行政總務_公司行政工作制度

第一章總則第一條為加強公司文書檔案、聲橡檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。第二條公司設檔案室和專職檔案員（簡稱檔案員，下同。），負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。第三條堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負責人均應指定專人（兼職檔案員）負責收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。兼職檔案員應保持相對穩(wěn)定，名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第二章文書檔案立卷歸檔辦法第一節(jié)文件資料的收集管理第四條凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。第五條一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。第六條公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門兼職檔案員辦理交接手續(xù)，兼職檔案員簽字認可后會計部才給予核報差旅費。第七條各系統(tǒng)、部門兼職檔案員的職責：（一）了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。（二）認真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。（三）承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續(xù)。第二節(jié)歸檔范圍第八條重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。第九條上級機關發(fā)來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。第十條公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。第十一條公司的請示與上級機關的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結。第十二條公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統(tǒng)計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。第十三條信訪工作資料。第十四條公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。第十五條公司管理人員任免的文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。第十六條公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件。第十七條公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。第十八條公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。第十九條公司重要設備檔案、財會檔案及基建檔案材料。第三節(jié)平時歸卷第二十條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管。第二十一條各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。第二十二條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門兼職檔案員歸卷。第二十三條兼職檔案員應及時將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在文件處理登記薄上注明。第四節(jié)立卷第二十四條立卷工作由相關部門兼職檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。第二十五條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第二十六條歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。第二十七條在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第二十八條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。第二十九條卷內文件資料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。第三十條卷內文件資料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁資料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。第三十一條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。第三十二條有關卷內文件資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。第三十三條案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三十四條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：（一）案卷裝訂。裝訂前，卷內文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。（二）案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。第三章聲像檔案管理辦法第三十五條公司的聲像檔案是指公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。第三十六條聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)及文字說明等組成。第三十七條聲像檔案是公司卷宗的組成部分，必須由檔案員集中統(tǒng)一管理。第一節(jié)聲像檔案資料的收集第三十八條收集范圍：（一）反映公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；（二）各級領導人和著名人物參加的與公司有關的重大活動的聲像資料；（三）公司有關人員組織或參加的重要會議的聲像資料。（四）涉及公司權益的聲像資料。（五）其它單位形成的與公司有關的重要聲像資料。（六）其它具有保存價值的聲像資料。第三十九條收集時間：（一）聲像檔案資料由各部門兼職檔案員負責收集，應在檔案資料形成后一個月內歸檔；（二）檔案員有責任隨時征集具有保存價值的聲像檔案資料。第四十條收集要求：（一）錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；（二）接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件；（三）聲像資料的內容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。第四十一條聲像檔案費用的報銷：兼職檔案員按第三十八條規(guī)定形成聲像檔案的費用，并按要求向檔案員辦理歸檔，經(jīng)檔案員簽字后會計部才給予報銷費用。第二節(jié)聲像檔案的整理第四十三條聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。第四十四條聲像檔案的整理由攝錄人員負責，相關的兼職檔案員協(xié)助。第四十五條分類、編號：（一）照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在卷宗內編流水號。格式：卷宗號-流水號。（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。（三）編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。第四十六條保管期限：應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。第四十七條文字說明的編寫：（一）文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。（二）編寫文字說明的要求：1.準確揭示檔案資料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；2.照片的自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應加文字說明：3.文字簡潔、語言通順；4.時間用阿拉伯數(shù)字表示。第四十八條編制格式：（一）照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。第四十九條案卷要求：（一）將具有共同主題內容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。（二）卷內目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄。（三）卷內備考表，用于說明卷內聲像資料的整理、變動情況。第五十條編目：聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85檔案著錄規(guī)則進行。第三節(jié)聲像檔案的保管第五十一條聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。第五十二條保存條件：（一）底片、膠片保存溫度應保持在13-15之間，相對濕度應保持35%-45%；（二）照片保存溫度應保持14-24，相對濕度應保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶保存溫度應保持18-24，相對濕度應保持40%-60%。第五十三條底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。第五十四條對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。第五十五條歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)技術總監(jiān)審批，登記造冊。第五十六條建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。第四節(jié)聲像檔案的開發(fā)利用第五十七條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第五十八條建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的秘密程度，確定利用范圍。第五十九條具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應按中華人民共和國專利法的有關規(guī)定辦理。第六十條聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)技術總監(jiān)批準后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借；外單位借用或復制聲像檔案，由技術總監(jiān)批準，檔案員具體辦理，并按有關規(guī)定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，借用單位負賠償責任。第六十一條在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。第四章附則第六十二條本制度由技術總監(jiān)組織檔案室制訂并由檔案室負責解釋，報公司董事會批準后施行，修改時亦同。第六十三條本制度施行后凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的規(guī)定以本制度為準。第六十四條本制度自頒布之日起施行。保密規(guī)定實施辦法第一條為貫徹落實公司保密規(guī)定，切實維護公司利益，特制定本辦法。第二條公司成立保密工作領導小組，由技術總監(jiān)任組長。保密工作領導小組每月組織保密工作檢查，每季召開保密工作會議。保密檢查工作由安保部負責。各部門負責人要對本部門保密工作負責，要把保守公司秘密列為日常工作。如部門發(fā)生泄密事件，除對當事人進行處罰外，要追究部門負責人的責任過失。第三條各部門要按公司保密規(guī)定規(guī)定的秘級分類，清查本部門的涉密事項，明確直接責任人予以登記，并向技術總監(jiān)和安保部提交清單備案。第四條對接觸公司秘密人員的管理規(guī)定：（一）按公司保密規(guī)定控制秘密事項的知曉范圍。絕密事項核心部分知曉范圍是：1、配制香基的配方及實體：發(fā)明人、香基配制人、技術檔案管理人員、技術總監(jiān)和董事會成員。2、自制香料生產工藝及實體：發(fā)明人、該香料生產人員、香料部經(jīng)理、技術檔案管理人員、技術總監(jiān)和董事會成員。3、用于香基生產的新原料的相關信息資料：相關采購、庫管、財務人員以及香基配制人、技術檔案管理人員、技術總監(jiān)和董事會成員。（二）掌握核心絕密的關鍵崗位人員的變更、離職須經(jīng)董事會同意。（三）根據(jù)業(yè)務活動的需要確定崗位編制，控制涉密人員的數(shù)目。（四）加強對員工的保密教育，把公司保密規(guī)定和本實施辦法作為對員工的基本培訓內容。（五）每位員工都要與公司簽訂保守商業(yè)秘密合同，該合同屬機密類別。第五條保密資料載體、實物樣品的管理規(guī)定：（一）絕密事項核心部門的資料必須注明密級由專人管理。（二）其它保密載體在存檔時須注明密級。（三）香精配方、原始試驗記錄、試驗報告、工藝文件等技術文件、資料，由技術總監(jiān)指定專人負責登記，按密級分類保管和定期歸檔。（四）客戶檔案、資料由銷售部經(jīng)理指定營業(yè)員負責登記，按銷售區(qū)域保管并定期歸檔。（五）財會、采購、生產部門以及辦公室、人力資源部設專（兼）職保密員，負責保管本部門文件、資料并定期歸檔。（六）嚴格執(zhí)行保密文件的借閱手續(xù)，凡借閱機密級別（含）以上技術文件、資料須經(jīng)借閱部門負責人和技術總監(jiān)批準。凡借閱機密級別（含）以上行政文件、資料須經(jīng)借閱部門負責人、行管總監(jiān)或總經(jīng)理批準。借閱人必須履行登記手續(xù)并承擔借閱期間的保管責任，在規(guī)定時限內及時歸還。（七）機密級別（含）以上文件、資料原則上不允許復制。如確需復制時，必須由批準借閱人同意，并按規(guī)定進行登記，對復制件視同原件予以保管。（八）按公司保密規(guī)定界定的調香、檢驗人員，必須妥善保管與配制香基樣品。香基配制庫管和生產人員必須確保香基安全檢查，不允許有點滴香基流失。第六條員工的保密守則：（一）自己知道的秘密事項絕對絕對不說。（二）不該問的秘密事項絕對不問。（三）不該看的秘密事項絕對不看。（四）非經(jīng)領導批準，員工不得收集本崗位外的技術信息和經(jīng)營信息，不得開展本崗位外的技術、業(yè)務活動，不得串崗。（五）不該記錄的秘密事項絕對不記錄。（六）不在私人通信、普通電話和傳真機、明碼電報中涉及秘密事項。（七）不在公共場所和無關人員中談論秘密事項。（八）不在非專門場所存放保密文件、資料和實物。（九）不得攜帶保密文件、資料和實物從事非工作需要的活動。第七條員工與公司脫離勞動服務關系后的保密義務：（一）員工從與公司脫離勞動服務關系時起，對公司秘密事項的保密期限最少為五年。（二）公司的絕密級別和機密級別的事項須長期保密。第八條凡有下列表現(xiàn)之一的員工，公司按員工獎懲規(guī)定規(guī)定給予獎勵：（一）對泄密或者非法獲取公司秘密事項的行為及時舉報的。（二）發(fā)現(xiàn)他人泄露或者可能泄露公司秘密事項時，立即采取補救措施，避免或者減輕了損害后果的。第九條凡有下列表現(xiàn)之一的職工，視情節(jié)和所造成的后果公司按員工獎懲規(guī)定給予處罰：（一）凡泄露公司秘密事項，已對公司利益造成損害但情節(jié)較輕的，對直接責任人給予警告、扣發(fā)獎金及罰款處分。（二）凡泄露公司秘密事項，已對公司利益造成嚴重損害的，根據(jù)具體情況對直接責任者給予記過、記大過、開除、罰款、扣工資及獎金處分。（三）除對直接責任人處罰外，對其直接上級也按員工獎懲規(guī)定給予相應的處罰。第十條公司員工或脫離公司人員，凡泄露、出賣、竊取、刺探、收買公司秘密事項，已對公司利益造成嚴重損害的，公司有權按照法律程序對當事人追究法律責任，并要求當事人承擔經(jīng)濟賠償。第十一條本辦法由技術總監(jiān)制訂并負責解釋。第十二條本辦法自發(fā)布之日起施行。出差管理規(guī)定第一章總則第一條目的為使某某公司出差管理有所遵循，維護公司利益，特制訂本規(guī)定。第二條范圍某某公司及所屬部門員工因公出差，依本規(guī)定辦理出差事項及支取差旅費。第二章出差管理第三條某某公司員工因業(yè)務需要遠途出差時必須事先填報“出差申請書”，寫明出差日程、出差目的地及出差事由等，呈部門經(jīng)理核準后方可出差。第四條遠途出差員工在“出差申請書”添附“出差旅費預算表”向財務部門預支差旅費。第五條未及呈準，出差人員須補辦手續(xù)后方得支給差旅費。第六條出差人員因急病或不可抗力無法在預定期限返回銷差而必須延長滯留，根據(jù)出差者申請，經(jīng)調查無誤支給出差旅費。第七條出差人員必須在公畢返回后三日內填具“出差旅費報銷單”，送請部門經(jīng)理及總經(jīng)理核準后，出納人員方得憑以報銷。第八條員工出差的膳食、住宿、雜費按下列標準核發(fā)A.部門級：每日元B.一般級：每日元第九條出差期間因公支出的下列費用，準予按實報銷，并依下列規(guī)定辦理：(一)乘坐出租車原則上應取得汽車公司開具的統(tǒng)一發(fā)票。(二)電報電話費應取具電信局的收據(jù)為憑。(三)郵費應取具郵局的證明為憑。(四)因公宴客的費用，應以統(tǒng)一發(fā)票正式收據(jù)為憑。(五)因公攜帶的行李運費，應以正式的運費收據(jù)為憑。第十條出差人員交通工具除可利用公司車輛外，以利用火車、汽車為原則。但因緊急情況經(jīng)總經(jīng)理核準者可乘坐飛機。第十一條出差人員交通費憑乘車證明以實費計算支給。第十二條使用公司交通車輛或借用車輛者不得申領交通費。第十三條住宿費按出差人員在外住宿日數(shù)定額支給。第十四條出差人員住宿費必須取得住宿費憑證，但住宿自宅未取得住宿費憑證者減半支給住宿費。第十五條與部門經(jīng)理以上人員隨行，其住宿費不夠時得呈經(jīng)部門經(jīng)理核準，憑住宿費憑證支給與部門經(jīng)理同等住宿費。第十六條遠途出差如利用夜間(午后9時以后，午前6時以前)車次，住宿費減半支給。第十七條出差人員每日填寫出差日報向各直屬主管報告。第十八條各分支機構人員因業(yè)務需要或受命到公司述職，比照遠途出差支給。第十九條市內及短程(一日內)出差人員，除按實報支車資外，另可報支誤餐費。下午一時以后銷差者準報午餐。下午七時以后銷差者準加報晚餐。第二十條奉令調遣的人員，可以比照以上有關條文報支交通費、膳食費(一天)及行李運費。第二十一條調遣人員若在公司用膳，則不得報支誤餐費。第二十二條調遣人員若超過一天以上但不能視為出差的，可以由公司酌情予以補貼。第二十三條員工差旅費，應據(jù)實填報核發(fā)，如發(fā)現(xiàn)有虛報不實者，除將所領差旅費追回外，并視情節(jié)輕重，予以懲處。第三章附則第二十四條本規(guī)定由財務部經(jīng)理制訂報總經(jīng)理通過后施行，修改時亦同。公司來賓參觀接待管理規(guī)定第一章總則第一條為更好地樹立公司形象，規(guī)范員工禮儀行為，展示公司的企業(yè)管理風范，有次序、有步驟地做好來賓參觀接待工作，使此項工作順利納入程序化管理軌道，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于某某公司。第二章來賓接待細則第三條凡屬來公司參觀、訪問、學習及入駐研討工作的賓客，一律采用總經(jīng)理辦公室登記、對口接待的辦法，誰接待、誰負責，貫徹始終。第四條總經(jīng)理辦公室負責制訂外來賓客參觀計劃表、外來賓客接待計劃表。第五條各對口部門要在外來賓客到來前，聯(lián)絡好有關事宜，填寫外來賓客參觀計劃表和外來賓客接待計劃表，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，加蓋本部門印章，報總經(jīng)理辦公室主任審批。第六條來賓招待費用，按來賓招待費用標準執(zhí)行，特殊情況須經(jīng)經(jīng)理批準。第七條外來賓客到生產線參觀時，對口部門安排專人負責接待，并及時領取白大褂供客人穿用，按員工手冊規(guī)定的社儀行為接待賓客，無關人員不得圍觀、尾隨。第八條接待人員要保守公司秘密，不經(jīng)部門經(jīng)理同意，不得讓客人隨意查閱資料和超規(guī)定范圍參觀，如客人提出超范圍要求，接待人員應婉言謝絕，在特殊情況下，須請示部門經(jīng)理。第九條公司門衛(wèi)要注重保安人員形象，對客人出入要致禮，如發(fā)現(xiàn)客人中有違反公司規(guī)定行為，要禮貌檢查和制止，并確保不出現(xiàn)騷亂現(xiàn)象，同時向總經(jīng)理辦公室報告。第十條保安人員要配合接待人員做好外來賓客的人身安全和物品安全工作。第十一條如出現(xiàn)客人人為安全和物品丟失事件（客人主觀原因造成除外），則由總經(jīng)理辦公室對保安人員和接待人員進行罰款元處理，并根據(jù)情節(jié)給予處分。第十二條各對口接待部門要在客人離開前，請客人填寫“參觀意見表”，以便總結工作經(jīng)驗，克服不足之處。第三章附則第十三條本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負責制訂報總經(jīng)理核準通過后施行，修改時亦同。辦公物資采購及發(fā)放規(guī)定第一條為使公司辦公物資采購及發(fā)放工作規(guī)范化，依據(jù)公司預算計劃制度和倉儲管理制度特制訂本規(guī)定。第二條辦公物資的采購及發(fā)放須遵從“保證供應、方便工作、節(jié)省開支”的原則。采購要從實際需要出發(fā)，嚴格按預算執(zhí)行。員工使用辦公用品和設備時要珍惜愛護，杜絕破壞和浪費。第三條本規(guī)定所指辦公物資是指文具、紙張等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等家俱器具，電話機、傳真機、計算機、打印機等辦公機具設備，電扇、空調等家電設備。第四條各部門所需的辦公物資要統(tǒng)籌計劃，納入年度預算計劃當中，經(jīng)批準后，按月制訂具體計劃。第五條辦公物資的采購及發(fā)放實行集中管理，由總務部負責，具體細則如下：（一）辦公物資的月度采購。各部門負責人根據(jù)批準的月度費用預算，結合本部門的實際需要，填寫“月度采購申請單”，將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清楚，并于每月30日報至管理會計部，管理會計部審查是否在預算之內。如在預算外，管理會計部要求各部門重新填單，如在預算內，管理會計部簽署意見后轉總務部后勤組，后勤組根據(jù)庫存情況和各部門的緩急需要編制“月度采購計劃”，報總務部經(jīng)理審核和行政總監(jiān)審批后，由采購員實施采購，同時“月度采購計劃”報財務會計部一份，由財務會計部負責采購資金的準備。（二）辦公物資的臨時采購。各部門因臨時或預算外需要而申請采購時，應填寫“采購申請單”（本單一式四聯(lián)，一聯(lián)本部門留存，一聯(lián)報財務會計部，一聯(lián)交采購員，一聯(lián)交物資管理員。），經(jīng)本部門負責人簽準，然后視采購所需金額報相應批準人批準。財務會計部負責采購資金的準備及對某些物品的比價工作。（三）申請采購的審批權限。1、預算內單項資金使用審批權限：1000元（含）以內由部門經(jīng)理批準；1000元以上2000元（含）以內由系統(tǒng)總監(jiān)批準；2000元以上由總經(jīng)理批準。2、預算外單項資金使用審批權限：2000元（含）以內由總經(jīng)理批準；2000元以上由董事長批準。3、動用1000元（含）以下資金由財務會計部經(jīng)理核準；1000元以上由財務總監(jiān)核準。第六條采購工作細則。（一）采購物資單價在100元（含）以下的，由采購員直接采買。采購物資單價超過100元的，采購員須事先進行市場尋價，填寫“尋價單”。單價在200元以下的尋價結果由后勤組組長確認；單價在200元（含）以上尋價結果由總務部經(jīng)理確認。采購員根據(jù)確認的尋價結果，辦理具體的采購業(yè)務。（二）采購員在實施采購業(yè)務時，應充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質量要求及其他特別要求，要做到貨比三家，保證物美價廉。采購后要及時辦理入庫手續(xù)并登記采購臺帳。第七條物資管理員負責辦理采購物資的驗收入庫手續(xù)，并搞好庫房管理。（一）采購員在辦理入庫手續(xù)時，物資管理員應根據(jù)“采購申請單”進行認真核對，仔細檢查品名、規(guī)格、數(shù)量和質量是否符合要求，如不符合要求，有權拒絕入庫并督辦采購員辦理退貨。如果符合要求，應填寫“入庫單”（本單一式兩聯(lián)，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)交采購員辦理請款或報銷手續(xù)并留存于會計室。），辦理入庫手續(xù)，并登記庫存數(shù)量帳。（二）物資管理員應確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔，要做到“八防四檢”：1、八防：防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。2、四檢：上班必須檢查倉庫門鎖有無異常，物品有無丟失。l下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患。l經(jīng)常檢查庫內溫度、濕度，保持通風。l檢查易燃、易爆物品是否單獨存儲、妥善保管。（三）物資管理員應合理有效地使用庫容，分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊有序。（四）物資管理員應嚴格遵守倉庫保管工作紀律。倉庫保管工作紀律內容如下：1、嚴禁在倉庫內吸煙、動用明火。2、嚴禁無關人員進入倉庫。3、嚴禁在倉庫堆放雜物。4、嚴禁在倉庫內存放私人物品。5、嚴禁私領、私分倉庫物品。6、嚴禁在倉庫內談笑、打罵。7、嚴禁隨意挪動倉庫的消防器材。8、嚴禁在倉庫內私拉亂接電源電線。（五）物資管理員對庫存物資要經(jīng)常盤點，做到日清月結。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責任，寫出書面報告，呈報總務部經(jīng)理和財會部門。第八條辦公物資的發(fā)放采用集中時間辦理：定于每周二、四下午2時至5時。第九條各部門要指定專人負責辦公物資的領用、內部發(fā)放及統(tǒng)計工作，需要時負責同管理會計部核對。領用時由指定專人填寫“物品領用單”（本單一式三聯(lián)，一聯(lián)領用部門存根，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)報會計室。）如系以舊換新或屬預算內或經(jīng)申購采買的物品，由部門經(jīng)理簽準。如系預算外則視具體領用物品金額報相應批準人批準，領用批準權限同申請采購時的規(guī)定。第十條物資管理員要認真核對“物品領用單”所列項目和審批手續(xù)，準確無誤辦理發(fā)放，并登記庫存數(shù)量帳。每月最末一日填寫“月度庫存報表”（本表一式三份，一份自存，一份報后勤組組長，一份報總務部經(jīng)理。），同時按部門別匯總統(tǒng)計各部門本月辦公物資的領用情況，編制“月度辦公物資領用匯總表”（本表一式兩份，一份自存，一份報管理會計部）。管理會計部根據(jù)物資管理員上報的“月度辦公物資領用匯總表”審核各部門的辦公物資領用是否超出了預算，視情況采取相應的措施。第十一條對家俱器具、辦公設備和家電設備的登記與管理，按公司財產管理制度的有關規(guī)定執(zhí)行。第十二條凡純屬人為原因致使辦公用具、設備損壞的，如責任人清楚，視情況由責任人賠償修理費的70%-100%，造成報廢或丟失的視情況由責任人賠償原值的70%-100%。如責任人不清，由該部門負責人承擔賠償額的50%，保管人承擔另50%。對有意破壞者，除全額賠償外，并按員工獎懲制度予以處罰。以上責任認定部門為總務部和審計監(jiān)察部。第十三條本規(guī)定由總務部制訂、解釋和監(jiān)督執(zhí)行，報行政總監(jiān)批準后自公布之日起施行。凡施行后既有的類似規(guī)定自行終止，與本規(guī)定不辦公用品及設備申購、發(fā)放規(guī)定第一條為使公司辦公用品及設備申購、發(fā)放工作規(guī)范化，特制訂本規(guī)定。第二條辦公用品及設備的申購、發(fā)放，須遵從“方便工作、節(jié)省開支”的原則。申購要從實際需要出發(fā)，嚴格按預算執(zhí)行。員工使用辦公用品和設備時要愛護，杜絕浪費。第三條本規(guī)定所指辦公用品及設備是指文具、紙張等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等低值易耗器具，傳真機、計算機、打印機等辦公機具設備，電扇、空調等家電設備。第四條各部門所需的辦公用品及設備要統(tǒng)籌計劃，納入年度預算計劃當中，經(jīng)批準后，按季、月制訂具體計劃。第五條辦公用品及設備的申購實行集中管理，由總務部負責?？倓詹扛鶕?jù)財務管理部提供的專項預算計劃填寫“采購申請單”報采購部。采購部負責采購，總務部負責驗收，綜合庫負責保管和發(fā)放。辦公用品及設備的發(fā)放為每周一。第六條各部門需用辦公用品和設備（預算計劃內），須由領用部門填寫“物品領用單”（本單一式三聯(lián)，一聯(lián)綜合庫存根，一聯(lián)報財務核算部記帳，一聯(lián)領用部門留存），先由部門經(jīng)理簽字同意，再視領用物品金額多少由系統(tǒng)總監(jiān)或總經(jīng)理最終批準，然后到綜合庫領取，這期間所有手續(xù)由領用人辦理。其中領用物品金額在1000元（含）以內由部門經(jīng)理批準，1000元以上至2000元（含）以內由系統(tǒng)總監(jiān)批準，2000元以上由總經(jīng)理批準。第七條對低值易耗器具、辦公設備和家電設備的使用與管理，按公司資產管理制度的有關規(guī)定執(zhí)行。領用物品價值在50元（含）以上須登記“財產登記卡”，本卡一式三份，一份綜合庫存根，一份領用人交本部門指定專人保管，一份由領用人報財務管理部。領用物品需要移交的，須到財務管理部辦理過戶手續(xù)，更改相應的“財產登記卡”。第八條凡需用預算計劃外的用具或設備，一律由需用部門填寫“辦公、勞保用品申請單”，按規(guī)定履行審批手續(xù)。第九條凡純屬人為原因致使辦公器具、設備損壞的，由責任人賠償修理費的70%，造成報廢或丟失的視情況由責任人賠償購入價的50%-80%。對有意破壞者，除承擔賠償責任外，按員工獎懲制度予以處罰。第十條本規(guī)定未盡事宜，按公司有關的規(guī)章制度執(zhí)行。第十一條本規(guī)定由總務部制訂和解釋，報行管總監(jiān)批準后自公布之日起執(zhí)行。符的以本規(guī)定為準。通訊設備管理制度第一章總則第一條：為更加經(jīng)濟有效地利用通訊設備，保證管理系統(tǒng)的聯(lián)絡暢通和指揮的不間斷，特制定本制度。第二條：本制度適用于本企業(yè)各公司。第二章通訊設備的配備第三條：公司不再配備員工手機與BP機，根據(jù)工作需要，由自己購買，公司按以下范圍報銷手機與BP機通訊費。1、公司主管級以上干部（含主管）2、總監(jiān)秘書、總經(jīng)理秘書、行政秘書可報銷BP機通訊費。3、小車司機、采購業(yè)務員、打假人員、接待員、出納可報銷BP機通訊費。第四條：公司總經(jīng)理室計算機配備上網(wǎng)（Internet）設備。第三章通訊設備使用費用報銷第五條：手機、住宅電話、辦公電話費用實行限額實報制度，按照公司規(guī)定的話費標準執(zhí)行，超出自負。尋呼機費用實報實銷。第六條：話費費用報銷由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一簽報，超支部分自付。第四章通訊設備管理第七條：公司配備的手機、尋呼機及其配件以及所有辦公用直撥電話分機、傳真機、上網(wǎng)計算機由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理。第八條：部門主管級別以上干部的手機、尋呼機、住宅電話號碼在總經(jīng)理辦公室和保衛(wèi)部備案。第九條：尋呼機必須24小時開通，手機在規(guī)定時間內必須開機及時復機，隨時待命。第十條：通訊設備使用人必須對通訊設備認真保管。如發(fā)生損失或丟失，當事人應及時（四小時之內）向總經(jīng)辦主任匯報并填寫通訊設備報修（失）單、總經(jīng)辦主任負責在接到報修（失）單之日（不含）三天之內將設備修復交還當事人，丟失自己承擔。第十一條：尋呼機電池自配。第十二條：公司傳真機設專人管理，直撥電話、分機誰使用誰管理。建立使用登記制度，凡撥打長途電話、收發(fā)傳真必須認真填寫登記表。撥打長途電話應事先擬好提綱，時間以不超過三分鐘為宜。不準因私撥打長途電話、收發(fā)傳真（總經(jīng)辦主任特批除外）。每月初第一個工作日總經(jīng)辦主任負責檢查核對登記表。第十三條：上網(wǎng)微機操作人員未經(jīng)總經(jīng)辦主任允許，不得擅自使用Internet各種服務。第十四條：員工與公司脫離勞動關系時，員工職務變更不享受公司配發(fā)通訊設備待遇時，應將通訊設備及配件及時（24小時之內）交還到總經(jīng)理辦公室，總經(jīng)辦主任負責驗收，如發(fā)生損壞或丟失視情況酌情處理或賠償。第五章違規(guī)處理第十五條：違反第十條之規(guī)定，如發(fā)生損壞、經(jīng)專業(yè)人員鑒定為非正常損耗，則當事人承擔維修費用的70%，發(fā)生丟失（不論何種原因）當事人承擔另購機費用的100%。以上當事人承擔費用均按一定比例在工資中逐月扣除。第十六條：違反第十二條之規(guī)定，未設專人管理，則使用費用自總經(jīng)辦主任工資中扣除；未及時登記，則使用費用自電話、傳真機負責人工資扣除；因私撥打長途電話、收發(fā)傳真（總經(jīng)辦主任特批除外）、聲訊電話，則使用費用自當事人工資中雙倍扣除。第十七條：違反第十三條之規(guī)定，對當事人罰款50元/次。第六章附則第十八條：本制度由總經(jīng)理辦公室制定，報總經(jīng)理辦公例會批準后由總經(jīng)理辦公室執(zhí)行。第十九條：本制度自年月日起施行。會議管理規(guī)定(一)總則為改進作風，減少會議、縮短會議時間，提高會議質量，特制訂本規(guī)定。(二)會議分類及組織第一條全廠會議歸納為四類：1.廠級會議：主要包括黨政領導(擴大)會，全廠干部會、全廠班組長會、全廠黨員大會、全廠團員大會、全廠職工大會，全廠技術人員會以及各種代表大會。應分別報請黨委或廠部批準后，由黨、政、工、團等辦事部門分別負責組織召開。2.專業(yè)會議：系全廠性的技術、業(yè)務綜合會(如經(jīng)營活動分析會、質量分析會、生產技術準備會、生產調度會、安全工作會等)，由分管廠領導批準，主管業(yè)務科室負責組織。3.系統(tǒng)和部門工作會：各車間、科室、支部召開的工作會(如車間辦工會、科務會、支部會、車間(科室)職工大會等)由各車間科室、支部領導決定召開并負責組織。4.班組(小組)會：由各黨、工、團小組長或行政班組長決定并主持召開。第二條上級或外單位在我廠召開的會議(如現(xiàn)場會、報告會、辦公會等)或廠際業(yè)務會(如聯(lián)營洽談會，用戶座談會等)一律由廠辦受理安排，有關業(yè)務對口科室協(xié)作作好會務工作。(三)會議安排第三條例會的安排。為避免會議過多或重復，全廠正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內容、組織召開。例行會議安排如下：1.行政技術會議(1)廠長辦公會：研究、部署行政工作，討論決定全廠行政工作重大問題。(2)廠務會：總結評價當月生產行政工作情況，安排布置下月工作任務。(3)班組長以上干部大會(或全廠職工大會)：總結上季(半年、全年)工作情況、部署本季(半年、新年)工作任務，表彰獎勵先進集體、個人。(4)經(jīng)營活動分析會：匯報、分析工廠計劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績，揭露矛盾，提出改進措施，不斷提高工廠經(jīng)濟效益。(5)質量分析會：匯報、總結、上月產品質量情況，討論分析質量事故(問題)、研究決定質量改進措施。(6)安全工作會(含治安、消防工作)：匯報總結前季安全生產、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。(7)技術工作會(含生產技術準備會)匯報、總結當月技術改造、新產品開發(fā)、科研、技術和日常生產技術準備工作計劃完成情況，布置下月技術工作任務、研究確定解決有關技術問題的措施方案。(8)生產調度會：調度、平衡生產進度、研究解決各車間科室不能自行解決的重大問題。(9)科務會：檢查、總結、布置工作。(10)車間辦公會：檢查、總結、布置工作。(11)班組會：檢查、總結、布置工作。(12)班組(科室)班前會：對先天工作進行講評，布置當日工作任務和注意事項。2.各類代表大會(1)職工代表大會：(2)車間(部門)職工大會(或職工代表小組會)：(3)黨員代表大會：(4)團員代表大會：(5)科協(xié)會員代表大會：(6)企協(xié)會員代表大會：3.民主管理會議(1)工廠管理委員會：(2)廠長、黨委書記、工會主席聯(lián)席會：(3)生產管理委員會：(4)生活福利委員會：4.論文、成果發(fā)布會。(1)科協(xié)年會：(2)企協(xié)年會：(3)政治思想政治