酒店內(nèi)部控制之采購(gòu)與付款

內(nèi)部控制之采購(gòu)與付款第一章總則 第一條為了加強(qiáng)對(duì)公司采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購(gòu)與付款行為，防范采購(gòu)與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊，根據(jù)國(guó)家法規(guī)和本公司實(shí)際，制定本制度。 第二條本制度適用于公司所屬的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)、建設(shè)業(yè)務(wù)的采購(gòu)，主要包括：餐飲原料采購(gòu)、一般經(jīng)營(yíng)物品采購(gòu)、工程物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)。 第三條公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)公司內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)和監(jiān)督，包括采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度。 第四條總經(jīng)理對(duì)公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施以及采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。 第二章餐飲原料采購(gòu) 第五條餐飲原料是指通過加工用來(lái)為顧客提供菜品和食品的餐飲主料和輔料，包括蔬菜、肉類、海鮮、調(diào)味品、糧食、食用油、奶品等。 購(gòu)入可以直接銷售的、不需要分裝的飲品和食品作為商品管理。 第六條請(qǐng)購(gòu)提出與審批 1、請(qǐng)購(gòu)由餐飲部廚房于到貨的前一日15時(shí)之前提出，填寫一式4聯(lián)（餐飲部、采購(gòu)部、收貨、財(cái)務(wù)）的餐飲原料采購(gòu)單； 2、采購(gòu)部根據(jù)餐飲原料價(jià)格清單確定的價(jià)格，審核和完成餐飲原料采購(gòu)單中各項(xiàng)原料的價(jià)格。 3、餐飲原料的請(qǐng)購(gòu)由廚師長(zhǎng)提出，餐飲部經(jīng)理或者餐飲總監(jiān)簽署，采購(gòu)部經(jīng)理復(fù)審，酒店總經(jīng)理審批。 第七條詢價(jià)詢價(jià)與確定供應(yīng)商 1、資產(chǎn)部為詢價(jià)的主管部門，會(huì)同餐飲部、財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部對(duì)餐飲原料進(jìn)行詢價(jià)，制定餐飲原料價(jià)格單。餐飲原料價(jià)格單每半個(gè)月更新一次。 2、餐飲原料價(jià)格以市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格為基礎(chǔ)，變動(dòng)范圍不能超出市場(chǎng)平均零售價(jià)格。 3、詢價(jià)應(yīng)采取多方比價(jià)的方式進(jìn)行，在詢價(jià)的過程中提供相應(yīng)供應(yīng)商信息。供應(yīng)商報(bào)價(jià)應(yīng)以書面形式 4、采購(gòu)部為供應(yīng)商的主管部門，在資產(chǎn)部詢價(jià)的基礎(chǔ)上，收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、資信、法律文件等信息，作出書面對(duì)比報(bào)告并提出供應(yīng)商選擇建議。原則上選擇三家入圍供應(yīng)商作為合作伙伴。 5、財(cái)務(wù)部和餐飲部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。 6、總經(jīng)理審批確定供應(yīng)商。 7、餐飲原料價(jià)格不應(yīng)包含任何運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等因素，供應(yīng)商提出運(yùn)費(fèi)稅費(fèi)等條件的應(yīng)單獨(dú)計(jì)費(fèi)，并作為供應(yīng)商選定條件。 8、供應(yīng)商提供的信用期作為選擇供應(yīng)商的條件之一。公司不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加單價(jià)。 第八條采購(gòu)合同的訂立與審計(jì) 1、采購(gòu)部與審批確定的供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議，明確供貨的范圍、時(shí)限、質(zhì)量、價(jià)格、信用和結(jié)算等條款。 2、餐飲部和財(cái)務(wù)部對(duì)供貨協(xié)議進(jìn)行審核后，按照有關(guān)合同簽訂要求送審。 3、資產(chǎn)部每季度對(duì)餐飲原料的采購(gòu)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，向財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理提交評(píng)價(jià)意見。 第九條采購(gòu)與驗(yàn)收 1、采購(gòu)部將物品、價(jià)格、審批等填寫齊全的食品原料采購(gòu)單于到貨前一日17時(shí)之前提交供應(yīng)商。并將填寫齊全的餐飲原料采購(gòu)單（三聯(lián)：餐飲部、收貨、財(cái)務(wù)）提交收貨部門。 2、收貨部門根據(jù)餐飲原料采購(gòu)單收貨，并填寫與餐飲原料采購(gòu)單一致的一式5聯(lián)收貨單（收貨、財(cái)務(wù)、餐飲部、采購(gòu)部、供應(yīng)商），分別由收貨人、送貨人、驗(yàn)收人簽字。 3、收貨部門將填寫齊全的收貨單供應(yīng)商聯(lián)交給供應(yīng)商，將填寫齊全的收貨單和餐飲原料采購(gòu)單分別交給財(cái)務(wù)部和餐飲部，收貨單采購(gòu)聯(lián)交采購(gòu)部。 4、收貨嚴(yán)格按照餐飲原料采購(gòu)單列明的種類和數(shù)量收貨。具有最小訂貨包裝的不允許出現(xiàn)誤差，對(duì)于鮮活物品誤差不應(yīng)超過10，對(duì)于其它餐飲原料誤差不應(yīng)超過5. 第十條庫(kù)存登記與會(huì)計(jì)記錄 1、收貨部門根據(jù)收貨單和餐飲原料采購(gòu)單登記庫(kù)存系統(tǒng)，直接計(jì)入餐飲部庫(kù)存。 2、財(cái)務(wù)部根據(jù)填寫齊全的收貨單和餐飲原料采購(gòu)單審核庫(kù)存單據(jù)，生成會(huì)計(jì)憑證，登記應(yīng)付賬款。 第十一條付款審批與付款執(zhí)行。 1、財(cái)務(wù)部根據(jù)資金和應(yīng)付款狀況通知采購(gòu)部辦理付款手續(xù)； 2、采購(gòu)部按照采購(gòu)部留存的收貨單與供應(yīng)商提交的收貨單核對(duì)一致，填寫支出憑單； 3、財(cái)務(wù)部根據(jù)賬務(wù)記錄審核支出憑單； 4、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理分別簽字后付款。 第十二條緊急采購(gòu)處理 例外緊急需求的特殊采購(gòu)由酒店總經(jīng)理審批，并按照以下要求辦理： 1、緊急采購(gòu)的范圍在餐飲原料以內(nèi)； 2、緊急采購(gòu)的價(jià)格不能超出詢價(jià)核定的價(jià)格； 3、緊急采購(gòu)的應(yīng)在次日上班后2個(gè)小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦并提交到收貨人員； 不符合以上條件的緊急采購(gòu)應(yīng)提前報(bào)知總經(jīng)理，并由總經(jīng)理審批補(bǔ)辦的手續(xù)。 第三章一般經(jīng)營(yíng)物品采購(gòu) 第十三條一般經(jīng)營(yíng)物品是指除餐飲原料以外的、經(jīng)營(yíng)用的有形物品，主要包括：固定資產(chǎn)、庫(kù)存經(jīng)銷或代銷商品、經(jīng)營(yíng)消耗品、辦公用品、維修用品、農(nóng)資、宣傳用品第十四條請(qǐng)購(gòu)提出與審批 1、各使用部門每月向資產(chǎn)部提出經(jīng)營(yíng)物品需求計(jì)劃； 2、資產(chǎn)部根據(jù)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算，審核使用部門的需求計(jì)劃，結(jié)合經(jīng)營(yíng)物品物品的庫(kù)存情況，每月提出請(qǐng)購(gòu)報(bào)告； 3、每月的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃由總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。 4、請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃應(yīng)列明每個(gè)物品的庫(kù)存數(shù)量、月均預(yù)計(jì)使用數(shù)量、預(yù)計(jì)期末庫(kù)存數(shù)量、申請(qǐng)采購(gòu)數(shù)量等。 5、資產(chǎn)部加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，資產(chǎn)部應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)；對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，資產(chǎn)部應(yīng)對(duì)需求部門提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核后報(bào)批。 6、公司應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請(qǐng)購(gòu)審批制度。對(duì)于每月例行采購(gòu)，應(yīng)有批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃才能辦理采購(gòu)訂貨。對(duì)于臨時(shí)的采購(gòu)，應(yīng)由使用部門提交的請(qǐng)購(gòu)單或者請(qǐng)購(gòu)報(bào)告，經(jīng)過資產(chǎn)部審核，連同采購(gòu)訂單一同報(bào)批。 第十五條詢價(jià)與確定供應(yīng)商 1、資產(chǎn)部為詢價(jià)的主管部門，會(huì)同使用部門、財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部對(duì)一般經(jīng)營(yíng)物品進(jìn)行詢價(jià)，制定一般經(jīng)營(yíng)物品價(jià)格控制單。價(jià)格控制單至少3個(gè)月更新一次。 2、對(duì)于經(jīng)常使用的一般經(jīng)營(yíng)物品，價(jià)格以市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格為基礎(chǔ)。采用多方比價(jià)和議價(jià)的方式確定。比價(jià)或議價(jià)不能少于3個(gè)供應(yīng)商。 3、除專營(yíng)性存貨，對(duì)于單項(xiàng)采購(gòu)金額520萬(wàn)元元，或者批次采購(gòu)金額20100萬(wàn)元的，要采取議標(biāo)。超過的采取招標(biāo)的形式確定一般經(jīng)營(yíng)物品的價(jià)格。 4、資產(chǎn)部在詢價(jià)的過程中要提供相應(yīng)供應(yīng)商信息。供應(yīng)商報(bào)價(jià)應(yīng)以書面形式確認(rèn)。 5、采購(gòu)部為供應(yīng)商的主管部門，在資產(chǎn)部詢價(jià)的基礎(chǔ)上，收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、資信、法律文件等信息，作出書面對(duì)比報(bào)告并提出供應(yīng)商選擇建議。原則上選擇三家入圍供應(yīng)商作為合作伙伴。 6、財(cái)務(wù)部和資產(chǎn)部以及特定的使用部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。 7、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批確定供應(yīng)商。 8、供應(yīng)商提供的信用期作為選擇供應(yīng)商的條件之一。公司不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加單價(jià)。 9、供應(yīng)商供貨期限為一年。對(duì)供應(yīng)商每年評(píng)價(jià)一次，擇優(yōu)選定。 第十六條采購(gòu)合同的訂立與審計(jì) 1、采購(gòu)部與審批確定的供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議，明確供貨的范圍、時(shí)限、質(zhì)量、價(jià)格、信用和結(jié)算等條款。 2、資產(chǎn)部和財(cái)務(wù)部以及特定的使用部門對(duì)供貨協(xié)議進(jìn)行審核后，按照有關(guān)合同簽訂要求送審。 3、資產(chǎn)部每季度對(duì)一般經(jīng)營(yíng)物品的采購(gòu)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，向財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理提交評(píng)價(jià)意見。 4、對(duì)于臨時(shí)采購(gòu)的臨時(shí)供應(yīng)商，可以通過比價(jià)、招標(biāo)形式直接簽訂供貨協(xié)議。 第十七條采購(gòu)與驗(yàn) 1、采購(gòu)部將資產(chǎn)部的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃或請(qǐng)購(gòu)單、請(qǐng)購(gòu)報(bào)告等，在選定的供應(yīng)商和價(jià)格范圍內(nèi)擬定采購(gòu)訂單 2、采購(gòu)訂單由采購(gòu)部填具、財(cái)務(wù)部根據(jù)請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃等審核；3、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批采購(gòu)訂單； 4、采購(gòu)部將填寫齊全的采購(gòu)單于提交供應(yīng)商，并同時(shí)將填寫齊全的采購(gòu)單提交收貨部門。 5、收貨部門根據(jù)采購(gòu)單收貨，并填寫與采購(gòu)單一致的一式4聯(lián)收貨單（收貨、財(cái)務(wù)、采購(gòu)部、供應(yīng)商），分別由收貨人、送貨人、驗(yàn)收人簽字。 6、收貨部門將填寫齊全的收貨單供應(yīng)商聯(lián)交給供應(yīng)商，將填寫齊全的收貨單和采購(gòu)單分別交給財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部。 7、收貨嚴(yán)格按照采購(gòu)單列明的種類和數(shù)量收貨。具有最小訂貨包裝的不允許出現(xiàn)誤差，對(duì)于散裝的存貨誤差不超過5。 第十八條庫(kù)存登記與會(huì)計(jì)記錄 1、收貨部門根據(jù)收貨單和采購(gòu)單登記庫(kù)存系統(tǒng)。 2、財(cái)務(wù)部根據(jù)填寫齊全的收貨單和采購(gòu)單審核庫(kù)存單據(jù)，生成會(huì)計(jì)憑證，登記應(yīng)付賬款。 第十九條付款審批與付款執(zhí)行。 1、財(cái)務(wù)部根據(jù)資金和應(yīng)付款狀況通知采購(gòu)部辦理付款手續(xù)； 2、采購(gòu)部按照采購(gòu)部留存的收貨單與供應(yīng)商提交的收貨單核對(duì)一致，填寫支出憑單； 3、財(cái)務(wù)部根據(jù)賬務(wù)記錄審核支出憑單； 4、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理分別簽字后付款。 第二十條緊急采購(gòu)處理 例外緊急需求的特殊采購(gòu)由總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，并按照以下要求辦理： 1、緊急采購(gòu)的為急需存貨； 2、緊急采購(gòu)的價(jià)格不能超出詢價(jià)核定的價(jià)格，或經(jīng)過資產(chǎn)部確認(rèn)； 3、緊急采購(gòu)的應(yīng)在次日上班后1個(gè)小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)并提交到收貨人員 4、手續(xù)補(bǔ)辦之