設(shè)備招標(biāo)采購管理制度

設(shè)備招標(biāo)采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司設(shè)備招標(biāo)采購活動，加強(qiáng)對設(shè)備采購過程的管理與監(jiān)督，確保采購設(shè)備的質(zhì)量、性能符合公司需求，降低采購成本，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)備的招標(biāo)采購活動，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、檢測設(shè)備等。（三）基本原則1.公開、公平、公正原則招標(biāo)采購活動應(yīng)公開透明，所有參與招標(biāo)的供應(yīng)商享有平等的機(jī)會，按照公正的程序進(jìn)行評標(biāo)和定標(biāo)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則在滿足公司需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的設(shè)備，確保設(shè)備能夠穩(wěn)定運(yùn)行，滿足生產(chǎn)和工作要求。3.成本效益原則在保證設(shè)備質(zhì)量的基礎(chǔ)上，通過合理的采購策略和競爭機(jī)制，降低采購成本，提高采購效益。4.誠實(shí)守信原則參與招標(biāo)采購活動的各方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同義務(wù)，保證提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定設(shè)備采購計(jì)劃，明確采購需求和預(yù)算。2.組織實(shí)施設(shè)備招標(biāo)采購活動，包括發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)和管理。（二）使用部門1.根據(jù)生產(chǎn)和工作需要，提出設(shè)備采購申請，明確設(shè)備的技術(shù)規(guī)格、性能要求等。2.參與設(shè)備的技術(shù)評標(biāo)工作，提供專業(yè)技術(shù)意見。3.負(fù)責(zé)設(shè)備的驗(yàn)收工作，確保設(shè)備符合采購合同要求。（三）技術(shù)部門1.協(xié)助使用部門制定設(shè)備技術(shù)規(guī)格和性能要求。2.參與設(shè)備的技術(shù)評標(biāo)工作，對設(shè)備的技術(shù)性能進(jìn)行評估和審核。3.提供設(shè)備安裝、調(diào)試、技術(shù)培訓(xùn)等方面的技術(shù)支持。（四）財(cái)務(wù)部門1.參與設(shè)備采購預(yù)算的編制和審核。2.負(fù)責(zé)采購資金的支付和結(jié)算管理。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)方面的建議和支持。（五）審計(jì)部門1.對設(shè)備招標(biāo)采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)。2.審查采購合同的條款和內(nèi)容，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。3.對采購項(xiàng)目進(jìn)行績效審計(jì)，評價(jià)采購效益。三、設(shè)備采購計(jì)劃（一）計(jì)劃編制1.使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)和工作發(fā)展規(guī)劃、設(shè)備現(xiàn)狀及更新需求等，每年定期編制下一年度設(shè)備采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并詳細(xì)說明采購設(shè)備的用途和必要性。3.使用部門在編制采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮設(shè)備的兼容性、擴(kuò)展性以及與現(xiàn)有生產(chǎn)流程和工作環(huán)境的適應(yīng)性。（二）計(jì)劃審核與批準(zhǔn)1.采購計(jì)劃編制完成后，由使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，報(bào)技術(shù)部門審核。2.技術(shù)部門應(yīng)從技術(shù)角度對采購計(jì)劃進(jìn)行審核，確保設(shè)備的技術(shù)規(guī)格和性能要求合理、可行，并提出審核意見。3.采購計(jì)劃經(jīng)技術(shù)部門審核通過后，報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進(jìn)行審核，并提出預(yù)算調(diào)整建議。4.采購計(jì)劃最終報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資金狀況等因素，對采購計(jì)劃進(jìn)行綜合審批，批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃作為設(shè)備招標(biāo)采購的依據(jù)。（三）計(jì)劃調(diào)整1.在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營需要等原因，確需對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整的，使用部門應(yīng)提出書面申請，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及對相關(guān)工作的影響。2.采購計(jì)劃調(diào)整申請經(jīng)技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自調(diào)整采購計(jì)劃。四、招標(biāo)采購流程（一）招標(biāo)方式選擇1.根據(jù)采購設(shè)備的性質(zhì)、金額、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的招標(biāo)方式，包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等。2.公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的設(shè)備采購項(xiàng)目。邀請招標(biāo)適用于具有特定資格要求或潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的項(xiàng)目。競爭性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目。單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等情形。（二）招標(biāo)公告發(fā)布1.采用公開招標(biāo)方式的，采購部門應(yīng)在規(guī)定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，公告內(nèi)容應(yīng)包括招標(biāo)項(xiàng)目名稱、招標(biāo)內(nèi)容、技術(shù)規(guī)格、投標(biāo)人資格要求、投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)等。2.采用邀請招標(biāo)方式的，采購部門應(yīng)向不少于三家具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。（三）招標(biāo)文件編制1.采購部門負(fù)責(zé)編制招標(biāo)文件，招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容。2.招標(biāo)文件中的技術(shù)規(guī)格應(yīng)明確、具體，能夠準(zhǔn)確反映采購設(shè)備的技術(shù)要求；商務(wù)條款應(yīng)包括交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容；評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)客觀、公正，能夠合理評價(jià)投標(biāo)人的投標(biāo)文件。（四）投標(biāo)報(bào)名與文件獲取1.潛在投標(biāo)人應(yīng)按照招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書的要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)名并獲取招標(biāo)文件。2.采購部門應(yīng)對報(bào)名的潛在投標(biāo)人進(jìn)行資格審查，符合資格要求的潛在投標(biāo)人方可獲取招標(biāo)文件。（五）投標(biāo)文件編制與提交1.投標(biāo)人應(yīng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件，投標(biāo)文件應(yīng)包括商務(wù)部分、技術(shù)部分和價(jià)格部分等內(nèi)容。2.投標(biāo)文件應(yīng)密封包裝，并在規(guī)定的投標(biāo)截止時(shí)間前送達(dá)指定地點(diǎn)。逾期送達(dá)的投標(biāo)文件，采購部門不予受理。（六）開標(biāo)1.采購部門應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)組織開標(biāo)會議，開標(biāo)會議應(yīng)由采購部門主持，使用部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員參加。2.開標(biāo)時(shí)，應(yīng)首先檢查投標(biāo)文件的密封情況，經(jīng)確認(rèn)無誤后，由工作人員當(dāng)眾拆封，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價(jià)格、交貨期等主要內(nèi)容。（七）評標(biāo)1.采購部門應(yīng)組織成立評標(biāo)委員會，評標(biāo)委員會由技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，成員人數(shù)應(yīng)為五人以上單數(shù)。2.評標(biāo)委員會應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對投標(biāo)文件進(jìn)行評審和比較，推薦中標(biāo)候選人。3.評標(biāo)過程中，評標(biāo)委員會可以要求投標(biāo)人對投標(biāo)文件中含義不明確的內(nèi)容進(jìn)行澄清或說明，但不得超出投標(biāo)文件的范圍或改變投標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。（八）定標(biāo)1.公司根據(jù)評標(biāo)委員會推薦的中標(biāo)候選人，按照規(guī)定的程序確定中標(biāo)人。2.采購部門應(yīng)向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并同時(shí)將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。3.中標(biāo)通知書對采購人和中標(biāo)人具有法律效力，中標(biāo)人應(yīng)按照中標(biāo)通知書的要求與采購人簽訂采購合同。五、合同簽訂與執(zhí)行（一）合同簽訂1.采購部門應(yīng)在中標(biāo)通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，與中標(biāo)人簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交公司法律事務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免合同風(fēng)險(xiǎn)。3.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況，包括設(shè)備生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況、到貨時(shí)間等。2.如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題，確保合同順利執(zhí)行。3.對于因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法按時(shí)履行或出現(xiàn)質(zhì)量問題的，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（三）合同變更與解除1.在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要變更或解除合同的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，并按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批。六、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.設(shè)備到貨前，使用部門應(yīng)組織相關(guān)人員熟悉設(shè)備技術(shù)資料，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。2.采購部門應(yīng)通知供應(yīng)商在設(shè)備到貨前提供設(shè)備的質(zhì)量證明文件、操作手冊、維修手冊等相關(guān)資料。（二）驗(yàn)收實(shí)施1.設(shè)備到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。使用部門應(yīng)按照驗(yàn)收方案組織技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等對設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能、運(yùn)行狀況等。驗(yàn)收過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，并做好驗(yàn)收記錄。3.對于大型、復(fù)雜設(shè)備或關(guān)鍵設(shè)備，可邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行驗(yàn)收。（三）驗(yàn)收報(bào)告1.驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收報(bào)告，驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。2.驗(yàn)收報(bào)告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，報(bào)使用部門負(fù)責(zé)人審核。使用部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報(bào)采購部門存檔。3.如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商限期整改或更換設(shè)備。整改或更換完成后，重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。七、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和評價(jià)體系，從供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評價(jià)。2.對于新供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、技術(shù)研發(fā)能力等情況，并要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明材料。3.根據(jù)供應(yīng)商評價(jià)結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商列入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評價(jià)與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)和考核，評價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面。2.評價(jià)方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等方法。采購部門應(yīng)根據(jù)評價(jià)結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評價(jià)考核結(jié)果、合作項(xiàng)目等內(nèi)容，為供應(yīng)商管理提供依據(jù)。（三）供應(yīng)商合作與溝通1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切的合作與溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和產(chǎn)品質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.對于重大采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織供應(yīng)商召開項(xiàng)目協(xié)調(diào)會，明確各方的責(zé)任和義務(wù)，確保項(xiàng)目順利實(shí)施。3.采購部門應(yīng)定期向供應(yīng)商反饋公司的采購需求和質(zhì)量要求，促進(jìn)供應(yīng)商不斷改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門應(yīng)定期對設(shè)備招標(biāo)采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購文件是否齊全、采購合同是否履行等情況。2.審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題，對違規(guī)行為提出處理建議，并跟蹤整改情況。3.公司內(nèi)部其他部門有權(quán)對設(shè)備招標(biāo)采購活動進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題可及時(shí)向采購部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積