檔案工作新思路.doc

2008年檔案學(xué)術(shù)研討會(huì)推進(jìn)檔案數(shù)字化與精細(xì)化建設(shè)之我見肖煥欣（廣州市城市管理綜合執(zhí)法支隊(duì)海珠大隊(duì)）摘要： 隨著改革開放的發(fā)展，社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，可持續(xù)發(fā)展的要求，使檔案數(shù)字化與精細(xì)化建設(shè)被提上了日程，因此，本文希望通過理論分析，結(jié)合實(shí)際，從檔案資源數(shù)字化、利用數(shù)字化、管理數(shù)字化三方面以及從檔案收集整理精細(xì)化、編研工作精細(xì)化和保管過程精細(xì)化三方面分別論述推進(jìn)檔案工作數(shù)字化和精細(xì)化建設(shè)的有效途徑。關(guān)鍵詞：檔案 數(shù)字化 精細(xì)化隨著改革開放的不斷發(fā)展，我國檔案工作取得了長足的進(jìn)步。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，可持續(xù)發(fā)展觀念的深入推進(jìn)，使檔案數(shù)字化與精細(xì)化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機(jī)，也給檔案工作帶來了新的研究課題。檔案工作的數(shù)字化與精細(xì)化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。下面筆者就談?wù)勍七M(jìn)檔案工作向數(shù)字化與精細(xì)化發(fā)展的一點(diǎn)想法。1檔案工作數(shù)字化檔案現(xiàn)代化建設(shè)是信息時(shí)代檔案工作的主題，而檔案數(shù)字化則是檔案現(xiàn)代化建設(shè)中一個(gè)重要的內(nèi)容，是檔案管理模式里的一項(xiàng)深刻變革。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，電子文件的普及，多種新型載體檔案的出現(xiàn)，都使檔案數(shù)字化變成了必要。檔案管理機(jī)構(gòu)不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，是檔案工作融入社會(huì)主流生活的客觀要求和深度開發(fā)利用檔案資源服務(wù)社會(huì)的必然選擇。11檔案資源數(shù)字化檔案資源的數(shù)字化，是檔案工作數(shù)字化的基礎(chǔ)工作，這是一項(xiàng)資金密集和勞動(dòng)密集的巨大工程，需要投入大量的人力物力。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展，工作內(nèi)網(wǎng)的投入使用，檔案的查閱方式由手工查閱轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)查詢，也使檔案資源的數(shù)字化成為必要。要達(dá)到數(shù)字化的要求，要對檔案資源進(jìn)行加工處理。加工掃描前先對檔案進(jìn)行預(yù)處理，啟釘、拆分，保證紙張的平整、擾平邊角等工作，加工掃描后需要裝釘還原，并打印目錄。實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化，能解決目前紙質(zhì)檔案管理中內(nèi)容不齊全、整理質(zhì)量不高、規(guī)格不統(tǒng)一等問題，解決紙質(zhì)檔案資料平時(shí)無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了檔案的歸檔率和完整率，解決多年來一直處于封閉式的傳統(tǒng)檔案管理局面，提高檔案資料的利用價(jià)值，可以最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，提高檔案的綜合利用效率。12檔案利用數(shù)字化檔案利用的數(shù)字化，是充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高效處理和傳輸信息的巨大能力，適應(yīng)社會(huì)對檔案信息資源共享的迫切需要。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。檔案利用者希望能通過網(wǎng)絡(luò)查閱利用檔案資料，可少跑腿、少花錢、少抄寫，過去那些落后的服務(wù)方式必然淘汰。檔案資源的數(shù)字化也使檔案資源可以準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用成為了可能，檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)對檔案利用的需求。一是通過建立檔案管理部門的網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。檔案管理部門充分利用本單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。二是以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。三是檔案管理部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案管理部門通過電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，信息交流，提供查詢和資訊服務(wù)。13檔案管理數(shù)字化檔案資源數(shù)字化與檔案利用數(shù)字化必然推動(dòng)檔案管理工作的整體數(shù)字化。雖然目前許多檔案部門都將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。其實(shí)，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高我們的工作效率，借助計(jì)算機(jī)來代替本來較繁瑣的手工操作。檔案管理的數(shù)字化就是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對檔案的整個(gè)流程進(jìn)行管理，包括整理、檢索、利用等，并對檔案管理單位的館藏資料、館藏器具進(jìn)行統(tǒng)籌管理，涉及數(shù)字化的對象包括設(shè)備、工作環(huán)境、流程管理等內(nèi)容?？梢愿鶕?jù)檔案管理工作的需要，制定并實(shí)施數(shù)字化管理檔案的總體方案，并應(yīng)用大型數(shù)據(jù)庫管理數(shù)據(jù)，包括綜合檔案管理、檔案數(shù)字化制作、檔案信息檢索發(fā)布、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)上傳、信息安全認(rèn)證等，并使檔案管理系統(tǒng)與其他相關(guān)信息網(wǎng)絡(luò)接軌，以滿足檔案信息“廣、快、精、準(zhǔn)”的要求。 2檔案工作精細(xì)化檔案工作的質(zhì)量對檔案工作的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生著重要的影響。目前，一些單位的綜合檔案管理工作仍明顯滯后，加強(qiáng)精細(xì)化管理刻不容緩。精細(xì)化管理最基本的特征就是重視細(xì)節(jié)的管理，這在檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中都應(yīng)該體現(xiàn)。21檔案收集整理精細(xì)化不斷深化的工作實(shí)踐證明，檔案材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而歸檔方法問題與檔案質(zhì)量問題則是影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的決定性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須注意解決好收集整理檔案材料過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)。個(gè)別檔案部門管理制度不健全，沒有專門的檔案管理人員，對檔案資料的收集、錄入、審核、整理、歸檔等工作內(nèi)容沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，容易造成資料散失嚴(yán)重、內(nèi)容不全、查閱不便，整體利用率較低等情況，不利于檔案的精細(xì)化管理。因此，應(yīng)當(dāng)深入推行精細(xì)化管理，加強(qiáng)檔案建設(shè)。按照規(guī)范的檔案歸集目錄要求，安排檔案管理員集中進(jìn)行各項(xiàng)信息資料的收集和整理工作，按照檔案資料的功能和用途不同，各類文書資料的整理、收集、歸檔分門別類，避免重復(fù)建檔、存檔的現(xiàn)象。檔案經(jīng)分級審核后歸入檔案室進(jìn)行集中管理，使檔案管理工作步入了規(guī)范化、制度化、科學(xué)化軌道。對紙質(zhì)檔案，加強(qiáng)裝釘整理過程的精細(xì)化管理，強(qiáng)化關(guān)鍵工藝、工序等重點(diǎn)部位的細(xì)節(jié)控制，結(jié)合檔案管理信息化、精細(xì)化、規(guī)范化的發(fā)展要求，對檔案資料的采集、整理、移交、歸檔、移送、保管等過程，制定出科學(xué)規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡便實(shí)用的管理流程。對電子檔案，抓錄入、掃描等細(xì)節(jié)工作，圍繞檔案“及時(shí)、完整、統(tǒng)一”的要求，加強(qiáng)檔案資料的專業(yè)管理，提高資料和數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，避免錯(cuò)誤信息造成數(shù)據(jù)資料失真。設(shè)立專職或兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的復(fù)核、歸檔和電子數(shù)據(jù)的維護(hù)工作，對不符合要求檔案管理要求的資料，應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)責(zé)任人員予以補(bǔ)正或補(bǔ)錄。22檔案編研過程的精細(xì)化檔案編研過程的精細(xì)化，是檔案工作向高層次發(fā)展的一個(gè)重要表現(xiàn)。提高檔案人員的檔案管理水平，使其對本單位檔案的數(shù)量、內(nèi)容、種類、史料價(jià)值等做到心中有數(shù)，以便結(jié)合檔案工作實(shí)際，積極做好檔案的編研工作。檔案管理人員應(yīng)做好信息開發(fā)利用工作，深入基層，搞好調(diào)查研究工作，大興調(diào)查研究之風(fēng)，調(diào)研出思路，調(diào)研出對策，調(diào)研出成果。通過調(diào)研開拓視野、掌握實(shí)情，通過調(diào)研形成科學(xué)的認(rèn)識(shí)，以達(dá)到加強(qiáng)和促進(jìn)檔案編研工作發(fā)展的目的。通過編研工作把散落在不同位置的有價(jià)值的信息，分門別類編寫成系統(tǒng)的參考資料，這種參考資料是館藏中某類信息的集合，它所產(chǎn)生的利用價(jià)值和效益是哪一條單個(gè)的信息都無法比擬的，它使那些因先天不足后天又難以彌補(bǔ)的檔案質(zhì)量得到“升華”。23檔案保管精細(xì)化檔案保管工作的精細(xì)化是檔案管理工作精細(xì)化的又一個(gè)重要體現(xiàn)。部分檔案管理部門不重視這方面工作，出現(xiàn)庫房建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)運(yùn)作不規(guī)范、檔案保護(hù)措施不力等諸多問題。對檔案儲(chǔ)存環(huán)境沒有很好的管理，使檔案室變成了雜物室，存在設(shè)施老化、設(shè)備不齊全、檔案柜五花八門不統(tǒng)一等問題，影響檔案的保管工作。個(gè)別單位獎(jiǎng)牌類實(shí)物沒有按照檔案管理的要求進(jìn)行存放，久而久之生銹或發(fā)霉現(xiàn)象常有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案的保存價(jià)值。這些管理體制的不到位，使檔案受到了損害，是不符合檔案工作發(fā)展的要求的。因此，需要加強(qiáng)精細(xì)化檔案保管，要把檔案管理過程中各種可能的情形都做出詳盡的規(guī)定，使其有章可依，沒有漏洞可鉆。不但要細(xì)化到各類檔案的管理規(guī)程，還要根據(jù)特征細(xì)化每一類檔案的保管方法。檔案裝具由專人保管,確保正常使用，定期盤點(diǎn)檔案庫房設(shè)備，對庫房人員操作規(guī)范等方面做出明確規(guī)定等，推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。參考文獻(xiàn)：1陳永生，論檔案工作的改革開放，檔案學(xué)通訊，1993年第1期2王鷹，檔案資料數(shù)字化管理解決方案，檔案學(xué)研究,