工作交流、個人效率和團隊精神.ppt

1、2020/8/3，NVQ企業(yè)行政管理(二級)課程講座孔昭林，2020/8/3，第五部分：工作交流， 個人效率和團隊精神標準和大綱：修訂課程時間： 14根據(jù)交流目標選擇不同的交流方式會議和遠程會議的基本要求工作日志的管理和事務約會的安排制定簡單的書面交流信件簡單的表格的修訂和填寫流程使用行動圖等輔助手段幫助交流準確滿足預定在指定日期完成工作的要求的重要性。2020/8/3、第五單元：工作交流、個人效率和團隊精神中心思想：辦公室是一個工作團體，各成員必須具有團隊工作精神，掌握必要的工作交流方法和技能，以達到個人和團隊目標，提高生產效率。 2020/8/3，主要內容：一、正確的溝通方式(教材5.1

2、)二、各種會議組織(教材5.2 )三、日志管理工作時間(教材5.3 )四、書面溝通(教材5.4、5.5 )五、辦公室溝通公司的交流效率和團隊精神、交流方式、會議組織、日志管理、書面交流、渠道工具、團隊目標、發(fā)送規(guī)定評價信息的方式和決定因素、利用電子郵件等電信工具，利用會議進行交流，利用郵政服務進行交流2020/8/3，1，正確的交流方式(教材5.1) 1，對于發(fā)送消息的方式和許多決定因素的緊急信息，請考慮使用電子郵件、傳真或電話。 (2)文件的大小和表現(xiàn)形式，如果一個文件由多頁構成，考慮使用傳統(tǒng)的郵寄方法或者使用快遞服務。 (三)受益人是否需要原件或書面文本； 如有必要，請使用傳統(tǒng)的郵寄方法。

3、2020/8/3、(4)信息的保密程度，或者是否附有各種帳單。 如果收件人的設備有額外的安全功能，信息可以通過電子郵件或傳真發(fā)送。 如果沒有的話，郵寄服務和快遞服務比較合適。 如果附有發(fā)票或支票等票據(jù)，最好使用掛號郵寄或快遞服務。 (5)是否需要研究信息的內容，如果是，最好打電話。 (6)有多少人正在接收信息？ 發(fā)給很多人時，可以使用傳真或電子郵件。 (7)在費用比較中，如果可以通過兩種方法發(fā)送消息，則選擇費用較低的發(fā)送方案。2020/8/3,2、2、使用電子郵件和其他電信工具進行電子郵件交流的優(yōu)缺點：電子郵件在計算機終端上創(chuàng)建信息，通過電信系統(tǒng)發(fā)送到其他計算機終端。 可以輸入或掃描信息并將其

4、輸入，通過郵箱系統(tǒng)將其發(fā)送，并且可以在收件人的郵箱中存儲信息直到閱讀了郵件，用戶可以存儲、刪除和打印信息，并且返回、轉發(fā)和檢查同時發(fā)送的信息是否已經(jīng)被收件人接收到電子郵件的優(yōu)點有： (1)信息發(fā)送速度快；(2)費用便宜，內部局域網(wǎng)使用電子郵件免費，外部網(wǎng)絡發(fā)送信息的費用在本地電話費以下，同時減少紙張使用量和發(fā)送紙張信息的郵費，節(jié)約企業(yè)的運營成本。 (3)向其他終端同時轉發(fā)信息，多個接收者能夠同時接收信息，方便快捷。 (4)通過使用密碼等功能可以確保信息的安全。 (5)可以發(fā)送文字信息、掃描輸入的圖表和照片等各種信息。 (6)旅行中的工作人員可以隨時在筆記本電腦上收發(fā)信息，達到流程辦公室的目的。

5、2020/8/3，電子郵件的缺點是： (1)接收者必須具有兼容的設備；(2)因為發(fā)送容易，所以發(fā)生很多垃圾郵件，這浪費了接收者的時間。 (3)要熟練使用電子郵件，必須接受一定的學習或者訓練。 2020/8/3，使用電信工具進行書面交流除了電子郵件，傳真、電傳等電信系統(tǒng)也可以進行書面信息交流，電信機曾經(jīng)是信息交流的重要手段傳真機是現(xiàn)代企業(yè)常用的信息交換工具，2020/8/3，具有(1)快速、信息即可接收的優(yōu)點。 (2)可以作為書面文件、事實和數(shù)字的證明，同時存檔以備查詢，(3)郵寄費用便宜。 (4)功能完備的傳真機也可以通過計算機發(fā)送信息。 當使用傳真機來發(fā)送信息時，存在(1)只能以某單位發(fā)送傳

6、真機信息的缺點。 (2)難以保證信息的保密和安全。 (3)想互相探討信息是很難的。 通常，發(fā)送消息后需要電話跟蹤確認，2020/8/3，3，利用會議開展交流會議是信息交換的重要手段之一，(1)參加者交流各自的意見和思想，(2)參加者研究關于某個主題的信息(3) 會議交流的主要功能有： (1)面對面交流，更好地理解彼此的意圖；(2)會議是管理者和員工相互交流推進新規(guī)則的重要手段，同時提出問題，討論問題，最后達成協(xié)議的機會(3)現(xiàn)代會議可以通過投影儀等設備更形象地交換信息。 (4)會議后可作出議事錄或書面決定。 (5)參加會議的人也可以通過會議記錄更加深入地理解會議的內容。 2020/8/3，會議

7、交流的缺點是(1)浪費時間。 會議進行中，有些人的坦率不會影響會議的進行，有些人說話，談論無關的問題，會浪費時間。 (2)浪費金錢。 有些大型會議的交通費和住宿費花費很多。 2020/8/3，4，4，郵件和快遞服務交流的優(yōu)缺點是什么？ 答：現(xiàn)在有很多發(fā)送信息的電子方法，但郵寄和快遞服務仍然是發(fā)送信息的重要手段，郵件和快遞服務的優(yōu)點是： (1)將收到的紙質信息歸檔以備查詢。 (2)機密信息可通過掛號郵遞或快遞服務直接交付給收信人，因此比電子方法更安全(3)可獲得收發(fā)證明書。2020/8/3，(4)可以收到文件原件(5)大量郵寄信息時，郵費可以申請?zhí)厥鈨?yōu)惠郵件和快遞服務的缺點： (1)程序復雜費時

8、，需要裝料袋、信封封口、郵寄到郵局等(2)。 發(fā)送速度慢(4)郵件有可能丟失或錯誤。 2020/8/3，2，各種會議組織(教材5.2) 1，會議類型如下： (1)正式會議，如董事會、股東大會等；(2)非正式會議，如部門工作會議等；(3)社團會議，如俱樂部會議；(4)定期會議a :會議議題是會議討論的內容及其順序的一覽表，通常在會議開始之前發(fā)送給參加者議題上的項目有： (1)會議者的出席狀況介紹(2)上次會議記錄的簡要回顧(3)上次會議記錄中存在的問題(4)這次會議的主要議題(從財務項目開始討論) (5) 本次會議議題中未列出的其他議題(6)下次會議的日期和時間(1)行政管理者在會議前的作用(2

9、)行政管理者在會議期間的作用(3)行政管理者在會議后的作用(2)在制作會議記錄前應該做什么樣的準備，會議記錄中包含什么樣的內容(1)會議記錄中包含什么樣的內容(3)。 在制作會議記錄之前，應該做如下準備(2)會議記錄的內容一般為2020/8/3，(3)在企業(yè)內舉行會議，如果是在企業(yè)外舉行會議，行政管理者安排外部會議時，會議場所的安排是非常重要的， 為了便于通常安排會議的討論，會議必須事先向國家電話服務機構預約，使參加電話會議的各方的電話線路變得順暢。 2020/8/3，4，4 .視頻會議的特點，必要的設備及其優(yōu)缺點視頻會議是比電話會議更昂貴的會議方式，視頻會議因為人們可以相互觀看，身體語言有助

10、于理解人們的觀點和感情。 視頻會議需要以下設備：多臺相機，多角度拍攝編程處理圖像的計算機通過電話線至少連接兩臺視頻監(jiān)視器，2020/8/3，教學方法：講義組織討論用各種適當?shù)奈募⒂涗浀饶M會議3、使用日志管理作業(yè)時間(教材5.3)1課1 .手工作業(yè)日志的使用方法(參照思考題13 ) 2電子作業(yè)日志的使用方法和優(yōu)缺點(參照思考題14、15 )教學方法：授課討論學生填寫相應的模擬日志，2020/8/34，5。5)4.5課1留言、郵件、備忘錄的制作方法(參照思考題16、17、18 ) 2表的制作方法(參照思考題19、20 )教學方法：制作要求學生和各種簡單的書面交流練習教師提供表樣，說明討論學生必須設定、修改，填寫相應的表5， 在辦公室中進行交流的輔助工具(教材5.6)1.5課1 .使用流程圖進行辦公室交流的方法(參照思考題21 )2.使用時間表進行辦公室交流的方法(參照思考題22 )3.工作教學方法：組織討論學生制作各種圖表總結講義，2020/8/3，6，努力達到團隊目標(教材5.7 5.8)2課1 .要按時達到工作目標(參見思路26 )2.要有團隊工作精神(思路26 ) 七、公司規(guī)定和評價業(yè)績(教材5.9)1課1 .本公司的工作規(guī)定和質量要求(參見思考題32、33 )2.嚴格評