提高工作效率1整理好電腦里的資料

1、怎樣拯救我們的“腦”,今天圍繞三個(gè)部分交流,如何去做,怎樣改進(jìn),為什么做,為什么要管好電腦文件？,工欲善其事 必先利其器,平凡不美,老板,這些悲催的情況有木有？,電話的一端客戶要的資料怎么也找不到？,應(yīng)聘人來(lái)了，收到的面試簡(jiǎn)歷在茫茫的文件中分不清！,站在你面前讓你提交文件，你發(fā)現(xiàn)它不見了！,平凡不美,電腦文件最容易亂的地方在哪里？,平凡不美,文件管理的真諦,在于文件方便、快速提取 科學(xué)地分類 和 規(guī)范化命名是文件 管理的精髓所在,平凡不美,電子文件三要素,文件文件文件文件文件文件 文件文件文件,平凡不美,要素之一：文件存放路徑,硬 盤 一棵樹 分 區(qū) 大的枝椏 文件夾 分枝， 內(nèi)嵌文件夾 小枝

2、椏 文 件 樹葉， 同樣把它當(dāng)城市街道路小區(qū)單元房間 某一個(gè)文件所在的地方：分區(qū)文件夾子文件夾文件名， 路徑就是包含了這一些元素，找文件和安裝軟件都離不開這個(gè)路徑， 這個(gè)文件所在地地址就是由分區(qū)，文件夾，子文件夾，文件名組成。,平凡不美,要素之二：文件保存屬性,存檔 只讀 隱藏,能看的！ 能改的！,只能看！ 不能改！ 防修改！,一般你看不到 設(shè)置了才能看 可防錯(cuò)誤刪除,要素之三：文件分類：常見電子文件格式1,要素之三：文件分類：常見電子文件格式2,要素之三：文件分類：常見電子文件格式3,如何去做,怎樣改進(jìn),為什么做,平凡不美,電腦文件的“5S”管理,整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清

3、掃(Seiso)、清潔(Seiketsu)、素養(yǎng)(Shitsuke),平凡不美,目標(biāo)： 把需要的文件以定位、定量 以便用最快的速度取得所需。,平凡不美,C:D:E:F:四個(gè)盤符標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃為：,平凡不美,適合的文件夾 (科學(xué)地分類),適中的層級(jí)數(shù) (結(jié)構(gòu)的深度),控制文件夾 與文件的數(shù)目,50-100個(gè),平凡不美,文件的命名與排序是有關(guān)聯(lián)的。常用的命名方法是： 文件夾名 2位數(shù)字 +“-”+ 文件夾名” 如：“01- 常用軟件”、“02 -系統(tǒng)軟件”。 文件名 2位數(shù)字 +“-”+ 文件名 如：“01- 演講比賽”、“02 培訓(xùn)課件”。 這樣文件夾會(huì)按數(shù)字的大小進(jìn)行升序或降序的排列。這就看個(gè)人愛好

4、了。 一般命名的方法，還會(huì)用上日期，這樣用的時(shí)候就可以以日期排序。像存儲(chǔ)照片的文件夾就可以這樣命名：“20070801 演講比賽”、“20070910 嵩山秋景”,規(guī)范化地命名文件夾和文件,平凡不美,對(duì)把有用與無(wú)用的文件分開，再對(duì)無(wú)用的文件進(jìn)行處理,進(jìn)行整頓！ 果斷刪除!,平凡不美,定期清除和歸檔,2、定期清掃垃圾,1、定期歸檔文件,安裝目錄programfilestencentQQad 這里面是QQ廣告 安裝目錄programfilestencentQQflashshow 這是你的QQ好友的QQ秀文件夾，可以放心刪除 裝目錄programfilestencentQQflashshow 2這是

5、你的QQ好友的QQ秀文件夾，可以放心刪除 安裝目錄programfilestencentQQQQMusicMhirlCache這里面的空間音樂的臨時(shí)文件夾 這里面的文件會(huì)占很大的空間，所以盡快刪除掉吧！,桌面上下載的各種文件要處理并定期歸檔,將電腦保持在無(wú)垃圾文件、桌面整潔的狀態(tài),平凡不美,經(jīng)過(guò)三個(gè)環(huán)節(jié)之后，怎樣保持電腦文件井然有序？,軟件,2、安裝軟件,1、下載軟件,安裝軟件要安裝在合適的位置，并且記住 這個(gè)位置。 卸載軟件后要到軟件安裝的地方將目錄徹 底刪除。,下載時(shí)，把軟件存放在規(guī)劃好的位置中；,資料,2、歸檔資料,1、下載資料,對(duì)資料要及時(shí)看閱，有用的要整理到分類 文件夾中（注意區(qū)分已

6、完成和未完成的） 沒有用的果斷刪除。,培養(yǎng)每天清潔的良好習(xí)慣？,下載的各種資料放在臨時(shí)文件夾；,平凡不美,電腦的空間因整理變大！,思想的空間因總結(jié)變擴(kuò)！,生活的空間因清理變寬！,理,平凡不美,素養(yǎng),清潔,整理,整頓,清掃,小結(jié)：電腦文件管理的”5S”,文件架構(gòu) 建,區(qū)別文件 分,定期歸檔 歸,每日整理 整,效果不錯(cuò) 推,如何去做,怎樣改進(jìn),為什么做,平凡不美,我的文檔能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開、保存文件。 利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問的文件存儲(chǔ)在這里。,我 的 文 檔,平凡不美,如果我們經(jīng)常要快

7、速訪問文件或文件夾，那可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你經(jīng)常停留的地方。,當(dāng)然，當(dāng)文件和文件夾不再需要經(jīng)常訪問時(shí)，你需要及時(shí)將快捷方式刪除，以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。,平凡不美,當(dāng)你看到一些PPT達(dá)人的分享時(shí)，可 以下載到一個(gè)臨時(shí)的“temp”文件 夾中。 待有空時(shí)，仔細(xì)閱看“temp”中的 PPT，對(duì)于值得收藏的作品，可以 按人名或分類地存放在文件夾中 及時(shí)地處理過(guò)期的文件，存放該保留 的，刪除不需要的，是一個(gè)好習(xí)慣。,優(yōu)秀業(yè)績(jī),高效工作,科學(xué)的電腦文件管理帶來(lái)什么,平凡不美,好文件管理讓我們工作更輕松和高效！,看，這就是我要找的文件！,訪問快捷 清晰導(dǎo)航,科學(xué)的電腦文件管理,貴在堅(jiān)持： 人總是相信自己的記憶 人總是很難堅(jiān)持好習(xí)慣,最大