財務(wù)報銷制度和報銷流程

財務(wù)報銷制度及報銷流程 第一部分 總則 第一條 目的 為了加強學院內(nèi)部管理，規(guī)范學院財務(wù)報銷行為,倡導一切以業(yè)務(wù)為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。 第二條 職責 2.1 各部門主管負責審核本部門員工的借款報銷申請；2.2 財務(wù)部負責復核相關(guān)申請，發(fā)放相應(yīng)款項，處理發(fā)票等單據(jù)；2.3 人力資源部和財務(wù)部共同推進、監(jiān)督流程的執(zhí)行及改善。第三條 范圍本制度適用學院全體員工。 第二部分 財務(wù)報銷制度和報銷流程。第四條 借支管理規(guī)定及借支流程 4.1 借款管理規(guī)定 4.1.1 出差借款：出差人員憑審批后的出差申請表按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。 4.1.2 其他臨時借款，如業(yè)務(wù)費、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應(yīng)及時報帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。 4.1.3 各項借款金額超過5000元應(yīng)提前一天通知財務(wù)部備款。 4.1.4 借款銷賬規(guī)定：(1) 借款銷帳時應(yīng)以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經(jīng)主管領(lǐng)導批準，否則財務(wù)人員有權(quán)拒絕銷帳；（2）借領(lǐng)支票者原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。 4.1.5員工因公借支在公務(wù)履行完畢后應(yīng)及時報銷并清償所借款項，報銷及清款期限為借款日起一個月內(nèi)，逾期未結(jié)清者應(yīng)提早向財務(wù)部作出合理書面解釋，并辦理續(xù)期申請，否則將從借款員工工資中扣除；暫借經(jīng)費嚴格執(zhí)行“一事一借，前清后借”的原則。4.2 借款流程 4.2.1 借款人按規(guī)定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現(xiàn)金。 4.2.2 審批流程：各上級主管審核簽字復核院長審批。 4.2.3 財務(wù)付款：借款憑審批后的借款單到財務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。 第五條 日常費用報銷制度及流程 5.1 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務(wù)招待費、培訓費、資料費等。在一個預(yù)算期間內(nèi)，各項費用的累計支出原則上不得超出預(yù)算。 5.2 費用報銷的一般規(guī)定 5.2.1 報銷人必須取得相應(yīng)的合法票據(jù),且發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名。 5.2.2 填寫報銷單應(yīng)注意:根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應(yīng)單據(jù)；嚴格按單據(jù)要求項目認真寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內(nèi)容或事由。 5.2.3 按規(guī)定的審批程序報批。 5.2.4 報銷5000元以上需提前一天通知財務(wù)部以便備款。 5.3 費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應(yīng)費用報銷單上級主管審核簽字財務(wù)部門復核院長審批到出納處報銷。 第六條 差旅費報銷制度及流程。 6.1 費用標準: 職 務(wù)往來交通工具住宿標準（憑票）伙食補貼市內(nèi)交通費（憑票）省內(nèi)省外長期駐外人員火車硬座、高鐵二等艙、高速大巴火車硬臥租房20元/天15元/天一般員工80元/天25元/天20元/天部門主任100元/天25元/天30元/天部門總監(jiān)火車軟臥150元/天30元/天40元/天學院高管火車軟臥、飛機200元/天50元/天實報實銷6.2 費用標準的補充說明： 6.2.1 住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔。 同性員工兩人一同出差，只能住一間雙人間，按一個人（職務(wù)較高者）住宿標準計算。6.2.2 實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返程時間為準，12：00以后出發(fā)（或12：00以前到達）以半天計，12：00以前出發(fā)（或12：00以后到達）以一天計。 6.2.3 伙食標準、交通費用標準實行包干制，依據(jù)實際出差天數(shù)結(jié)算，原則上采用額度內(nèi)據(jù)實報銷形式，特殊情況無相關(guān)票據(jù)時可按標準80%領(lǐng)取補貼。 6.2.4 宴請客戶需由學院高管批準后方可報銷招待費，同時按比例（早餐5元、午餐或晚餐10元）扣減出差人當天的伙食補貼。 享受伙食補貼后則需按比例扣除當月中餐補貼。6.2.5 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關(guān)費用。 6.2.6 出差在外期間，一般不對外宴請和對外贈送禮品，如確有需要必須事先請示公司領(lǐng)導。6.3 出差規(guī)定 6.3.1. 出差申請：公出人員應(yīng)經(jīng)部門主管同意，提供書面出差計劃，并填寫出差申請表，報主管部門批準。6.3.2 公出人員出差需事先通報人力資源部，說明出差事由及出發(fā)、返回時間，并報行政助理備案考勤；無通報者可視為曠工。6.3.3 如需事先預(yù)支款項，必須先到財務(wù)部領(lǐng)取借款憑證，寫明出差時間、地點，借款金額原則按往返車費+（住宿費+生活補助）*預(yù)計出差天數(shù)計算借款金額，填寫好該憑證后，先經(jīng)部門經(jīng)理（主管領(lǐng)導）同意，再由財務(wù)批準，最后經(jīng)董事長審批后，方予借支，前次借支出差返回時間超過五天無故未報銷者，不得再借款。6.3.4. 購票: 出差人員持審批過的出差申請復印件，到行政部訂票。 6.3.5 返回報銷：出差人員應(yīng)在回學院后五個工作日內(nèi)辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標準填寫差旅費報銷單，主管部門審核簽字，財務(wù)部審核簽字，執(zhí)行院長審批；原則上前款未清者不予辦理新的借支。 第七條 電話費報銷制度及流程 7.1 費用標準 7.1.1 移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關(guān)制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質(zhì)和職位不同設(shè)定不同的補貼標準，具體標準見行政部相關(guān)管理制度規(guī)定。 7.1.2 固定電話費：學院為員工提供工作必須的固定電話，并由學院統(tǒng)一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。 7.2報銷流程 7.2.1 學院人力資源部每月初（6日前）將本月員工手機費補貼標準（含特批補貼標準）交財務(wù)部。 7.2.2 財務(wù)部通知員工于每月初（6日前）按話費標準將發(fā)票交財務(wù)部。 7.2.3 手機費補貼統(tǒng)一在工資表中列明，發(fā)放。第八條 交通費報銷制度及流程 8.1 費用標準：(1)員工因公需要用車可根據(jù)學院相關(guān)規(guī)定申請學院派車，特殊情況下經(jīng)主管領(lǐng)導同意后可以乘坐出租車;(2)市內(nèi)因公公交車費應(yīng)保存相應(yīng)車票報銷。 8.2 報銷流程 8.2.1 員工整理交通車票（含因公公交車票），在車票背面簽經(jīng)辦人名字，并由行政部派車人員簽字確認，按規(guī)定填好交通費報銷單。 8.2.2 審批:按日常費用審批程序?qū)徟?8.2.3 員工持審批后的報銷單到財務(wù)處辦理報銷手續(xù)。 第九條 辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程 9.1 管理規(guī)定:為了合理控制費用支出,此類費用由學院行政部統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專人負責。 9.2 報銷流程 9.2.1購置申請: 學院行政部每季度根據(jù)需求及庫存情況按預(yù)算管理辦法編制購置預(yù)算，實際購置時填寫購置申請單按資產(chǎn)管理辦定報批。 9.2.2 報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單(附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù)（包括結(jié)賬小票）交財務(wù)部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。 9.2.3費用歸集：財務(wù)部按月根據(jù)行政部提供的各部門領(lǐng)用金額統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關(guān)費用。庫存用品作為公共費用，待實際領(lǐng)用時分攤。 第十條 招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程 10.1費用標準 10.1.1 招待費：為了規(guī)范招待費的支出，大額招待費應(yīng)事前征得董事長的同意。 10.1.2 培訓費:為了便于學院根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由學院人力資源部門統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應(yīng)及時報送人力資源。人力資源根據(jù)實際需要編制培訓計劃報執(zhí)行院長審批。 10.1.3 資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫資料申請表，在報銷前必須到行政部（或教務(wù)部）處進行登記(資料管理人員在資料發(fā)票背面簽字)。 10.1.4 其他費用：根據(jù)實際需要據(jù)實支付。 10.2 報銷流程： 10.2.1 招待費由經(jīng)辦人按日常費用報銷一般規(guī)定及一般流程辦理報銷手續(xù)。 10.2.2 培訓費由人力資源部人員根據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。 10.2.3資料費在報銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序?qū)徟蟮膱箐N單及申請表到財務(wù)處辦理報銷手續(xù)。 10.2.4其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。 第三部分 工薪福利及相關(guān)費用支出制度及流程 第十一條 工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第十二條 工薪福利支付流程 12.1 工資支付流程：（1）每月1日由人力資源部將本月經(jīng)學院董事長審批后的工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息）轉(zhuǎn)交財務(wù)部；（2）主管領(lǐng)導提供職工月度獎金分配表；（3）財務(wù)部根據(jù)獎金表及支付標準編制標準格式的工資表；（4）按工薪審批程序?qū)徟唬?）每月6日由財務(wù)部支付工資，員工到財務(wù)部領(lǐng)工資條并與工資資金進行核實。 12.2臨時工資支付流程同工資支付流程。 12.3社會保險支付流程：（1）由人力資源部將由學院董事長審批后的支付標準交財務(wù)部進行相關(guān)的財務(wù)處理；（2）社會保險金由財務(wù)部協(xié)助人力資源辦理銀行托收手續(xù)，財務(wù)部收到銀行托收單據(jù)應(yīng)交人力資源部專人簽字確認，若有差異應(yīng)查明原因并按實際情況進行調(diào)整。 12.4其他福利費支出由學院人力資源部按審批后的支付標準填寫報銷單經(jīng)部門經(jīng)理（主管領(lǐng)導）簽字確認財務(wù)進行財務(wù)復核報學院董事長審批，審批后的報銷單及支付標準交財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。 第四部分 專項支出財務(wù)報銷制度及流程 第十三條 專項支出主要包括軟件及固定資產(chǎn)購置、顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。 第十四條 軟件及固定資產(chǎn)購置報銷財務(wù)制度及流程。 14.1 填寫購置申請：按學院資產(chǎn)管理制度相關(guān)規(guī)定填寫資產(chǎn)購置申請單并報批。 14.2 報銷標準：相關(guān)的合同協(xié)議及批準生效的購置申請。 14.3 結(jié)賬報銷：（1）資產(chǎn)驗收（軟件應(yīng)安裝調(diào)試）無誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單（經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫單）；（2）按資金支出規(guī)定審批程序?qū)徟?；?）財務(wù)部根據(jù)審批后的報銷單以支票形式付款；（4）若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。 第十五條 其他專項支出報銷制度及流程 15.1 費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用（含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、學院員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用）支出。 15.2 費用標準：此類費用一般金額較大，由主管部門經(jīng)理根據(jù)實際需要向執(zhí)行院長提交請示報告（含項目可行性分析、費用預(yù)算及相關(guān)收益預(yù)測表等），經(jīng)執(zhí)行院長簽署審核意見后報董事長及其授權(quán)人審批。 15.3 財務(wù)報銷流程 15.3.1 審批后的報告文件到財務(wù)部備案，以便財務(wù)備款。 15.3.2 簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由學院法律顧問的審核，合同應(yīng)注明付款方式等）。 15.3.3 付款流程：（1）由經(jīng)辦人整理發(fā)票等資料并填寫費用報銷單（填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定）；（2）按審批程序?qū)徟褐鞴懿块T經(jīng)理（領(lǐng)導）審核簽字 財務(wù)復核 董事長審批；（3）財務(wù)部根據(jù)審批后的報銷單金額付款；（4）若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。 第五部分 報銷時間的具體規(guī)定 第十六條 為了協(xié)調(diào)學院對內(nèi)、對外的業(yè)務(wù)工作安排，方便員工費用報銷，財務(wù)部將報銷時間具體安排如下： 16.1財務(wù)報銷：學院財務(wù)部每周二、周五為財務(wù)報銷日。若當月的最后一個報銷日在該月的28日以后，為了便于財務(wù)部集中時間月末結(jié)賬，該報銷日停止財務(wù)報銷。 16.2 借支及其他