傳真復印管理制度VIP

傳真復印管理制度一、總則（一）目的為加強公司傳真復印設備的管理，規(guī)范傳真復印行為，提高工作效率，節(jié)約辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.確保傳真復印工作的準確性和及時性，滿足公司業(yè)務需求。2.合理使用傳真復印設備，避免資源浪費。3.嚴格遵守國家法律法規(guī)，保護公司機密信息安全。二、傳真管理（一）傳真設備管理1.公司指定專人負責傳真設備的日常維護和管理，確保設備正常運行。2.傳真設備應放置在固定的辦公區(qū)域，保持周圍環(huán)境整潔，避免受潮、受熱和灰塵影響。3.定期對傳真設備進行檢查、清潔和保養(yǎng)，及時更換墨盒、色帶等耗材，確保傳真質(zhì)量。（二）傳真收發(fā)流程1.收傳真?zhèn)髡鏅C接收傳真時，應設置自動接收模式，并保持電話線路暢通。負責接收傳真的人員應及時查看傳真內(nèi)容，對于重要傳真需立即送交相關部門或人員，并做好登記。登記內(nèi)容包括傳真日期、發(fā)送方號碼、傳真主題、接收部門及人員等。對于不需要回復的傳真，應按照公司文件管理規(guī)定進行分類整理和存檔；對于需要回復的傳真，應及時安排回復，并跟蹤回復情況。2.發(fā)傳真員工如需發(fā)送傳真，應填寫《傳真發(fā)送申請表》，注明傳真日期、接收方號碼、傳真主題、傳真內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。將填寫完整的申請表連同傳真文件一并交至傳真設備管理人員處。傳真設備管理人員在收到申請表和傳真文件后，應認真核對信息，確保傳真內(nèi)容準確無誤。按照申請表上的接收方號碼進行撥號，待對方傳真機應答后，發(fā)送傳真文件，并確認傳真發(fā)送成功。傳真發(fā)送完成后，傳真設備管理人員應在申請表上記錄發(fā)送時間，并將申請表和傳真文件副本存檔。（三）傳真保密規(guī)定1.涉及公司機密信息的傳真，應嚴格按照公司保密制度進行處理。2.在傳真?zhèn)鬏斶^程中，應采取加密措施，確保信息安全。3.禁止將公司機密傳真轉(zhuǎn)發(fā)給無關人員或在公共場合談論傳真內(nèi)容。4.傳真文件應妥善保管，不得隨意丟棄，如需銷毀，應按照公司文件銷毀規(guī)定進行處理。三、復印管理（一）復印設備管理1.公司指定專人負責復印設備的日常維護和管理，確保設備正常運行。2.復印設備應放置在固定的辦公區(qū)域，保持周圍環(huán)境整潔，避免受潮、受熱和灰塵影響。3.定期對復印設備進行檢查、清潔和保養(yǎng)，及時更換墨盒、硒鼓等耗材，確保復印質(zhì)量。（二）復印申請流程1.員工如需復印文件，應填寫《復印申請表》，注明復印日期、復印文件名稱、復印份數(shù)、復印用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.將填寫完整的申請表連同復印文件一并交至復印設備管理人員處。3.復印設備管理人員在收到申請表和復印文件后，應認真核對信息，確保復印內(nèi)容準確無誤。4.根據(jù)申請表上的復印份數(shù)進行復印操作，并對復印文件進行整理和裝訂（如需）。5.復印完成后，復印設備管理人員應在申請表上記錄復印時間，并將申請表和復印文件副本存檔。（三）復印收費規(guī)定1.為控制辦公成本，公司對復印服務實行收費制度。2.復印收費標準按照紙張類型、復印份數(shù)等因素制定，具體收費標準見附件《復印收費標準表》。3.員工在申請復印時，應按照收費標準向公司財務部門繳納復印費用。4.財務部門應定期對復印費用進行核算和統(tǒng)計，并向公司管理層匯報。（四）復印保密規(guī)定1.涉及公司機密信息的復印文件，應嚴格按照公司保密制度進行處理。2.在復印過程中，應采取必要的措施防止文件內(nèi)容泄露，如避免無關人員在場等。3.禁止將公司機密復印文件提供給無關人員或在公共場合展示。4.復印文件應妥善保管，不得隨意丟棄，如需銷毀，應按照公司文件銷毀規(guī)定進行處理。四、使用規(guī)范（一）使用時間傳真復印設備的使用時間為正常工作日的辦公時間，特殊情況需提前向設備管理人員申請并獲得批準。（二）使用人員要求1.所有員工應愛護傳真復印設備，按照操作規(guī)程正確使用，不得隨意拆卸、損壞設備。2.使用傳真復印設備時，應保持設備清潔，避免在設備上亂寫亂畫。3.禁止使用傳真復印設備進行與工作無關的活動，如私人傳真、復印等。（三）故障處理1.當傳真復印設備出現(xiàn)故障時，使用人員應及時通知設備管理人員進行維修。2.設備管理人員應在接到通知后及時對故障進行排查和維修，確保設備盡快恢復正常運行。3.在設備維修期間，如因工作需要，可臨時借用其他部門的傳真復印設備。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對傳真復印設備的使用情況進行監(jiān)督和檢查。（二）檢查內(nèi)容1.傳真復印設備的日常維護和管理情況。2.傳真復印收發(fā)流程的執(zhí)行情況。3.傳真復印保密規(guī)定的落實情況。4.復印收費制度的執(zhí)行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門每月對傳真復印設備的使用情況進行一次全面檢查。2.不定期抽查：行政部門不定期對傳真復印設備的使用情況進行抽查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時向相關部門或人員發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.對于違反本制度的行為，公司將按照相關規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將給予紀律處分。六、培訓與宣傳（一）培訓計劃公司定期組織員工進行傳真復印設備使用培訓，提高員工的操作技能和安全意識。培訓內(nèi)容包括傳真復印設備的操作規(guī)程、保密規(guī)定、收費制度等。（二）宣傳工作通過公司內(nèi)部宣傳欄、郵件、培訓等方式，向員工宣傳本制度的相關內(nèi)容，確保員工了解并遵