有效的時(shí)間管理和工作計(jì)劃.ppt

1、有效的時(shí)間管理和工作計(jì)劃,第一部分 一言難盡的時(shí)間,第二部分 時(shí)間管理理論,第三部分 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,培訓(xùn)內(nèi)容,一、世界上最長(zhǎng)和最短的東西 -時(shí)間 哲人伏爾泰問(wèn)： 世界上，什么東西是最長(zhǎng)而又最短的；最快的而又 是最慢的；最能分割的又是最廣大的；最不受重視 的而又是最受惋惜的；沒(méi)有它，什么事情都做不 成；它使一切渺小的東西歸于消滅，使一切偉大的 東西生命不絕？”,第一章 一言難盡的時(shí)間,智者查帝格回答： “世界上最長(zhǎng)的東西莫過(guò)于時(shí)間，因?yàn)樗罒o(wú)窮 盡；最短的東西也莫過(guò)于時(shí)間，因?yàn)槿藗兯械挠?jì) 劃都來(lái)不及完成。 得到時(shí)間，就是得到一切。,第一章 一言難盡的時(shí)間,二、把你的生命和時(shí)間價(jià)值算出來(lái)

2、時(shí)間給勤奮者留 下智慧和力量，給懶惰者留下空虛和懊悔。 克雷默說(shuō)： “當(dāng)心你的時(shí)間是怎么樣花掉的，因?yàn)槟愕恼麄€(gè)未來(lái) 都要生活在時(shí)間里面?！?第一章 一言難盡的時(shí)間,1、計(jì)算一下： 暫以30000天（82.4歲）記，你已用 去了多少天，還剩下多少天? 2、同時(shí)，時(shí)間就是金錢。每天_元，每小時(shí)_ 元，每分鐘_元。 3、“如果你每天落后別人半步，一年后就是一百八 十三步，十年后即是十萬(wàn)八千里。”,第一章 一言難盡的時(shí)間,誰(shuí)快誰(shuí)贏得機(jī)會(huì)，誰(shuí)快誰(shuí)贏得財(cái)富。 無(wú)論相差只是0.1毫米還是0.1秒鐘毫厘 之差，天淵之別！,第一章 一言難盡的時(shí)間,三、莫等閑，白了少年頭 有人曾統(tǒng)計(jì)過(guò)，一個(gè)活到72歲的美國(guó)人一生

3、的時(shí)間 分配： * 睡覺(jué)21年 * 工作14年 * 個(gè)人衛(wèi)生7年 * 吃飯6年 * 旅行6年 * 排隊(duì)5年 * 打電話2年 * 開(kāi)會(huì)3年 * 學(xué)習(xí)4年 *找東西1年 * 其他3年 我們無(wú)法使時(shí)光倒流，也不能使時(shí)光緩慢，但 我們卻可以控制它的“流向”。通過(guò)時(shí)間管理，讓時(shí) 光流向更有意義的地方。,第一章 一言難盡的時(shí)間,四、浪費(fèi)時(shí)間的主要原因 1、主觀原因 (1)缺乏明確的目標(biāo)。 (2)做事喜歡拖延。 (3)想做的事情太多。 (4)缺乏優(yōu)先順序。 (5)做事有頭無(wú)尾。 (6)缺乏條理與統(tǒng)籌安排。 (7)不懂授權(quán)。 (8)不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求。 (9)倉(cāng)促?zèng)Q策。 (10)行動(dòng)緩慢。 (11)懶惰。 (

4、12)心態(tài)消極。,第一章 一言難盡的時(shí)間,四、浪費(fèi)時(shí)間的主要原因 2、客觀原因 (1)工作系統(tǒng)浪費(fèi)時(shí)間（訪客、電話、員工離職等）。 (2)生活條件浪費(fèi)時(shí)間（通信、環(huán)境、交通、朋友閑 聊、家住郊區(qū)等）。,第一章 一言難盡的時(shí)間,五、長(zhǎng)壽有新解-善用時(shí)間，就是善用及延長(zhǎng)了 自己的生命。 珍惜時(shí)間，管理時(shí)間，把更多的時(shí)間用在更有效益 的地方。提高工作的效率，提高生活的質(zhì)量，讓生 命的價(jià)值在有限的時(shí)間里盡量發(fā)揮，這樣就等于增 加了生存的“密度”，擴(kuò)充了有限生命的內(nèi)涵，生命 就得以延長(zhǎng)。,第一章 一言難盡的時(shí)間,一、時(shí)間管理中著名的“猴子管理”這一概念是由美 國(guó)的肯尼布蘭查德、威廉奧肯與豪爾伯羅斯在其

5、名著一分鐘經(jīng)理碰上猴子一書中提出的。它已 經(jīng)成了“接手他人的當(dāng)然責(zé)任”的代名詞。 二、提高工作效率的秘訣 -授權(quán) 授權(quán)是提高效率的秘訣之一。授權(quán)代表成長(zhǎng)，不但 是個(gè)人，也是團(tuán)體的成長(zhǎng)。,第二章 時(shí)間管理理論,里歐納德查雪爾說(shuō)： “授權(quán)，是一個(gè)事業(yè)的成功之 途。它使每個(gè)人感到受重視、被信任，進(jìn)而使他們 有責(zé)任心、有參與感，這樣整個(gè)團(tuán)隊(duì)同心合作，人 人都能發(fā)揮所長(zhǎng)，組織才有新鮮的活力，事業(yè)才能 蒸蒸日上。無(wú)論在任何時(shí)代，一個(gè)杰出的領(lǐng)導(dǎo)者必 定是一個(gè)高明的授權(quán)人。充分授權(quán)是領(lǐng)導(dǎo)群體的最 佳手段。”,第二章 時(shí)間管理理論,授權(quán)的八個(gè)原則： 1.盡量及時(shí)的授權(quán)。 2.明確分配工作，必須了解下屬的能力與才

6、干，說(shuō)明“做 什么”。 3.要授予權(quán)力，說(shuō)明目標(biāo)與期望。 4.要評(píng)估、檢查。 5.注重成效。 6.由簡(jiǎn)至繁循序漸進(jìn)向下授權(quán)。 7.出現(xiàn)困難時(shí)，要幫助尋找解決困難的方法。 8.你仍然要承擔(dān)責(zé)任。,第二章 時(shí)間管理理論,通過(guò)授權(quán)，領(lǐng)導(dǎo)人就有更多的時(shí)間思考戰(zhàn)略 性問(wèn)題，把大部分精力用在最有生產(chǎn)力的地 方。 任何節(jié)約，都是時(shí)間的節(jié)約。,第二章 時(shí)間管理理論,一、明確目標(biāo) 目標(biāo)能最大限度地聚集你的資源（包括時(shí)間）。 因此，只有目標(biāo)明確，才能最大限度地節(jié)約時(shí)間。 愛(ài)默生說(shuō)：“用于事業(yè)上的時(shí)間，絕不是損失?！?人生的道路，存在著時(shí)間與價(jià)值的對(duì)應(yīng)關(guān)系。有目 標(biāo)，一分一秒就是成功的記錄；沒(méi)有目標(biāo)，一分一 秒都是

7、生命的流逝。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,二、把事情按緊急和重要的不同程度，分為ABCD四 類，分清輕重緩急 始終做最重要的事情。 常人總是根據(jù)事情的緊迫感，而不是事情的優(yōu) 先程度來(lái)安排先后順序，這樣的做法是被動(dòng)而非主 動(dòng)的，成功人士不能這樣工作。成功人士都是以分 清主次的辦法來(lái)統(tǒng)籌時(shí)間，把時(shí)間用在最有“生產(chǎn) 力”的地方。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,1、面對(duì)每天大大小小、紛繁復(fù)雜的事情，如何分 清主次，把時(shí)間用在最有生產(chǎn)力的地方，有三個(gè)判 斷標(biāo) （1）我必須做什么？ 這有兩層意思：是否必須做，是否必須由我做。 非做不可，但并非一定要你親自做的事情，可以委 派別人去做，自己只負(fù)責(zé)派別人做并做督

8、促。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,（2）什么能給我最高回報(bào)？ 應(yīng)該用80的時(shí)間做能帶來(lái)最高回報(bào)的事情， 而用20的時(shí)間做其他事情。（帕累托定律）所謂 “最高回報(bào)”的事情，即是符合“目標(biāo)要求”或自己去 做會(huì)比別人做得更有成效的事情。 勤奮是最少的時(shí)間內(nèi)完成最多的目標(biāo)。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,（3） 什么能給我最大的滿足感？ 最高回報(bào)的事情，并非都能給自己最大的滿足 感，均衡才有和諧滿足。因此，無(wú)論你地位如何， 總需要分配時(shí)間于令人滿足和快樂(lè)的事情，唯有如 此，工作才是有趣的，并易保持工作的熱情。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,通過(guò)以上“三層過(guò)濾”，事情的輕重緩急很清 楚了，然后，以重要性優(yōu)先

9、排序（注意，人們總 有不按重要性順序辦事的傾向），并堅(jiān)持按這個(gè) 原則去做，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)，再?zèng)]有其他辦法比按重 要性辦事更能有效利用時(shí)間了。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,2、緊急任務(wù)和重要任務(wù)有四種不同的組合，帶來(lái) 的收益越高，這項(xiàng)任務(wù)的重要程度越高。 緊急任務(wù)指：如果不能按期完成，它對(duì)你或別人的價(jià) 值會(huì)減少甚至消失。 重要任務(wù)指：如果它成功地完成，你或者別人將取得 極大的收益。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,A：緊急并且重要的任務(wù)，這些任務(wù)應(yīng)具有最高的優(yōu) 先級(jí)，應(yīng)該從現(xiàn)在就開(kāi)始做。 B：重要但不緊急的任務(wù)，優(yōu)先級(jí)不是最高的，但應(yīng) 該在你的時(shí)間表中占重要位置。 C：緊急但不重要的任務(wù)，這些任務(wù)現(xiàn)在需

10、要時(shí)間， 但優(yōu)先級(jí)比緊急且重要的任務(wù)要低。 D：既不緊急又不重要的任務(wù),第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,時(shí)間管理的精髓即在于：分清輕重緩急，設(shè)定 優(yōu)先順序。先做A、B少做C，不做D。方向重于 細(xì)節(jié)，策略勝于技巧。始終抓住“重要”的事，才 是最有效的時(shí)間管理、最好的節(jié)約時(shí)間方法。A、 B類務(wù)多了，C、D類自然就杜絕了，你就會(huì)越來(lái) 越有遠(yuǎn)見(jiàn)、有理想、有效率，減少危機(jī)。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,請(qǐng)?jiān)谀X海中想象一棵大樹(shù) 樹(shù)根是你的價(jià)值觀，樹(shù)干是你的目標(biāo)，樹(shù)的主枝 是你的主要任務(wù)，樹(shù)的細(xì)枝和葉子是你的次要任務(wù)。 你所做的一切應(yīng)源于你的價(jià)值觀，它是樹(shù)根。你的目 標(biāo)支撐著各種各樣的任務(wù)，它們都是為實(shí)現(xiàn)你的目

11、標(biāo) 服務(wù)的。樹(shù)的姿態(tài)和生長(zhǎng)方向由它的主枝表現(xiàn)出來(lái)， 同樣，你通過(guò)主要任務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)。樹(shù)葉為樹(shù)的 生長(zhǎng)提供養(yǎng)份，你通過(guò)完成各種次要任務(wù)，來(lái)獲取你 想要的生活。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,拿出一張白紙，畫出一棵樹(shù)，如下： 在樹(shù)根處寫上你認(rèn)為最重要的價(jià)值，在樹(shù)干處寫上你 的目標(biāo)，在幾個(gè)主枝中寫上你的主要任務(wù)，在葉子和細(xì)枝 旁寫上各種次要任務(wù)，完成這幅圖?？梢园凑障旅娴牟襟E 進(jìn)行： 樹(shù)根。 寫上你認(rèn)為最重要的價(jià)值。 樹(shù)干。 寫上你的人生目標(biāo)。 主枝。 寫上幾個(gè)主要任務(wù)。 樹(shù)葉。 寫上次要任務(wù)。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,三、制訂計(jì)劃，寫成清單 相信筆記，不相信記憶。 養(yǎng)成“凡事預(yù)則立”的習(xí)慣。

12、 不要訂“進(jìn)度表”，要列“工作表”；事務(wù)要明確具 體，比較大或長(zhǎng)期的工作要拆散開(kāi)來(lái)，分成幾個(gè)小事 項(xiàng)。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,四、遇事馬上做，現(xiàn)在就做 這是在克服拖延的心態(tài)。因?yàn)?，是拖延為“有?再做、明天做、以后做”，“拖”，“等”，“研究、商量 ”等等找借口，這是一種最浪費(fèi)時(shí)間的壞習(xí)慣。能拖 就拖的人心情總不愉快，總覺(jué)疲乏。因?yàn)閼?yīng)做而未做 的工作不斷給他壓迫感。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,哲學(xué)家塞涅卡說(shuō)： “時(shí)間的最大損失是拖延、期待和依賴將來(lái)?！蓖?延的惡習(xí)，說(shuō)穿了是為了暫時(shí)解脫內(nèi)心深處的恐懼感。 養(yǎng)成遇事馬上做，現(xiàn)在就做的習(xí)慣，不僅能克服 拖延，而且能占“笨鳥(niǎo)先飛”的先機(jī)。久而

13、久之，必 然培育出當(dāng)機(jī)立斷的大智大勇。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,五、第一次做好，次次做好 要100認(rèn)真地工作，要全心地工作。第一次沒(méi) 做好，同時(shí)也就浪費(fèi)了沒(méi)做好事情的時(shí)間。返工的浪 費(fèi)，最冤。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,六、專心致志，不要有頭無(wú)尾 上班時(shí)浪費(fèi)時(shí)間最多的是時(shí)斷時(shí)續(xù)的干活方式。 不只是停頓下來(lái)本身費(fèi)時(shí)，而且重新工作時(shí)，還需要 花時(shí)間調(diào)整情緒、思路和狀態(tài)，才能在停頓的地方接 下去干。而有頭無(wú)尾，更是明顯的浪費(fèi)。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,七、珍惜今天，當(dāng)日事當(dāng)日畢 清人文嘉有著名的明日歌和今日歌。 今日歌唱道： “今日復(fù)今日，今日何其少！今日又不為，此事何 時(shí)了？人生百年幾今

14、日，今日不為真可惜！若言姑待明 朝至，明朝又有明朝事。為君聊賦今日詩(shī)，努力請(qǐng) 從今日始。” 制訂每日的工作時(shí)間進(jìn)度表。每天都有目標(biāo)，有結(jié)果， 日清日新。今日不清，必然積累，積累就拖延，拖延必 墮落、頹廢。 要有好的明天，請(qǐng)從今天開(kāi)始。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,八、養(yǎng)成整潔和條理的習(xí)慣 據(jù)統(tǒng)計(jì)，一般公司職員每年要把6周時(shí)間浪費(fèi)在 尋找亂堆亂放的東西上面。這意味著，每年因不整潔 和無(wú)條理的習(xí)慣，就要損失近20的時(shí)間！ 養(yǎng)成條 理的習(xí)慣，還有另一層意思，就是尋找自己的“生理 節(jié)奏?！?所謂“生理節(jié)奏”，就是了解你在一月、一天當(dāng) 中，什么時(shí)候精力最充沛，腦子最清爽。就像心理學(xué) 上把人分為“百靈鳥(niǎo)型

15、”和“貓頭鷹型”一樣?！鞍凫`鳥(niǎo)” 是早晨最活躍,而“貓頭鷹”則是夜晚更來(lái)勁。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,九、養(yǎng)成快速的節(jié)奏感， 克服做事緩慢的習(xí)慣，調(diào) 整你的步伐和行動(dòng)。 養(yǎng)成快速的節(jié)奏，不僅提高效率，節(jié)約時(shí)間，給 人以良好的作風(fēng)印象，而且也是健康的表現(xiàn)。 十、設(shè)定完成期限 有期限才有緊迫感，也才能珍惜時(shí)間。設(shè)定期 限，是時(shí)間管理的重要標(biāo)志。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,十一、善用零碎時(shí)間 爭(zhēng)取時(shí)間的唯一方法是善用時(shí)間。 把零碎時(shí)間 用來(lái)從事零碎的工作，從而最大限度地提高工作效率。 魯迅先生說(shuō)： “時(shí)間就像海綿里的水，只要你去擠， 它總是有的?！?充分利用零碎時(shí)間，短期內(nèi)也許沒(méi)有什么明顯的感

16、 覺(jué)，但長(zhǎng)年累月，將會(huì)有驚人的成效。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,十二、分秒不浪費(fèi)，成功日志法 日志是成功者必備的條件。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,十三、善用節(jié)省時(shí)間的工具 1.通訊（電話、電子郵件、傳真、語(yǔ)音系統(tǒng)）； 2.交通； 3.電腦； 4.辦公自動(dòng)化。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,十四、業(yè)余時(shí)間管理 1.睡眠 (1)利用白天瞬間睡眠； (2)培養(yǎng)隨時(shí)隨地入睡的能力； (3)注重睡眠質(zhì)量，不注重長(zhǎng)短； (4)良好的睡眠環(huán)境與條件； (5)心理訓(xùn)練，自我暗示與身心放松。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,十四、業(yè)余時(shí)間管理 2.學(xué)習(xí) (1)向成功者學(xué)習(xí)成功的方法； (2)一天一小時(shí)可以創(chuàng)造奇跡； (3)參加研習(xí)會(huì)； (4)長(zhǎng)期與短期的學(xué)習(xí)，并養(yǎng)成終生學(xué)習(xí)的習(xí)慣； (5)高效的閱讀。,第三章 時(shí)間管理十四項(xiàng)法則,十四、業(yè)余時(shí)間管理 3.有目的地閱讀 （1）快速略讀和重點(diǎn)詳讀相結(jié)合； （2）速讀法b.略讀法； （3）歸納并作記號(hào)； （4）簡(jiǎn)化辦公室的待閱資料； （5）忌逐字閱讀； （6）忌沒(méi)有目標(biāo)的閱讀