高效的時間管理.ppt

1、高效時間管理,現(xiàn)狀 障礙 前提 觀念 關(guān)鍵 技巧 行動,+,常見的浪費時間的行為示例,1、自我因素： 混亂 拖延 授權(quán)不足 個人需求（社會交往、社會接受度、完美度、風(fēng)險規(guī)避） 2、環(huán)境因素： 訪客 電話 郵件 等候 會議 危機 上司決策失誤,病因,授權(quán)不足 猶豫不決 半途而廢 故意縱容 擔心遺忘,對策,該扔則扔 不要移師暗處 不放無關(guān)物品，將物品放在固定地方。 讓秘書協(xié)助建立良好的文件管理系統(tǒng) 讓文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾辦公桌,為什么拖延？,喜歡做的事情,熟悉的事情,容易做的事情,花費時間少的事情,已排定時間的事情,資料齊全的事情,經(jīng)過籌劃的事情,別人的事情,有趣的事情,

2、緊急的事情,不喜歡做的事情,不熟悉的事情,難做的是事情,花費時間多的事情,未排定時間的事情,資料不齊全的事情,未經(jīng)籌劃的事情,自己的事情,枯燥的事情,不緊急的事情,對策,切香腸法，各個擊破，逐步解決 用平衡表分析，對比拖延的理由和不拖延的好處。 改變自己愛拖延的思維方式 避免過分的追求完美,授權(quán)有道,管理是通過他人將事情辦妥。 授權(quán)就是將分內(nèi)的若干工作委托部屬履行。 主管所授予的權(quán)力應(yīng)以剛好能夠完成指派的工作為限度。 授權(quán)不卸責(zé)。,給誰授權(quán)？,下屬、同事、上級 外部資源 其他：設(shè)備、標準、流程、培訓(xùn)等,哪些事情可以授權(quán)？,管理者親自履行的工作 管理者必須親自履行，但可借助部屬幫忙 管理者可以履

3、行，但部屬若有機會也可代行 必須由部屬履行，但在緊急關(guān)頭可獲管理者協(xié)助 必須由部屬履行,授權(quán)為什么困難？,擔心部屬做錯事 擔心部屬表現(xiàn)太好 擔心喪失對部屬的控制 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作 找不到適當?shù)牟繉偈跈?quán),如何授權(quán)？,瓶頸多半位于瓶的上端,溝通技巧不佳 令部屬等候（傲慢、優(yōu)柔寡斷、遙控） 干擾部屬的工作 過分挑剔細節(jié) 縱容或無視傳達信息的人員，任意提高信息的緊迫性,高效時間管理的前提,積極的心態(tài) 使命與目標,持 續(xù) 成 熟 模 式 圖,獨 立 （我）,公眾成功,個人成功,依賴（你）,互賴（我們）,3）要事第一,1）主動 積極,2）以終 為始,4）雙贏思維,5）知彼 解己,6）統(tǒng)合 綜效,7

4、）不斷更新,主動積極的理解,受 制 于 人,主 動 積 極,刺 激,反 應(yīng),刺 激,反 應(yīng),選擇的自由,自 覺,想象力,良 知,獨立意志,刺激,目標能喚起你最高尚的才能,自己的 切合實際的 書面的 可衡量的 有時限的 平衡和諧的,下年目標,3-5年目標,10年目標,20年目標,人生目標,目標金字塔,使命宣言,角色,目標,每日目標,每周目標,月度目標,季度目標,年度目標,目標金字塔,每周目標,角色,目標,計劃,行事歷,授權(quán), 規(guī)劃長期目標,使命宣言,角 色,目 標, 規(guī)劃每周目標,角 色,計 劃,目 標,行 事 歷,授 權(quán),為什么不做計劃？,過分強調(diào)“知難行易” 認為不做計劃也能獲得實效 不了解

5、做計劃的好處 認為計劃趕不上變化 不止如何做計劃,四 代 時 間 管 理 理 論,第一代時間管理 -備忘錄型 第二代時間管理-事先規(guī)劃安排行程 第三代時間管理-規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操 之在我 第四代時間管理-以原則為中心，以良知 為導(dǎo)向，創(chuàng)造高品質(zhì)生活,什么是時間管理？,科學(xué)的選擇 藝術(shù)的平衡,有障時間管理的四種觀念,視時間為主宰：重形式不重實質(zhì)（歲月不饒人、時間是最好的試金石） 視時間為敵人：重效率不重效能（與時間賽跑） 視時間為神物：忘記時間 視時間為奴隸：工作狂,工作狂的害處,工作效率降低 養(yǎng)成拖延的習(xí)慣（珀金森定律） 可能導(dǎo)致工作的失敗,“工作狂”的原因,勤勉等于成就？勤能補拙？ 天黑就

6、吹口哨？ 欠缺時間管理的技能 顯示重要性 滿足烈士感 不知休閑的樂趣 逃避不愉快的家庭生活,時間管理的關(guān)鍵,優(yōu)先計劃管理,時間管理通則,把每天要做的事列一份清單 確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起 每天都這么做 世界最大的鋼鐵制造公司伯利恒鋼鐵公司管理顧問李愛菲,重要，非緊急,重要，緊急,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊急,優(yōu)先矩陣,事關(guān)重大者不可受制于細枝末節(jié) -哥德,優(yōu)先矩陣分類表：,偏重各類事務(wù)的結(jié)果：,重要，非緊急,重要，緊急,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊急,盡量避免擴大M1,盡量減少M3事情,多投資時間在M2,盡量避免M4

7、事情,優(yōu)先矩陣,事關(guān)重大者不可受制于細枝末節(jié) -哥德,高 效 能 組 織,緊 急 不 緊 急,重 要 不 重 要,I,I,I,I,I,I,I,V,20-25%,65-80%,15%,1%,4代時間管理的著眼點,第一代：易有成就感，但沒有“優(yōu)先”觀念 第二代：能未雨綢繆，但也不分輕重緩急 第三代：有目標追求，但一、三類事務(wù)耗時較多 第四代：承認人比事重要，我比別人重要，針對個人獨有的使命，幫助個人平衡發(fā)展生活中的不同角色，并且全盤規(guī)劃日常生活，著重第二類事務(wù)的完成。,如 何 處 理 高 價 值 活 動,讓高價值活動充實每一天，剩余的時間再用于做瑣碎的小事。 堅持重點，排除外界干擾，頭腦中始終有最

8、終的結(jié)果。 設(shè)定最后期限，合理安排事情的進展。 將大項目分解，逐步完成。 高效運用自己的黃金時段 獎勵自己，始終保持積極進取的態(tài)度。,如 何 處 理 低 價 值 的 活 動,授權(quán)或分派出這些活動，節(jié)約自己的時間。 降低自己的標準，不要追求完美。 學(xué)會放棄既沒有價值，又浪費時間的事。 將它們匯總，集中時間處理。 做正確的事比正確的做事更重要,知 識 (做什么,為何做),習(xí) 慣 的 建 立,知識 （做什么、為何做）,意 愿 (想要去做),技 能 (怎么做),習(xí) 慣,現(xiàn)在就做,立即行動,找出一件一直為你所忽略，但是會對個人回事業(yè)產(chǎn)生重大影響的事，寫下來作為近程目標 根據(jù)優(yōu)先矩陣估計自己化在這四類事務(wù)

9、上的時間，然后連續(xù)三天記錄行事歷，每十五分鐘為一單位，驗證正確與否？你是否滿意自己運用時間的方式？有沒有應(yīng)當改弦易張之處？ 列舉可授權(quán)的事項及合適的授權(quán)對象，并付諸行動,規(guī)劃下一周的活動，依據(jù)不同角色設(shè)立目標，再把目標轉(zhuǎn)化為行動，列入行事歷。一周后，檢討自己是否成功的把人生目標和價值觀融入日常生活，意志是否堅定？ 下定決心，以后每周固定規(guī)劃行事歷，并選擇一定時間來進行。 設(shè)計合用的表格,時間管理的原則 1、應(yīng)有一張思考的床，不要窮忙、瞎忙、 無心的忙。 2、對不可控制的時間先行控制，并訂定 處理原則 3、養(yǎng)成事先規(guī)劃時間的習(xí)慣，依事情的 輕重緩急優(yōu)先順序妥善安排 4、定期研討工作內(nèi)容與時間安排

10、，如何 改進并提升效率 5、心無旁騖地在一段時間內(nèi)解決一件事 情 6、有效運用每天的黃金時間,自我檢查 1、我是否難以說清一天里干了些什么？ 2、我是否碰到了一個無法再拖延的問題？ 3、我是否做了實際上不需要做的事？ 4、我是否常常越權(quán)處理？ 5、我是否往往對某些任務(wù)要花費更多的時間？ 6、我是否難以按時赴約？ 7、我是否經(jīng)常會忘記接下去準備做的事？,8：0010：00 ： 10：0012：00 ： 13：0015：00 ： 15；0016：00 ： 16：0018：00 ：。,時間管理三步曲 1、記錄自己的時間，追蹤流向， 診斷并分析時間運用的狀況 2、訂定目標并擬訂計劃，使時 間的應(yīng)用更具

11、效用 3、切實執(zhí)行計劃，研究造成時 間浪費的因素及因應(yīng)之道改 掉浪費時間的習(xí)慣，成為掌 握時間的主人,時間計劃表 工作 起止時間 使用時間 優(yōu)先順序 備注,良好計劃的好處 1、充分利用企業(yè)的有限資源，發(fā)揮最 大的效能 2、預(yù)測問題，防范事端于未然 3、事情推展前，做有效溝通，讓其他 部門了解我們需要的協(xié)助，也同時 了解我們能為他們做些什么 4、協(xié)助評估目標的可行性 5、避免不必要的重復(fù)，減少無謂的浪 費 6、建立優(yōu)先順序，按部就班，不趕工， 不加班,節(jié)約時間的方法 1、列清單 2、處理文書工作 （歸檔、執(zhí)行、傳閱、廢棄） 3、個人記事 4、有序排列、擺放物品及文件 5、采用便捷方法,授權(quán)時應(yīng)注

12、意 1、有一套制度用以監(jiān)督管理 2、你選擇的人務(wù)必是心甘情愿，并且有能力 3、教育部屬、指導(dǎo)部屬使他們有成長的機會 4、確定他們有必要的工具和支援供給，以便 完成工作 5、鼓舞部屬，促使部屬保持積極與熱誠的態(tài) 度 6、授權(quán)意味著不僅要分配不好干的事，也要 分配容易做的事 7、不能把自己難以勝任的工作轉(zhuǎn)交給別人,完全時間管理,1、事先周詳?shù)挠媱?2、排定工作的優(yōu)先順序 3、設(shè)定長短程目標 4、訂定每日工作計劃 5、挑戰(zhàn)效率最高點 6、學(xué)習(xí)分配工作 7、今日事今日畢 8、避免分散注意力 9、將阻礙減到最低 10、培養(yǎng)說“不”的能力 11、應(yīng)付突發(fā)狀況 12、隨時檢視,第一類 是所有能夠帶來新利潤點

13、、增加營業(yè)額的工作 第二類 是為了維持現(xiàn)有狀態(tài)，或使現(xiàn)有狀態(tài)能夠持續(xù)下去的一切工作 第三類 包括所有必須去做、但對企業(yè)和利潤沒有明顯價值的工作,學(xué)會把你的工作分類,在完成所有第一類工作之前，不開始第二類工作，而且在全部完成第二類工作之前，絕不著手進行任何第三類的工作,設(shè)定優(yōu)先次序，可將事情分為五類 A = 必須做的事情 B = 應(yīng)該做的事情 C = 量力而為的事情 D =可以委托別人去做的事情 E =應(yīng)該刪除的工作 最好大部分的時間都在做A類及B類的事。,學(xué)會把你的工作再次細分類,固定的新電話溝通量 電話跟進 準備溝通資料-通用的 準備溝通資料-個案的 電話溝通信息整理 團隊成員間溝通 客戶拜

14、訪 ,發(fā)傳真、郵件 維護已有的客情關(guān)系 部門例會 文案性工作 信息搜集 新知識的接納吸收 被委派的其他臨時事宜 ,分析員一天的工作,做好時間規(guī)劃的一個重要指導(dǎo)原則是“確保重點，照顧一般”。貫徹這一原則可運用帕雷托原理，即我們常說的二八法則 關(guān)鍵的少數(shù)和次要的多數(shù)比率約為二比八 銷售人員根據(jù)“二八法則”對自己的時間和精力進行安排，就是以80的時間去對付20的重點客戶（A類客戶），以20的時間去對付80的次要客戶（B類和C類客戶），即在銷售中貫徹“確保重點，照顧一般”的原則,80/20原則,美國的管理學(xué)家唐納德伯納姆在他的名著提高生產(chǎn)效率中提出了提高效率的三原則，即當你處理任何工作時必須自問： 能不能取消它？ 能不能與別的工作合并？ 能不能用簡便的東西代替它？,提高效率的3個原則,有效的時間管理/效率提升的方法,把所有工作，依重要性順序排列 工作前列出本日的工作計劃和達成效果 準備好相應(yīng)的工作材料 善于利用時間管理的工具，軟件、工作計劃、手機提醒以免疏忽遺漏