合同管理作業(yè)標準范本

合同管理作業(yè)標準 批準人 柳玉輝 審核人 崔戈 擬制人 李建敏 批準日期 1999 5 12 生效日期 1999 5 12 關 聯(lián) 文 件 合同編制規(guī)范 (合同評審實施規(guī)程 （ 沈陽東東系統(tǒng)集成有限公司 作業(yè)標準 頁數(shù) 8 正文 3 附件 5 文件控制部門 : 項目管理部 更改記錄 序號 發(fā)行日 更改對象更改內容 批準 審查 擬制 0 1999 5 12 新發(fā)行 柳玉輝 崔戈 李建敏 1. 目的 : 規(guī)范合同管理工作，保證合同執(zhí)行按步驟規(guī)范進行。 2. 范圍 : 適用于國內項目的合同。 合同審查：對合同中規(guī)定的條款進行技術、安裝、設備采購、合同金額和相關法律等方面的審查。 合同登記：合同文本分發(fā)和登記。 合同執(zhí)行：根據(jù)合同規(guī)定進行合同實施。 合同統(tǒng)計及核算：對執(zhí)行合同進行統(tǒng)計，對執(zhí)行完畢的合同進行核算分析。合同 的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)按月存檔，并每年年末保留電子文檔。 合同歸檔：對合同及相關文件進行歸檔管理。 具體工作劃分及相應部門： 序號 文件名稱 提 供部門 說明 1 合同評審記錄 商務部 合同評審記錄由商務部提供，并負責保存。 2 合同備忘錄 銷售部門 由合同聯(lián)系人負責提供 3 合同出庫設備情況記錄 商務部 由商務部負責提供并保存 4 合同執(zhí)行、進款管理表 商務部 由商務部負責提供并保存 5 合同統(tǒng)計表 商務部 由商務部負責提供并保存 6 合同執(zhí)行通知單 商務部 交予技術支撐部、產(chǎn)品開發(fā)部 7 系統(tǒng)安裝確認報告 技術支撐部 由技術支撐部返回，商務部備案 8 用戶培訓記錄 用戶培訓部門 由商務部存檔 9 產(chǎn)品保修單 商務部 沒有交給用戶的保修卡由商務部存檔 參見合同評審實施規(guī)程（ 合同管理員 編制并歸檔 合同文本編號 合同文本分發(fā) 涉及軟件開發(fā)的合同 項目管理部 合同正本 財務部 合同編號按公司合同編號規(guī)程執(zhí)行。 合同執(zhí)行工作流程圖 管理與控制 開具發(fā)票 到款通知 按合同的類型分別下發(fā)合同執(zhí)行通知單 不涉及應用系統(tǒng)開發(fā) 的合同可省略本步驟 商務部 財務部 公司主管領導 技術支撐部 國內產(chǎn)品開發(fā)部 系統(tǒng)安裝確認報告等 合同執(zhí)行通知單 存檔管理 合同執(zhí)行涉及部門業(yè)務說明 : 子業(yè)務 部門 說明 合同到款 財務部 財務部向商務部下達到款通知單，根據(jù)合同進度開具發(fā)票。 合同下單 商務部 向軟件開發(fā)部門和技術服務部門下達。 合同安裝 技術支撐部 技術支撐部負責完成合同設備、系統(tǒng)軟件的安裝調試，填寫系統(tǒng)安裝確認報告，并留商務部存檔。 用戶培訓 技術支撐部 負責 完成除應用軟件外的培訓工作，培訓記錄在商務部保存。 國內產(chǎn)品開發(fā)部 負責完成應用軟件的培訓，培訓記錄在商務部保存。 合同尾款清繳 銷售人員 尾款由辦事處銷售人員負責合同尾款清繳工作。 合同修改 銷售人員 合同條款等內容的修改與增刪，銷售人員應通過合同備忘錄提交商務部。 針對合同的執(zhí)行過程，對合同執(zhí)行管理保存質量記錄： 合同文本、合同評審記錄、合同出庫設備情況記錄、合同執(zhí)行、進款管理表、合同執(zhí)行通知單、合同統(tǒng)計表、合同備忘錄、系統(tǒng)安裝確認報告、用戶培 訓記錄、產(chǎn)品保修單。 合同評審記錄 記錄編號： 記錄時間： 年 月 日 合同名稱 用戶行業(yè) 合同簽定部門 合同編號 一、 關于合同條款的評審 合同條款是否符合合同編制規(guī)范 符合 不符合 合同在文字描述、金額方面是否正確 正確 有誤 說明： 商務部簽字： 日期： 二、關于合同設備采購方面的評審： 合同設備是否為當時市場中可以購買到的設 備。 是 否 合同設備的交貨時間是否合理。 是 否 合同設備是否存在保修及維護問題。 是 否 商務部簽字： 日期： 三、 關于合同技術方案可行性及技術服務方面的評審： 合同的技術方案是否可行性 是 否 合同的技術服務條款是否切實可行 是 否 合同提供技術服務的時間是否合理 是 否 技術支撐部簽字： 日期： 四、 關于合同的應用系統(tǒng)開發(fā)方面的評審：（若合同不涉及應用軟件開發(fā)工作，本欄可省略 ） 合同的應用軟件開發(fā)的功能需求是否合理。 是 否 在實現(xiàn)上技術是否可行性 是 否 是否可以在合同規(guī)定的時間內完成開發(fā)任務 是 否 要求： 開發(fā)部門 簽字： 日期： 公司主管領導的審批意見 1、 此表由商務部、技術支撐部、開發(fā)部門分別填寫，公司主管領導審批。 合同出庫設備情況記錄 記錄編號： 記錄日期： 年 月 日 合同編號 合同名稱 合同簽定時間 合同執(zhí)行時間 合同出庫設備情況 設備名稱 合同 數(shù)量 出庫日期 出庫日期 出庫日期 出庫日期 數(shù)量 數(shù)量 數(shù)量 數(shù)量 合同管理人員 合同執(zhí)行、進款管理表 記錄編號： 記錄時間： 年 月 日 項目名稱 合同管理人員 合同編號 用戶聯(lián)系人 /電話 合同回款等規(guī)定 實際合同回款及日期 發(fā)票開具情況及日期 合同一期回款時間及金額 合同二期回款時間及金額 合同三期回款時間及金額 一、合同進款變更說明 : 合同管理人員 : 二、合同執(zhí)行記錄管理 : 合同執(zhí)行通知單 : 下發(fā)日期 : 系統(tǒng)安裝確認 報告 : 歸檔日期 : 二、其它執(zhí)行備忘錄： 此表由合同管理部門填寫。 合同執(zhí)行通知單 記錄編號： 記錄時間： 年 月 日 合同執(zhí)行部門 合同編號 合同名稱 電話 用戶單位 聯(lián)系人 用戶地址 聯(lián)系電話 任務 合同任務的描述 (由合同管理部門、銷售人員共同填寫 ) 執(zhí)行時間 (由合同管理部門填寫 ) 審批意見 (由公司主管 經(jīng)理審批 ) 填表 (合同管理人員 ) 部門負責人審核 批準 (主管領導 ) 此表由合同管理部門、銷售