檔案管理_現(xiàn)代企業(yè)綜合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)講義

努力了的才叫夢想，不努力的就是空想！如果你一直空想的話，無論看多少正能量語錄，也趕不走滿滿的負(fù)能量！你還是原地踏步的你，一直在看別人進(jìn)步。綜合檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 1998發(fā)布 1998實(shí)施公司發(fā)布公司管理標(biāo)準(zhǔn)綜合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)1、主題內(nèi)容和適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了綜合檔案管理原則與管理體制，檔案的收集、檔案的鑒別、檔案的整理、檔案的保管、檔案的利用，庫房、檔案、銷毀管理，圖樣的更改、補(bǔ)充管理，檔案圖書借閱管理，檔案的統(tǒng)計(jì)工作管理辦法。2、引用政策規(guī)定中華人民共和國檔案法3、職責(zé)4、綜合檔案管理原則管理體制4.1綜合檔案管理涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、工程等各部門、各公司歸本公司經(jīng)理分工領(lǐng)導(dǎo)，由本公司辦公室歸口管理，并列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程，作為考核企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人政績的一部分。4.2本公司檔案工作，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理原則，本公司設(shè)綜合檔案室，配備專職檔案人員，它是檔案、資料的貯存基地和利用中心，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理本公司各部門、各公司檔案、資料工作。各部門、各公司由負(fù)責(zé)人指定配備專、兼職檔案員，負(fù)責(zé)檔案、資料收集、整理立卷、案卷管理。5、綜合檔案的收集管理5.1收集范圍5.1.1產(chǎn)品生產(chǎn)方面：有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件、原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作過程中形成的各種文件、材料等。5.1.2經(jīng)營銷售方面：有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)營管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料、市場經(jīng)濟(jì)信息、廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。5.1.3設(shè)備儀器方面：有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝，調(diào)試和驗(yàn)收過程中的技術(shù)性，憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄、設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。5.1.4技術(shù)管理方面：有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)等所形成的各種文件材料等。5.1.5科技研究方面：有科技研究準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果獎勵，推廣應(yīng)用等各階段工作形成的計(jì)劃、記錄、報(bào)告及技術(shù)性往來文件資料等。5.1.6物資供應(yīng)方面：有物資、原材料外協(xié)件采購、訓(xùn)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。5.1.7人事勞資方面：有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、安全生產(chǎn)、勞動保護(hù)等工作中形成的各種文件材料，教育培訓(xùn)方面，有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)、人事的文件材料等。5.1.8財(cái)務(wù)管理方面（包括計(jì)劃、財(cái)會、統(tǒng)計(jì)）：有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊、報(bào)表、憑證和文件等。5.1.9工程建議方面：有工程依報(bào)性，基礎(chǔ)性的文件材料、工程設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件材料。5.1.10聲像實(shí)物方面：有產(chǎn)品、科研、設(shè)備、基建項(xiàng)目：市以上領(lǐng)導(dǎo)開臨檢查指導(dǎo)工作等重大活動、本公司重大活動所拍攝的照片、錄像（底片），錄音、錄像帶，還有獎旗、獎狀、獎杯、獎?wù)?、證書、獎品、贈品等材料。5.1.11綜合、后勤方面：辦公用品和生活用品、用房、保衛(wèi)治安、通訊設(shè)備、環(huán)境綠化等過程中所成的文件材料。5.1.12黨、工、團(tuán)、婦方面：在各項(xiàng)工作中形成的文件材料。5.2收集時間5.2.1凡生產(chǎn)、經(jīng)營、設(shè)備、技術(shù)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、物資、勞動工資、工事保衛(wèi)、教育培訓(xùn)、行政等工作中形成的文件材料，由各部門、各公司兼職檔案保管負(fù)責(zé)收集整理立卷，經(jīng)各部門、各公司負(fù)責(zé)人審定后，在第二年第一季度，向綜合檔案室歸檔。5.2.2科研、工程建設(shè)，在工程或項(xiàng)目通過鑒定投產(chǎn)后，三個月內(nèi)由部門指定專人負(fù)責(zé)，將檔案材料整理立卷，由工程或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案歸檔。5.2.3聲像實(shí)物在各項(xiàng)活動后，由有關(guān)部門整理好隨時歸檔。5.2.4財(cái)務(wù)檔案，要在第二年第二季度前，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷，裝訂成冊，統(tǒng)好案卷目標(biāo)，由財(cái)會部門保管一年后，由立卷人寫好說明，再由部門負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室歸檔。5.3文件材料收集要求。5.3.1收集的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、齊全、字跡端正禁用賀珠筆、鉛筆，要用墨水書寫，傳真件必須做到及時復(fù)印、層次分明，符合其形成規(guī)律。5.3.2收集圖樣及技術(shù)文件要完整性審查簽字程序執(zhí)行。5.3.3收集文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復(fù)與請示、轉(zhuǎn)閱文件與原件、多種文字形成的同一文件，不得分開，分別要立在一起，文電應(yīng)合一立卷。5.3.4不同年度的文件一般不得歸入同一卷內(nèi),但跨年度的請示與批復(fù),歸入復(fù)文的年度內(nèi)立卷,沒有復(fù)文的,歸入請示的年度內(nèi)立卷，跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷。非訴訟案件放在結(jié)案年立案。其它文件材料立卷，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.3.5收集時，各部門、各公司應(yīng)由兼職檔案人員填寫檔案移交目錄，一式三份，經(jīng)綜合檔案室專職檔案人員驗(yàn)收簽章后，雙方各執(zhí)一份，另一份作檢索用。5.3.6產(chǎn)品試制定型，科研成果鑒定，基建工程竣工驗(yàn)收，必須由檔案部門參加。收集文件材料完整、準(zhǔn)確、統(tǒng)一。6、檔案的鑒別6.1各種文件收集，按檔案法規(guī)定與實(shí)際利用價(jià)值，編制檔案保管期限表，檔案期限分永久、長期、短期三種，由本公司主管副經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員等相關(guān)人員參加鑒別小組確定。7、檔案的整理根據(jù)一定的原則和方法，將經(jīng)過鑒別的材料，以檔案材料分類為特征，裝訂成內(nèi)容條理、系統(tǒng)的專門案卷，并不斷地對檔案的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。7.1檔案的分類7.1.1檔案分類就是根據(jù)檔案材料的性質(zhì)、內(nèi)容和名稱等屬性，把性質(zhì)相同、內(nèi)容和名稱等屬性，把性質(zhì)相同、內(nèi)容上互有聯(lián)系的集中在一起，不同的區(qū)別開來，使檔案成為一個條理清晰、內(nèi)容系統(tǒng)的有機(jī)體系。7.2檔案的技術(shù)加工7.2.1在管理過程中形成的一些材料，不但其書寫形式的不符合，檔案工作的要求，而且其規(guī)格和外形也很不規(guī)則，作為檔案不便于保存，因而在檔案材料整理的過程中必須進(jìn)行必要的技術(shù)加工，使其符合檔案管理的要求。7.3檔案材料的排列、編目和裝訂7.3.1檔案材料的排列就是將各類型的材料按照一定的順序排列起來，其作用在于通過排列，使每一份文件都有一個固定的位置，使之更條理、更系統(tǒng)地反映各類內(nèi)容，更進(jìn)一步地體現(xiàn)分類的作用。7.3.2所謂編目就是編制目錄。目錄是所保管的檔案材料的清單，是著錄案卷或文件內(nèi)容成分并按一定次序編排的一覽表。它對檔案材料所在的位置起固定和指引作用。7.3.3裝訂是固定檔案整理成果的重要一環(huán)，必須做好。8、檔案的保管8.1凡國家正式批準(zhǔn)或本公司主管副經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)劃定的各項(xiàng)密級文件檔案。凡本公司經(jīng)營重大決策，重要科研成果、工程建設(shè)，產(chǎn)品的工藝、底圖、財(cái)務(wù)、人事、合同、協(xié)議書中提出保管的部分，均屬密級檔案范圍。8.2凡查閱密級的檔案，須經(jīng)本公司主管副經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，限在檔案室內(nèi)查閱，不得復(fù)印或摘抄。8.3由綜合檔案室統(tǒng)一保管的文件材料，任何部門和個人不得私自提供贈送或出賣給外單位及個人，不得任意帶出本單位，違者嚴(yán)肅處理。8.4檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行保管紀(jì)律，對密級檔案要重點(diǎn)保管，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，并不得隨便談?wù)摍n案中秘密資料，以防失密，發(fā)現(xiàn)泄密現(xiàn)象，按情節(jié)輕重，予以處理。9、檔案的作用9.1檔案信息開發(fā)利用要重點(diǎn)服務(wù)于改善企業(yè)經(jīng)營管理，提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物資消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等方面。9.2編制和交流檔案資料目錄，在內(nèi)部逐步實(shí)行擴(kuò)大開架范圍。9.3在檔案資料進(jìn)行加工整理、匯編專題資料或編制產(chǎn)品科研成果，基建工程簡介，文摘和數(shù)據(jù)手冊，圖表手冊，市場信息，用戶反映，國內(nèi)外同行生產(chǎn)情況介紹等。9.4檔案開發(fā)利用必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密管理規(guī)定。9.5檔案利用是檔案管理的根本目的，綜合檔案室應(yīng)編制必須的檢索工具（目錄、索引、卡片）為查找利用創(chuàng)造條件，做到調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。10、庫房、檔案、銷毀管理10.1非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入庫房。需要進(jìn)入時，必須由檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。10.2庫內(nèi)資料、柜架、設(shè)備必須擺放整齊、排列科學(xué)、不得在庫內(nèi)抽煙、飲食、喧嘩及發(fā)生其他違反管理規(guī)定的行為。10.3庫內(nèi)應(yīng)保持整潔、空氣流通、光線充足、溫濕度適宜、定期打掃衛(wèi)生、在場地許可的情況下，盡量做到辦公室、查閱室分開。10.4庫房保持做好七防(防火、防水、防盜、防光、防污染、防有害氣體、防有害生物)。10.5定期安全檢查，發(fā)現(xiàn)不安全因素，及時匯報(bào)并采取措施，消滅事故隱患，確保庫房安全。10.6要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進(jìn)入修補(bǔ)和復(fù)制，以延長檔案使用期。10.7堅(jiān)持文明管理，檔案分類清楚、檢索明確，做到查閱調(diào)卷迅速，歸卷上架及時，確保卷本完整。10.8對超過保管期限的檔案，由綜合檔案室定期列出清冊，提出銷毀申請，經(jīng)鑒定小組通過，由本公司主管副經(jīng)理批準(zhǔn)，方可進(jìn)行。并應(yīng)報(bào)請保衛(wèi)部門人員參加監(jiān)毀。11、圖樣的更改、補(bǔ)充管理11.1更改內(nèi)容較小時，可直接在圖畫“杠改”、 “刮改”，應(yīng)在更改處做“更改標(biāo)記”。11.2更改內(nèi)容較多時，應(yīng)另出新圖代替，原來圖樣作廢。新圖列入原圖樣目錄，并且注明新代替的原圖號。作廢的圖樣注明新圖的編號，根據(jù)需要另行保管。11.3整個保管單位內(nèi)圖樣作廢，由新圖代替時，應(yīng)重新編制保管單位，并且注明保管單位編號。原保管單位標(biāo)注新保管單位的編號后，根據(jù)需要另行保管。12、檔案圖書借閱管理12.1綜合檔案是本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科技、基建等活動中積累的文件材料，是今后生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展的重要依據(jù)，是科技和設(shè)計(jì)工作的必要條件，所以企業(yè)員工不得擅自查閱。12.2凡本公司人員，因工作需要，經(jīng)公司副總經(jīng)理以上批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，均可向綜合檔案室查閱。12.3查閱檔案只限室內(nèi)查閱、查閱時不得任意更改、涂劃、拆散、剪挖、轉(zhuǎn)借、攜帶外出，如有違反，檔案管理員有權(quán)停止使用，情節(jié)嚴(yán)重者，報(bào)請主管領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)肅處理。12.4歸還檔案時需經(jīng)檔案管理員檢查無誤后，方能簽收。12.5查閱檔案確需外借（不包括密級檔案），須經(jīng)檔案主管部門批準(zhǔn)，一般限三天內(nèi)交還，如需延期，要辦理延期手續(xù)。12.6借閱圖書時，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，當(dāng)面清點(diǎn)，借期不得超過半月，科技圖書僅供專業(yè)人員借閱，每人不得超過二本，借期半月，凡超期不補(bǔ)辦手續(xù)者，一律停止借閱。13、檔案統(tǒng)計(jì)工作管理建立健全現(xiàn)有庫藏檔案概況：檔案資料開發(fā)利用概況。圖樣和技術(shù)文件更改情況。各種圖樣、文件資料復(fù)制情況。上級檔案業(yè)務(wù)普查與年報(bào)。檔案管理“五率”（歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查準(zhǔn)率、查全率）的專業(yè)統(tǒng)計(jì)工作。13.1建立健全檔案歸案，檔案查閱，利用效果反饋登記，做好各類檔案數(shù)量，檔案利用人次，利用效果登記，各型號圖樣曬發(fā)單，圖樣技術(shù)文件更改等原始記