日化企業(yè)如何組織有效的會議.ppt

1、組 織 有 效 的 會 議,Communication to Win,專題一,有效會議的基本特征 和無效會議的危害,提供信息 匯集信息 解決問題 宣傳政策 培育訓(xùn)練,公司會議的功能,不正當(dāng)理由會議的種類及解決辦法,為滿足無聊的愿望而開會 為符合慣例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開會 為攀比而開會 為表功而開會 為推卻責(zé)任而開會 為逃避個(gè)別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開會,什么樣的會議才算富有實(shí)效,目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn) 目標(biāo)能在最短時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn) 與會者對會議感到滿意,不切實(shí)效的會議有何危害,會議目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)。 會議所承擔(dān)的機(jī)會成本相當(dāng)可觀。 與會者對會議感到不滿。,為什么會議沒有實(shí)效,會議前 會議中 會議后,有效會議的準(zhǔn)備

2、工作,專題二,有效會議的會務(wù)準(zhǔn)備,(1)會議目標(biāo)的設(shè)定； (2)與會者的選擇； (3)會議時(shí)間的選擇； (4)會議地點(diǎn)的選擇； (5)會議場地的布置； (6)議程的指定； (7)會議通知的派發(fā)； (8)準(zhǔn)備會務(wù)用品。,會議目標(biāo)的設(shè)定,會議目標(biāo)必須用書面列明 會議目標(biāo)必須切合實(shí)際 會議目標(biāo)必須具體而且可以衡量 會議目標(biāo)所表明的必須是應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么，而非應(yīng)做什么,與會人員的選擇,對實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人 能夠因參與會議而獲得好處的人,會議時(shí)間的選擇,在選擇會議時(shí)間時(shí)，首先應(yīng)該考慮的便是領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，因?yàn)橹挥羞@樣才能使領(lǐng)導(dǎo)獲取充分準(zhǔn)備。其次，也應(yīng)該考慮方便與會者出席的時(shí)間，以及為與會者所喜愛的時(shí)間。倘

3、若與會者對會議時(shí)間有所不滿，則會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，勢必遭受不利的影響。,會議地點(diǎn)的選擇,(1)場地必須有空檔且可供使用。 (2)場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。 (3)必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具。 (4)必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備。 (5)必須能免于聲音、電話、訪客等干擾，以防與會者分心。 (6)必須令主席及與會者大致方便。 (7)成本必須低廉。,會議議程的擬定,按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，這即是說越緊要的事項(xiàng)越應(yīng)排在議程的前端處理，越不緊要的事項(xiàng)則越應(yīng)排在議程的后端處理。 每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白地標(biāo)示出來。,會議通知的派發(fā),一份良好的會議通知，在內(nèi)容上至少應(yīng)包

4、括下列五項(xiàng)： (1)開會的時(shí)間(包括日期及起止時(shí)間)。 (2)開會地點(diǎn)。倘若開會地點(diǎn)并非與會者所熟悉，則應(yīng)附上確切的位置圖及交通路線圖。 (3)會議的目標(biāo)。 (4)與會者須事先準(zhǔn)備的事項(xiàng)。 (5)其他與會者的姓名。,會場的布置,布置會議場地，應(yīng)考慮會議的性質(zhì)及與會人數(shù)的多少。例如在提供信息的會議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會議里，假如人數(shù)不多，則最理想的安排是讓每一位與會者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個(gè)人跟其他的人進(jìn)行多項(xiàng)溝通。再如在培訓(xùn)會議里，如人數(shù)不多，則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也

5、便于與會者跟與會者之間的交流。但若人數(shù)眾多，則最好是將與會者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。,準(zhǔn)備會務(wù)物品,為了做到一切物品都在手頭，應(yīng)在會前及早將大部分供應(yīng)品運(yùn)出。每個(gè)紙箱拴一張存貨管理清單，上面寫上發(fā)運(yùn)日期、時(shí)間和發(fā)運(yùn)地點(diǎn)、保險(xiǎn)號碼及其它識別標(biāo)志。事先應(yīng)與會議地點(diǎn)商妥在你的工作人員到達(dá)之前接收和儲存運(yùn)送的物品。每個(gè)紙箱上均應(yīng)清楚地標(biāo)明某年某月某日為某某公司的大會掌管。,重要會議的組織流程,專題三,全公司大會的組織流程,第一階段(開會日期的數(shù)月前)： 確定宗旨和目標(biāo)。 任命項(xiàng)目指導(dǎo)人。 考慮暫定方案。 使公司所有工作部門介入，并征詢其意見。

6、 估計(jì)費(fèi)用。 規(guī)劃暫編預(yù)算。 規(guī)定沒有互相抵觸的日期。 預(yù)定會議場地。 聘請外界發(fā)言人或安排娛樂節(jié)目。,全公司大會的組織流程,第二階段(開會日期前二三個(gè)月) 完成人員配備。 確定組織機(jī)構(gòu)計(jì)劃及權(quán)力分工。 確定工作預(yù)算和開支程序。 完成最后方案。 通知員工開會。 著手宣傳方案。 ,全公司大會的組織流程,第三階段(在準(zhǔn)備期的最后幾天)： 檢查最后方案和完成行動計(jì)劃。 檢查登記處或招待處是否備有證章、登記單、打字機(jī)、恰當(dāng)?shù)怯浄椒ā㈦娫?、布告欄、一般和緊急通知。 檢查每次會議指定的場所，核對座位計(jì)劃設(shè)施和設(shè)備。 檢查以下各地方是否都恰當(dāng)?shù)匕仓昧藰?biāo)記：接待、參觀、登記處、方向、陳列室、救護(hù)、失物招領(lǐng)處和

7、停車場。 ,全公司大會的組織流程,第四階段(會后立即進(jìn)行)： 親自向發(fā)言來賓和其他特殊貢獻(xiàn)者致謝。 計(jì)算出席人數(shù)。 拆卸和退還租來或借來的設(shè)備。 尋找被遺忘的器材物品。 監(jiān)督和徹底檢查清理工作。 檢查是否有可能引起火災(zāi)或安全事故的危險(xiǎn) 把所有場地移交安全巡邏隊(duì)。,全公司大會的組織流程,第五階段(在會議期后一周之內(nèi))： 在項(xiàng)目工作人員中發(fā)動討論會，以征求建議評估并了解未了事項(xiàng)的狀況。 向發(fā)言人和其它有特殊貢獻(xiàn)者致函正式表示感謝。 檢查存貨和清單，以確知全部財(cái)產(chǎn)、設(shè)備和材料都已有了著落，并已適當(dāng)處置或退還。 要求工作人員核實(shí)全部發(fā)票、發(fā)言人的報(bào)酬和其它債務(wù)。 把會議報(bào)告匯編和提交授權(quán)機(jī)構(gòu)。,招待和

8、宴會的組織流程,第一階段(盡量提前)： 決定集會的基本目的和主題。 確定時(shí)間和日期。 完成項(xiàng)目工作人員的指派。 編列暫定的邀請名單，估計(jì)出席人數(shù)。 制定初步預(yù)算(包括如需付給出席者報(bào)酬的經(jīng)費(fèi)在內(nèi))。 招標(biāo)承辦場地和宴會。 ,招待和宴會的組織流程,第二階段(宴會前幾個(gè)月)： 訂購一些特殊物品如晚會紀(jì)念品、餐桌裝飾品、能起說明作用的陳列品、紀(jì)念品或獎(jiǎng)品。 預(yù)定額外的視聽設(shè)備。 與場地管理部門考察新的事態(tài)發(fā)展、變動或添置。 ,招待和宴會的組織流程,第三階段(在活動開始前的時(shí)刻，如有可能，在前一天)： 確定所有接受特殊任務(wù)的人和那些在項(xiàng)目中出面的人的地位和理解力。 通知宴會承辦人和場地經(jīng)理最后的登記表

9、并檢查各項(xiàng)要求說明。 檢查房間布置，使之符合計(jì)劃的要求(確保適合實(shí)際需要，餐桌之間有足夠的地方使賓客自由走動，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂節(jié)目之用)。 檢查出口，不使堵塞，并做到整個(gè)場地整潔。 落實(shí)特殊裝飾已按計(jì)劃裝置。 ,招待和宴會的組織流程,第四階段(緊跟著賓客離開之后)： 活動后立刻盤存烈酒。 與管理部門確定出席人數(shù)以供開帳單之用。 貯存或歸還特殊的陳列品、裝飾品和設(shè)備。 向有關(guān)服務(wù)人員致酬。 視察場地有無需要招領(lǐng)的失物。 把場所移交場地經(jīng)理的代表。,招待和宴會的組織流程,第五階段(一周之內(nèi))： 與項(xiàng)目工作人員協(xié)調(diào)處理全部未了事項(xiàng)。 確定所有材料和設(shè)備均已歸還其原來部門。 核實(shí)活動的全部

10、費(fèi)用。 支付帳單，結(jié)清帳目。 向有關(guān)各方寄送正式的感謝信。 向授權(quán)機(jī)構(gòu)報(bào)告出席人數(shù)和活動經(jīng)過。,如何成功記錄會議 和主持會議,專題四,怎樣做會議記錄,會議記錄要求準(zhǔn)確記錄會議活動。非正式會議記錄應(yīng)簡潔明了，而正式會議記錄則要求更詳細(xì)些。,會后工作注意點(diǎn),印發(fā)會議簡報(bào)和快報(bào)。 印發(fā)會議紀(jì)要和會議決定事項(xiàng)通知。 收退會議文件。 會議文件立卷。 匯編會議文件。 總結(jié)會議工作。,秘書主持會議的基本原則,正確定位自己的形象。 抓住主持會議的機(jī)會，展示你的能力和魅力，把會議主持得有條有理。 確定會議的主旨。 了解會議的參與者。 ,秘書主持會議須知,調(diào)節(jié)各方意見。 發(fā)揚(yáng)民主。 公平待人。 要有信心。 要有好

11、地觀察能力。,秘書主持會議的準(zhǔn)備工作,會議目的。 出席者的情況。 會場的情況。,主持會議的五個(gè)階段,主持人調(diào)動氣氛。 主持人說明議題。 協(xié)調(diào)與會者發(fā)言。 整理、歸納意見。 作出決議。,如何創(chuàng)造良好的會議氣氛,不要使用過于恭敬的語言。 帶點(diǎn)幽默感。 議題要具體。,打破會議冷場的技巧,有的放矢，克服冷場 對癥下藥，消除沉默 (1)敵對的沉默。 (2)持少數(shù)意見的沉默。 (3)自由主義的沉默。 (4)顧慮害羞的沉默。 (5)心有余悸的沉默。,用提問的方法掌握會議,向全體人員提問 個(gè)別提問 讓與會者自問自答 反問,意見發(fā)生分歧時(shí)怎么辦,不回避對立 要避免情緒對立 安排休息，調(diào)節(jié)氣氛 參考第三方的意見 寫出問題的焦點(diǎn),如何緩解會議中的緊張氣氛,在一些情況下，會議或許會成為發(fā)泄私人恩怨的最好場合，更會有人利用它來給部門、單位的工作制造麻煩。你作為秘書，有時(shí)很容易會成為惡語中傷的對象，遭到攻擊，而對方的目的是讓你狼狽不堪，好在眾人心目中留下一個(gè)壞印象。,開會