K3項目編碼原則編制培訓及指導.pptVIP

鈞石科技K3項目編碼原則培訓,目錄,一、信息系統(tǒng)編碼的意義 二、什么需要編碼 三、信息系統(tǒng)編碼原則 四、信息系統(tǒng)編碼的重要提醒,目錄,一、信息系統(tǒng)編碼的意義 二、什么需要編碼 三、信息系統(tǒng)編碼原則 四、信息系統(tǒng)編碼的重要提醒,信息系統(tǒng)編碼的意義,前言 編碼是以簡短的字母、符號或數(shù)字來代表系統(tǒng)信息的一種管理工具。在ERP信息系統(tǒng)中，每種信息都要以編碼來標識它的身份，我們平常用到的各種基礎資料、各種單據(jù)在系統(tǒng)中都有一個自身的編碼。 所有的編碼中，唯以物料編碼最為復雜。以下的講解中，將主要以物料編碼為例來說明編碼的相關(guān)內(nèi)容及要求，其他編碼與物料編碼的操作方式類似。,信息系統(tǒng)編碼的意義,以物料編碼為例： 增強物料資料的正確性 物料的領發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。 提高物料管理的工作效率 物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。 利于電腦的管理 物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理之效果。 降低物料庫存、降低成本 物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。 防止物料舞弊事件之發(fā)生 物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。 便于物料之領用 庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。,目錄,一、信息系統(tǒng)編碼的意義 二、什么需要編碼 三、信息系統(tǒng)編碼原則 四、信息系統(tǒng)編碼的重要提醒,需要編碼的信息,物料 供應商 客戶 倉庫 部門 職員 財務,目錄,一、信息系統(tǒng)編碼的意義 二、什么需要編碼 三、信息系統(tǒng)編碼原則 四、信息系統(tǒng)編碼的重要提醒,信息系統(tǒng)編碼八大原則： 一 （求唯一） 類 （分類別） 有 （勿有意） 變 （避變化） 數(shù) （數(shù)字好） 短 （力求短） 長 （長統(tǒng)一） 跳 （用跳號）,信息系統(tǒng)編碼原則,信息系統(tǒng)編碼原則,求唯一 一般地，只要物料的物理或化學性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼。舉例，如某材料需要經(jīng)過沖裁、鉆孔等幾道工序才能完成。如果該物料的幾道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖裁后立即進行鉆孔，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的幾道工序不在同一個車間完成，其順序是沖裁、入庫、領料、鉆孔、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。,信息系統(tǒng)編碼八大原則說明,信息系統(tǒng)編碼原則,分類別 編號如能反應分類，則在列印報表時，同類之資料才會被匯總于一處，將方便被比較或匯總。分類之一般原則是大分類號在前，小分類號在后，依序排列。例如編號時，可以第一、二碼表示大分類，第三、四、五碼表示中分類，第六、七碼表示小分類，之后則徑行編以幾碼的流水號即可。,信息系統(tǒng)編碼八大原則說明,信息系統(tǒng)編碼原則,勿有意 很多人在設計編號時都希望讓編號反映某些意義，目的在使編號容易記憶或者可以望字生義。因此往往以英文單字首幾碼或縮寫字母冠于編號上。在編料號時則喜歡把一些規(guī)格、尺寸等屬性直接反映于料號中。或許在資料筆數(shù)少時，這種方式的確可以獲得一些方便。但在資料筆數(shù)龐大時，此一方法事實上已收不到易記的效果，反而使分類性、順序性、彈性及唯一性等更重要的編號原則難以兼顧，結(jié)果只是徒增編號工作的困擾而已。有許多公司，常常就是為了要理出有意義的料號體系，而使得編號工作變得異常艱巨、耗時，甚至編到一半就夭折而難以接續(xù)下去。再不然就是勉強將現(xiàn)行料件都編上了料號，結(jié)果日后有新增的料件時，卻發(fā)覺很難遵行原來的編碼原則來進行新料件的編號。 事實上，料號僅是料件的代碼。是在電腦化時作為使用者與電腦之間的溝通工具而已。它甚至可以不需要具備任何意義。如果能體會這一觀點，那么即使有上萬筆的料件，也可以在短短兩、三周內(nèi)就完成整個編號工作。在國外，甚至有許多公司干脆就用亂數(shù)法則直接賦予料件編號，而絲毫不會影響電腦作業(yè)的進行。因為在料件筆數(shù)龐大的電腦化作業(yè)中我們不需要也不可能去記憶一個料號所代表的料件。我們要知道的只是料件的品名規(guī)格（Description），而所有的資料在列印或顯示時，品名規(guī)格都會伴隨著料號出現(xiàn)。,信息系統(tǒng)編碼八大原則說明,信息系統(tǒng)編碼原則,避變化 有些資料之某項屬性如果在未來有可能發(fā)生變動，則絕不可將該屬性納入編號中。否則，一但發(fā)生變動時，是否要修改編號將會成為十分困擾的抉擇。例如員工所屬部門就不可納入員工編號中，因為員工調(diào)動部門是經(jīng)常可能發(fā)生的。其它如客戶信息、供應商信息，業(yè)務員的所屬區(qū)域等皆是如此。正確的方法，應將這些屬性另設獨立的欄位表達。 數(shù)字好 亦就是說最好全部用阿拉伯數(shù)字來編號。一則可使鍵入編號的作業(yè)效率提至最高，一則可避免數(shù)字與某些英文字母因為形象或讀音雷同而產(chǎn)生混淆的情形。如果非用英文字母的話，則英文字母最好排在編號之前幾碼，且位數(shù)必需一致。千萬要避免英文字母與數(shù)字混雜使用。 有人為了使編號段落分明而在編號中使用-符號，或者在編號中夾雜 * / 等特殊符號。這些符號之使用將影響輸入之效率，而在口述編號時亦會造成不便，因此最好避免采用。其實編號在使用一段時間后自然會適應，不必刻意去使用一些特殊符號讓段落分明。如果非用這些符號不可，則應該讓符號出現(xiàn)之位置加以固定，否則反而易生困擾。,信息系統(tǒng)編碼八大原則說明,信息系統(tǒng)編碼原則,力求短 編號之目的在求簡化，因此編號位數(shù)愈少愈好。如此，可以節(jié)省閱讀、抄寫、輸入的作業(yè)時間，增加資料處理之效率。再者，由于編號簡短，在處理的過程中出錯的機率也能夠因而降低。 長度通常建議為8-12位比較好。 長統(tǒng)一 編號長度一致可使閱讀或輸入時一眼即可發(fā)現(xiàn)異常錯誤。再者，一致之長度在我們附加檢查號碼時也將方便許多。如果在實際編號時很難求取編號位數(shù)之一致，則至少要求同一類者位數(shù)一致。譬如在編號時，成品和原料的料號就可能長短差距很大，但我們可以讓成品編號與原料編料號個別有其一致之長度。另外一種方式即將編號短之位數(shù)以0來補齊。 用跳號 隨著企業(yè)的發(fā)展，不斷會有新的物料發(fā)生，所以在編碼時，要保證具有擴展性，通常我們用跳號來實現(xiàn)，比如在分類號或流水號中預留一些空號以便日后可以插入。,信息系統(tǒng)編碼八大原則說明,目錄,一、信息系統(tǒng)編碼的意義 二、什么需要編碼 三、信息系統(tǒng)編碼原則 四、信息系統(tǒng)編碼的重要提醒,信息系統(tǒng)編碼的重要提醒,物料資料編碼,提醒一：物料就是生產(chǎn)用原材料 在人們的習慣性認識中，所指的物料就是用于產(chǎn)品上的所有材料，如面料、輔料、包材。其實廣義的物料編碼包括生產(chǎn)性物料、非生產(chǎn)性物料、半成品、成品/產(chǎn)品等內(nèi)容。 我們的編碼規(guī)則應涉及到如下內(nèi)容： 生產(chǎn)性物料：直接構(gòu)成成品/產(chǎn)品的材料，如面料。 非生產(chǎn)性物料：并非直接構(gòu)成成品/產(chǎn)品的材料，如辦公用品、消耗品等 半成品：如果半成品需要進行入庫、出庫等倉存性管理的話，同樣也需要進行編碼。 成品/產(chǎn)品：在包袋行業(yè)中，大多數(shù)面向訂單生產(chǎn)的企業(yè)直接采用客戶成品/產(chǎn)品編碼，沒有自身成品編碼規(guī)則。這樣不僅會造成系統(tǒng)中的成品/產(chǎn)品編碼混亂,而且也不便于內(nèi)部各部門使用，建議制定內(nèi)部成品/產(chǎn)品編碼。 提醒二：委外前后編碼一致 人們還有一個習慣是委外前所發(fā)出的材料與委外后所接收的材料名稱一致，這樣會導致在做編碼的時候?qū)煞N材料的編碼做成了一種材料的編碼。 提醒三：物料編碼規(guī)則工作只是一個部門的工作 由于工作職責的劃分，物料編碼的維護工作一般由某個部門負責。但是由于物料編碼的分級（類）對于日常信息的統(tǒng)計工作有著重要的影響，因此在前期制定規(guī)則的時候，則需要生產(chǎn)部、采購部、銷售部、倉庫等相關(guān)部門共同配合。各相關(guān)部門要本著自身統(tǒng)計的需求，來商討編碼規(guī)則的制定。,信息系統(tǒng)編碼的重要提醒,供應商資料編碼,提醒一：如何區(qū)分供應商的唯一性 制定供應商編碼的時候，一個重要的劃分標準是從財務核算的角度來考察供應商編碼。有的企業(yè)會存在實體上為一個公司，但是進行財務核算時作為兩個公司的情況。這樣我們也需要在進行編碼的時候來區(qū)分不同的核算。 例如：某A公司在廈門，在泉州有一個辦事處。雖然在法律實體上同為一個公司，但是財務在付款的時候確實分為兩個公司來對待，這樣就需要編兩個編碼。 提醒二：按照供應材料劃分還是按照地區(qū)劃分 供應商的劃分標準一般采用兩種方式：按照其所供應的材料劃分或者按照其所在的地區(qū)劃分。如果按照其所供應的材料劃分供應商分類，需要注意是否存在同一個供應商供應兩種不同類別材料的情況而導致供應商歸屬不明。 提醒三：規(guī)則制定同樣要考慮統(tǒng)計需求 如上所說，如果我們以統(tǒng)計各類物料的采購執(zhí)行情況為主要的統(tǒng)計需求的時候，則需要按照供應商所提供的材料來對供應商進行分類。反之，如果我們以統(tǒng)計不同地區(qū)的采購情況為主要統(tǒng)計需求時候，則以地區(qū)來對供應商進行分類則為較好選擇,信息系統(tǒng)編碼的重要提醒,客戶資料編碼,提醒一：劃分依據(jù) 客戶的編碼與供應商編碼的方式類似，可以通過需求產(chǎn)品的種類或者所在地區(qū)類劃分。通過調(diào)研了解到我們的客戶資料并不是非常繁多，并且以外銷為主，因此分類可以僅以國別進行分類。 同樣也需要考慮到我們的統(tǒng)計需求。,倉庫資料編碼,提醒一：各種倉庫設置 倉庫分為實倉和虛倉的概念，雖然在實體上可能為一個倉庫，但是在系統(tǒng)中需要劃分出實、虛倉庫分別編碼。如受托加工情況下的受托材料所屬倉庫，則需要單獨編碼。,信息系統(tǒng)編碼的重要提醒,部門資料編碼,提醒一：公用部門設置 有時候存在公用部門的使用。例如“公司”的編碼為1，下設各個部門編碼分別為“1.1”、“1.2”，但有些單據(jù)需要調(diào)用“公司”作為公用