材料最早形成年、月、日至最后年、月、日。 頁(yè)數(shù)：案卷內(nèi)會(huì)計(jì)核算材料的總頁(yè)數(shù)。 保管期限：會(huì)計(jì)檔案保存時(shí)間，永久、25年、15年、10年、5年、3年。 存放位置：會(huì)計(jì)檔案存放庫(kù)房號(hào)以及架、格、盒的位置（選擇項(xiàng)，可不填）。 備注：需要說(shuō)明的未盡事宜。,編制會(huì)計(jì)檔案目錄時(shí)三點(diǎn)注意事項(xiàng)： 一是目錄的編制首先要在確定和實(shí)施了檔案的實(shí)體分類、排列、編號(hào)的前提下完成，由會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)編制； 二是可采用手工編制，也可使用會(huì)計(jì)檔案管理軟件自動(dòng)生成和打印。無(wú)論那種形式，案卷目錄都要著錄項(xiàng)目齊全，字跡清晰； 三是案卷目錄應(yīng)一式兩套。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保存一套，隨檔案實(shí)體移交檔案部門一套。,會(huì)計(jì)檔案標(biāo)題的擬寫 案卷題名揭示了會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和成分。會(huì)計(jì)檔案與其他門類的檔案要求一致，每本案卷都要有案卷題名。 會(huì)計(jì)檔案案卷題名的結(jié)構(gòu)是三部分，即單位名稱、會(huì)計(jì)年度或時(shí)間、會(huì)計(jì)核算材料的名稱。擬寫要求是結(jié)構(gòu)完整，文字簡(jiǎn)明。,會(huì)計(jì)檔案標(biāo)題例,例1： 局 2008年2月記賬憑證（1） 在會(huì)計(jì)憑證的案卷題名的時(shí)間結(jié)構(gòu)中，除了表示出會(huì)計(jì)年度外，還要標(biāo)明具體月份。另外，如憑證的數(shù)量較多，每月出現(xiàn)若干卷時(shí)，要按時(shí)間順序標(biāo)明本卷是該月的第幾卷，目的是避免題名的重復(fù)，便于檢索和利用。 例2： 局 2008年現(xiàn)金日記賬 例3： 局 2008年年度財(cái)務(wù)報(bào)告 例4： 局 2008年第1-4季度財(cái)務(wù)報(bào)告 例5： 局 2008年2月記賬憑證（1）,卷內(nèi)備考表,五、電算化會(huì)計(jì)核算材料的 歸檔要求,（一）1996年財(cái)政部制定的會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范和會(huì)計(jì)檔案管理辦法，都對(duì)電算化會(huì)計(jì)核算材料的管理辦法作出了明確規(guī)定。 1、電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔范圍。主要有三部分： 一是磁性介質(zhì)或光盤上的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)； 二是計(jì)算機(jī)打印的紙制載體會(huì)計(jì)核算材料； 三是會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序（系統(tǒng)資料）。,2、關(guān)于電算化會(huì)計(jì)核算材料歸檔的基本要求 （1）磁性介質(zhì)或光盤等電子文件，應(yīng)做防寫處理。 （2）為了保證檔案的完整性和安全性，歸檔的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份，即移交檔案部門的磁盤或光盤應(yīng)是兩套，一套封存保管，一套日常利用。 （3）打印的紙制載體的會(huì)計(jì)核算材料，必須有經(jīng)手人員和會(huì)計(jì)主管人員簽章，以保證其真實(shí)性、準(zhǔn)確性。 （4）打印出紙制載體的會(huì)計(jì)核算材料，必須字跡清晰，方便查閱和利用。,六、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀,第一個(gè)問(wèn)題 會(huì)計(jì)檔案保管期限 根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法第八條規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管又分為3年、5年、10年、15年、25年。 1、永久保管的會(huì)計(jì)檔案主要包括：年度財(cái)務(wù)報(bào)告（企業(yè)決算、財(cái)政總決算、行政、事業(yè)單位決算，稅收年度決算），會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。,2、定期保管會(huì)計(jì)檔案： 15年：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳?。値?、日記帳、明細(xì)帳）、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。 25年：現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳（企業(yè)的現(xiàn)金和銀行存款日記帳）。 另外還有3年、5年、10年的保管期限，具體可查看會(huì)計(jì)檔案管理辦法附表。,15年,永久,保管、銷毀清冊(cè),移交清冊(cè),25年,15年,永久,3年,15年,會(huì) 計(jì) 檔 案 歸 檔 范 圍,原始、記帳、匯總等,第二個(gè)問(wèn)題 會(huì)計(jì)檔案的鑒定 會(huì)計(jì)檔案鑒定的方法步驟 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作分三步進(jìn)行： 第一步，歸檔前，會(huì)計(jì)人員在整理過(guò)程中根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法確定各門類檔案的保管期限。 第二步，歸檔后，檔案人員要定期會(huì)同會(huì)計(jì)人員對(duì)到期檔案進(jìn)行復(fù)查鑒定，或延長(zhǎng)保管期限，或確定銷毀。 第三步，對(duì)確定銷毀的檔案，由檔案部提出意見(jiàn)，再由會(huì)計(jì)部門和檔案部門共同鑒定，以決定存毀。,第三個(gè)問(wèn)題 會(huì)計(jì)檔案的銷毀 根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定，保管期滿會(huì)計(jì)檔案在履行以下程序后，即可進(jìn)行銷毀。 （1）檔案部門會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、檔號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。并由單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。,會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)封面,會(huì)計(jì)檔案銷毀目錄,（2）鑒定銷毀檔案注意事項(xiàng) 定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，是會(huì)計(jì)檔案管理的一項(xiàng)基本任務(wù)，會(huì)計(jì)人員和檔案人員對(duì)此應(yīng)有正確的法律意識(shí)和政策水平，該銷毀的銷毀，不該銷毀的決不能隨意銷毀，因此在銷毀到期會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需要注意以下兩點(diǎn)：,一是保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出的案卷，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。 二是在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接收單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。,七、會(huì)計(jì)檔案的保管利用,一是健全會(huì)計(jì)檔案借閱制度，嚴(yán)格執(zhí)行借閱手續(xù)。本單位人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意。外單位人員（如審計(jì)、司法部門）查閱會(huì)計(jì)檔案，需持單位介紹信或有關(guān)證明，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可提供查閱或復(fù)制。 二是編制以會(huì)計(jì)檔案案卷目錄為主的檢索工具，必要的話也要有專題目錄。 三是嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案安全保管制度，配置防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備設(shè)施。,四是關(guān)于撤銷、解散、破產(chǎn)會(huì)計(jì)檔案，由其業(yè)務(wù)主管部門代管或移交檔案館代管；單位分立后原單位存續(xù)的（保險(xiǎn)公司），其會(huì)計(jì)檔案可由存續(xù)方統(tǒng)一保管，或移交檔案館代管。原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管；合并單位（勞動(dòng)廳和人事廳）會(huì)計(jì)檔案由合并后的單位統(tǒng)一保管，如原單位仍存續(xù)的，也可以仍應(yīng)由原各單位保管。 五是積極開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案編研工作。利用會(huì)計(jì)檔案編寫基礎(chǔ)數(shù)字匯編、重要數(shù)據(jù)匯集、階段性資金分析表等編研資料，為單位領(lǐng)導(dǎo)全面系統(tǒng)地掌握單位財(cái)務(wù)狀況，推進(jìn)財(cái)務(wù)管理改革和科學(xué)決策提供服務(wù)。,最后提一點(diǎn)要求，就是實(shí)際工作中，無(wú)論是財(cái)務(wù)人員，還是檔案人員，在收集、整理、保管和利用會(huì)計(jì)檔案過(guò)程中，必須站在法律的高度，以執(zhí)行國(guó)家法律、堅(jiān)持實(shí)事求是為原則，以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序?yàn)榧喝?，切?shí)做好本單位的會(huì)計(jì)檔案工作。,習(xí)題,一、單項(xiàng)選擇題（下列每小題備選答案中，只有一個(gè)符合題意的正確答案。請(qǐng)將選定的答案將你所選定的備選答案的符號(hào)填入各小題括號(hào)內(nèi)。） 1、根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，企業(yè)銀行存款余額調(diào)節(jié)表的保管期限為（ ） A、1年 B、5年 C、10年 D、15年 2、根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，企業(yè)原始憑證的保管期限是（ ）。 A、3年 B、5年 C、15年 D、永久,3、（ ）是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。 A、會(huì)計(jì)檔案 B、會(huì)計(jì)報(bào)表 C、會(huì)計(jì)報(bào)告 D、會(huì)計(jì)文件 4、按照會(huì)計(jì)法規(guī)定，各級(jí)人民政府財(cái)政部門和（ ）共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 A、工商行政管理部門 B、檔案行政管理部門 C、統(tǒng)計(jì)行政管理部門 D、執(zhí)法行政管理部門,5、各單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管（ ）。 A、3年 B、5年 C、1年 D、10年 6、單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由（ ）統(tǒng)一保管。 A、主管單位 B、原單位 C、合并后的單位 D、上級(jí)單位,7、我國(guó)境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案（ ）攜帶出境。 A、不得 B、可以 C、允許 D、有一些允許，有一些不允許 8、（ ）在會(huì)計(jì)檔銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。 A、單位負(fù)責(zé)人 B、會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人 C、檔案部門負(fù)責(zé)人 D、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人,9、正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案（ ）銷毀。 A、可以 B、能夠 C、全部 D、不得 10、財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由（ ）部門派員參加監(jiān)銷。 A、上級(jí)監(jiān)察 B、同級(jí)監(jiān)察 C、上級(jí)審級(jí) D、同級(jí)審計(jì),二、多項(xiàng)選擇題（下列每小題備選答案中，有兩個(gè)或兩個(gè)以上符合題意的正確答案。將你所選定的備選答案的符號(hào)填入各小題的括號(hào)內(nèi)。） 1、檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案需要拆封重新整理時(shí)，不正確的做法是（ ）。 A、由原封裝人員拆封整理 B、由原財(cái)料會(huì)計(jì)部門拆封整理 C、由檔案部門拆封整理 D、由檔案部門會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理,2、會(huì)計(jì)檔案的具體內(nèi)容包括（ ）。 A、會(huì)計(jì)憑證 B、會(huì)計(jì)賬簿 C、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料 3、下列各項(xiàng)屬于其他會(huì)計(jì)資料的是（ ）。 A、銀行存款余額調(diào)節(jié)表 B、會(huì)計(jì)檔案移交清理 C、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) D、銀行對(duì)賬單,4、下列各項(xiàng)屬于保管期限為25年的會(huì)計(jì)檔案有（ ）。 A、企業(yè)現(xiàn)金日記賬 B、企業(yè)銀行存款日記賬 C、行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)以及稅收會(huì)計(jì)的現(xiàn)金出納賬 D、行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)以及稅收會(huì)計(jì)的銀行存款賬 5、下列各項(xiàng)屬于保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案有（ ）。 A、企業(yè)和其他組織的各類會(huì)計(jì)憑證 B、財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)的撥款憑證以及其他會(huì)計(jì)憑證 C、稅收會(huì)計(jì)的各種完稅憑證和繳、退庫(kù)憑證 D、各單位的總賬、明細(xì)賬和會(huì)計(jì)移交清冊(cè),6、下列各項(xiàng)屬于管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案有（ ）。 A、基本建設(shè)撥款年報(bào) B、稅收會(huì)計(jì)單位編送的稅收年報(bào) C、國(guó)家金庫(kù)編送的各種報(bào)表及繳庫(kù)退庫(kù)憑證 D、各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表 7、下列各項(xiàng)屬于保管期限為5年的會(huì)計(jì)檔案有（ ） A、企業(yè)的固定資產(chǎn)卡片賬 B、銀行存款余額調(diào)節(jié)表 C、企業(yè)的月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 D、財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)的旬報(bào),8、單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由（ ）等代管。 A、終止單位的業(yè)務(wù)主管部門 B、財(cái)產(chǎn)所有者代管 C、移交有關(guān)檔案館 D、工商管理部門 9、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)是銷毀會(huì)計(jì)檔案的書(shū)面記錄和報(bào)批文件，其內(nèi)容一般應(yīng)包括（ ）。 A、銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱 B、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào) C、應(yīng)保管期限和已保管期限 D、銷毀時(shí)間,三、判斷題（將你認(rèn)為正確的在括號(hào)內(nèi)劃“”號(hào)，錯(cuò)誤的劃“”號(hào)。） 1、各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。（ ） 2、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管2年。（ ） 3、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第1天算起。各類會(huì)計(jì)檔案的具體保管期限按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。（ ） 4、會(huì)計(jì)檔案保管期限滿需要銷毀的，由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。（ ）,5、對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，可以銷毀。（ ） 6、會(huì)計(jì)檔案包